Lean management, la metodología de trabajo que se enfoca en el cliente y optimiza la gestión empresarial

Lean management es una metodología de trabajo que cada vez es más utilizada por empresas de todos los rubros que recurren a los principios del lean management para fortalecer su producción, evitar gastos innecesarios y mejorar su relación con los clientes. 

La inversión, el tiempo y el esfuerzo de un equipo de trabajo son variables fundamentales que, si son bien administradas, pueden potenciar una compañía al éxito. Pero, en el caso contrario, también son capaces de provocar su bancarrota. 

Por lo tanto, los líderes de las empresas que desean ajustar sus parámetros y cumplir con los objetivos del lean management, que han dado resultados positivos en miles de firmas internacionales, no se pueden perder ningún detalle de este artículo.

¿Qué es el lean management?

El lean management es una metodología de gestión empresarial que piensa al cliente como centro de la compañía, al mismo tiempo que se trazan estrategias para aumentar la producción y reducir los gastos innecesarios. 

Según la comunidad APD, las herramientas de lean management tienen el “objetivo de limpiar las actividades que no aportan nada para obtener a cambio un producto y una experiencia final de gran calidad para los clientes.”

Entonces, ¿qué es lean management? ¡Simple! Una estrategia laboral que surgió a mediados del siglo XX en Japón, que permite aprender a satisfacer las necesidades de los clientes y la de los trabajadores de una empresa, así como también reducir los gastos de la misma para aumentar el márgen de ganancia.

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¿Cuál es la historia del lean management? 

Al consultar la historia del lean management, todo concluye en que este modelo de trabajo surge gracias a la empresa automotriz Toyota, en Japón.

Luego de la Segunda Guerra Mundial, la compañía tuvo una época bastante difícil de reinserción en el mercado. Entonces, con el propósito de asegurar la calidad de la compañía, se implementó un método que satisfacía la demanda a partir de la producción y estandarización de los procesos.

Luego de estas primeras aproximaciones, la metodología de Toyota empezó a hacerse conocida por el nombre de “lean manufacturing” y, años después, se amplió a lean management.

Finalmente, esta estrategia ha dado tan buenos resultados que no solo permitieron que Toyota se convirtiera en una de las automotrices más importantes del mundo, también se modificó para adaptarse a diferentes escenarios y brindar soluciones a compañías de todos los tamaños, tal cual sucede en la actualidad. 

¿Qué objetivos se intentan cumplir con el lean management?

Como ya hemos mencionado, el objetivo principal del lean management es evidenciar que el valor de tus clientes se crea gracias a las acciones de los diversos equipos de trabajo de tu empresa. 

Además, busca crear mejores condiciones para el lanzamiento de los productos o servicios. De esta manera, puedes satisfacer las necesidades de los clientes y la demanda del mercado al mismo tiempo. 

Pero, al centrarnos en la base del sistema de lean management, siempre es fundamental recordar que sus tres pilares son:

• Llevar un control de gastos - Esta metodología exige desprenderse de todos los gastos que no estén relacionados al aumento de la productividad en una empresa. 
• Evitar las pérdidas de tiempo - Es importante regular los tiempos utilizados en cada proceso dentro de una empresa.
• No realizar esfuerzos innecesarios - Es clave monitorear las acciones dentro de una compañía para eliminar todas esas tareas que no están impactando positivamente y produzcan pérdidas.

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¿Cuál es la diferencia entre lean management y lean manufacturing?

Antes de continuar, un punto importante en esta guía sobre el lean management y su implementación, es importante dejar en claro cuál es su principal diferencia con el lean manufacturing. 

Es decir, si bien la primera idea que trabajó Toyota fue la de lean manufacturing, especialistas identificaron con el paso del tiempo que sus propiedades estaban muy orientadas a empresas del sector fabril. 

Por lo tanto, posteriormente se creó el término de lean management que comporte la gran mayoría de las características con el otro tipo de lean pero, en este caso, incluye a las compañías en rubros ajenos. 

En síntesis, ambas variedades de lean son muy parecidas pero difieren en que el “lean manufacturing' se aplica en entornos industriales, mientras lean management es su extrapolación a cualquier tipo de negocio”, según Production Tools.

¿Cuáles son los principios básicos del lean management? 

Ahora bien, el siguiente paso en tu aprendizaje sobre lean management es implementar esta metodología en tu empresa, siguiendo todos sus cinco principios básicos de lean management:

1. Identificación del valor 

Para las técnicas de lean management el cliente es el dueño del concepto de valor. Esto quiere decir que desde la perspectiva del comprador se debe conocer qué es el valor y cómo influye en la gestión de la empresa y qué es el concepto de valor.

