¿Sabes qué es un proceso administrativo? En el mundo de la administración han surgido nuevas teorías, las cuales han ayudado a entender y aplicar de mejor manera las acciones y actividades abarcadas en esta área. Uno de estos grandes conceptos que aparecen dentro de la administración es el proceso administrativo.
Pero, ¿qué es el proceso administrativo? En pocas palabras, es el conjunto de actividades administrativas dentro de una empresa u organización. Más adelante entraremos con mayor detalle sobre la definición de este gran concepto.
Si quieres saber más sobre el proceso administrativo, cómo surgió, cuáles son sus principales características, su importancia y beneficios, no dudes en continuar leyendo. Además, en la última parte del artículo, mencionaremos un ejemplo de un proceso administrativo para que te quede mucho más claro.
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Ahora, sin nada más que decir, ¿Empezamos?
El surgimiento del proceso administrativo
Bien, en primer lugar, el concepto de proceso administrativo surge gracias a Henri Fayol, un ingeniero francés que desarrolló la teoría clásica de la administración. Desde su paradigma, la administración era considerada un área de objetivos seleccionados para dirigir una empresa u organización hacia una meta.
La teoría de Henri Fayol sigue vigente para muchas organizaciones y empresas actuales. Estas buscan aplicar este concepto de manera correcta y eficiente y hacer uso de los principios técnicos y la división del trabajo.
¿Qué es un proceso administrativo?
En ese sentido, como lo señala la plataforma virtual Gestiopolis que trabaja temas de Administración, Negocios y Economía, el proceso administrativo, es la herramienta que se utiliza en las organizaciones para lograr objetivos y satisfacer necesidades sociales y/o lucrativas.
Ello permite que las organizaciones se manejen eficientemente, a través de un proceso que cuenta con etapas específicas y que planea utilizar los recursos necesarios para alcanzar con sus objetivos planteados.
Finalmente, ello forma parte de los pasos esenciales para poder administrar un negocio, ya que este requiere de muchas actividades de coordinación, supervisión y uso eficiente de recursos.
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Proceso administrativo vs. Administración de Recursos
En algunos puntos, las personas pueden llegar a ver como sinónimos ambos conceptos. No obstante, si bien ambos se incluyen en sus propias definiciones, no nos referimos a lo mismo.
Para poder diferenciar ambos conceptos, primero debemos definir lo que es administración de recursos humanos. Esta serie de prácticas “tiene la gran misión de brindar el conocimiento, las herramientas necesarias, la capacitación, los servicios administrativos, el entrenamiento, el asesoramiento legal y de gestión, y la supervisión de la gestión de talento que el resto de la organización necesita para operar con éxito.”
Entonces, el proceso administrativo es el conjunto de funciones que se pueden hacer en la empresa y que en alguna de sus áreas podría enfocarse en los recursos humanos, pero no es el único aspecto de este proceso. En ese sentido, la administración de recursos vendría a ser un proceso administrativo, que se encarga específicamente de la estabilidad de la empresa y las habilidades humanas dentro de la organización.
Aún así, para entender mejor estas diferencias y características generales de la administración, sería bueno hacer un recorrido por la historia de la administración, la ciencia de la organización, planificación y control.
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¿Cuáles son las características de un proceso administrativo ?
Ahora que ya sabemos que es el proceso administrativo, es momento de desarrollar cuáles son los aspectos que la caracterizan. Por un lado, se señala que estas son similares a las características de la administración tales como: la universalidad, especificidad, interdisciplinariedad, jerarquía y valor instrumental.
No obstante, si bien el proceso administrativo es parte de la administración, se puede describir sus características de forma más individual. En este momento mencionaremos cinco que son de las más importantes:
- Recurrencia: las funciones del proceso administrativo se caracterizan por su ejecución cíclica y constante.
- Simultaneidad: las etapas del proceso administrativo pueden llevarse a cabo de manera simultánea, no es necesario que termine una para comenzar con la siguiente.
- Flexibilidad: el proceso administrativo se acomoda según la situación que se esté presentando.
- Transversalidad: este proceso incluye a todos los miembros de la organización y/o empresa.
- Orden: si bien no tiene una lista de funciones en orden, se necesita de una guía para enfrentar cualquier cambio que aparezca.
¿Cuáles son los principios de un proceso administrativo ?
Bien, además de las características de un proceso administrativo, el proceso también se compone de principios. La diferencia entre ambos es que los principios de un proceso administrativo son los elementos que direccionan la forma de actuar de una empresa u organización:
1. Deben ser factibles
La factibilidad del proceso administrativo hace referencia a la forma que tiene de ejecutarse y adaptarse al contexto en el que se encuentre la empresa. Asimismo, el proceso debe ir acorde a los objetivos y condiciones que tenga el lugar de trabajo.
