Conoce el método PEPS y sus ventajas para la administración de inventarios

El método PEPS es una de las mejores alternativas para llevar a cabo la administración de grandes cantidades de artículos en un negocio. Gracias a él es posible salir de los artículos más antiguos y tener un flujo de mercancía rentable.

Sin importar si se trata de grandes o pequeños negocios, con el método PEPS se priorizan los primeros artículos que entraron al inventario y se les busca dar salida en orden cronológico. De hecho, PEPS significa primeras entradas, primeras salidas.

Tal vez es la primera vez que escuchas sobre el método PEPS y estás un poco confundido. Pero no te preocupes, porque se trata de algo muy fácil de aplicar. Además, en este artículo te explicaremos con más detalle qué es el método PEPS, cuáles son sus características, cómo funciona y cuáles son sus beneficios.

De igual manera, antes de finalizar te compartiremos algunos ejemplos de método PEPS que te pueden servir de referencia para empezar a utilizarlo en tu negocio.

¿Qué es el método PEPS?

El método PEPS, también conocido como first in first out (FIFO) en inglés, es un método de administración de inventarios que establece que las primeras mercancías, o materias primas que ingresan a un negocio, se deben vender o utilizar de forma prioritaria. Esto, además de asegurar un buen flujo de inventario, ayuda para obtener valores más precisos al momento de generar reportes como un estado de resultados.

Este método es utilizado por negocios como un sistema de inventario que permite el control y registro de productos que entran, salen o permanecen en un almacén. El método PEPS es un sistema esencial para empresas que venden productos perecederos o que deben tener un flujo de salida constante.

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Lina María Calero, profesora del curso Administración y control de inventarios, nos explica mejor qué es el método PEPS y cómo se suele utilizar para la gestión de inventario dentro de las empresas:

“El método PEPS consiste en identificar los primeros artículos en entrar al almacén, para que sean los primeros en ser vendidos o utilizados en la producción. Así se evita, por ejemplo, que productos perecederos caduquen, ya que tendrán un movimiento constante y oportuno. Es utilizado, habitualmente, para la gestión de stock de productos perecederos con fecha de caducidad.

También es un método de gestión común para empresas que almacenan productos que pueden quedar obsoletos o pasar de moda con relativa rapidez, como pueden ser los productos tecnológicos, el calzado o la industria textil”.

Si trabajas con alimentos que tienen fecha de vencimiento, por ejemplo, deberías estar utilizando el método PEPS. El principal beneficio de este método es que simplifica el proceso de control de varios aspectos, así que debes aprende a utilizarlo si quieres saber cómo administrar un negocio de forma efectiva.

Para qué sirve el sistema PEPS

Utilizando el método PEPS, puedes acceder a información valiosa sobre las operaciones de un negocio, ya que es muy útil para determinar cuáles son los costos de entrada, los costos de salida, el valor de los inventarios, y las ganancias que se obtienen durante un periodo de tiempo específico.

Las empresas suelen organizar todos los datos que se obtienen a través del método PEPS en un kardex que refleja los datos más importantes de una forma muy sencilla y práctica.

El PEPS también es útil para mantener la mercancía en movimiento y evitar que los artículos se queden estancados en el stock. A pesar de que es utilizado principalmente para productos que tienen corta duración, también es útil para llevar el inventario en cualquier tipo de negocio.

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Características del método o sistema PEPS

Gracias al método PEPS, las empresas pueden saber que los costos de inventario de sus reportes son costos que se mantienen actualizados, porque se toma en cuenta el costo de adquisición de las mercancías más recientes. ¿Por qué? Básicamente, porque se asume que los productos que están en stock son los que se adquirieron de último.

De igual manera, los negocios evitan que sus productos se deterioren, porque la mercancía que llega se almacena, y se pone frente a los clientes los productos que llegaron primero al stock. Las empresas que utilizan el método PEPS también pueden lidiar mejor con los problemas de la inflación, ya que los productos, a pesar de haber sido adquiridos a un precio menor, se venden tomando como referencia el último costo de adquisición.

En un contexto inflacionario la mayoría de las empresas prefiere utilizar el sistema PEPS, porque claramente, presenta algunas ventajas y les ayuda a mantener su nivel de ingresos netos. Estas son algunas de las características del método PEPS que debes tener en cuenta:

• Determina cuáles son las unidades más antiguas en el almacén y las que deben ser vendidas primero. 
• El método PEPS permite tener un registro ordenado de los productos que ingresan y que son vendidos en un negocio.
• Permite conocer el costo total del inventario, integrando la nueva mercancía en la estructura de costos.
• Simplifica el proceso de organización del inventario.

