¿No sabes para qué sirve un mapa de stakeholders? ¿Estás empezando un proyecto y te falta concretar alianzas? Si estás en el proceso de iniciar tu propio emprendimiento y no sabes quiénes son los grupos interesados en tu idea de negocio, la matriz de stakeholders es clave cuando se trata de evaluar la influencia de las partes interesadas de un proyecto. 

Saber cómo clasificar y manejar a estos actores relevantes en grupos significativos influirá en el resultado de tu proyecto, y con un diagrama de stakeholders adecuado podrás determinar el impacto potencial y evitar los riesgos asociados de manera más efectiva.

De hecho, existen diversos tipos de stakeholders que influyen de distintas formas en la toma de decisiones de un negocio o proyecto en particular. Para que puedas comprender con claridad la importancia de estos actores sociales, en este artículo te enseñaremos qué es un mapa de stakeholders y cómo hacer uno de manera sencilla y rápida. También, te daremos unos tips de cómo mantener una buena comunicación con tus stakeholders primarios y secundarios.

¿En qué consiste un mapa de stakeholders?

Según Project Manager, un mapa de stakeholders se entiende como, “una matriz visual de influencia-interés de cuatro cuadrantes que se utiliza para identificar a las partes interesadas y categorizarlas en términos de su influencia e interés en el proyecto”.

En otras palabras, un mapeo de stakeholders te permite identificar grupos de interés que pueden ser futuros aliados de tu proyecto. Por ello, es muy importante que realices una investigación a fondo respecto qué actores son influyentes para ejecutar tu proyecto.  

Importancia de la matriz de stakeholders

• Por lo general, existen muchos grupos de interés en un proyecto, por lo que sin un mapeo de stakeholders adecuado tendrás dificultades para comunicarte con ellos y mantenerlos contentos. De esta forma, el mapa de las partes interesadas es el comienzo para armar una estrategia de comunicación eficaz.

• Debes tener en cuenta que los proyectos no pueden tener éxito si hay poca o ninguna comunicación con otros grupos de interés de tu entorno. Cuanto mejor sea la comunicación, más fluida será la ejecución del proyecto y, al mismo tiempo, te será más fácil comprender los deseos de tus stakeholders.

• Asimismo, el mapa de stakeholders también es una buena forma de gestionar las expectativas de tus potenciales aliados. Al trazar un mapa de stakeholders, tendrás más claro sus intereses en cuanto al proyecto. Por lo tanto, a medida que se ejecuta, un gerente de proyecto puede lidiar gradualmente con esas expectativas, alineándolas con el proyecto y logrando que todos estén contentos con los entregables.

• Al crear un esquema de stakeholders, realmente obtienes una buena imagen no solo de todas las partes interesadas, sino también de cómo se relacionan entre sí. Además, puedes comprender cómo los diferentes intereses entran en conflicto y luchan por la prioridad, cuando se ve en un espacio visual se vuelve muy claro.

• Al ver los intereses en una matriz visual, puedes mitigar algunos de los riesgos que conlleva complacer a las distintas partes y crear un camino a seguir que incorpore los mejores compromisos para todos los involucrados.

• Otra de las principales razones para hacer un mapa de stakeholders es crear una estrategia de participación para las partes que se encuentran en cada cuadrante. Esta estrategia puede ser realmente difícil de determinar cuando no tienes un espacio compartido para visualizar todas sus posiciones, por lo que crear el mapa de partes interesadas es la forma más fácil y rápida de delinear su situación.

Para terminar esta sección conceptual sobre el mapa de stakeholders, David Franco, profesor del curso online de Trust Building: fortaleciendo relaciones, explica la importancia de los stakeholders en la elaboración de un proyecto:

“Los stakeholders son factores que comparten con nosotros un proyecto y que pueden afectar, directa o indirectamente, el resultado de este mismo. Nosotros como seres individuales no podemos hacer solos un proyecto, es importante permitir el aporte de otros actores para llegar a un final exitoso”.

¿Cómo hacer un mapa de stakeholders?

Ahora bien, hasta este punto ya tienes claro qué es un mapa de stakeholders y la importancia de elaborar uno. Por eso, el siguiente paso es comentarte cómo hacer un mapa de stakeholders. ¡Toma nota!

1. Identifica a los stakeholders de tu proyecto

Para empezar a hacer un mapa de stakeholders, debes identificar a potenciales grupos de interés que se relacionen con tu proyecto. Tanto aquellos actores que ya están llevando un proyecto similar como potenciales inversionistas.

