La metodología Scrum es el elemento perfecto para gestionar un equipo de trabajo de la forma más innovadora y creativa posible. No sólo obteniendo mejores resultados, sino también contribuyendo a la promoción personal y profesional de los colaboradores, por lo que se ha convertido en una alternativa muy válida para aplicarse en las empresas.

Y es que la metodología Scrum te facilita la elaboración de un producto, pues ayuda a medir el trabajo en equipo y a que tus talentos conozcan sus tareas, sus fortalezas y logren, de una manera organizada y rápida, cumplir con los tiempos de entrega. Por medio de este tipo de estrategias, la colaboración y la creatividad te ayudarán a obtener un entorno laboral ágil y dinámico para la consecución de tus logros empresariales.

En este blog post, te enseñaremos qué es la metodología Scrum y su importancia dentro de un equipo de trabajo. Asimismo, te daremos a conocer distintas herramientas que te ayudarán a entender las ventajas y desventajas de la metodología Scrum, para que puedas abordar tus proyectos con las mejores prácticas.

 ¿Qué es la Metodología Scrum?

Es una metodología de trabajo ágil que tiene como objetivo la entrega de valor en períodos cortos de tiempo, siendo un marco de trabajo que se utiliza dentro de equipos que manejan proyectos complejos. Para que esto sea posible, cuenta con tres pilares:

• La transparencia: te da visibilidad acerca de lo que ocurre en el proyecto y la manera cómo se desarrolla.

• La inspección: puedes detectar los posibles problemas en tu trabajo y saber cómo están distribuidos los flujos de trabajo, así como también conocer de qué manera puedes ayudar.

• La adaptación: pensar en la mejor estrategia para enfrentar al proceso y adaptarte en función de su desarrollo.

Estos tres pilares de la metodología ágil permiten al cliente, junto con su equipo comercial, insertar el producto en el mercado pronto, rápido y empezar a obtener ventas. Por esta razón, la metodología Scrum suele aplicarse mucho en proyectos referentes al marketing o al desarrollo de software, donde existen tiempos de entrega concretos y existe una mayor flexibilidad para satisfacer la necesidad del consumidor.

Cuando estás a punto de entregar un proyecto es importante que te asegures de que todos los implicados conozcan sus tareas y plazos en el tiempo de entrega. ¿Por qué? Porque de esta manera evitarás que se produzcan riesgos durante el proceso y, además, ayudarás a los demás a planificarse con las acciones que se deben realizar. 

Es aquí cuando la metodología Scrum entra en juego.

Ventajas y desventajas de la metodología Scrum

La metodología Scrum está adquiriendo un gran auge en las empresas modernas. Pero, como todo proceso organizacional, cuenta con beneficios e inconvenientes que deberás tomar en consideración al momento de implantar esta estrategia dentro de tu compañía.

Dentro de las ventajas de la metodología Scrum, encontrarás las siguientes:

• Cuentas con productos listos para salir al mercado: contar con este tipo de metodologías facilita la posibilidad de crear productos y poder sacarlos al mercado en un período de tiempo menor al convencional.

• Puedes cambiar el rumbo del proyecto: en caso de que un producto no esté tomando el rumbo deseado, la metodología Scrum te da la oportunidad de cambiar el enfoque y abordar el proyecto desde una nueva perspectiva.

• Mejora la comunicación interna: al producirse reuniones diarias entre los miembros del departamento, podrás tener retroalimentación continua con tus colaboradores y abordar las posibles fallas que pudiera tener tu proyecto.

• Sirve para evaluar el desempeño individual y colectivo: la importancia de la metodología Scrum radica en que es un medio que permite revisar el rendimiento individual y grupal, enfocándote en los aspectos a mejorar.

• Aborda las necesidades del consumidor: la revisión del cliente y su propuesta pueden ser abordadas de forma rápida y eficaz.

Ahora bien, también existen varios inconvenientes de este tipo de metodología que debes conocer. De esta manera, podrás decidir si te conviene aplicar esta estrategia en tu organización.

Dentro de las desventajas de la metodología Scrum, encontrarás las siguientes:

• Depende de la definición de los objetivos: si tus metas no están definidas de forma apropiada, es posible que exista gran ambigüedad dentro del proyecto.