Este surge al intentar resolver un problema relacionado a los clientes. Por ejemplo, saber diferenciar qué elemento le aporta el valor correspondiente a tu producto o servicio, te brindará mayores posibilidades de que tu cliente quiera adquirirlo. 

2. Mapeo de los stakeholders 

Otro de los principios del lean management es que reconozcas quiénes son los actores involucrados en la gestión de proyectos. La influencia que tienen los stakeholders será primordial para determinar el éxito de tu proyecto. 

Vale mencionar que los stakeholders son individuos externos o internos a la organización que se verán afectados por los cambios del proyecto y que traen los siguientes beneficios. 

• A partir del lean management, tu empresa crea compromisos orientados a la acción. 
• Te ayuda a asegurar que las acciones realizadas por los gerentes y líderes de los proyectos sean alcanzables y creíbles. 
• Permite que los gerentes de tu empresa comprendan cómo sus habilidades de liderazgo brindan un soporte continuo que contribuye en todas las áreas de tu proyecto.  
• Monitorea el proceso del proyecto a partir de la identificación de riesgos y problemas de forma preventiva. 

Además, cuando identificas todas las acciones y personas involucradas en tu proceso de venta con el cliente, es más fácil identificar qué elementos generan valor y cuáles no. Este es el plus de la metodología de lean management, por lo tanto, te recomendamos utilizar una matriz de stakeholders que te ayude a identificarlos más rápidamente.

3. Mantenimiento del flujo de trabajo 

Luego del mapeo de los stakeholders, debes velar por el flujo de trabajo de tu equipo. Siguiendo la metodología de lean management, es necesario que prevengas los cuellos de botella. Es decir, eliminar todo elemento que afecte el proceso de producción de tu empresa.

Junto a este paso es recomendable que tengas un sistema de trabajo en específico, en especial para optimizar la interacción de tus clientes con tus productos o servicios además de “asegurar un flujo de trabajo estable y una garantía de que los equipos pueden entregar tareas de trabajo mucho más rápido con menos esfuerzo”, según Business School.

4. Cambio de mentalidad en la empresa 

El lean management busca cambiar la mentalidad de tu empresa. ¿Cómo se logra este objetivo? Al integrar un enfoque de gestión donde todos los colaboradores participen de la metodología y busquen la continua mejora.

Como seguidor del lean management, debes intentar esparcir la filosofía de gestión por toda tu empresa. Esto te dará un gran resultado: la optimización sostenible de la entrega de valor a los clientes.

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¿Cuáles son las ventajas del lean management? 

Ahora que ya explicamos los principios básicos del lean management, podemos mencionar que implementar esta metodología de trabajo, sin importar el rubro, permite acceder a las siguientes ventajas:

• Reduce los tiempos de ciertas actividades en la empresa - Se debe a la facilidad que tiene el lean management para gestionar los procesos que aportan mayor valor y eliminar los que no. 
• Mejora la productividad de los colaboradores a través de indicadores más eficientes que monitorean el esfuerzo y los resultados - Estos indicadores están relacionados al valor que le otorgan los encargados de tu empresa a los clientes. 
• Elimina rápidamente los cuellos de botella y, por lo tanto, disminuye los costos de producción en tu empresa. 
• Mejora la calidad del costumer service en tu empresa - Permite generar mayores niveles de competitividad y posicionamiento en el mercado. 
• Logra realizar un análisis completo de todas las áreas de trabajo - Motiva una mejora la gestión de tu empresa sin la necesidad de costos extravagantes.
• Fomenta el trabajo de tu equipo, ya que los colaboradores se reconocen como parte de la misma filosofía de gestión.

¿Cómo implementar el lean management en la gestión de tu empresa? 

Si has prestado atención a todos los pasos anteriores de esta guía sobre qué es y cuáles son las características del lean management, es el momento de poner tus conocimientos a prueba. 

Entonces, a pesar de que cada empresa es única y, en base a su filosofía, puede crear sus propios pasos para implementar las herramientas del lean management, a continuación mencionamos cuál es la seguidilla más tradicional, que puede ser muy útil para tomar como punto de referencia. 

1. Analiza el flujo de trabajo 

Lo primero que debes hacer para implementar el lean management es analizar la actividad en tu empresa y, acto seguido, realiza una investigación que te permita identificar los puntos a mejorar en relación al producto, servicio e interacción con el cliente. 

De esta forma, sabrás qué aspectos se deben trabajar con esta nueva filosofía de gestión y cuáles serán las áreas de tu compañía que se verán más beneficiadas. 

2. Planifica tu proyecto en base a los principios y desperdicios 

A partir de los principios básicos que ya hemos mencionado, podrás implementar un proyecto de lean management con una buena estrategia, en la que deberás cumplir con las siguientes normas: 

• Interpretar qué es lo que necesita el cliente y cómo puedes solucionar el problema.
• Especificar el valor del producto según lo percibido por el cliente.
• Analizar las decisiones del cliente en el proceso de compra y venta. 
• Describir la lista de actividades que necesitas para realizar tu proyecto, que recibe el nombre de flujo de valor.

