Saber qué es un inventario te permitirá llevar, de una manera más organizada y práctica, las cuentas de tu empresa, para que así planifiques con tiempo, conozcas la demanda en el mercado, obtengas mejores resultados en las compras y tomes decisiones más rápidas y seguras.
En este artículo despejaremos todas tus dudas y te enseñaremos qué es un inventario y, sobre todo, para qué sirve. Con esta guía te convertirás en un experto en el tema y comprenderás que el inventario es una de las herramientas más importantes en tu trabajo, pues con ella aprenderás a ahorrar dinero, tiempo y esfuerzo.
Ahora sí, ¿estás listo para empezar? Toma lápiz, papel y arranquemos.
¿Qué es un inventario?
Un inventario es un documento que permite la clasificación detallada de los bienes muebles e inmuebles que forman la lista comercial de una persona o de una organización. Los inventarios se realizan en un período determinado de tiempo, el que a ti te parezca pertinente.
Con este documento, todas las empresas logran llevar un control exhaustivo de mercadería y de las ventas que se realizan durante cierto tiempo. Al final de este período, las organizaciones obtienen el balance final, lo que les permite comparar con el de otros años para sacar conclusiones y así tomar acciones comerciales sobre el resultado.
Se puede decir, entonces, que hacer un inventario implica hacer un listado con todo lo que cuentas en tu empresa, con detalles de cada ítem, para que así sepas qué necesitas, qué te sobra y así, responder a la pregunta de cómo administrar un negocio.
Hacer un inventario es una obligación legal
Ahora que sabes qué es un inventario, debes conocer que en términos de contabilidad, si tienes una organización es obligatorio hacer inventarios de forma anual para poder dar una imagen clara de tu patrimonio y de todo lo que compete a la organización.
Todo este análisis anual es importante que vaya en el Libro de Inventario y Cuentas Anuales, que es un documento de carácter obligatorio para todos los empresarios y que abarca un todo un conjunto de actividades. En este libro figuran: el Balance de Situación, también conocido como balance general, un documento que refleja el estado financiero de la empresa en un momento determinado.
También aparecen las pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.
Imagen: Pixabay
¿Para qué sirve un inventario?
Ahora que ya sabes qué es un inventario, es importante que tengas bien claro para qué sirve hacer un listado de productos o servicios de tu empresa. De seguro no sabías estos datos:
Para conocer la demanda de los productos
Con el inventario conoces la demanda del producto que ofrece tu marca, es decir, sabes cuáles son las mejores y peores fechas para sacar tu servicio o producto a la venta. Y este es un gran beneficio porque te ayudará a gastar menos dinero y saber cuál es la mejor época para triunfar en el mercado.
Para ahorrar dinero
Con el inventario de materia prima, producto o servicios, también te ahorras dinero porque conoces, de primera mano, el flujo de tu mercancía y así realizas compras al mayor en el momento adecuado. La idea es que te conviertas en un experto en tu negocio y sepas con qué cuentas cada día.
Para mejorar el servicio al cliente
Un inventario también te sirve para mejorar el servicio al cliente de tu organización, porque sabes en qué fechas llegarán tus productos y puedes brindarles esa información a los consumidores, así no tendrán que hacer largas filas para ir a comprar y al final regresar sin nada. Con esto, generas una lealtad hacia la marca.
Para tomar decisiones más acertadas
¿Se te complica tomar decisiones rápidas en tu negocio? Para eso también tienes el inventario. Es decir, ya tienes los registros de todos los productos, así que tomar una decisión será más fácil porque tienes el control y puedes contar con mayor precisión para hacer rebajas, promociones o descuentos.
Para prevenir robos
Y una de las respuestas más importantes ante la pregunta de para qué sirve un inventario: es para proteger de robos y engaños a la empresa. ¿No te ha sucedido que iniciando el mes tienes varios productos, pero al finalizar no te quedan muchos y no recuerdas haberlos vendido? Bueno, con el inventario evitarás estas situaciones.
En algunas ocasiones, hay productos y materia prima que se escapan de tu radar y nunca vuelven. Así revises la empresa de arriba a abajo, no los encontrarás. Los mismo puede ocurrir con tu dinero, por eso es importante que así como organizas tus productos, lo hagas con tu dinero, como diría Elaine King, profesora del curso online de Finanzas personales:
“Todos lo que necesitamos para cumplir metas y objetivos es un poquito de planificación financiera. Se necesita control, manejo y la creación de presupuestos”.
Imagen: Pixabay
Ventajas y desventajas del inventario
No solo basta con conocer qué es un inventario y para qué sirve, también es importante que reconozcas las ventajas y desventajas de realizar uno en tu organización.
