Hablar de Kanban es hablar del sistema de producción más importante, eficiente y efectivo de las últimas décadas y, cada día, son más las empresas que utilizan la metodología Kanban como elemento principal para el control armónico y fluido en la producción.

Cada miembro dentro de la compañía desarrolla una función específica y determinada pero, muchas veces, al no poseer un control o un sistema de seguimiento y monitoreo de las tareas, se generan retrasos innecesarios y la acumulación de trabajo en un solo departamento. Y para esto está Kanban, para evitar este tipo de situación.

En este post, no sólo te enseñamos qué es Kanban y para qué sirve, también te aclaramos su importancia, cómo y cuándo utilizar la metodología Kanban y sus ventajas y desventajas.

Pero, ¡espera! Antes de empezar con nuestra guía de Kanban, tenemos que saber qué son las metodologías ágiles. 

¡Acompáñanos!

¿Qué son las metodologías ágiles?

Una metodología ágil es aquella herramienta o sistema que permite adaptar esta nueva forma de trabajo a las exigencias de un determinado proyecto, cumpliendo con todos los requerimientos necesarios para el perfecto desarrollo del mismo.

Con las crisis sanitaria generada por la llegada del COVID-19, muchas empresas se vieron en la obligación de mantener un sistema de trabajo remoto, al cual no estaban acostumbrados. Esta nueva modalidad de trabajo trajo consigo retos en el seguimiento y la gestión de sus equipos de trabajo, retos que están siendo superados gracias a las metodologías ágiles.

En esencia, estas metodologías ayudan a las compañías a gestionar sus proyectos de una manera eficaz, reduciendo pérdidas y costos excesivos en su producción, al tiempo que ayuda a las empresas a adaptarse a los cambios constantes del mercado. Esta manera de adaptarse y moldear sus equipos de trabajo a las exigencias del proyecto se le conoce cómo agilidad empresarial.

Como bien menciona la profesora Andrea Castañeda de nuestro  curso online de herramientas ágiles para la gestión de equipos, “las metodologías ágiles no consisten en hacer las cosas más rápido, con mayor documentación o usando muchos sticky notes en el espacio de trabajo”. Entonces, las metodologías ágiles es un trabajo en conjunto, que fomenta la colaboración y compenetración de los equipos de trabajo. 

Es momento de dedicarnos al tema central de nuestra nota: Kanban.

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¿Qué es la metodología Kanban?

La organización, segmentación y el seguimiento de un proyecto son los pilares fundamentales del éxito de una compañía y Kanban es una de las herramientas más completas para conseguir una concordancia entre todos los miembros de un equipo de trabajo y las asignaciones correspondientes a cada integrante.

Pero, ¿qué significa la palabra Kanban y de dónde procede? El significado de la palabra Kanban, según el portal especializado Forbes, significa "señal visual" o "tarjeta visual" y el concepto fue creado por Toyota en la década de 1940. 

Teniendo esta definición de Kanban, podemos hacernos una idea de lo que es esta metodología de organización y seguimiento. 

Kanban es un sistema basado en el término “Just In Time”, que utiliza un sistema visual para que los equipos de trabajo puedan administrar y organizar:

• Las distintas etapas a cumplir en el proyecto.

• El flujo de trabajo. 

• La comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo y del proyecto.

• El progreso del proyecto. 

Este software de gestión empresarial, además de generar una cohesión y perfecta sincronización en los equipos de trabajo, permite cumplir las necesidades de los clientes de manera rápida y eficiente, así como dar abasto a las exigencias del mercado.

Ya tienes una definición más completa acerca de Kanban, así como una idea de cómo puede ayudarte a gestionar los grupos de trabajo de tu compañía. Ahora, es momento de que conozcamos más a profundidad este software.

¿Para qué sirve Kanban?

La metodología Kanban es más que una simple pizarra. Sea en digital o físico, Kanban es el recurso ideal para gestionar tu empresa y tus equipos de trabajo de manera práctica y sencilla.

El trabajo híbrido en la actualidad es la nueva normalidad y, con la ayuda de este sistema, tus proyectos y asignaciones podrán realizarse sin perjudicar tu empresa, su rendimiento y valoración por parte de los clientes. Por lo tanto, Kanban es la solución a todos esos problemas mencionados.

