La metodología 5S es un instrumento en el que puedes apalancar tu gestión de Recursos Humanos para lograr mayores niveles de eficiencia, productividad y adaptabilidad en tu equipo. Frente a un escenario de alta competencia en el mercado, los profesionales de RRHH de grandes empresas se ven en la necesidad de adoptar enfoques innovadores que promuevan un verdadero cambio en la cultura organizacional, en aras de maximizar el desempeño y obtener los mejores resultados posibles.
Pero, ¿cómo impacta la metodología 5S en Recursos Humanos? Según una investigación de Gartner, uno de los problemas actuales es la desconexión de la planificación de la fuerza laboral con la realidad actual y el futuro del trabajo. Una de las causas podría ser la escasa o nula jerarquización de prioridades en torno al talento por la aparición repentina y constante de temas urgentes y la falta de adopción de soluciones tecnológicas que ayudan a centralizar la información en un único lugar. Así, el método de las 5S para empresas fortalece hábitos ligados a la sistematización y el orden en la dinámica de trabajo. En esta guía, te compartimos todas las claves.
¿Qué es la metodología 5S?
La metodología 5S se basa en cinco principios de la filosofía japonesa para facilitar el trabajo del día a día en las empresas; por lo cual, esto puede aplicarse en cualquier departamento, como en Recursos Humanos. Su propósito es la mejora continua de factores relacionados con la dinámica laboral, como la organización y las normas que rigen y estructuran los equipos. Ahora bien, ¿qué significa cada S de esta metodología?
1. Seiri
La primera S de la metodología 5S refiere al sentido del uso de los recursos organizacionales. Aquí, el interrogante clave es el siguiente: ¿cómo se están empleando los recursos y cómo podemos hacerlo de una manera más eficiente? Para eso, es necesario un análisis detallado acerca de los recursos que se utilizan diariamente en el sector de Recursos Humanos, y en el resto de las áreas, y la identificación de aquellos que son imprescindibles para el correcto funcionamiento de la empresa. ¿Qué se obtiene a cambio? Ahorro en costos asociados a la gestión de talento y un menor esfuerzo dedicado a lo irrelevante.
2. Seiton
En lugar de centrarse en los recursos y materiales como la primera S de esta metodología, el énfasis recae en el sentido de la organización en esta instancia. En otras palabras, esta S remite al impacto positivo que supone tener un ambiente de trabajo ordenado para que los empleados puedan desarrollar sus capacidades al máximo. Además, facilita la ubicación de cualquier material y ayuda a evitar el desperdicio del tiempo.
Un claro ejemplo de esta metodología 5S en Recursos Humanos puede ser el aprovechamiento de una plataforma integral para crear equipos de alto impacto, en tanto contempla soluciones de Desarrollo, Clima y Desempeño como Crehana. En vez de tener información sobre los resultados de la última encuesta de clima en un documento, estadísticas sobre progresos de la capacitación en un programa y reportes sobre progresos en objetivos en un CRM, puedes consolidar todo esto en solo lugar.
Plataforma de Desempeño de Crehana
3. Seiso
Otro componente de la metodología 5S es Seiso. Hace referencia a la limpieza, un valor que depende de todos los empleados de una empresa. En este sentido, un pilar importante para el orden y la productividad es tener un espacio de trabajo limpio. Como HR Manager, puedes impulsar la creación y aplicación efectiva de políticas orientadas al cuidado e higiene que transmitan un mensaje claro: el ambiente laboral es un espacio valorado y respetado.
Pero, ¿cómo puedes diseñarlas para que sean exitosas para este propósito?
- Establece reglas claras para el uso y cuidado de áreas compartidas, si tienes personal que trabaja en la oficina.
- Involucra a los empleados en la creación de políticas; escucha sus opiniones.
- Proporciona los recursos necesarios, como productos de limpieza y contenedores de desechos, para que los empleados puedan mantener sus espacios ordenados y limpios.
- Reconoce y premia a los empleados que demuestren un compromiso destacado con las políticas de cuidado e higiene. Esto puede motivar a otros a seguir su ejemplo.
