Saber cómo hacer un plan de comunicación es esencial para proyectar una imagen empresarial eficaz. Sea que vendas productos al por mayor, ofrezcas servicios de entregas online o tal vez seas parte de la gestión interna de un negocio, existen diversos tipos de planes de comunicación que se volverán tus aliados.

Y es que un plan de comunicación organizacional es un elemento importante para establecer relaciones interpersonales y resolver conflictos en cualquier contexto. Pamela Jean, profesora del curso online de Negociación y Comunicación Estratégica explica que el mundo está hecho de gente, es decir, en medida de que nosotros tengamos la habilidad para conectar, comprender, negociar y hacer alianzas con las personas, podremos alcanzar nuestros objetivos.

Los humanos somos seres sociales y una organización está compuesta por un gran número de personas que interactúan constantemente, entonces es indispensable que las compañías desarrollen un plan estratégico de comunicación en su estructura. Por eso, en este artículo aprenderás cómo elaborar un plan de comunicación paso a paso y las ventajas de implementarlo en tu empresa.

Comprende qué es un plan de comunicación

De acuerdo con la ​​ Plataforma de Voluntarios de España, cuando hablamos de un plan de comunicación, nos referimos a una hoja de ruta aplicada por una organización para comunicarse con su público interno y externo. En este documento se establece una serie de puntos claves que determinarán los procesos comunicativos del negocio, emprendimiento o proyecto:

• Los objetivos de comunicación organizacional que la empresa busca alcanzar. 

• Las estrategias y los recursos con los cuales pretende alcanzar esos objetivos, tanto humanos como materiales.

• La política de comunicación de la organización, es decir, el tono y el contenido del mensaje. 

• La información necesaria de las tareas a realizar y cómo desempeñarlas. 

• Un plan de comunicación también incluye el presupuesto destinado y el método de evaluación del progreso de cada elemento que involucra y que se vaya obteniendo a lo largo de la ejecución.

Proyección de una imagen empresarial

A través del plan de comunicación, tanto el talento humano como el público objetivo, conocerán la personalidad, los valores y los objetivos de la organización para alinearse con los mismos. 

En otras palabras, un plan de comunicación integral tiene un rol facilitador para que los miembros de la empresa y sus clientes comprendan el mensaje que se pretende dar en un momento específico. Adicionalmente, la Universidad de Cundinamarca en Colombia menciona que:

“La comunicación organizacional favorece la gestión empresarial a través de la generación de estrategias y canales de comunicación efectivos que propician, a nivel interno, una mayor productividad, calidad, integración del colectivo y mejores resultados; y, a nivel externo, se genera un mayor impacto”.

De esta manera, un plan de comunicación empresarial es importante si quieres tener una visión general de las acciones que se van a llevar a cabo en la estrategia de negocios. También es útil para insertar un nuevo producto en el mercado, o tal vez mantener a tu equipo al tanto de las últimas novedades de la empresa. 

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Ten en cuenta los tipos de plan de comunicación

A la hora de hablar de tipos de planes de comunicación, existen dos maneras principales de distinguirlos. De acuerdo al público al que se dirigen, encontramos el plan de comunicación interna y externa. Por otra parte, según el canal que utilizan para transmitir sus mensajes, el plan offline y online.

Tal como te lo imaginas, si cuentas con un equipo de trabajo, tanto un plan de comunicación interna como externa te serán de suma utilidad. Pero si tan solo eres tú en tu propio emprendimiento, ¡crear tu propio plan de comunicación externa te será indispensable!

Dicho esto, veamos cuáles son las diferencias de estos tipos de planes de comunicación y cuál es el que necesitas diseñar para tu negocio con más urgencia. 

Plan de comunicación interna

Es la estrategia de comunicación organizacional que está dirigida a los propios miembros de la organización. Se trata de la puesta en marcha de un conjunto de acciones para favorecer el traspaso de información y conocimiento entre los talentos. 

El objetivo del plan de comunicación interna es generar un buen clima laboral y mejorar la relación empresa-empleado. Asimismo, permite que los conocimientos que se producen en distintas áreas de la empresa lleguen a toda la organización. 

Este tipo de plan de comunicación es ideal para organizaciones en las que trabajan varias personas y, sobre todo, si éstas se encuentran en distintos equipos o espacios diferenciados. Recordemos que ningún plan de negocios será efectivo sin una comunicación estratégica que vincule a los equipos de trabajo.