Esta metodología se caracteriza por poseer unos principios únicos y específicos que la hacen sobresalir del resto de sistemas pertenecientes a las ya mencionadas metodologías ágiles.

Kanban está diseñado para realizar tareas pendientes, así como dar un seguimiento detallado a cada una de las asignaciones y, para cumplirlas de manera eficaz, el sistema Kanban, de acuerdo con el portal especializado Medium, posee 6 prácticas constantes para garantizar el éxito. 

1. Visualización del flujo de trabajo

Tener una constante visualización de lo que es el workflow y el progreso de cada una de las tareas a cumplir, desde su pedido del proyecto hasta la entrega al cliente, te ayudará a corregir posibles errores a tiempo, evitando pérdidas y retrasos. 

2. Límites de trabajo también conocido como límite WIP

Establecer un límite de trabajo mediante tarjetas permite observar la cantidad de trabajo asignado a cada departamento, evitando así el multitasking o la carga excesiva de trabajo a una sola área. 

3. Workflow

Para el correcto funcionamiento del flujo de trabajo, las tareas deben ser asignadas a las personas con las capacidades, la experiencia y disponibilidad.

4. Pautas claras

Así como las cuentas claras entre amigos conservan las amistades, las normas y directrices deben ser entendibles, para completar satisfactoriamente las asignaciones.

5. Feedback

Al hablar de lo que es retroalimentación, debemos decir que es el pilar fundamental de un equipo de trabajo exitoso y productivo y, con Kanban, el feedback lo podrás realizar de manera rápida en la sección de comentarios.

6. Continuo aprendizaje

La metodología Kanban permite que los miembros del equipo de trabajo posean una visión en conjunto sobre la resolución de un problema.

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Características de Kanban

Este sistema de gestión y organización de tareas posee unas características esenciales que todo líder de equipo y project manager debe conocer, para sacar el máximo provecho de esta metodología. 

A continuación, te presentamos 7 características principales de Kanban: 

1. Asignación de tarjetas a personas

Kanban board es una herramienta colaborativa, no es para el uso de una sola persona. Esta asignación de tarjetas te permitirá invitar a todos los miembros participantes del proyecto y asignar tarjetas específicas para cada uno de ellos. Así como tener acceso al panel general del proyecto.

2. Notas y comentarios

Los integrantes del proyecto tienen un apartado para realizar comentarios, dejar notas y sugerencias a los demás participantes del proyecto. Esto ayuda a mejorar la comunicación entre los compañeros de equipo.

3. Movilidad de tarjetas

Las tarjetas de Kanban poseen un flujo continuo entre las listas de tareas, entre más avanzada esté en una etapa, mayor será su importancia, es decir, las tarjetas están en continuo movimiento, avanzando de una etapa a otra según su progreso y nivel de realización. 

4. Listas de control

Las tarjetas de Kanban poseen una o más listas de verificación, lo que permite observar en qué etapa se encuentra el proyecto.

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5. Límite de avance

Kanban permite controlar el número de tareas que se incluyen en una lista, de esta manera se limita la cantidad de tarjetas por columna, evitando así la acumulación de trabajo.

6. Etiquetado

Las etiquetas son útiles para informar al grupo de trabajo o a la persona asignada la tarjeta, la dificultad de la tarea o incluso si dicha tarea debe ser realizada en conjunto con un compañero del grupo de trabajo.

7. Fecha de vencimiento

El software de Kanban permite establecer plazas en las tarjetas para la realización de esta tarea en un periodo de tiempo establecido, enviando notificaciones y recordatorios de la fecha de entrega. 

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Ventajas y desventajas de Kanban

Si después de saber para qué sirve Kanban y sus características no estás completamente convencido de que esta metodología es la ideal para ayudarte a manejar tus equipos de trabajo, es momento de conocer sus ventajas y desventajas.

Ventajas de Kanban

Como puedes ver, el método Kanban dispone de muchas virtudes. Pero apenas has visto la punta del iceberg.

¿Quieres conocer algunas de las principales ventajas, que distinguen a Kanban de las otras metodologías? Este es tu momento, pues te las presentamos a continuación:

• Reducción de pérdidas: También conocido como el principio YAGNI (no vas a necesitarlo, la traducción del inglés “You Aren't Gonna Need It”), este pensamiento envía a un segundo plano todas aquellas tareas que no son esenciales para completar el proyecto, es decir, prioriza las actividades principales del proyecto.