Para hacer esto, puedes enumerar todas las personas, empresas o instituciones del estado que se ven afectadas por tu trabajo o que tienen un interés personal en tu éxito o fracaso. 

Variables para seleccionar stakeholders

Algunas de las variables que debes tener en cuenta en un mapa de stakeholders:

• Roles

• Autoridad

• Conocimiento

• Sus expectativas sobre el proyecto

• Su Interés sobre el proyecto

• Su capacidad de influencia en el proyecto

Tipos de stakeholders

Como te mencionamos antes, hay diversos tipos de grupos de interés que pueden afectar o ser afectados por tu proyecto. Teniendo en cuenta las variables y su objetivo, podrás hacer un mapa de stakeholders ideal. ¡Veamos su clasificación en tres grupos esenciales!

Líderes

El patrocinador del proyecto se puede colocar en la parte superior de esta categoría. Básicamente, reagrupa a todas las personas y organizaciones cuyas decisiones determinarán el ciclo de vida del proyecto. Están directamente implicados en el proyecto y ejercen una gran influencia mediática, técnica u organizativa.

Colaboradores

Haz una lista de las personas sin las cuales tu proyecto no puede alcanzar sus objetivos. Esta lista de stakeholders incluye al director del proyecto y su equipo, departamentos comerciales relevantes, pero también partes interesadas externas, como proveedores, clientes y funcionarios que otorgan autorizaciones o permisos.

Instituciones

Es más probable que algunas instituciones observen el desarrollo de tu proyecto desde la distancia antes de comprometerse. Tal es el caso de algunos medios o comunidades que, aunque no estén directamente interesados en el proyecto, pueden ser susceptibles de mostrar interés más adelante. 

Estas partes interesadas podrían tomar una posición a favor o en contra de tu proyecto en el transcurso de su desarrollo, así que debes incluirlas en tu mapa de stakeholders.

Fuente: Pixabay

2. Comprende a los stakeholders clave de tu proyecto

El siguiente paso de cómo mapear a stakeholders es tener claro las características de cada stakeholder en cuanto a tu proyecto. Por ello, hemos elaborado algunas preguntas que serán tu guía en este proceso:

• ¿Tienen interés económico o emocional en el resultado de tu trabajo? ¿Esto es positivo o negativo?

• ¿Qué información de tu proyecto es relevante para ellos?

• ¿Quién influye en su opinión? ¿Esas influencias son otros stakeholders del rubro?

• Si en el caso se interesen por tu proyecto, ¿qué puedes hacer para ganar su apoyo?

Fuente: Pixabay

3. Entrevista a los stakeholders más influyentes

Luego de hacer un buen mapa de stakeholders, debes procurar hacer una alianza con ellos. ¿Cómo hacerlo? La forma más común de contarles de tu proyecto (y que sepan de tu existencia) es mediante una entrevista.

Una vez identificados a los stakeholders clave para tu proyecto, debes contactarlos mediante correo o teléfono. Una vez pactada la entrevista, solo queda en ti construir un lazo de confianza con el stakeholder de tu proyecto. 

A continuación, te mostraremos algunos ejemplos de preguntas para que logres redactar una entrevista exitosa y puedas hacer una matriz de stakeholders idónea.

• ¿Por qué estás interesado en este proyecto?

• ¿Cuáles son sus expectativas para este proyecto?

• ¿Qué te inspiró a involucrarte en este proyecto?

• ¿Cuál crees que será el impacto de este proyecto después del lanzamiento?

• ¿Qué tan rápido ves este proyecto en marcha?

• Si te sientes positivo con este proyecto, ¿por qué?

• Si te preocupa este proyecto, ¿por qué?

• ¿Prefieres reuniones en persona, telefónicas o por correo electrónico?

Si tienes experiencia en entrevistas de trabajo o focus group, realizar esta entrevista con tus stakeholders no será un problema. Como último consejo, no debes olvidar manejar un buen lenguaje corporal.

¿Cómo lidiar con stakeholders difíciles?

Durante el proceso de realización de un mapa de stakeholders (y en todo lo que viene después) habrá organizaciones o personas difíciles de tratar.

Con ello, la siguiente pregunta es ¿qué hacer cuando te toca comunicar con partes interesadas difíciles? No importa cuán testarudos puedan parecer, siempre hay formas de ganar su confianza, te lo contamos en breve: 

1. Acepta su autoridad, no luches contra ella

Te comentamos que al tratar con las partes interesadas de tu proyecto, hay momentos en los que pueden presentarse desacuerdos. En estas ocasiones, debes reconocer la posición de autoridad y la estructura jerárquica de tu stakeholder. 