4. Seiketsu
Para que los tres pilares anteriores puedan tener el efecto deseado, es importante la estandarización y reafirmación de estos valores. Así, todos los pasos explicados deben interiorizarse como hábitos que se mantengan a largo plazo.
5. Shitsuke
Incorpora la disciplina como un valor fundamental que fortalezca la cultura organizacional y los buenos hábitos para toda tu empresa. La inversión en capacitación para empleados sobre estos temas es necesaria para encontrar áreas de mejora en procesos y formas de hacer actuales. Un excelente punto de partida puede ser el entendimiento sobre el funcionamiento de los hábitos y los factores que influyen en su formación. Al respecto, Jaume Casas, profesor de uno de nuestros cursos en el LMS de Crehana, señala que la motivación, la voluntad y la recompensa son imprescindibles.
Curso online de El poder de crear hábitos en la plataforma de Desarrollo de Crehana
¿Cuál es la historia de la metodología 5S?
Para poder entender mejor qué es la metodología 5S, te explicaremos cómo se originó este innovador sistema de organización. Todo se remonta a finales de la Segunda Guerra Mundial, cuando Japón había quedado bajo una grave crisis después de haber recibido los ataques en Hiroshima y Nagasaki.
Sakichi y Kiichiro Toyoda, dueños de la conocida empresa fabricante de automóviles, Toyota, decidieron inventar la metodología 5S como una alternativa del método fordista (de Henry Ford) el cual estaba empezando a producir diferentes tipos de conflictos laborales.
Este método de las 5S está muy relacionado con la cultura japonesa y es por eso que la disciplina es un elemento muy importante en este modelo de organización. Es así que se han logrado excelentes resultados para incrementar el orden y la productividad empresarial.
¿Para qué sirve la metodología 5S?
“La mayoría de los ejecutivos dicen que, con frecuencia, se descubren perdiendo demasiado tiempo en interacciones sin sentido que agotan su energía y producen una sobrecarga de información”. ¿Te sientes identificado con esta afirmación de Mckinsey? Al implementar los principios fundamentales de "seiri" (clasificación), "seiton" (orden), "seiso" (limpieza), "seiketsu" (estandarización) y "shitsuke" (autodisciplina), los profesionales pueden crear un entorno de trabajo más eficiente, centrado y libre de distracciones innecesarias. Por lo tanto, la metodología 5S puede trasladarse al plano de la planificación de la jornada laboral y la reducción de distracciones para hacer foco en lo importante.
Ventajas y desventajas de la metodología 5S?
La metodología 5S presenta una serie de beneficios para el funcionamiento y la productividad de las empresas. Estas se centran en la optimización de la organización, la promoción de la eficiencia y la creación de un entorno laboral más efectivo:
- Eliminación del desorden: reduce los “tiempos muertos” y aumenta la productividad.
- Incremento de la seguridad: al implementar hábitos de cuidado y orden, los riesgos de accidentes laborales disminuyen.
- Aumento de la moral y motivación laboral: como consecuencia, los empleados se sienten más valorados y motivados porque saben que trabajan en un espacio en el que se prioriza su bienestar.
- Uso óptimo de los recursos: al eliminar todos los elementos que resultan innecesarios, se reducen costos y esto también contribuye a un uso más sostenible de los recursos.
Respecto a las desventajas de la metodología 5S, se encuentran las siguientes:
- Inversión de tiempo inicial: ya que se requiere tiempo y esfuerzo para educar a los empleados, reorganizar espacios y establecer nuevos procesos.
- Necesidad de mantenimiento y seguimiento: mantener los estándares de limpieza y organización exige un compromiso constante.
- Posible rigidez: la estandarización y el orden pueden generar una estructura rígida que no se adapta bien a situaciones excepcionales.
- Dificultades en la adopción cultural: algunos empleados pueden resistirse al cambio, motivo por el cual siempre se necesita al menos una mínima cuota de capacitación sobre habilidades y procesos nuevos.
Tabla comparativa sobre ventajas y desventajas de la metodología 5S
Objetivos de la metodología 5S
Los objetivos de la técnica 5S para empresas ofrecen resultados duraderos y a largo plazo gracias a la mejora de los espacios de trabajo y el crecimiento en el rendimiento del talento. Así, los ambientes sufren una transformación para convertirse en más funcionales y agradables.