Por ejemplo, muchas organizaciones cuentan con estrategias de mailing semanal o mensual dirigido a su equipo con todas las novedades de ese período. De esta manera, las personas que participan en las diversas áreas están al tanto de todo lo que ocurre en la empresa.

Otro ejemplo de plan de comunicación interna es diseñar un sistema que recopile preguntas frecuentes, solicitudes y comentarios de las personas, y luego publique las respuestas en algún formato con el fin de resolver dudas y hacer la comunicación más fluida. Este tipo de estrategias es generalmente conocida como buzón de preguntas.

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Plan de comunicación externa

Por otra parte, este plan de comunicación está dirigido al público objetivo, o sea a los clientes de la empresa o destinatarios de la organización. El objetivo principal de este tipo de comunicación es mejorar la imagen de la marca, aumentar la venta de productos y servicios, o tal vez conseguir nuevos interesados a tu propuesta. 

El plan de comunicación externa está vinculado a las relaciones de la empresa con los diferentes grupos de interés como:

• Accionistas

• Proveedores

• Consumidores

• Audiencia en general 

Un plan de comunicación externa no solo dependerá de qué porción de tu público objetivo es el destinatario, sino también el objetivo concreto que deseas alcanzar con tus estrategias comunicativas. Es así como tu plan de comunicación tendrá tantos puntos como creas necesarios para cubrir todas las necesidades de la organización.

Es importante mencionar que un buen plan de comunicación interna va a beneficiar indirectamente en los objetivos de la comunicación externa. Sin una buena gestión de tu equipo de trabajo, será muy difícil que tus ventas crezcan o tu marca se posicione en el top of mind de tu audiencia. 

Además de estos dos tipos de plan de comunicación que se dan en una organización, es importante diferenciar los canales por los cuales se va a dar la transferencia de información. ¡Continua leyendo y entérate de sus características!

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Plan de comunicación digital

Son las acciones que se llevarán a cabo a través de medios digitales, también conocido como plan de comunicación online. Este tipo de plan es ideal para los negocios que tienen un público objetivo que frecuenta estos espacios virtuales, así como aquellos productos o servicios que trascienden la esfera local.

Algunos de los canales digitales más utilizados son:

• Página web de la empresa

• Blog corporativo

• Redes sociales 

• Correo electrónico

• Publicidad digital

Para lograr un plan de comunicación digital exitoso, deberás tener muy en cuenta las funcionalidades que ofrece cada tipo de canal y cuáles son las mejores estrategias para explotar sus bondades. Asimismo, entender qué buscan tus buyer persona en cada canal para ofrecer justo lo que necesitan y no caer en el tan temido spam.

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Plan de comunicación offline

Si no estás en internet, no existes. ¡Pero ojo! No todas las acciones comunicativas que necesita un plan de comunicación deben ser 100% online. Es por esta razón que también deberás tener en cuenta los medios offline.

Estas son las acciones que se desarrollan por medio de los canales tradicionales como el teléfono, las tarjetas de visita, la cartelería, las reuniones corporativas, la televisión, la radio, la prensa e incluso la folletería en la vía pública. 

Este tipo de plan de comunicación dependerá exclusivamente de las necesidades de tu organización y de las características de tu público. Imagina que intentas vender un producto que está especialmente pensado para personas mayores, tal vez las redes sociales no sean tu mejor canal, pero sí un spot de radio. 

Cabe mencionar que los canales no son excluyentes, sino complementarios, ya que al usar ambos espacios logras transmitir los mensajes del plan de comunicación de una forma clara y concisa. 

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Realiza un análisis interno y externo de la empresa

Teniendo en cuenta los tipos de plan de comunicación, el siguiente paso de cómo elaborar un plan de comunicación es conocer cómo está el mercado en el que se mueve tu organización y el funcionamiento de la misma. Para ello, es necesario realizar un análisis externo e interno.

Llevar a cabo un análisis requiere algo de trabajo por adelantado, pero hacerlo te ayudará a ahorrar tiempo a lo largo del año y aumentar la efectividad de tu plan comunicacional. Además, la recopilación regular de estos conocimientos te permite analizar en profundidad la productividad y el rendimiento general de tu equipo.

Por ejemplo, imagina que estás planeando lanzar un nuevo producto en las redes sociales que requiere una comunicación efectiva de tu parte. Esta es la oportunidad perfecta para dar un paso atrás y obtener una visión más amplia de la forma en que actualmente manejas la comunicación.