Si sigues este consejo de cómo hacer un mapa de partes interesadas, probablemente, tu stakeholder cambiará su actitud y será más dialogante con tu equipo.

2. Sé discreto y honesto

Es probable que durante todo este proceso de comunicación y mapeo de stakeholders aparezcan razones válidas que den pie a un conflicto. Cuando esto ocurre, no puedes simplemente “esconderlo bajo la alfombra”.

Recuerda que a nadie le gusta escuchar que está equivocado, por ello, debes buscar la manera de decirlo en otras palabras. Un consejo para no generar malestar en el stakeholder es no hablar de lo que está bien o lo que está mal, sino de las necesidades del proyecto y cómo este se ve afectado por tal tema.

3. Adapta tu comunicación

No todos los stakeholders son iguales. Por ello, necesitas conocer bien a tus grupos de interés para que tengas claro cómo debes comunicarte con cada uno y hacer una matriz de stakeholders adecuada. En este aspecto, recurre a la pregunta: ¿prefieres mensajes de texto, correo electrónico, llamadas telefónicas o reuniones cara a cara?  

Para incrementar tu red de stakeholders, debes tratar de que estos grupos se sientan satisfechos. Esto no se logra necesariamente con halagos (aunque puede funcionar), sino con buenas relaciones basadas en un excelente trabajo. Ahí es donde está el corazón de tus stakeholders, así es como los harás felices.

Fuente: Pixabay

4. Mantén una buena gestión de stakeholders

Una vez te comuniques y entrevistes con la mayor cantidad de stakeholders, tendrás un mejor panorama para realizar un mapa de stakeholders. De esta forma, debes identificar qué partes interesadas tienen mayor nivel de poder e interés sobre tu proyecto. Este es un paso importante pues te permite ordenar tu mapa de stakeholders.

Cabe resaltar que si tienes una plantilla de matriz de stakeholders a tu alcance, será mucho más fácil categorizar a todos los stakeholders de tu proyecto. Normalmente, hay 4 cuadrantes con 2 variables muy importantes que debes tener en cuenta: interés y poder.

Pautas para clasificar a los stakeholders

Si aún te confunde cómo categorizar a los stakeholders, te dejamos una lista con las pautas que debes seguir en tu análisis de stakeholders: 

• Personas de alto poder y muy interesadas: estos son los stakeholders que debes priorizar más. Por ello, debes involucrarlos y atraerlos activamente a tu proyecto para que logres un proceso más exitoso. 

• Personas de alto poder y menos interesadas: mantén a estas partes involucradas (hasta donde puedas) y, sobre todo, debes mantenerlas satisfechas. Sin embargo, no debes abrumarlos con tu mensaje para que no corten contacto contigo.

• Personas de bajo poder y muy interesadas: los stakeholders de esta categoría suelen ser muy útiles como apoyo para tu proyecto. Por ello, debes mantenerlos informados de las novedades y procesos del mismo.

• Personas con poco poder y menos interesadas: con este tipo de stakeholders debes mantenerlos controlados, pero no aburrirlos con información del proyecto, pues no tienen mucho interés en el mismo.

Para ilustrar mejor la dinámica de un mapa de stakeholders, te dejamos un ejemplo de cómo puedes ordenar tus grupos de interés:

Fuente: Gerencia y Design Thinking

5. Haz un mapa de stakeholders online

¿Te aburriste del clásico Word o Excel? ¡No te preocupes! Puedes crear un mapa de actores online. Simplemente, elige una de las herramientas en línea que te ayude a representar la mejor información sobre tus grupos de interés y hacer planes de comunicación efectivos.

Estas son algunas de las mejores plataformas online para hacer un mapa de stakeholders:

1. Miro

Con esta herramienta en línea puedes crear un mapa de stakeholders con facilidad y colaborar en tiempo real junto a tu equipo de trabajo. 

Al contar con un editor de arrastrar y soltar, el diseño de tu matriz de stakeholders será pan comido para ti. Asimismo, puedes hacer un brainstorming utilizando su lienzo infinito, plantillas prediseñadas, diversas funcionalidades y un potente conjunto de widgets. 

Además de las plantillas prediseñadas para mapeo de stakeholders, también puedes crear marcos y plantillas interactivas según tus necesidades. Así que despierta tu creatividad utilizando su lienzo infinito y haz uso de su variedad de notas adhesivas, formas, lápiz de forma libre, dibujo inteligente, flechas y más.

