Planificar y llevar a cabo reuniones efectivas de trabajo es una de las estrategias fundamentales para revisar el alcance de objetivos dentro de los equipos de más de 500 empleados. También, para promover nuevas vías de crecimiento personal y grupal; y conocer de primera mano cuáles son las necesidades de tus colaboradores.

No obstante, en ocasiones, una reunión de trabajo puede resultar improductiva y hasta ser considerada una pérdida de tiempo y dinero para la organización y su capital humano. De hecho, si buscas tener reuniones productivas, es necesario detectar aquellos factores que están incidiendo de forma negativa en el rendimiento.

Para que conozcas cuáles son las principales estrategias para planificar y tener reuniones efectivas de trabajo, hemos preparado esta guía. Al concluirla, sabrás cómo hacer una reunión de trabajo y optimizar el tiempo y la productividad de estos encuentros fundamentales para el éxito de todos tus equipos laborales.

¿Qué son las reuniones efectivas de trabajo?

Desde un enfoque conceptual, las juntas efectivas de trabajo son encuentros entre los distintos colaboradores de una empresa con su líder de equipo. Asimismo, pueden presentarse entre los propios líderes organizacionales.

Pero más allá de las características de los participantes, las reuniones efectivas de trabajo son puntos de encuentro para dialogar, tomar decisiones y definir planes estratégicos. Ello para conocer el estado general de satisfacción por parte de los empleados y las características del ambiente laboral, entre otras razones.

A continuación, te presentamos algunos de los elementos que distinguen las reuniones de equipo efectivas:

1. Tienen un adecuado tiempo de duración

Las reuniones efectivas de trabajo suelen durar un lapso temporal preciso. Es cierto que existen juntas de trabajo de distinta duración en función de la cantidad de participantes y los temas a tratar. Sin embargo, es aconsejable que no se extiendan por más de una hora para no cansar mentalmente a sus participantes y obtener una reunión de trabajo efectiva.

2. Son altamente productivas

Por otra parte, las reuniones efectivas de trabajo se diferencian por alcanzar los máximos niveles de rendimiento productivo. Esto en relación con el alcance de los objetivos propuestos y con el grado de satisfacción que hayan experimentado cada uno de los participantes del encuentro laboral.

En este sentido, las reuniones efectivas de trabajo están íntimamente vinculadas con la obtención de los siguientes beneficios:

• Generación de nuevas ideas a través de un intercambio positivo entre los colaboradores.

• Fortalecimiento de la comunicación y el feedback entre el talento humano y sus correspondientes líderes de equipo.

• Aumento de los niveles de satisfacción laboral debido al intercambio de posturas y a la posibilidad de compartir un momento de comunión entre los empleados.

• Las reuniones efectivas promueven un incremento en el desempeño laboral como resultado de la creación de un clima de trabajo positivo.

3. Los colaboradores participan activamente

Por otro lado, en las reuniones efectivas de trabajo, cada uno de los empleados tiene la posibilidad de emitir su opinión. Al mismo tiempo, de brindar ideas y oportunidades de mejora de cada uno de los temas que se aborden. Como consecuencia, se fortalece la autoestima de los empleados y mejora la cultura organizacional y la productividad.

¿Cómo optimizar tus reuniones presenciales de trabajo?

Si quieres saber cuáles son las mejores acciones que puedes poner en práctica para tener reuniones efectivas de trabajo, en este apartado te detallamos algunas de las estrategias más eficaces que puedes tener en cuenta para lograrlo:

1. Elige el tema a tratar

En primera instancia, es imprescindible establecer cuál será el motivo para llevar a cabo la reunión laboral. Esto no solamente es esencial para delimitar los temas que se tratarán a lo largo del encuentro, también se necesita delimitar las cuestiones que se comunicarán a los participantes de la junta de trabajo.

2. Establece los roles dentro de la reunión

Las reuniones efectivas de trabajo implican una planificación previa y una división de responsabilidades dentro del equipo de trabajo. Dentro de este contexto, es necesario hacer una división de las tareas que se llevarán a cabo en la reunión de trabajo para optimizar el tiempo y el alcance de objetivos.

Por ejemplo, se debe saber quién ocupará el cargo de moderador, asistente, participante e incluso quién será la persona encargada de tomar notas de lo que ocurre durante la reunión laboral para disponer posteriormente de un acta de trabajo. 