• Hay posibilidad de que el proyecto se estanque: en caso de que tus clientes propongan cambios en fases avanzadas del proyecto, existe la posibilidad de que el proceso se estanque, por lo que deberás comenzar a establecer fechas límite.

• La confianza en el equipo es esencial: si no existe gran confianza dentro del grupo, es probable que el rendimiento disminuya y desvirtúe la intención de la metodología Scrum.

• Requiere de miembros de gran experiencia: dado que se trata de un formato de trabajo muy exigente, requiere de contar con colaboradores experimentados o que cuenten con una gran capacidad.

¿Cómo funciona la metodología Scrum?

La clave para que la metodología Scrum funcione a la perfección es que todas las personas involucradas, sin importar su área, hagan un uso correcto de este método. Y si bien llevar a cabo una planificación estratégica requiere de mucho tiempo y esfuerzo, con esta metodología ágil todo es mucho más sencillo y posible.

En la metodología Scrum se van realizando entregas regulares y parciales de tu trabajo, por lo que no tienes que entregar el proyecto final de una vez. Con esta metodología ágil, tienes más tiempo para desarrollar tu idea y también para que el cliente, si así lo requiere, utilice el producto tras las primeras correcciones.

El objetivo del proceso Scrum es que tu proyecto sea un éxito y se desarrolle en el tiempo estipulado, sin importar los inconvenientes que surjan durante el proceso. Y para que desarrolles esto es importante que tengas en cuenta los tres pilares de Scrum que te mencionamos anteriormente.

¿Cuándo aplicar la metodología Scrum?

Aunque la metodología Scrum se puede aplicar en todo momento, hay situaciones en las cuales contar con este tipo de estrategia ayudará a que tus proyectos laborales sean exitosos. Dentro de las circunstancias en las cuales puedes aprovechar este tipo de metodología, están las siguientes:

• En proyectos con una complejidad elevada y que requieran una respuesta inmediata.

• Cuando integras o lideras un equipo y no conoces a tus compañeros de trabajo.

• Cuando necesitas entregar algo en un plazo corto de tiempo.

En el método Scrum se implementa el desarrollo ágil, en el cual se efectúan entregas paulatinas de algún trabajo o tarea encargada, donde se va a primar el beneficio que se proporciona al receptor.

¿Quiénes forman el equipo de trabajo para la metodología Scrum? 

Cuando hablamos de la metodología Scrum, es importante destacar que existen diversos roles que tu equipo de trabajo debe adoptar para aplicar esta estrategia. La idea es que cada rol cumpla un papel determinado dentro del proyecto, para garantizar su ejecución adecuada.

En Scrum, existen tres roles muy importantes, que te describiremos a continuación.

1. Product Owner 

Básicamente es el líder del grupo, siendo la persona que se relaciona con otros y dirige el proyecto. Es la persona que habla con el cliente, está pendiente del equipo y maximiza las tareas a realizar.

Para cubrir este rol dentro de la metodología Scrum, es importante contar con una persona que tenga buena comunicación con el resto del equipo. Un Product Owner puede ser una persona que haya estudiado carreras como product management y desarrollador de negocios. 

2. Scrum Master 

Es el encargado de poner en práctica las técnicas Scrum, esas que mencionamos anteriormente. La persona que elijas para este puesto se encargará de eliminar los impedimentos o inconvenientes que tenga el equipo a la hora de ejecutar las tareas.

Como bien menciona el portal Forbes, un Scrum Master ayuda "a garantizar que cada incremento del desarrollo de productos se complete sin problemas". Es importante que tengas en cuenta que puedes tener varios Scrum Masters en tu equipo.

3. Equipo de desarrollo

Las personas que componen el Equipo de desarrollo son las encargadas de realizar las tareas que el Product Owner requiera. Ellos no tienen subequipos o especialistas, por lo que deben responder por todo.

También conocidos como el Scrum Team, el rol de los integrantes de este equipo es crucial, por lo que deberás asegurarte de conformar tu grupo de la mejor forma posible. La idea es que no existan jerarquías y sea una agrupación impulsada por la autogestión.

4. Stakeholders

El último miembro de este equipo es el stakeholders. Las personas que ocupan este puesto dentro de lo que es la metodología Scrum son aquellas que buscan generar algún tipo de impacto, tanto en la empresa como en el resultado de las acciones realizadas.