Ventajas
- Funciona como un mecanismo de orden y control.
- Sirve para detectar pérdidas o robos.
- Permite conocer los niveles de producción.
- Ayuda a conocer el valor de una empresa.
- Permite conocer la curva de demanda y afrontarla.
Desventajas
- Requiere una gran cantidad de mano de obra para llevar a cabo el proceso.
- Supone un gran costo de almacenaje.
- Insume una gran cantidad de tiempo.
Consejos para hacer un inventario
¿Estás listo para empezar? Presta atención a estos tips que te ayudarán a entender mejor qué es un inventario y con los que aprenderás a hacer uno paso a paso, no importa el tipo de inventario que realices, ni la plataforma o programa que implementes, puedes hacerlo en una hoja de papel, en Word o puedes revisar cómo hacer un inventario en Excel:
Delimita los productos a inventariar
A la hora de hacer un inventario, ya sea un inventario de productos terminados o cualquier otro, es importante establecer qué productos inventariar para retirarlos y dejarlos aislados de forma que no se confundan con el resto de la mercadería. Para ello, puedes disponer de un estante o habitación especial para hacer el inventario.
Elige una fecha
Algunas empresas realizan el inventario de productos cada tres o seis meses, así como hay unas que incorporan un inventario perpetuo (luego de confeccionar un inventario inicial y subir la información a un software, el ingreso y egreso de mercadería se actualiza de manera automática).
Si lo harás en cierta fecha, es recomendable que elijas un día en el que el comercio esté cerrado al público, pues debes tener en cuenta que el proceso puede llevar más horas o días de lo estipulado.
Contrata personas en el caso de necesitarlo
El proceso de inventariado de tu empresa puede ser un trabajo largo y tedioso, esto dependerá del número de piezas a inventariar. En este caso, puedes contratar mano de obra fuera de la empresa o comercio para realizar esta labor. Esto debe ser tenido en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto de inventario.
Cuenta con materiales de oficina
Para lograr un inventario perfecto y que arroje los resultados deseados que vayan de la mano con los objetivos de una empresa, es importante contar con artículos de librería, es decir, con etiquetas, bolígrafos, hojas, etc. El elemento más importante son sin duda las etiquetas, pues te sirve para ir rotulando los productos o grupo de productos ya inventariados.
Establece un código para clasificar la mercancía
Te recomendamos que cuando realices un proceso de inventario, asignes a cada producto o servicio un código, esto te permitirá en un futuro encontrar los productos dentro de la planilla de manera más rápida.
Imagen: TLH Logística
Elige una planilla o software para ir asentando los datos
A medida que avanzas con el inventario de mercancía o servicios de tu marca, debes introducir los datos con lápiz en una planilla o utilizar una planilla online o software para consultarlos en un futuro de manera simple y rápida.
Si decides realizarlos en Excel, ya que puedes descargar y utilizar nuestra plantilla de inventario de productos que te aliviará el proceso.
Implanta métodos de control
Al momento de realizar la contabilidad de los productos, te recomendamos que el conteo lo realice personal de otro departamento distinto al del almacén de ventas, así mismo, que se realicen muestreos para realizar recuentos con el fin a comprobar la fiabilidad del inventario, contar con mayor frecuencia los activos de mayor valor o mayor rotación, etc.
Establece un método de conteo acorde a la actividad y a las características de la empresa
Es este último consejo para realizar un inventario, te recomendamos usar varios métodos, es decir, si vas a inventariar los activos de una oficina, se puede hacer por unidades. Pero para un restaurante es mejor usar básculas para pesar los alimentos. Así podrás tener un cálculo aproximado o casi exacto de lo que posees en la empresa.
Ahora que ya conoces qué es un inventario, es momento que empieces a crear el tuyo, recuerda iniciar por elegir el tipo de inventario que vas a realizar, eso depende de los productos que tiene tu empresa y lo que quieres medir. Luego debes mirar qué necesitas y cada cuánto lo necesitas, y, sobre todo, enfocarte en tus recursos.
Finalmente, si quieres seguir aprendiendo para mantener tu empresa en la cima, te aconsejamos echar un vistazo a nuestros cursos de negocios que tenemos para ti. Allí adquirirás las habilidades necesarias para seguirle dando el rumbo deseado a tu marca.
Esperamos que este artículo te haya servido y que a la próxima seas tú quién le explique a una persona qué es y para qué sirve un inventario, claro está, después de ver los increíbles resultados que tuvo tu empresa con esta herramienta.