Como puedes ver el método PEPS tiene una serie de ventajas muy amplias y fáciles de reconocer. En términos de logística, ayuda a que las empresas mantengan un buen flujo de inventarios y que salgan de los productos antes de que pierdan su valor; en términos financieros, es un sistema que funciona muy bien para evitar las consecuencias de los entornos en los que los niveles de inflación no son estables.

Para entender mejor cuáles son las ventajas del sistema PEPS y descubras si es lo que necesitas para llevar el control de inventario de tu negocio, pasemos a ver cuáles son algunas de sus principales ventajas y desventajas.

Ventajas y desventajas del método PEPS

Hasta este punto, ya hemos mencionado algunas de las ventajas que obtienen los negocios al utilizar el método PEPS para la gestión de inventarios. Sin embargo, hay que tomar en cuenta que este sistema también tiene algunos puntos en contra.

A continuación, te comentaremos cuáles son las ventajas y desventajas del método PEPS como sistema de organización para controlar el flujo de inventario, y para calcular el costo de los bienes vendidos y de los bienes en stock, entre otras cosas.

Ventajas de método PEPS

Para empezar, debemos mencionar que el método PEPS es uno de los sistemas de control de inventarios más utilizados, especialmente, por la facilidad con la que se puede aplicar en cualquier tipo de negocio.

No hay que tener conocimientos avanzados en contabilidad para saber cómo funciona el método PEPS, por lo que cualquier persona lo puede aplicar sin inconvenientes. Estos son otros de los beneficios que obtienen los negocios al utilizar este método para la gestión de inventarios:

• Preserva la calidad de los productos, evitando que lleguen a su fecha de caducidad o se vuelvan obsoletos.
• El método PEPS ayuda a ahorrar tiempo y dinero, porque permite que se realicen los cálculos del costo de inventarios de una forma muy rápida y sencilla.
• Ayuda a desarrollar diferentes reportes financieros de una forma más sencilla, especialmente, el estado de resultados.
• En caso de inflación, el método PEPS es una buena herramienta para calcular los costos de venta y mantener la rentabilidad.
• Posibilita el incremento de los beneficios brutos de los productos que se adquirieron a un precio menor.

Estos beneficios del método PEPS ayudan a que la gestión empresarial resulte más sencilla y que las empresas mantengan su rentabilidad a lo largo del tiempo. De igual manera, hay que tomar en cuenta que lo que te mencionamos es una lista de ventajas generales que se obtienen por utilizar el método PEPS, pero dependiendo de las particularidades de cada empresa, las ventajas pueden ser muchas más.

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Desventajas del método PEPS

A pesar de que el método PEPS ofrece muchas ventajas para las empresas que lo utilizan, es necesario tomar en cuenta que también tiene desventajas. En este apartado te queremos comentar cuáles son las cosas que debes tener presentes:

• Al incrementar tus ganancias con el método PEPS, también tienes la obligación legal de pagar más impuestos.
• Si no se utiliza de la manera adecuada, puede derivar en errores asociados al costo de adquisición de la mercancía y, por lo tanto, en pérdidas para los negocios.
• Si existe una caída en el precio de adquisición de la materia prima o de los productos que vende un negocio, puede suceder lo contrario a lo que pasa con los entornos donde hay inflación, y se terminan vendiendo las cosas por debajo de su costo de producción.

Como puedes ver, en comparación con las ventajas, no se trata de puntos tan importantes. En todo caso, los negocios deben entender cuándo corresponde utilizar el método PEPS y cuándo es necesario optar por otras alternativas. En la contabilidad para emprendedores existen muchas opciones para administrar tu negocio y obtener buenos resultados.

 

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¿Cómo implementar el sistema PEPS?

Si deseas implementar el método PEPS en tu negocio tienes que recolectar información que permita estructurar el registro de mercancías. Los datos varían dependiendo de las especificaciones de cada empresa. La información general que debe tener tu registro es:

• Inventario inicial: que registra el total de productos adquiridos en un determinado período de tiempo.
• Fechas en las que se producen las entradas y salidas de los productos.
• Descripción de los productos a los que se les hará seguimiento.
• Costo total de las entradas al inventario.
• Precio unitario de la mercancía de salida.
• Precio total de ventas.
• Total de unidades en existencia o saldo.:
• Inventario final.

