Conocer qué es el Project Management es clave para asegurar excelentes resultados en tus próximos proyectos. Sin importar que sean cortos o extensos, siempre debes llevar un registro de todas las acciones que están pendientes para que no se te escape nada.
Netflix y Airbnb son dos claros ejemplos de cómo aprovechar el Project Management para posicionar un modelo de negocios. Hoy en día, ambas empresas son líderes en sus respectivas industrias y actúan como modelos de referencia para otras compañías.
¿Ansioso por saber más sobre esta disciplina? A continuación, te explicaremos qué es el Project Management y todo lo que te ofrece. Además, descubrirás cuáles son las funciones de un Project Manager y cómo convertirte en uno eficiente.
¿Qué es el Project Management?
De acuerdo al Project Management Institute, este concepto hace referencia a una “disciplina que abarca la organización, el planeamiento, la motivación y el control de los recursos” de una empresa. El propósito de ello es alcanzar las metas en el plazo establecido, sin superar el presupuesto ni comprometer el índice de calidad.
En otras palabras, la gestión de proyectos o Project Management consiste en administrar recursos —ya sea que se trate de la fuerza laboral, el dinero, el tiempo o las herramientas de trabajo— de forma eficaz para cumplir las expectativas de las partes interesadas.
Recuerda que los grupos de interés de un proyecto pueden ser muy amplios, ya que estos varían en función al objetivo del mismo. Generalmente, un Project Manager debe prestar atención a los clientes, los líderes, los equipos de trabajo, los inversionistas y a cualquier otro grupo que se vea afectado durante todo el proceso de gestión.
Finalmente, es importante mencionar que el Project Management es un proceso que está involucrado con la ejecución de las tareas diarias de la empresa. Por lo tanto, para funcionar de manera fluida, necesita tener el apoyo de la dirección.
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¿Cuáles son las ventajas del Project Management?
Saber qué es el Project Management es importante para entender cómo realizar proyectos de valor para beneficiar a tu empresa. Sin este conocimiento, la incertidumbre y los cambios pueden poner en riesgo el avance que estás llevando a cabo con tu equipo de trabajo. En consecuencia, los resultados que recibas no serán los que tenías en mente.
Una gestión de proyectos consciente es lo que hará destacar a tu negocio, sobre todo porque esta disciplina ofrece los siguientes beneficios:
- Estimula la productividad.
- Mejora la transparencia del proyecto y proporciona una visión clara al equipo.
- Brinda una comunicación efectiva.
- Te permite afrontar requisitos complejos en entornos dinámicos.
- Asegura el uso eficiente de recursos.
- Aumenta la satisfacción del cliente.
- Promueve la flexibilidad y una mayor tolerancia al riesgo.
- Favorece el aprendizaje retrospectivo.
Además, ¿sabías que no todas las compañías conocen qué es el Project Management? Una encuesta del Project Management Institute reveló que solo el 58 % de las organizaciones se dan cuenta de la importancia real de la gestión de proyectos y cómo este proceso les permite abordar de manera eficaz los problemas que enfrentan.
Sin duda, capacitarte en este tema, que es el Project Management, es una de las decisiones que te dará mejores recompensas en el futuro.
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¿Cuáles son las fases del Project Management?
Ahora que ya sabes qué es Project Management, es momento de conocer cuáles son sus fases. La gestión de proyectos implica varios pasos, cómo recopilar datos y conocimientos de las partes interesadas, desarrollar un plan, delegar el trabajo, administrar los recursos, generar resultados, etc.
De esta manera, proporciona un enfoque organizado para que los Project Managers y sus equipos trabajen bajo un esquema estructurado. Ten en cuenta que, para hacer un buen trabajo, no solo es necesario saber qué es Project Management, también debes conocer cómo funciona cada etapa de este proceso.
El ciclo de vida del Project Management se divide en cinco fases distintas:
1. Inicio
En esta primera fase, se desarrolla una descripción general del proyecto, un mapa del enfoque de gestión de proyectos y se elige un Project Manager. Este último, a su vez, seleccionará un equipo e iniciará el proceso de planificación por cada etapa.
