La entrega de productos de calidad y a tiempo es posible por las tarjetas kanban. Si quieres lograr ser el favorito de tus clientes y destacar frente a la competencia, debes implementar en tu organización la metodología Kanban, tener a tu equipo de trabajo sincronizado y responder a los problemas de forma inmediata. 

Las tarjetas kanban como el máximo exponente de la metodología Kanban permiten optimizar los procesos internos en las organizaciones y eliminar la variabilidad que puede afectar el producto final y su tiempo de entrega. 

Actualmente, el sistema de tarjetas kanban funciona de forma digital, lo cual es ideal para empresas que tienen clientes remotos. Por eso, en esta nota vamos a hablar sobre qué es una tarjeta kanban, su breve historia, cómo funciona y los principales ejemplos de uso en el 2022. 

¡Sírvete un café y comencemos!

¿Qué es una tarjeta kanban?

La tarjeta kanban es un componente fundamental de la metodología kanban, el cual es el futuro en la gestión de equipos de trabajo y es actualmente el sistema de producción más importante. Por lo tanto, existen diferentes tarjetas kanban que representan un único elemento de trabajo y este se va transformando en diferentes fases de finalización. 

Las tarjetas kanban pueden visualizarse en un tablero físico o virtual. Para ilustrarlo, imagina que existe un equipo de desarrollo de software que hace uso de post its sobre una pizarra y este es uno de los aspectos característicos de Kanban Tool. En este tablero se representan diferentes elementos de trabajo en los que se solucionan errores y de determinan funciones, las cuales se categorizan en:

• Prioridades. 
• Diseño. 
• Desarrollo. 
• Pruebas. 
• Bloqueado.
• Finalizado. 

Así, las tarjetas kanban hacen seguimiento de los elementos de trabajo por medio de etapas y permite que todo el equipo de trabajo en cada una de las etapas. Por ello, al hacer uso de las tarjetas kanban tus trabajadores no solamente conocerán las fases de trabajo, sino que podrán aproximarse a la historia y el estado de cada elemento del trabajo. 

Fuente: Kanban Tool 

¿Cuál es la historia de las tarjetas kanban?  

La metodología y las tarjetas kanban surgen con la finalidad de mejorar los procesos de fabricación de las empresas. En este sentido, las tarjetas kanban fueron implementadas por primera vez dentro de la empresa Toyota en la cadena de suministros y gracias a ellas, los trabajadores podían consultar la cantidad que requerían para mantener abastecido el contenedor. 

Es decir, este fue el secreto de oro de Toyota durante muchos años y luego, el uso de las tarjetas kanban se viralizó, con ello se crearon modificaciones del sistema y se creó un software que permitiera la organización de la información. 

Así, para Andrea Castañeda, profesora del curso online de Herramientas Agile, las herramientas ágiles en la gestión de equipos permiten la retroalimentación constante de los procesos y flujos de trabajo.

¿Cómo funcionan las tarjetas kanban?

Actualmente, debido a la tecnología las tarjetas kanban se convirtieron en un artefacto visual que hace el seguimiento de un elemento de trabajo que les permite a los trabajadores visualizar el flujo de trabajo. 

Es decir, el funcionamiento de las tarjetas kanban permiten el trabajo en equipo, fomenta la comunicación y promueve el compartir información visual. Por ello, tu equipo de trabajo podrá: 

Ver información relevante sobre elementos de trabajo

Cada tarjeta kanban tiene una descripción breve y concisa sobre un elemento de trabajo, con su respectivo propietario, fecha de vencimiento y estado. También, puedes incluir información como indicadores de la documentación de origen o lista de problemas que afectan el progreso del elemento. 

Fuente: Pexles 

Hacer entrega de los productos sin contratiempo

Las tarjetas kanban motiva a los equipos a determinar las expectativas claras y coherentes para determinada área funcional. De forma que, en el momento en que se debe pasar al nivel siguiente quede claro quién es la persona o área disponible encargada, así como los pasos a seguir. 

Fuente: Pexles 

Mejorar la eficiencia 

Las tarjetas kanban simplifican el seguimiento del plazo en el que se va a pasar a la siguiente fase y esto, al estar visualizado contribuye a que los equipos puedan identificar cuellos de botella en sus tareas. Por lo que, se pueden optimizar los procesos y el trabajo se hace de forma más eficiente. 