Después de recolectar la información que te comentamos, solo debes empezar a hacer los cálculos para determinar el costo de adquisición, el costo de las ventas y el costo del inventario final. Para que le saques el máximo provecho al método PEPS, te sugerimos hacer lo siguiente:

• Registra constantemente el ingreso y salida de las unidades, partiendo del precio de su compra. Ten presente que los productos se pueden dividir en varios grupos y que el monto de cada uno de ellos puede variar.
• Sigue el orden cronológico del método PEPS, ayúdate con un programa de hojas de cálculo para tener un registro ordenado y efectivo.
• Verifica el precio de cada producto que entra y sale de tu negocio.
• Haz el registro de cada grupo de mercancía vendida, especialmente si tienen precios diferentes. 
• Si en tu negocio manejan diferentes tipos de productos, te sugerimos crear una hoja de registro para cada uno.

Ejemplo del método PEPS paso a paso

Utilizar el método PEPS para la gestión de inventarios de un negocio es muy sencillo, sin embargo, para que quede todo claro, lo mejor es ver un ejemplo. Además, los ejemplos del método PEPS te pueden ayudar a tener una mejor idea de cómo ir construyendo una hoja de cálculo para verificar el costo de entrada, salida e inventario en tu negocio.

Realiza el inventario inicial 

Para empezar, es necesario realizar el inventario inicial del negocio en una hoja de cálculo. En este inventario se deben incluir los costos de adquisición o producción de la mercancía, y la cantidad de unidades disponibles.

Imaginemos que entran 10 pantalones que se obtuvieron a un precio de 30 USD cada uno, el costo de entrada, al multiplicar la cantidad de unidades por el precio de adquisición, sería de 300 USD.

Recuerda que los datos de los datos de entrada se deben copiar también en la tabla de existencias del inventario. Esto se aplica tanto para el método PEPS como para cualquier otro sistema de gestión de inventarios.

Registra los grupos de unidades de entrada

Ahora, supongamos que se compran nuevamente 12 pantalones a 33 USD cada uno. Si deseamos conocer el costo total de esta operación tenemos que multiplicar nuevamente el precio de cada unidad por la cantidad de pantalones que se compraron. En este caso, serían 396 USD.

Al actualizar el registro de existencias, entonces tenemos 22 prendas, que suman un total de USD 696 en inventario.

Registra de la mercancía de salida

Ahora imagina que se realiza una venta de 15 pantalones. Debemos dividir en dos la operación, puesto que los primeros pantalones tuvieron un costo unitario de 30 USD, mientras que los 5 restantes pertenecen al grupo que se compró a 33 USD.

Entonces, en la tabla de salida se agregan 10 pantalones con un costo de venta de 30 USD y 5 pantalones con un costo de venta de 33 USD.

Calcula el precio de venta

Esta operación debe ser registrada en la columna de salida con un total de 465 USD, que pertenecen a los dos grupos de pantalones vendidos, 300 del primer grupo al que pertenecían 10 unidades de 30 USD y 165 del segundo grupo del que se vendieron 5 unidades de 33 USD. Así de sencillo es utilizar el método PEPS.

Nuestro consejo es que estés pendiente de la diferencia de precios de los pantalones, porque estos valores son importantes en el método PEPS.

Resta y suma de las unidades que entran y que salen

¿Recuerdas que te habíamos dicho que es importante mantener actualizado el inventario con el método PEPS? Por esto, se debe sumar la mercancía que se va a comprar y restar las unidades que se van a vender en la parte de existencias. En este caso, quedan 7 pantalones y el valor del inventario sería de 231 USD.

Obtén el valor del inventario final

El último paso en este ejemplo del método PEPS es verificar la cantidad de unidades disponibles y el costo del inventario final. Tal como vimos antes, si a 696 USD, que era el costo de las entradas, se le restan 465, que era el costo de las salidas, obtenemos el valor del inventario que es de 231 USD. De igual manera con los productos, si eran 22 unidades y se vendieron 15, queda un total de 7 unidades del producto en el inventario.

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Ahora que sabes qué es el método PEPS y tienes una mejor idea de cómo puedes implementarlo en tu emprendimiento, puedes utilizar este sistema de gestión de inventarios para llevar el control de lo que sucede en tu negocio.

Si quieres aprender más sobre la gestión de inventarios y las formas en las que puedes mejorar la rentabilidad de tu negocio, te recomendamos explorar nuestro catálogo de cursos de administración y finanzas.

¡Hasta pronto!