• Calidad: Kanban tool no premia la rapidez, premia la calidad. Su estructura elimina el margen de error y te ayudará a completar las tareas a tu ritmo, sin presiones, siempre y cuando se mantenga en los márgenes de tiempo establecidos.

• Mejora continua: Así como Kanban se enfoca en calidad, también ayuda a los equipos de trabajo a mantener un ritmo de trabajo-aprendizaje, enseñando a los empleados dónde mejorar continuamente en los proyectos.

• Flexibilidad: Este sistema autónomo de gestión te permite organizar las actividades y/o tareas entrantes al servidor, dependiendo de la urgencia o necesidad del momento.

• Transparencia: cada integrante del equipo de trabajo tiene pleno conocimiento de su rol a desempeñar dentro del proyecto, así cómo el progreso del mismo.

• Mejor planificación: al tener un pleno conocimiento de las tareas asignadas a cada miembro del grupo, se mejora la planificación, reduciendo los tiempos de entrega.

Desventajas de Kanban

Llamar a estas características como desventajas sería mancillar el nombre de Kanban, desafortunadamente debemos hacerlo, pero tranquilo, no son tan graves como parece.

• Fluctuaciones de la demanda: el software de Kanban está diseñado para un control y manejo de asignaciones, sin embargo no posee métodos de anticipación en caso de fluctuaciones del mercado dónde aumente exponencialmente la demanda.

• Volumen de trabajo: una división no equiparada del mismo puede generar retrasos innecesarios en el avance o culminación de los proyectos.

• Tiempos cortos: Kanban no funciona con ciclos de trabajo de larga duración, es decir, su funcionamiento es para proyectos a mediano y corto plazo.

¿Cómo funciona el tablero Kanban?

Kanban es una de las herramientas más populares de las metodologías ágiles, no solo por las características mencionadas anteriormente, sino también por poseer una interfaz sencillamente fácil de usar, actualizar y asumir como un miembro más del equipo de trabajo.

Un tablero Kanban es una herramienta que permite visualizar las distintas tareas asignadas al grupo de trabajo, así como optimizar y potenciar el flujo de trabajo y comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo.

Los tableros Kanban trabajan mediante la asignación de tareas a cada uno de los integrantes del equipo de trabajo. Como mencionamos anteriormente, la palabra Kanban hace referencia a tarjetas visuales, un aspecto visual que permite una gestión de las tareas de una manera sencilla y rápida.

No importa si utilizas un tablero Kanban de manera digital o tienes un enorme pizarrón en la oficina, la función es exactamente la misma: garantizar un flujo de trabajo continuo y visible para todo el equipo de trabajo. 

Este flujo de trabajo en los tableros Kanban básicos está representado por tres columnas principales. Sin embargo, estas columnas pueden variar en número dependiendo de los objetivos del proyecto, el tamaño, su estructura y los integrantes del grupo de trabajo. 

Las tres columnas principales de los tableros Kanban básico son: 

• Por hacer - To Do: como su nombre lo indica, en esta sección se podrán visualizar todas las tareas a realizar.

• En curso - Doing: en esta segunda columna veremos el progreso de cada una de las asignaciones del proyecto.

• Hecho - Done: la última y más importante, la sección de realizado, dónde conseguiremos las tareas completadas.

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Esta es solo la punta del Iceberg del mundo de la gestión empresarial y la metodología Kanban, pero recuerda que el objetivo principal de Kanban es la gestión de las tareas asignadas a tu grupo de trabajo, es decir, cada participante tiene un rol a desempeñar en cada proyecto. 

Si lo que estás buscando es una manera de aumentar la eficiencia y productividad de tu compañía a través de metodologías ágiles, los tableros Kanban son la mejor herramienta para lograrlo.

¿Conocías esta herramienta manejo, gestión y monitoreo de equipos de trabajo? Esperamos que, con esta pequeña guía sobre la metodología Kanban y cómo puede ayudarte a tener grupos de trabajo más compenetrados y productivos, para llevar tu empresa al siguiente nivel. 

Si quedaste sediento de conocimiento y te interesa aprender más sobre la gestión empresarial y sobre Kanban en sí, el manejo de equipos de trabajo y las metodologías ágiles, te invitamos a inscribirte en nuestros cursos online de gestión de equipos, con los que impulsarás el crecimiento de tu empresa. ¡Éxito!