2. Ser objetivos y cuantificables
Como segundo principio, según lo que significa el proceso administrativo, este debe basarse en datos reales. Esto quiere decir, que se necesita de datos estadísticos, estudios de caso, fuentes secundarias, etc, que validen las funciones administrativas de la empresa u organización.
3. Adaptarse a los cambios
Como se mencionó en las características, el proceso administrativo es transversal a todos los miembros y agentes que se involucren en la empresa. Por lo tanto, todos los actores deben tener la capacidad de ser flexibles ante situaciones que lo ameriten.
4. Actualizarse frecuentemente
El proceso administrativo necesita de objetivos y planes anuales, no obstante, es necesario hacer actualizaciones debido al contexto empresarial, social y tecnológico en el que nos encontramos. Esto generará nuevos beneficios para la empresa.
Entonces, es importante saber estos principios porque no solo forman parte del proceso administrativo, si no que son necesarios para la administración en general. Por tal razón, te recomendamos que puedas seguir aprendiendo sobre esto en los cursos de Administración de Empresas que ofrecemos en nuestra página de Crehana.
Ahora, sigamos con nuestras dos últimas secciones sobre lo que es el proceso administrativo.
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¿Cuál es la importancia de un proceso administrativo?
Una vez descrito lo que es el proceso administrativo y sus principales características y principios, la pregunta es la siguiente ¿Cuál es la importancia de este concepto?
1. Primeras impresiones de un proceso administrativo
Cuando hablamos de un proceso administrativo, lo primero que podemos destacar es su eficiencia en llevar a cabo objetivos y acciones necesarias para el bien de la empresa u organización.
Además, una de sus principales metas es aprovechar los recursos al máximo. El equipo editorial de Concepto.de ,enciclopedia online, menciona que “La aplicación de este proceso administrativo permite aprovechar la mano de obra y los recursos técnicos y materiales que posee una empresa. El proceso administrativo permite controlar de manera organizada los recursos y disponerlos de manera eficiente”
Entonces, el proceso administrativo es relevante porque permite una mayor organización y potencia de los recursos de una empresa. Cada miembro de la organización debe tener en cuenta su rol para poder ejecutar las funciones administrativas de la mejor forma posible.
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2. Beneficios más importantes
Lo que acabamos de mencionar es de suma importancia, pero ello no significa que no haya otro tipo de beneficios de gran impacto para la organización/empresa. Es necesario hacer énfasis en los siguientes:
- Desarrollo de las habilidades de los trabajadores
- Estabilidad en el ambiente laboral
- Mayor nivel de productividad
- Optimización de los diversos tipos de recursos
- Aumento del nivel competitivo de la empresa/organización
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Ejemplo de un proceso administrativo
¡Definitivamente no podíamos dejar de mencionar un ejemplo para que todo quede más claro!
Imagínate que María tiene un negocio de chocolates. En su empresa, existen encargados del diseño y la publicidad de los chocolates, la creación de estrategias, la administración de los recursos humanos, los objetivos financieros, etc.
Asimismo, la empresa cuenta con una serie de recursos, materiales, humanos, tecnológicos y financieros que son los que manejan cada una de estas áreas. Una vez identificado los recursos y materiales, el primer paso del proceso administrativo sería planificar la ruta a seguir.
Entonces, el proceso administrativo del negocio se debe encargar de maximizar sus ventas, por lo que a través de las funciones administrativas de cada uno podrán establecer objetivos y metas comunes. Para ello es necesario llevar a cabo el segundo paso, la organización del proceso administrativo.
Luego María debería poner a prueba todo lo planificado y organizado en su venta de chocolates. Esta sería la etapa de dirección. Acabada esta fase, lo que le quedaría a María sería preguntarse ¿de qué manera se ejecutó este plan? ¿Cómo podemos mejorar para la próxima? Esta sería la cuarta fase del proceso: el control.
Entonces, todas estas actividades que ejecuten las diferentes áreas de la empresa de María, son de gran importancia y son las que conforman las etapas del proceso administrativo.
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Hemos llegado al final de la nota. Recuerda que un proceso administrativo es esencial en las empresas y organizaciones, por lo que es relevante informarnos para poder aplicarlo a la realidad. Este concepto es una gran opción para esclarecer tus objetivos y disponer de tus recursos de forma mucho más organizada.
Esperamos que nuestro artículo haya sido de gran ayuda, ¡hasta la próxima!