2. Planificación
En la segunda fase del Project Management, se elabora una hoja de ruta para todos los integrantes del equipo. Aquí se establecen metas, se define el alcance, se crean los planes de comunicación y la gestión de riesgos. Es similar al roadmap de un producto.
3. Ejecución
La tercera fase del Project Management implica la formación de un equipo, la delegación de tareas y la asignación de sistemas de seguimiento. Gran parte del trabajo real del proyecto sucede en este momento.
4. Monitoreo
El monitoreo ocurre junto a la ejecución, pues implica monitorear el desempeño del equipo, tanto de forma general como individual. En esta parte, un Project Manager debe hacer seguimiento a los entregables, establecer los costos del proyecto, así como estudiar el performance del grupo y del proyecto en su conjunto.
5. Cierre
En la quinta fase del Project Management, los entregables se envían a las partes interesadas para que el proyecto concluya de manera satisfactoria. Durante el cierre es importante analizar las fallas y tomar notas para mejorar el rendimiento futuro.
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¿Qué hace un Project Manager?
Después de conocer qué es el Project Management y sus diferentes etapas, seguramente te estás preguntando qué implica ser un Project Manager.
Como te mencionamos anteriormente, se trata de la persona responsable de planificar y administrar un proyecto. Un Project Manager ayuda a impulsar, guiar y ejecutar las metas de valor agregado identificadas por la empresa, mediante la aplicación de procesos y metodologías ágiles que estén alineadas con los objetivos organizacionales.
De acuerdo al Instituto Europeo de Alta Dirección, desarrollar proyectos de alta calidad es clave para mejorar tu reputación como líder y para evitar riesgos innecesarios durante la ejecución de una idea. De modo que la empresa no debe asumir gastos innecesarios.
Ahora bien, dado que la tarea de los Project Managers suele ser compleja, sobre todo si se trata de un proyecto grande, existe la posibilidad de tener varios gerentes de proyectos. Así pueden facilitar la información a los demás miembros y dar el soporte necesario a cada uno.
Funciones del Project Manager
¿Sabías que las tareas del Project Manager, en ocasiones, suelen confundirse con las del Product Manager? Aunque tienen un perfil similar, cada uno cumple un rol específico.
Veamos cuáles son las tareas principales de un gerente de proyectos:
- Definir el alcance del proyecto.
- Planificar las actividades a desarrollar.
- Elaborar el cronograma del proyecto.
- Gestionar los recursos y optimizar los procesos.
- Estimación de tiempo y costos.
- Desarrollar y administrar presupuestos.
- Analizar el riesgo.
- Construir los equipos.
Como puedes ver, un gerente de proyectos tiene el potencial de ahorrar costos y mejorar los resultados para los stakeholders. ¿Aún tienes dudas sobre ambos puestos? Descubre las diferencias entre el Product Manager y el Project Manager.
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¿Cómo ser un Project Manager?
El éxito basado en el enfoque del Project Management requiere una planificación eficaz. Esta habilidad vital define cómo organizar, administrar y entregar proyectos de manera productiva, eficiente e inmediata.
En ese sentido, ¿cuáles son las características de un Project Manager? Este debe tener excelentes habilidades para relacionarse con las personas, para delegar el trabajo de manera eficaz y para gestionar su tiempo, de modo que pueda cumplir con las fechas de entrega.
Además, es muy recomendado que tenga la capacidad para ver el panorama general y concentrarse en los pequeños detalles que hacen que un proyecto sea exitoso.
En definitiva, un buen Project Manager es un agente de cambio que prospera cuando trabaja en entornos dinámicos. Así que, si quieres convertirte en un Project Manager, será necesario desarrollar los skills mencionados anteriormente.
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Herramientas de Project Management
Si quieres destacar como Project Manager, te recomendamos tener a la mano una serie de herramientas para desarrollar los proyectos con facilidad. La inversión que realices en estos recursos determinará cómo serán los resultados más adelante.
Por ejemplo, Netflix y Airbnb son dos empresas que han decidido trabajar de la mano con herramientas de gestión de proyectos para disminuir los errores y entregar un producto de calidad a sus clientes. Sin ese apoyo, es muy probable que no hayan logrado tener el mismo éxito.