Un error común es asociar la metodología 5S exclusivamente con empresas de gran envergadura. Sin embargo, varios expertos argumentan que debería aplicarse en organizaciones de cualquier tamaño para cultivar elementos cruciales como la innovación y la eficiencia.
Aquí te enseñamos ejemplos de objetivos de la metodología 5S para Recursos Humanos:
- Implementar un sistema digital de archivo eficiente para los registros de empleados con el fin de reducir el tiempo de búsqueda en un 30% en 3 meses.
- Establecer una política de limpieza y orden en las áreas comunes de la oficina para mantenerlas limpias y ordenadas en un 95% del tiempo.
- Crear un protocolo de mantenimiento que reduzca el tiempo de inactividad de los equipos en un 20% en 6 meses.
- Lanzar un programa de formación empresarial en prácticas de higiene en el trabajo, evaluando y mejorando el conocimiento y la aplicación de estas prácticas.
- Rediseñar los espacios de trabajo para promover la organización y el orden, mejorando la eficiencia y la comodidad de los empleados.
Pasos para implementar la metodología 5S en una empresa
La implementación exitosa de la metodología 5S en una empresa requiere compromiso, esfuerzo y un enfoque estratégico. Los HR Managers desempeñan un papel esencial en guiar este proceso y asegurarse de que los cambios sean efectivos y sostenibles. Sigue estos pasos para lograrlo con éxito:
1. Invierte en formación
Antes de comenzar, es fundamental que tu equipo de Recursos Humanos adquiera un conocimiento sólido sobre cada uno de los aspectos de la metodología 5S. Esto implica estudiar los valores subyacentes y comprender cómo se pueden adaptar a la cultura de tu empresa y las necesidades específicas de la misma.
- Investiga sobre los beneficios potenciales de esta metodología.
- Aprende sobre sus principios y valores.
- Realiza un análisis para identificar conexiones y desconexiones entre tu cultura organizacional y la que aspiras alcanzar gracias a la metodología 5S.
2. Crea un equipo de supervisión con objetivos claros
Esto es aún más importante cuando se trata de empresas con más de 500 o mil colaboradores en la nómina. Como HR Manager, puedes formar un equipo multidisciplinario compuesto por empleados que serán responsables de supervisar la implementación y evaluar el progreso. Además, deberán colaborar con otros empleados, brindar asistencia y asegurarse de que se mantenga la calidad en la implementación de la metodología 5S.
Para la redacción y establecimiento de objetivos, no olvides seguir la regla SMART como el ejemplo que aquí te compartimos:
Plantilla de objetivos SMART por Crehana
3. Evalúa su aplicación
Aquí debes evaluar la aplicación de la metodología 5S, identificando los problemas clave que deben ser abordados. Esto permitirá que tu equipo de Recursos Humanos tenga una comprensión más profunda de las áreas que necesitan mejoras y definan los aspectos específicos que deben abordarse.
4. Aplica los valores
Una vez que se identificaron los problemas a resolver, el siguiente paso es la aplicación de los valores sobre los que te hemos comentado. Quien lidera este proceso es el equipo multidisciplinario. Es importante promover la participación activa de todos los empleados para que se involucren en el proceso de cambio.
A propósito, si quieres aprender a gestionar el cambio en tu compañía, puedes escuchar uno de los episodios de nuestro podcast Amazing People by Crehana junto a Natasha Marulanda de Uber:
5. Implementa evaluaciones continuas
Para un cambio sostenible en la cultura organizacional de tu empresa, la metodología 5S requiere el establecimiento de sistemas de evaluación para medir y analizar los resultados a lo largo del tiempo. Esto te permitirá identificar áreas de mejora.
Ya sabes, con esta metodología 5S puedes impulsar importantes cambios en tu organización y tus empleados podrán adoptar un enfoque de trabajo más sistemático, cuidadoso y orientado a la productividad. ¿Qué día de este mes crearás el equipo multidisciplinario que necesitas? Agéndalo en tu calendario para no perderlo de vista.