¿No sabes qué es un plan de trabajo? ¿Sientes que les falta planificación a tus proyectos? Sabemos que planificar un proyecto no es fácil, más aún si no tenemos claro por dónde empezar. Por ello, tener un plan de trabajo es importante, pues ahorrarás tiempo y recursos.
Un plan de trabajo de un proyecto es la guía de ruta que te ayuda a planificar tu proyecto con anticipación, teniendo claros todos tus objetivos y los tiempos para alcanzarlos con una perspectiva real.
Hoy, te contaremos todo lo que debes saber sobre esta herramienta y por qué es importante en la gestión de proyectos.
Comenzaremos explicando qué es un plan de trabajo y podrás conocer todas sus características, los beneficios asociados con su aplicación y cómo elaborar un plan de trabajo para tu emprendimiento o negocio.
A la vez, al final de esta guía, te daremos algunas herramientas prácticas para que puedas realizar todos tus planes de trabajo en Word y Excel sin problemas.
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Fomenta la toma de conciencia de la situación actual de la empresa
Desde una perspectiva conceptual, un plan de trabajo puede definirse como una herramienta documental que permite organizar la información necesaria para realizar un proyecto de trabajo.
De este modo, saber qué es un plan de trabajo posibilita el establecimiento de los objetivos a alcanzar, junto con las acciones específicas que tendrán que realizarse en un momento dado para alcanzarlos.
Como consecuencia, se puede planificar las tareas en forma más eficiente y clara para todo el equipo de trabajo.
Así, una de las principales ventajas de realizar un plan de trabajo para tu negocio o emprendimiento es determinar cuál es el estado general actual de tu compañía. De hecho, conocer qué es un plan de trabajo implica percatarse del estado de situación real mediante datos mensurables, a partir de las KPI centrales de una organización.
Al respecto, de acuerdo con un análisis de Forbes, la planificación de trabajo estratégica es esencial para poder recopilar la información necesaria, con la finalidad de alcanzar el equilibrio entre la organización y el contexto. Solamente así, es posible obtener las metas que la empresa se ha propuesto para ser rentable.
Dentro de este contexto sobre qué es un plan de trabajo, te aconsejamos llevar a cabo un análisis DAFO. Al delimitar las amenazas, debilidades, oportunidades de mejora y fortalezas en relación con el contexto y el interior de tu negocio, podrás optimizar tu plan de trabajo.
Fuente: Pexels
Determina el enfoque de tu proyecto
Continuando con nuestra guía acerca de qué es un plan de trabajo, es fundamental definir el alcance de tu proyecto para poder iniciar y plantear un plan de trabajo más aterrizado. Para determinarlo, te debes preguntar qué quieres lograr y a quiénes beneficia la planificación de trabajo que vas a realizar.
Luego, es recomendable resaltar los puntos que no están incluidos en el alcance para que los tengas claro en todo el proceso de desarrollo de tu plan de trabajo.
También, si quieres saber qué es un plan de trabajo, recuerda que en la gestión de proyectos, se debe comenzar a lo grande y reducir el enfoque de tu plan de trabajo. De esta forma, empezarás desde lo macro e irás reduciendo posibilidades hacia lo micro, en base a tus recursos y otros factores externos.
Promueve la evaluación de tus recursos disponibles
Para seguir profundizando en qué es un plan de trabajo, es imprescindible definir cuál será el presupuesto disponible para llevar a cabo todas las acciones que incluyas en esta guía proyectual. Es decir, deberás analizar:
- Cuánto dinero disponible tienes para invertir
- Constatar si posees el suficiente capital financiero
- Evaluar si deberás contratar capital humano extra.
Este tipo de preguntas variará en función del área económica en la que te especialices como empresa y del proyecto y plan de trabajo que tengas en mente.
Al mismo tiempo, si quieres conocer a la perfección, qué es un plan de trabajo, ten presente que no tendrás control directo sobre tus recursos a la hora de realizar tus planes de trabajo. Por ejemplo, algunas personas se desempeñan mejor que otras y eso no se puede controlar desde un inicio. En este aspecto, al comenzar un programa de trabajo, analizar los riesgos es clave.
Fuente: Pexels
Perfecciona tu organización como compañía
Todos los planes de trabajo están conformados por distintas fases; y durante cada una de ellas, pueden surgir avances o retrocesos a partir del alcance de los objetivos.
Pero para poder visualizar el avance y retroceso de tu estrategia proyectual, es fundamental que conozcas qué es un plan de trabajo y que lo consideres un documento guía a lo largo de todo el proceso de realización de tu proyecto.