Finalmente, es importante que el lean management tenga claro estas tareas para que el proceso no tenga interrupciones y se pueda satisfacer las necesidades de los clientes. Este aspecto debe ir acompañado del reconocimiento de las siguientes fuentes de despilfarro:

• Sobreproducción. 
• Cuellos de botellas. 
• Transporte. 
• Procesos inapropiados. 
• Exceso de inventario. 
• Movimientos innecesarios de personas o equipamiento.
• Errores de producción y servicio. 

3. Involucra a los actores clave

Como se mencionó anteriormente, cualquier tipo de proyecto de lean management necesita reconocer qué influencia tendrán los stakeholders.

Por lo tanto, en este caso utilizar un modelo como el del lean management es clave, ya que puedes impactar en actores más poderosos del mercado. Además, si no cuentas con la presencia de los stakeholders, tu iniciativa puede verse afectada debido a la poca afluencia de recursos sociales, materiales, políticos, etc.  

4. Implementa las herramientas para el lean management 

Al momento de trabajar en los objetivos del lean management, es necesario sentar las bases del en cinco técnicas de mejora: 

1. La clasificación.
2. El orden.
3. La limpieza.
4. La estandarización 
5. La disciplina.  

De todas formas, para que esos cinco principios sirvan en la implementación de un proyecto de lean management, es necesario utilizar herramientas como Value Stream Mapping.

Esta te permite visualizar todos los procesos en un flujo de trabajo, ya sea desde lo material o a partir de la información, y te ayuda a conocer qué elementos no aportan valor al proceso, por lo que puedes eliminarlos más rápidamente. 

Por último, si sientes dificultades para poner en marcha algunos de los pasos para implementar el lean management en la gestión de tu empresa, tienes la oportunidad de fortalecer tus conocimientos con ayuda de nuestro curso online de Lean Project Management.

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Ejemplos exitosos del lean management

Además del ejemplo principal sobre los fundadores del lean management, que es un caso súper exitoso de este método, también existen otras empresas internacionales que han confiado en el procedimiento y obtuvieron buenos resultados. 

Por ejemplo, Zara, la famosa firma de indumentaria exclusiva, es un claro ejemplo de lean management porque recurren a mantener un ajustado stock de materiales semiterminados, que pueden cubrir las demandas ante un aumento inesperado en la producción.

Finalmente, otra gran compañía que implementa el lean management es Caterpillar Inc. Se trata de una marca líder en materiales de construcción, que utiliza las ventajas de lean management para implementar nuevos proyectos de forma rápida y eficaz.

Sin embargo, aunque los ejemplos de lean management que fueron mencionados se relacionan con empresas conocidas, también puedes obtener beneficios a través de esta metodología en tu pequeño emprendimiento. 

Por lo tanto, sin importar cual sea tu caso, debes fortalecerte y aprender cómo ser un buen líder, con ayuda de los contenidos disponibles en nuestra academia de liderazgo. 

Libros de lean management

No hay dudas de que todas las herramientas digitales que fueron desarrolladas para trabajar el lean management, son una buena alternativa. Pero, en el caso de intentar alcanzar nuevos conocimientos sobre esta metodología, puedes recurrir a estos tres libros, posicionados entre los mejores del mercado: 

1. Lean management: La gestión competitiva por excelencia - Libro publicado en 2015 por el autor Lluís Cuatrecasas Arbós, que tiene 372 páginas.
2. TPM en un entorno Lean Management: Estrategia competitiva - Obra de Francesca Torrell Martínez y Lluís Cuatrecasas Arbós, que fue escrita en 2010 y tiene 412 páginas. 
3. Lean Service, management total: Liderando el futuro de las empresas - Trabajo de Guillermo Pérez Morales y José Luis Morato Gómez, que se divide en 464 páginas y fue lanzado en 2021.

A través de esta guía sobre el lean management fue posible demostrar que esta metodología de trabajo, a pesar de haber sido lanzada hace más de siete décadas, aún sigue siendo muy útil para aplicar diferentes mejoras en un contexto laboral. 

Pero, como cada empresa es distinta, tu mejor opción es continuar con la investigación sobre las herramientas de lean management, en combinación con cursos y capacitaciones, pueden ser personalizadas y diseñadas para obtener el máximo de una compañía. 

Por lo tanto, a modo de cierre, tu aprendizaje sobre lean management también se puede complementar con nuestros cursos de gestión de negocios y nuestra guía para realizar una capacitación de liderazgo. 

¡Éxitos!