3. Desarrolla una agenda clara

Una vez que tengas definido el objetivo de la reunión y hayas asignado los roles correspondientes, el siguiente paso es elaborar una guía que cumpla con ese propósito establecido. 

La agenda de una reunión efectiva de trabajo debe incluir los ítems que aquí te presentamos:

• Lista de temas a cubrir.

• Breve descripción de los objetivos de la reunión.

• Personas que asistirán a la reunión.

• Nombres de las personas que expondrán cada tema.

• La hora y el lugar de realización de la reunión laboral. No olvides tener en cuenta la disponibilidad de todos los asistentes. Como líder, es tu responsabilidad que la reunión sea una experiencia positiva para todos los involucrados. Por ello, se debe comenzar y terminar a tiempo.

• Cualquier otra información que los participantes necesiten saber.

4. Incluye material teórico de soporte

Recuerda que uno de los propósitos de las juntas de trabajo es tomar decisiones, no simplemente compartir información. De hecho, tener reuniones efectivas de trabajo también sirve para que los miembros del equipo generen ideas individuales y originales.

Entonces, procura disponer de material bibliográfico complementario para la realización de tu reunión efectiva de trabajo. Es ideal que funcione como un puntapié para el entendimiento del motivo de la reunión y para tomar decisiones adecuadas. 

5. Deja espacio para que fluya la creatividad del equipo

Las reuniones breves y constructivas son ideales, pero invitemos a que los participantes dejen volar su creatividad. Una reunión efectiva de trabajo debe sumergirse en la generación de ideas. De esta manera, los colaboradores pueden participar activamente. 

Sin duda, en las reuniones efectivas de trabajo, las sesiones de lluvia de ideas son una práctica común para fortalecer el pensamiento creativo de los participantes. 

6. Haz una ronda de preguntas para finalizar

Para garantizar un plan de reunión efectiva de trabajo, considera extender la sesión de preguntas y respuestas para que coincida con la duración de la reunión. 

La información que puedas recabar a través de una breve encuesta de finalización de la junta puede ayudarte a determinar si se han alcanzado los objetivos y qué factores se podrían tener en cuenta para futuras reuniones efectivas de trabajo.

7. Termina la reunión con un plan de acción

Dedica los últimos minutos de cada reunión de trabajo a discutir los próximos pasos que se llevarán a cabo. Esto incluye decidir quién será el responsable de cada tarea y cuáles serán los plazos.

Se recomienda redactar un status para preparar la reunión de trabajo, en el que se haga hincapié en las responsabilidades y los tiempos establecidos. De esa manera, todos estarán alineados con las labores a realizar.

Por ejemplo, puedes tomar notas en un calendario de equipo compartido o en una app de administración de tareas para continuar con el seguimiento de objetivos o  del desempeño hasta completar cada acción. 

Al respecto, en una nota del Observatorio de Recursos Humanos, se afirma que es importante desarrollar habilidades de liderazgo a aplicar en las reuniones de equipo porque permite el seguimiento efectivo del desempeño del talento humano durante todo su progreso dentro de la compañía. 

Así, es posible corroborar el estado de evolución de cada uno de los objetivos asignados, junto con su nivel de bienestar y productividad en un periodo determinado.

También, puedes utilizar el software de desempeño de Crehana, que te permitirá impulsar el rendimiento de los colaboradores antes, durante y después de las reuniones eficientes de trabajo. 

De este modo, podrás alinear cada una de las metas organizacionales con un plan de acción determinado, en función de las variables que necesitas tener en cuenta. 

Fuente: Crehana

¿Cómo potenciar tus reuniones virtuales de trabajo?

Si bien todas las características de las reuniones de trabajo efectivas suelen ser similares, existen algunas diferencias entre las reuniones efectivas de trabajo virtual y las de tipo presencial.

Para que conozcas cuáles son estos aspectos distintivos, a continuación te los especificamos. Por ende, tendrás la posibilidad de alcanzar el máximo rendimiento en relación con las reuniones de trabajo online:

1. Procura ser puntual 

Las reuniones efectivas de trabajo online deben comenzar con puntualidad. De hecho, lo recomendable es estar preparado frente al dispositivo digital una media hora antes de que comience la reunión laboral.