Tener las ideas organizadas en un modelo de plan de trabajo es el paso principal para lograr tus objetivos al planificar tus tareas; y asimismo, para efectuar los ajustes necesarios durante la transición de cada etapa.
Fuente: Pexels
Un plan de trabajo te ayuda a establecer objetivos
Avanzando un poco más en este artículo sobre qué es un plan de trabajo, debemos mencionar que esta planificación permite esclarecer y repensar los objetivos de tu proyecto. Por ello, es recomendable realizarlo junto a tu equipo de trabajo para que todos puedan ser parte del proceso.
Recuerda que para establecer objetivos, debes verificar que comulguen con la misión y visión de la empresa o proyecto. Con ello, lograrás ir por la dirección correcta.
Al conocer qué es un plan de trabajo, ten presente que una de las herramientas que puedes utilizar para el planeamiento de objetivos es la perspectiva SMART. Este diseño de objetivos trata de responder a una metodología especial, en dónde los objetivos deben ser:
- Simples
- Medibles
- Alcanzables
- Reales
- Tiempo preciso
Fuente: Pexels
Optimiza la toma de decisiones
Por otra parte, en este análisis sobre qué es un plan de trabajo, no podemos dejar de aludir a la forma en la que esta herramienta de planificación de proyectos mejora la toma de decisiones de una compañía.
En efecto, el poder visualizar toda la información en un mismo sitio a través de un documento formal, permite conocer el estado general de situación. Y a la vez, permite constatar qué tipo de acciones se deben tener en cuenta para modificar y alcanzar las metas que se desean.
Es un recurso para convencer a potenciales inversionistas
Hasta ahora, hemos hablado sobre qué es un plan de trabajo desde la perspectiva interna de una organización. Pero la planificación de trabajo también es útil a la hora de emprender cualquier tipo de contacto comercial con potenciales clientes.
Por ejemplo, si estás a cargo del sector comercial de una empresa y necesitas captar nuevos clientes, realizar un plan de trabajo puede ser una excelente opción. Así, podrás llamar su atención y mostrarles un panorama ideal y posible al emprender un determinado negocio.
En conclusión, conocer qué es un plan de trabajo será el primer paso para convencer a futuros inversionistas y/o patrocinadores. Esto es bastante importante, pues ellos deben estar seguros de que tu proyecto de trabajo será sostenible y con objetivos claros.
Fuente: Pexels
Posibilita una buena gestión empresarial
Al saber qué es un plan de trabajo y una vez que tu proyecto de trabajo haya comenzado, deberás monitorear el progreso de las actividades, las entregas y todo lo que afecte a tu proyecto.
De acuerdo con Sergio Cardona, administrador de empresas, especialista en gerencia comercial y docente a cargo de nuestro curso online de Plan de negocios desde cero: “Para tener suficiente claridad a la hora de emprender un negocio, se requiere un plan de negocios desde cero, crear estrategias efectivas y generar un valor en el mercado”.
Es recomendable establecer KPI para poder medir los resultados de tus actividades. Esto es esencial pues es la mejor forma de analizar el desempeño de tu proyecto.
De este modo, saber qué es un plan de trabajo y realizarlo permite ahorrar tiempo y medir el progreso de tu proyecto.
Así, teniendo una planificación de trabajo clara, podrás medir el proceso de tu proyecto de forma más eficiente. Es decir, al tener ciertas metas propuestas, si no las cumples, podrás mejorar y buscar soluciones rápidamente.
Mejora la comunicación con tu equipo de trabajo
Otro aspecto clave en la gestión de proyectos es la comunicación. Cuando ya sepas qué es un plan de trabajo y después de obtener la aprobación de tu plan de proyecto, deberás reunir a tu equipo para hablarles sobre el plan de trabajo e informarles sobre los detalles.
Según un estudio de INFOBAE, la forma en la que se intervinculan los integrantes de un equipo de trabajo es central para alcanzar los resultados que se esperan. Incluso, las personas que interdependen positivamente de sus compañeros de equipo llegan a las metas propuestas con mayor eficiencia, que si lo hicieran en forma individual.
Para ello, debes incentivar la participación, establecer reuniones periódicas, entre otras estrategias, para mejorar la comunicación interna y evitar malentendidos a futuro.
Resumiendo, en este análisis sobre qué es un plan de trabajo, debemos destacar la importancia que tiene la planificación de trabajo a la hora de comunicar decisiones y organizar reuniones. Y también, para cada uno de los participantes que integran un grupo de trabajo empresa, ya que podrán informarse sobre la división de las tareas en cada una de las fases de planificación de los proyectos de trabajo.
Fuente: Pexels
Herramientas para realizar un plan de trabajo para tus proyectos
Después de explicarte qué es un plan de trabajo, ahora viene lo práctico. Si tienes dudas de cómo hacer un plan de trabajo sencillo, te lo explicamos paso a paso.