¿Tus mensajes son coherentes y comprensibles para todos los miembros del equipo? ¿Falta algo que un miembro del equipo notó? ¿Tienes suficientes materiales de marketing y todos los miembros de tu equipo los conocen? Estos son aspectos a los que debes prestar atención antes de diseñar tu plan de comunicación. Si no tienes una comprensión clara de tu situación de comunicación actual, puedes correr el riesgo de no cumplir tus promesas.

En este punto, determina qué problema quieres atacar con tu estrategia y cuáles son las oportunidades de lograrlo. Asimismo, debes entender en profundidad cuál es la situación del público al que diriges tus esfuerzos. Existen herramientas como el modelo de Canvas que te pueden ayudar a visualizar de manera gráfica cuáles son tus objetivos de negocio y en qué aspectos del plan de comunicación debes enfocarte.

Define los objetivos del plan de comunicación

Este punto es muy importante, ya que si no defines bien los objetivos y eres realista en lo que se puede obtener, tu plan de comunicación fracasará. Existen objetivos cuantitativos, por ejemplo, aumentar un 30% las ventas en un minimarket, y objetivos cualitativos, como conseguir una mejor aceptación del público joven.

Para alcanzar cada tipo de objetivo existen estrategias adecuadas, y esto lo hallarás una vez que los plantees de una manera clara y concisa. 

Aspectos para definir los objetivos del plan de comunicación

¿Cómo sabes que el documento que estás construyendo recopila todas las características de un plan de comunicación? A continuación, te contamos cuáles son:

Holístico

Un plan de comunicación debe considerar todas las aristas del negocio u organización. Es decir que no solo debe tener en cuenta el perfil de la marca y el tono de comunicación de los mensajes, sino también el contenido y sus objetivos. Algunas de las preguntas que puedes hacer para evaluar si tu plan es completo son las siguientes:

• ¿Qué queremos decir? 

• ¿Quién debe decirlo? 

• ¿A quién buscamos impactar? 

• ¿A través de qué medios y con qué frecuencia transmitiremos el mensaje?

•  ¿En qué contexto conseguiremos mejor impacto?

• ¿Qué respuesta queremos provocar en nuestra audiencia? 

Analítico 

Para que un plan de comunicación funcione, debe tener un análisis que sustente sus decisiones. De esta manera no solo debes conocer en profundidad a tu buyer persona, sino también tienes que saber cuáles son tus puntos débiles, tus puntos fuertes y tus oportunidades de mejora.  

Para reconocer si un plan de comunicación es lo suficientemente analítico, debes encontrar las razones que sustenten el por qué de las estrategias. 

Estratégico

Un plan de comunicación estratégica debe contar con ciertos objetivos a cumplir, que dependerán de los problemas que quieras resolver y las metas que quieras alcanzar. Para eso, es necesario documentar las maneras mediante las cuales se conseguirán dichos resultados.  

Flexible

Recuerda que los planes de comunicación son guías, y por lo tanto deben ser permeables a cambios en la medida que lo necesiten. Asimismo, deben ser aceptados por toda la organización y fáciles de medir. 

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Conoce a tu público objetivo

Es importante para una organización conocer a qué público se va a dirigir para llegar a ellos de manera más efectiva. Hay varios tipos de público con los que las empresas tratan todos los días, como:

• Personal de la organización

• Medios de comunicación

• Organizaciones gubernamentales

• Clientes

• Inversores o accionistas

Ahora bien, dependiendo del público objetivo de tus mensajes, deberás tener preparados diferentes estilos o tonos en tu plan de comunicación. Definitivamente, utilizarás un enfoque diferente cuando hables con tus inversores en comparación a cuando te dirijas a tus clientes en las redes sociales.

Si quieres hablar con los medios de comunicación, es una buena idea crear un comunicado de prensa que describa tus objetivos. Por ejemplo, puedes implementar un proceso para determinar quién se relacionará con los medios. Esto podría incluir una descripción de lo que dirá o incluso un plan de acción detallado para cada canal de marketing.

Del mismo modo, si tu plan de comunicación se dirige al talento humano, es posible que desees diseñar algún tipo de documento interno para una mayor claridad. Independientemente de con quién planees comunicarte, es vital que todos en tu equipo comprendan claramente todas las prácticas a seguir. Esto asegurará que todos trabajen en conjunto, entregando un mensaje consistente con la estrategia de la empresa.