2. Moqups

Esta es otra de las plataformas idóneas para crear mapas de stakeholders online con plantillas originales que pueden ayudarte a identificar y entender a los actores clave de tu proyecto de manera efectiva.

Puedes hacer un análisis de stakeholders y garantizar la participación de las figuras cruciales desde el principio. Sin duda, el uso de sus plantillas prediseñadas te servirá para las primeras etapas de desarrollo y lanzamiento de tu negocio. Además, puedes añadir tablas, gráficos, bocetos y mucho más.

3. Smaply

La herramienta exclusiva de mapa de stakeholders de Smaply te ayudará a comprender mejor las exigencias de tus grupos de interés y cumplir sus expectativas fácilmente. También te permite visualizar el ecosistema de tus stakeholders y encontrar interconexiones entre ellos.

Crear un mapa de actores online en Smaply es muy sencillo. Una de sus grandes ventajas es que puedes analizar la influencia de las partes interesadas en tu producto o servicio y aprovechar los datos para potenciar tu valor en el mercado.

4. Lucidchart

Con las opciones dinámicas para compartir, las plantillas prediseñadas y las poderosas integraciones de Lucidchart, puedes facilitar la distribución de tu diagrama de stakeholders entre las partes interesadas y los tomadores de decisiones. 

Simplemente, invita a tu equipo a visualizar o editar tu mapa de stakeholders por correo electrónico o inserta tu esquema en plataformas colaborativas, como Jira, Salesforce o Slack. Una vez que la versión final de tu mapa de grupos de interés esté completa, publica y comparte tu diagrama para mantener a tu equipo de trabajo en la misma sintonía.

Tips para mantener una buena comunicación con tus stakeholders

Si estás a la cabeza de un proyecto, ya debes saber que mantener una buena relación con tus stakeholders es clave para potenciar el impacto de tu proyecto. De esta forma, si bien ya tienes un mapa de stakeholders, debes establecer una buena comunicación con tus stakeholders. Te explicamos lo que debes tener en cuenta a continuación:

• Debes tener presente el QUÉ: en tu estrategia de comunicación con tus stakeholders debes tener claro qué temas deben ser abordados y qué tono de comunicación utilizar (formal o informal).

• No olvides el POR QUÉ: hazte la pregunta de ¿por qué se aborda este tema con este grupo? Recuerda que cada stakeholders tiene un poder e interés diferente en cuanto a tu proyecto. ¡Esto lo puedes definir en tu mapa de grupos de interés!

• Planifica QUIÉN: debes tener claro quién es el responsable de comunicarse con los grupos de interés. Puede ser el gerente de comunicaciones o el asistente de relaciones públicas. Recuerda que tu organigrama y los respectivos roles dentro de tu organización deben estar presentes en tu equipo de trabajo.

• Piensa en el CÓMO: el contenido es importante, pero también la forma. De esta manera, debes evaluar cómo enviarás el mensaje: mediante una carta o por correo electrónico. También, debes tener en cuenta la forma en que los grupos de interés te harán llegar sus respuestas. Esto implica formularios o llamadas telefónicas.

• Planifica el CUÁNDO: debes establecer un cronograma claro para la comunicación con tus stakeholders. Esta puede ser diaria, semanal, quincenal, entre otras frecuencias.

Fuente: OBS Business School

Pues bien, esperamos que este artículo te haya enseñado cómo hacer un mapa de stakeholders y aproveches nuestros consejos sobre mapeo de stakeholders para emprender un mejor proyecto.

Como ya viste, acercarte a las partes interesadas de tu proyecto es fundamental para alcanzar los objetivos comerciales clave, pero cuando tu posición es un misterio, es casi imposible entender cómo puedes llegar a ellos de manera efectiva y satisfacer sus necesidades. 

Tener una sólida comprensión de lo que quieren y cómo comunicarse con ellos es necesario para cumplir con sus expectativas, y puedes lograrlo fácilmente desarrollando la matriz de stakeholders. Recuerda que cumplir con los requisitos de los stakeholders y mantenerlos contentos reducirá el riesgo de fracaso del proyecto.

¿Quieres dominar diferentes técnicas de comunicación efectiva con tus grupos de interés? En nuestros cursos online de emprendimiento y negocios encontrarás las herramientas necesarias que te ayudarán a convertir tus ideas en modelos de negocio. ¡No tienen pierde!

¡Nos vemos en las aulas!