¿Quiénes suelen ser los stakeholders en una metodología Scrum? Algunos de los principales involucrados que pueden tener incidencia en ello son los siguientes:

• Colaboradores

• Clientes

• Accionistas

• Proveedores

• Comunidades

• Gobiernos

Este individuo o conjunto de individuos tienen un gran peso dentro del proceso, siendo capaces de beneficiar o perjudicar el futuro de la empresa. Por ende, es importante que el líder sepa identificarlos y pueda poner todo su arsenal en favor de los intereses de la organización.

¿Cómo funcionan los tiempos en la metodología Scrum?

Como ya conoces cómo funcionan los roles de Scrum, ahora es necesario que sepas cómo funcionan los tiempos para estas personas que implementan esta metodología ágil: 

1. Sprint

Es lo más importante del método Scrum. Todo lo que ocurre dentro de la planificación de una entrega está dentro de un sprint. Ten en cuenta que la duración máxima es de un mes, no puedes gastar más tiempo pues ocasionarías que se pierda la retroalimentación.

2. Sprint planning

Es una reunión donde el equipo define qué tareas se van a abordar y cuál será el objetivo del sprint. Aquí es clave que te preguntes qué quieres hacer en el sprint y cómo lo harás. Para esto, reúne a tu equipo, habla con ellos y conoce sus debilidades y fortalezas. La primera reunión puede durar ocho horas.

3. Daily meeting

Es una reunión diaria, corta, en la que necesitas que participen el equipo de desarrollo y el Scrum Master pues debes saber qué hizo el equipo ayer, que harán hoy y si tienen alguna traba en el proceso. Es la oportunidad para estar pendientes del trabajo del otro.

4. Sprint review

Es la única reunión a la que puede asistir el cliente, pues en esta debes presentar los avances del proyecto para saber cómo van y en qué pueden mejorar. Se realiza al final de cada sprint.

5. Sprint retrospective 

Es una reunión donde participa todo el equipo y se da retroalimentación sobre la metodología Scrum. Es una gran oportunidad para mejorar en la realización de próximos proyectos.

¿Cuál es el resultado de todo esto? Fácil, una lista de mejoras que debes aplicar bien sea en tu próximo proyecto, equipo o idea a realizar.

Herramientas de la metodología Scrum

Además de los tiempos, en la metodología Scrum también debes tener en cuenta las herramientas que te permitirán desarrollar esta estrategia para que tu proyecto sea un éxito. Estos recursos pueden resultarte de gran ayuda para poder llevar a cabo tus proyectos de la mejor forma posible.

Algunas de las principales herramientas de la metodología Scrum son las siguientes:

• Product backlog: es un archivo que agrupa el conjunto de tareas a realizar, así como también los requisitos de cada una y las funcionalidades necesarias para su ejecución. Todos los miembros del equipo tienen posibilidad de modificarlo, aunque la asignación de prioridades corresponde con el Product Owner.

• Sprint backlog: se trata de un documento en el cual se recogen las tareas que se deben realizar, así como también la persona que las va a realizar. De esta manera, se pueden asignar horas de trabajo en las cuales el equipo realizará las asignaciones.

• Sprint Review: en esta fase del proceso es cuando se realiza una evaluación del trabajo realizado. Esta fase representa una buena etapa para conseguir un feedback sobre el proyecto y realizar las modificaciones pertinentes.

Para ayudarte a desarrollar tu proyecto, desde Crehana queremos ayudarte con la organización de tu equipo de trabajo, por eso te dejamos una plantilla Scrum en formato de Excel para controlar y administrar las actividades más importantes de tu proyecto. 

La metodología Scrum es un excelente recurso, no sólo para garantizar la entrega de los proyectos a tiempo, sino que también permite generar un mejor vínculo entre los líderes y los equipos de trabajo. Como señala  Harvard Business Review, un buen liderazgo genera "que sus equipos se sientan vistos, escuchados, apreciados y apoyados, y como consecuencia, entregan mejores resultados".

Por ende, para convertirte en mejor líder, debes conocer estrategias como la metodología Scrum, así como también la forma de implementarla en las organizaciones.

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