Factores indispensables de tu público objetivo

Los aspectos más importantes a tomar en cuenta para hacer un plan de comunicación son:

• Edad

• Género

• Nivel de estudios

• Nivel de ingresos

• Lugar de residencia

Para poder obtener esos datos, actualmente, se utilizan las analíticas de las redes sociales de la empresa y las analíticas que te brinda Google. Una vez que los investigues, te recomendamos que pases en limpio los resultados y armes tu propio buyer persona.

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Define el mensaje

Debes definir el mensaje que quieres transmitir al público objetivo en tu plan de comunicación. Procura que sea claro y conciso, con un lenguaje bien adaptado al público y que cumpla las reglas de ortografía.

Ten a la mano los materiales creativos necesarios para comunicar de manera efectiva tu mensaje. Piensa en lo que estás tratando de articular y cómo podrías transmitirlo de la manera más clara y comprensible para tu público objetivo. Una buena estrategia para empezar a redactar el mensaje es responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué quiero transmitir?

• ¿Qué le interesa a mi público?

• ¿Cuáles son sus motivaciones?

• ¿Qué necesidades puedo satisfacer? 

También debes considerar el tipo de contenido. ¿Se debe compartir el mensaje en una reunión, correo electrónico o video? ¿Cómo puede reaccionar la audiencia y hacer preguntas sobre el anuncio? Todas estas son preguntas a tener en cuenta al crear el contenido para las comunicaciones tanto internas como externas.

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Selecciona los canales

Esta parte de cómo se hace un plan de comunicación va ligada al paso de conocer al público objetivo, ya que debes transmitir el mensaje por canales que sean utilizados por el mismo. Es aquí donde entran en juego los canales vistos anteriormente (online y offline).

Por ejemplo, si tu público son jóvenes, debes usar las redes sociales y el Internet, o sea por canales online. En tanto, si quieres ejecutar un plan de comunicación interna, evalúa si un correo electrónico o una reunión es la mejor manera de compartir el mensaje.

Es importante repetir que los canales de comunicación no son excluyentes, por lo cual debes escoger aquellos que sean los más eficientes para tu estrategia. Obtén comentarios de tu audiencia para determinar qué tiene más sentido para tu plan de comunicación.

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Planifica tu tiempo y recursos 

Antes de empezar con el desarrollo del plan de comunicación como tal necesitas estar al tanto de con cuánto tiempo y dinero cuentas para realizarlo.

En pocas palabras, determina qué elementos deben incluirse en tu plan de comunicación. Esto puede variar según la madurez y el tamaño de tu empresa, por lo que es importante ajustar siempre cualquier plantilla o punto de referencia a las necesidades de tu empresa. Para ello, puedes utilizar un planning para poner todos estos datos importantes y que todos en el equipo lo tengan claro. 

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Desarrolla la estrategia que vas a seguir

Este es el momento de al fin decidir que vas a hacer para conseguir los objetivos planteados. El diseño del plan de comunicación dependerá de todos los factores anteriores. Una vez hayas definido todo lo mencionado, estás listo para ejecutar el plan. 

En esta etapa del plan de comunicación es cuando debes definir el “cómo”, es decir, de qué manera vas a lograr tus resultados. Para eso, te recomendamos que elabores una estrategia de comunicación concreta y escribas todo lo que necesitas para lograrla.

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Delega las responsabilidades de cada miembro del equipo

Conocer los pasos necesarios para lanzar un plan de comunicación interna o externa y contar con equipos que participen en el proceso garantizará que tu plan sea escalable.

Documenta los pasos involucrados en la creación de contenido, la distribución y la recopilación de comentarios y compártelos con cualquier equipo que esté incluido en la acción.

En este paso de cómo hacer un plan de comunicación es importante definir roles claros para quiénes participarán en la creación de las comunicaciones y qué partes interesadas deben participar para aprobar los mensajes y el cumplimiento. Durante esta etapa, debes pensar en:

• Quién va a utilizar tu plan de comunicación y participará en su ejecución.

• Cómo se van a entregar los mensajes.

• Cuándo y dónde va a proceder la comunicación.

Hacer esto te permitirá asignar tareas de manera uniforme entre los miembros de tu equipo de acuerdo con sus habilidades y experiencia. Por lo tanto, debes ser sincero y preciso sobre las responsabilidades de cada miembro del equipo. Inclúyelos en el plan de comunicación organizacional y asegúrate de que todos se familiaricen con él.

