Si trabajas con proveedores externos, debes entender qué es una orden de compra. La comunicación dentro de una empresa es esencial para asegurar el correcto funcionamiento tanto interno como externo.

Entre todo el ruido, en ocasiones se puede llegar a perder el paper trail, es decir, los documentos y papeles para respaldar las operaciones del negocio. Para evitar que esto suceda, es importante que todo esté respaldado y detallado tanto de forma digital como de forma física cuando sea posible. Para que esto suceda, es necesario tener todos los documentos legales en orden. 

Si tu empresa o negocio trabaja de la mano con otros colaboradores una orden de compra es un documento que forzosamente necesitas. No quieres tener que lidiar con auditorías que soliciten ver órdenes de compra que evidencien tus procesos de compra y venta. Además, entendiendo qué es una orden de compra y cómo hacer una, le harás la vida más fácil a tus equipos internos de control y de contaduría. 

Esto te ayudará a gestionar de mejor manera los procesos y proyectos. 

Existen distintos tipos de órdenes de compra que debes tener en cuenta en tu empresa, pero antes de entender cuáles son, entendamos qué es una orden de compra. 

¿En qué consiste una orden de compra?

Una orden de compra, también conocida como orden de pedido, es un documento legal entre un comprador y un vendedor que da información detallada acerca de un producto o servicio a ser brindado. Dentro de una orden de compra se especifican los productos a ser entregados, la fecha de entrega, el costo y cualquier otro detalle acerca del pedido. 

Al final del día, una orden de pedido es un contrato entre un proveedor y un cliente donde se garantizan los servicios a ser proporcionados por el proveedor, así como la forma en la que se darán éstos. Debes saber que existen distintos tipos de proveedores, pero el procedimiento se mantiene igual.

Le es útil a ambos bandos, ya que al comprador le da la seguridad de que su pedido tendrá tales características y será entregado en cierto tiempo. Por otro lado,  el proveedor sabrá los detalles de lo qué tiene que hacer para el cliente. 

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¿Para qué se usa una orden de compra?

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Ya que conocemos qué es una orden de compra, entendamos más a detalle para qué nos sirve. 

Una orden de compra sirve para detallar un producto o servicio qué se compró. Este documento incluye detalles sobre el producto adquirido, la fecha de compra y su precio. . Una orden de compra detalla las necesidades del comprador y las expectativas que se esperan del proveedor. 

Al ser un documento legal, una orden de compra se usa para proteger al proveedor del comprador en caso de que éste se rehúse a pagar el monto establecido, y viceversa. También, protege al comprador si el proveedor no cumple con la entrega de los bienes en tiempo y forma. 

Además de esto, una orden de pedido ayuda a eficientar el proceso de compra-venta entre ambos lados para futuras ocasiones. Y para la empresa, les sirve para agilizar y documentar los procesos internos y tener los documentos correctamente identificados para cumplir con auditorías y otros procedimientos legales. 

Ahora que entiendes  qué es una orden de compra y para qué  sirve, conozcamos cuáles son los tipos que existen. 

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Tipos de orden de compra

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De acuerdo al portal Accounting Capital, existen cuatro tipos principales de orden de compra. 

1) Orden de compra estándar

Una orden de compra estándar, normalmente, se utiliza para pedidos de una sola vez o fuera de lo común. Como dijimos, esta orden de pedido detalla las especificaciones del pedido, el costo y tiempo y forma de entrega. 

Por ejemplo, un bar puede comprar sillas y mesas para su establecimiento. Si todo sale bien, esta compra debería darse una sola vez. 

2) Orden de compra planificada

Al igual que una orden de compra estándar, este tipo de orden de compra contiene los detalles del pedido. La diferencia es que en este tipo de orden de pedido, los datos para el pago y la entrega son tentativos. 

La orden de pedido puede salir adelante y, una vez que se conocen las fechas y costos exactos, estos se cambian. 

3) Orden de compra abierta

Este tipo de orden de compra se usa cuando un comprador accede a comprar bienes o servicios de un vendedor específico  sin establecer una cantidad exacta. 

Por lo general, se utiliza para compras repetitivas de un vendedor, pueden ser materiales e insumos básicos. En el ejemplo de nuestro bar, esto podrían ser las servilletas del lugar. 

4) Orden de compra por contrato

Una orden de compra por contrato específica los detalles del proveedor, así como los términos de pago y entrega. Dicho esto, los productos a entregar no son detallados. Este tipo de orden de pedido sirve para establecer una relación comercial entre el comprador y el vendedor. Si el comprador va a hacer un pedido, puede referirse a la orden de compra por contrato para asegurar la forma y costo del pedido.

Ya que conocemos los tipos de orden de pedido que existen, conozcamos cuáles son los elementos de una orden de compra para que tengas claros todos los conceptos de este término. 