A continuación, compartiremos contigo una lista de herramientas que te van a ayudar a mejorar tu perfil como Project Manager:
Confluence
Se trata de una app o herramienta de Project Management que utiliza páginas compartidas para recopilar recursos, visión, tareas pendientes y actualizaciones de un proyecto. Es una alternativa ideal para realizar lo siguiente:
- Crear diferentes "espacios" para organizar actividades de tu equipo.
- Desarrollar cada parte del proyecto.
- Ordenar documentación.
- Armar y gestionar una base de datos.
Además de ello, su interfaz de usuario facilita la búsqueda de información y requisitos del proyecto.
Netflix es una de las empresas más famosas que utiliza Confluence. Al ser una de las plataformas y productoras de contenido más grandes del mundo, estamos seguros de que tienen varios proyectos en marcha a la vez, así que necesitan realizar un seguimiento efectivo.
Desde producir contenido original hasta mantener servicios de transmisión para cerca de 100 millones de usuarios en casi todos los países del mundo, los equipos de Netflix están muy enfocados en lo que respecta a la gestión de proyectos.
Wrike
Wrike es una herramienta de Project Management muy personalizable, que además se toma muy en serio la colaboración en equipo. De hecho, unifica toda la información, conversaciones, archivos y planes en un solo lugar. ¡Eso es lo importante de saber qué es Project Management y cómo sacarle el máximo provecho!
Además, Wrike ofrece la opción de ver tus proyectos en diagramas de Gantt, listas de tareas e, incluso, tableros de estilo Kanban. Como explica Hoon Kim, director de producción creativa de Airbnb:
“Una de las mayores ventajas de Wrike es que hay muchas formas diferentes de ver los proyectos y las tareas. La capacidad de ser ágiles en términos de cómo miramos los datos realmente nos permite ser más eficientes ".
Hay pocas historias de éxito tan épicas como Airbnb, siendo una de las empresas más importantes que opera en casi todos los países del mundo. Esto significa administrar una plataforma con millones de usuarios, al mismo tiempo que se desarrollan nuevos productos y servicios.
Plantilla de cronograma de proyecto
Si quieres tener éxito como Project Manager, necesitas seguir de cerca el avance de tus proyectos. No puedes perderte ningún detalle, pues un descuido podría afectar todo el flujo de trabajo.
Para ello, te aconsejamos tener a la mano un cronograma para asegurar que la gestión del proyecto sea la mejor. Por supuesto, no olvides que tu equipo también debe estar familiarizado con él.
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Plantilla de diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es un formato muy efectivo para quienes están sumergiéndose en el Project Management. Con esta herramienta, podrás representar de forma visual la hoja de ruta de tus proyectos para definir estos aspectos:
- Actividades a realizar
- Inicio y fin de las tareas
- Métodos de trabajo
- Responsables de cada actividad
- Carga de trabajo por persona
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Lista de chequeo o verificación en Excel
Para saber a qué ritmo está avanzando tu equipo, es importante tener muy en cuenta las actividades realizadas y las que aún están pendientes. Esto te ayudará a calcular el nivel de productividad que tienen las áreas de tu empresa.
Si el flujo de trabajo no es el esperado, es importante que capacites a tu equipo en base a la filosofía del Project Management. Así, los resultados serán más alentadores.
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Esperamos que esta nota te haya sido útil para comprender qué es el Project Management y cómo puedes utilizarlo en tu empresa. Adoptar esta disciplina es necesario para transformar el flujo de trabajo que funciona actualmente en uno más efectivo.
Recuerda que, gracias a la gestión de proyectos, se evitan riesgos innecesarios y es posible ahorrar tiempo y recursos en el día a día. Además, los equipos de trabajo podrán entregar un producto o servicio de calidad. Aquello mejorará la percepción que tienen los directivos sobre ti como líder.
Si necesitas potenciar aún más tu equipo, te recomendamos revisar nuestra plataforma de e-learning. En ella, contamos con más de 20 academias para desarrollar el talento humano en función a los retos del momento.
¡Muchos éxitos!