De esta forma, evitarás malentendidos y todos sabrán perfectamente cuáles son sus funciones. También ahorrarás tiempo, lo que deja espacio para mejorar los flujos de trabajo y potenciar la comunicación general del equipo.

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Mide los resultados obtenidos

Una vez pongas el plan de comunicación corporativa en marcha, es importante ir monitoreando cómo van variando tus indicadores. De esta manera, sabrás si estás cumpliendo los objetivos propuestos. 

Piensa cómo puedes medir el éxito de tu plan estratégico de comunicación con métricas, como alcance, tasas de apertura y participación. Una buena alternativa es recopilar comentarios de tu equipo o clientes sobre cómo mejorar tus mensajes y, si es necesario, realizar cambios para que no corras el riesgo de perder el interés de tu audiencia.

De esa manera, estarás preparado para mejorar continuamente tu estrategia de contenido y mensajes. Si las métricas no van como lo imaginas, ¡entonces haz un cambio de rumbo!

Importancia del plan de comunicación

Es importante hablar de la importancia de tener un plan de comunicación organizacional, tanto interna como externa. Como ya te imaginas, plantear una estrategia comunicativa hacia el interior de un negocio es muy distinto de pensar cómo comunicar el lanzamiento de un nuevo producto a tu buyer persona. 

Una vez que tienes en claro tu objetivo, podrás saber si lo que te hace falta es crear un plan de comunicación para tu equipo y con qué fin, o para tu público externo y en búsqueda de que meta. 

Antes de seguir, es importante que sepas que es muy probable que necesites ambos tipos de planes de comunicación y crear uno no excluye al otro. Por el contrario, se complementan y benefician a tu organización en más de un aspecto. Es por ello que, a continuación, te contaremos cuáles son los beneficios de un plan de comunicación.

Ventajas del plan de comunicación interna

• Permite que los talentos se sienten más incluidos en la organización. Esto es un elemento importante, ya que los planes de comunicación permiten que la información de distintas áreas llegue a todos en la empresa. Asimismo, si existen cambios o novedades todos podrán estar al tanto. 

• Mantiene a los equipos motivados. En relación al punto anterior, un buen plan de comunicación interna va a generar que se forme un sentimiento de fidelidad y una disminución en la rotación de personal. 

• Mejora la eficiencia en la empresa. Definitivamente, si se ejecuta un buen plan de comunicación interna, todos lograrán recibir y entender la información respecto a lo que deben hacer. Asimismo, esto les permitirá hacer su labor a gusto tanto de forma individual como en equipo.

• Aumenta las oportunidades de mejora. Por medio de un plan de comunicación efectivo, conseguirás más puntos de vista sobre la gestión de la marca e identificarás posibles mejoras. Ellos son quienes la conocen mejor y estarán dispuestos a dar su opinión.

• Proyecta una buena imagen y fortalece la marca si se trabaja desde dentro. Un plan de comunicación interna potencia la marca empleadora o, en inglés, Employer Branding. Entendido como “una estrategia que combina el marketing y los recursos humanos para posicionarse en el mercado laboral”. 

Ventajas del plan de comunicación externa

• Te ayuda a conocer los recursos que necesitas para cada acción y reducir los costes de tu empresa. El que exista un plan estratégico de comunicación con el cliente externo te permite identificar bien qué es lo que quieres y ser más eficiente con las inversiones que generas.

• Tener un plan de comunicación externa te permitirá analizar y reenfocar la estrategia actual de la marca. Además de localizar los posibles errores que se estén cometiendo y mejorar la consecución de los objetivos.

• Conocer mejor a tu público objetivo. Mediante una investigación de mercado, un mensaje y las acciones adecuadas, incrementará la cuota de mercado y podrás fidelizar a tus actuales clientes.

• Al poner en marcha las acciones, ya sabrás qué ha funcionado anteriormente y lo que no. Un plan de comunicación externa te ayudará a tener una guía y a mejorar la eficacia de tus estrategias, ya que podrás realizar un seguimiento y contemplar el análisis de los resultados.

• ¡Ganarás en visibilidad! Similar a un plan de marketing digital, una vez en marcha, con el plan de comunicación mejorarás la reputación de la marca, generarás más confianza a tus nuevos clientes y conseguirás más tráfico en tu web.

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Ahora ya conoces cómo hacer un plan de comunicación interna o externa y por qué necesitas uno en tu organización. Recuerda que un plan de comunicación efectivo generará un valor agregado a tu empresa y te permitirá crear un vínculo humano con tus talentos y tus clientes. 

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