Si eres quien lidera la junta de trabajo virtual da el primer paso, enciende tu cámara y conversa con los demás. Recuerda que el tiempo es un activo importante y aprovecharlo al máximo es central para alcanzar los objetivos propuestos en el esquema de la reunión de trabajo.

Por otro lado, tan importante como comenzar a tiempo es terminar a tiempo. Una hora de finalización definitiva ayudará a garantizar reuniones efectivas de trabajo, en las que se cumpla con todos los puntos que están establecidos en la agenda. Como consecuencia, los colaboradores podrán retomar sus actividades laborales de inmediato.

2. Revisa el funcionamiento de tus equipos y programas digitales 

Asimismo, es necesario que en una reunión eficiente de trabajo cada uno de los participantes constate el estado general de sus dispositivos digitales y de los programas que se necesiten para realizar la videoconferencia.

En concreto, se debe corroborar la conexión de la cámara web, el micrófono, el nivel de estabilidad de Internet, junto con el acceso a todos los documentos y  herramientas digitales para el trabajo remoto.

3. Cuida los detalles de tu espacio de trabajo

Por otra parte, si quieres conocer otra de las metodologías para reuniones efectivas de trabajo, es imprescindible que prestes atención a ciertos elementos de tu lugar de trabajo. 

Aquí, te mencionamos algunos de los factores más importantes que debes tener en cuenta para que haya una reunión efectiva de trabajo:

• Trata de posicionarte de una manera adecuada frente a la cámara para que pueda verse tu rostro y manifestar cierto nivel de expresividad con tus manos de manera clara y precisa. En efecto, en toda reunión de trabajo, es necesaria la aplicación de un adecuado lenguaje verbal y no verbal.

• Utiliza fondos adecuados que acompañen tu imagen. Si no cuentas con un fondo blanco, tienes la posibilidad de recurrir a fondos digitales que te ofrecen las distintas aplicaciones de videoconferencias, como por ejemplo Google Meet.

• Asegúrate de eliminar las distracciones en segundo plano. En este sentido, nos referimos a desactivar todas las notificaciones que pudieran interrumpir las reuniones de trabajo efectivas. Por eso, no olvides silenciar tu teléfono y evitar sonidos ambientales que podrían entorpecer la correcta comunicación durante la reunión laboral.
  
  De este modo, el enfoque de todos los participantes debe estar en el asunto que se está discutiendo. Por lo tanto, si otro miembro del equipo está exponiendo una idea, se deben evitar las interrupciones, como un timbre repentino de algún teléfono o realizar otras actividades que no sean prioritarias.

• Lee el ebook Estrategias para fortalecer una cultura de teletrabajo en equipos remotos para obtener más información acerca de métodos que fortalezcan las reuniones de tus equipos virtuales.

 

Fuente: Crehana

4. Promueve la participación 

Para aumentar la productividad en las reuniones efectivas de trabajo, es importante que los participantes tengan un rol activo. 

Por eso, es esencial el rol del líder de equipo y quien lleve adelante la reunión efectiva de trabajo. Algunas de las acciones que debe contemplar son las siguientes:

• Pedir la opinión de los participantes de la reunión laboral en el momento adecuado. Incluir a los colaboradores en las decisiones de la organización es una de las principales Tendencias en Employee Experience.

• Garantizar la optimización del tiempo a través de la buena orientación de las conversaciones que se presentan dentro de la reunión de trabajo. 

• En el caso de que surjan conflictos, el líder del equipo debe funcionar como un agente neutralizador. De acuerdo con una nota de Harvard Deusto, un buen líder se construye a partir del conjunto de competencias que posee, su nivel de conocimientos y sus experiencias. También, mediante su capacidad para resolver conflictos a través de la legitimidad que tiene dentro del grupo de trabajo. 

En resumen, tener reuniones efectivas de trabajo requiere de una inversión de tiempo en planificación y de energía en el establecimiento de ciertos factores que te hemos mencionado a lo largo de esta nota. 

Más allá del tipo de reunión que necesites tener en tu empresa de más de 500 empleados, será necesario que fortalezcas la comunicación, los mecanismos de resolución de conflictos y que pongas en acción métodos de liderazgo positivos 

Así, al conocer las técnicas para reuniones efectivas de trabajo, tendrás la posibilidad de potenciar el bienestar y alcanzar la productividad que necesitas para tus colaboradores y tu compañía.