En este caso, realizaremos el plan de trabajo en Word y en Excel. Todo, a partir de plantillas que hemos diseñado especialmente para tus planes de trabajo y que podrás descargar en forma gratuita en esta sección.
Plantilla de plan de trabajo en formato Word
Ahora que ya sabes qué es un plan de trabajo, en esta plantilla de plan trabajo de Word, podrás establecer cada una de las actividades que componen tu plan de trabajo con la fecha establecida para su cumplimiento; y fijar una matriz de resultados.
Para que sepas cómo utilizarla, a continuación, te damos una serie de pasos para que tengas en cuenta:
1. Primero, antes de empezar a realizar tu plan de trabajo en Word, es recomendable que tengas un borrador con los datos más importantes del proyecto, para que los puedas colocar de forma más rápida.
2. Luego, debes completar dos cuadros. El primero será el cuadro de las actividades de tu proyecto, el cual debe tener como columnas, el número de fases que tiene tu proyecto. En cuanto a las filas, deberás colocar las actividades que tienes pensado realizar en tu plan de trabajo.
3. También, es recomendable colocar un “deadline” o fecha de término a cada etapa del proyecto de trabajo para que puedas saber cuándo medir tus resultados. Siempre será una fecha tentativa, pero te servirá para ordenar tus tiempos.
► Descargar la plantilla de plan de trabajo en formato Word
Fuente: Crehana
4. Luego, debes rellenar una matriz de los resultados esperados del proyecto de trabajo. Estos te servirán como indicadores para medir el desempeño de tu planificación.
5. Asimismo, puedes colocarle un título a cada fase del proyecto para que sea más personalizado.
Fuente: Crehana
Plantilla de plan de trabajo en formato Excel
Al saber qué es un plan de trabajo, ya puedes realizar tus proyecciones laborales por medio de esta plantilla que hemos diseñado en forma personalizada para ti.
Se trata de una herramienta descargable gratuita en Excel, que contiene las siguiente secciones, para que puedas llevar a cabo todos tus planes de trabajo sin inconvenientes:
- Actividad
- Objetivo a alcanzar
- Persona responsable
- Fecha de inicio y fecha final
- Recursos
- Resultados
► Descargar la plantilla de plan de trabajo en Excel
Fuente: Crehana
Diagrama de Gantt en Excel para diseñar tu plan de trabajo
En esta guía sobre qué es un plan de trabajo, no queremos dejar de destacar la importancia de utilizar el diagrama de Gantt. Esta es una forma práctica y visualmente útil de proyectar todos tus planes de trabajo.
En esta plantilla de Excel, que puedes descargar de manera gratuita al finalizar este apartado, tendrás la posibilidad de detallar con precisión, las siguientes variables:
- Actividades que integran tu plan de trabajo: aquí, se deben colocar todas las acciones que se necesitan para elaborar el plan de trabajo.
- Fechas de inicio y finalización de tu proyecto: se coloca el momento en el que se comenzará y finalizará el proyecto de trabajo.
- Duración de cada una de las tareas que componen tu plan de trabajo.
- Agrupamiento de las actividades a través del establecimiento de etapas: acá, se establece el orden de las tareas, ya que se busca mejorar la organización y focalizarse en un patrón secuencial que estructure el plan de trabajo.
- Gestión de la planificación del trabajo en función de los avances y retrocesos.
► Descargar plantilla de diagrama de Gantt en Excel
Fuente: Crehana
Como verás, saber qué es un plan de trabajo y ponerlo en marcha te brindará la posibilidad de visualizar tus proyectos de trabajo, con sus objetivos, para poder alcanzarlos y optimizar tu productividad como empresa.
Puedes tener todos los recursos económicos, capital humano, un buen producto y/o servicio, pero si no tienes planes de trabajo para llevar a la práctica tus acciones de negocio, tu compañía no tendrá el rendimiento que esperas.
Aplica los conocimientos que te hemos dado en este artículo sobre qué es un plan de trabajo y tus metas podrán ser una realidad tangible. A la vez, te recomendamos que complementes estos conceptos teóricos con la formación educativa de nuestros cursos de Emprendimiento y negocios. Y así, además de conocer cómo llevar a cabo la planificación de trabajo, podrás implementar todas las estrategias que tengas en mente.
En resumen, al saber qué es un plan de trabajo, ya puedes considerarlo como un mapa de tus proyectos empresariales. Tenlo como guía y te aseguraremos que poco a poco, irás experimentando sus beneficios y darás en el blanco con todos tus objetivos como profesional.
¡Nos vemos en el siguiente artículo!