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Elementos de una orden de compra

Dependiendo del pedido, una orden de compra puede tener distintos elementos, pero en general, está compuesta por los siguientes:

1) Información del comprador y vendedor

En esta sección de la orden de pedido, se encuentra la información general de ambas partes, como lo puede ser el nombre y la dirección en la que se hará la entrega. Con esto, se facilita la identificación de ambos lados y se establece una comunicación fluida. 

2) Datos de entrega y facturación

Este elemento específica la dirección en donde se entregarán los productos, así como la dirección de facturación. En muchos casos, estas direcciones son las mismas, pero en caso contrario, debe aclararse en el documento.

3) Fecha y número de orden de compra

Un elemento muy importante para entender lo que es una  orden de compra, es el número de orden y la fecha en la que se hará la entrega. Esto facilitará la identificación de los documentos y será más fácil dar seguimiento a las órdenes de pedido de un negocio. 

4) Notas y observaciones

Cualquier nota adicional para explicar detalles del envío. Esto puede ser el peso del envío, la cantidad, precios y cualquier otro comentario adicional. 

5) Firma o sello de autorización

Por último, toda orden de pedido necesita especificar quién autoriza la compra. Esto puede ser mediante una firma, un sello oficial o ambos. Con esto, será más fácil identificar a los responsables en este proceso. 

Ahora que conocemos qué es una orden de compra, los tipos que existen y sus elementos esenciales, veamos cómo puedes hacer la tuya.

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¿Cómo hacer una orden de compra?

Conociendo lo que es una orden de compra, veamos los 5 pasos para hacer una:

1) Envía la solicitud

Cuando un negocio necesita realizar una compra, primero es necesario solicitarla  al departamento de compras. Aquí se detalla lo qué se necesita adquirir y por qué. Sin la autorización, la orden de compra no puede proceder. 

2) Localiza el proveedor

Una vez aprobada la solicitud, el departamento de compras se encarga de encontrar al proveedor más adecuado para esta compra, así como conseguir la autorización financiera. Por tal motivo, es importante que sepas cómo seleccionar proveedores para que tus flujos de trabajo sean óptimos. 

3) Confirmación de orden

Una vez que el proveedor seleccionado confirma que puede cumplir con el pedido en tiempo y forma, se hace la aprobación de éste. 

4) Entrega

Con todos los documentos y solicitudes autorizadas, se procede a esperar la entrega del pedido acordado. Una vez que el pedido ha sido entregado, se revisa que las cantidades y detalles sean los correctos. 

5) Pago

Una vez que se haya hecho la entrega del producto, se realiza el pago al proveedor. En algunos casos, un proveedor puede pedir un anticipo, por lo que se le realiza un porcentaje del pago antes de la entrega. Es importante detallar esto en la orden de compra. 

La siguiente vez que tengas que hacer una orden de compra, procura seguir estos pasos. 

Ahora, ya sabes qué es una orden de compra, los tipos que existen, de qué están compuestas y cómo se hace una, lo último que falta es ver algunos ejemplos de órdenes de compra. 

Ejemplos orden de compra

Ejemplo 1

Este es un formato de una orden de compra. Incluye los nombres de las compañías involucradas (company name) y sus datos: dirección, teléfono, etc. (address, phone), fecha y número de orden (date, P.O (Purchase Order) number), notas e instrucciones (notes and instructions), y un espacio para la firma y autorización (authorized signature). 

Veamos un ejemplo de una orden de compra rellenada:

Fuente: WordPress

Ejemplo 2

Esta orden de compra es una orden de compra estándar. Cumple con todos los requisitos: nombres y datos, datos de entrega, fecha y número de orden, notas e indicaciones y firma o autorización. 

Fuente: BlogSpot

Ejemplo 3

Esta es una orden de compra de productos, donde el vendedor (proveedor) es Papelería Universal y el comprador es Servicios Editoriales SA con dirección de entrega Av. de la Unión #4 en la delegación Benito Juárez en la Ciudad de México. La fecha es 9 de septiembre de 2020 con el número de orden de compra 45. La orden desglosa el pedido con descripciones y número de artículos y finalmente incluye la firma de autorización. 

Fuente: WordPress

Bien, ahora conoces todo sobre las órdenes de compra. Conoces qué es una orden de compra, sus elementos, los tipos que existen, cómo hacer la tuya y viste esto reflejado en algunos ejemplos. Sea que estés en el departamento de compras o simplemente necesitas nuevos materiales e insumos, ya cuentas con el know how para hacer tu propia orden de compra. Si aún no sabes con seguridad qué formato utilizar, puedes descargar este formato de orden de compra para que tengas una idea sobre cómo empezar a utilizar la tuya. 

La próxima vez que te topes con una orden de compra en la oficina, sabrás cómo lidiar con ella.