Fuente: Pexles 

También, puedes incluir estas 5 herramientas de gestión de proyectos que te permitirán organizar grupos de trabajo con una planificación, organización y agilizar procesos; es ideal para estos momentos en los que el trabajo remoto sigue siendo uno de los fuertes del 2021. 

¿Cuáles son las principales ventajas de las tarjetas kanban?

Ya hemos podido evidenciar el funcionamiento de las tarjetas kanban, te vamos a mencionar las principales ventajas que brindan a una organización:

Simplifican la detección de ineficiencias

Por ser tarjetas visuales tus trabajadores pueden saber a tiempo cuándo se presenta un problema en el flujo de trabajo. Un ejemplo de una tarjeta kanban atrasada es cuando se presentan dos columnas en la categoría de Pruebas, en ese momento el equipo de trabajo puede evidenciar alguna falla. 

En otras palabras, la ventaja de las tarjetas kanban radica en que los problemas se evidencian inmediatamente, por lo que estarás en capacidad de eliminarnos en la medida que aparezcan. Por este motivo, podemos afirmar que es una “mejora continua”.  

Fuente: Crehana 

Aseguran la entrega justo a tiempo

El objetivo de las tarjetas kanban es el de llevar un registro de los niveles de inventario y evitar a toda costa que los materiales se agoten repentinamente. Así, en el ámbito industrial se continúa usando, pero se ha ido ampliando su implementación en otros sectores, especialmente en el desarrollo de software. 

La segunda ventaja de las tarjetas kanban es que hace que los proyectos estén en constante movimiento. Para ello, los equipos de trabajo determinan un número de tarjetas kanban que pueden estar en cualquier fase de un flujo de trabajo, la idea es que los trabajadores finalicen esos proyectos antes de que puedan asumir una nueva tarea. 

Fuente: Crehana 

Promueven el trabajo en equipo

Las tarjetas kanban se pueden compartir, por ello, en la medida en que las tarjetas avanzan en las columnas y pueden traspasarse de trabajador a trabajador. Así, la última ventaja de las tarjetas radica en que los distintos responsables de los procesos pueden ver el flujo del trabajo. 

Por ello, si quieres medir el trabajo en equipo y crear tu dream team te dejamos las principales razones por las cuales debes implementarlo en tu trabajo. 

Tarjetas kanban digitales 

Actualmente, las tarjetas kanban se pueden presentar digitalmente y es un gran beneficio si tienes trabajadores que trabajan de forma remota. Uno de los software más conocidos son Jira Software y Trello que posibilitan la configuración de tableros. 

En este sentido, las tarjetas kanban pueden ser rellenadas de forma digital, es decir puedes hacerlas haciendo uso de un software. Ciertamente, esto te brinda ciertos beneficios, como:

• Personalizar las tarjetas kanban. 
• Mostrar u ocultar campos de información elegidos. 
• Añadir contenido dinámico como los comentarios, archivos adjuntos o enlaces a otras tarjetas. 
• Te permite enviar notificaciones por correo electrónico en el momento en que una tarjeta kanban se asigna o se presenta algún cambio. 

Adicionalmente, adquirir un software para manejar tus tarjetas kanban te posibilitan una acompañamiento con tus trabajadores y optimizar la eficiencia de tu trabajo. Esto es posible por el seguimiento de métricas el cual da información sobre:

• Análisis a largo plazo. 
• Trabajo en curso.
• Diagramas de flujo acumulativos. 

Ejemplos de tarjetas kanban 

Las tarjetas kanban y el método en general se caracteriza por ser versátil, de forma que es muy sencillo adaptarlo a los diferentes campos y ocupaciones. Los ejemplos de usos de tarjetas kanban más comunes actualmente son:

• En el ámbito de la fabricación agiliza el proceso de reabastecimiento de los elementos esenciales en la línea de montaje. 
• En el comercio minorista contribuye a los empleados a realizar seguimiento de los pedidos y cumplir con los tiempos de entrega. 
• En el ámbito de la salud, las tarjetas kanban permiten un mayor control de los suministros. 
• En la atención al cliente, existen softwares de centro de asistencia que viabilizan la obtención de comentarios de los usuarios y permite que el equipo de asistencia genere planes de acción. 
• En el ámbito del software, las tarjetas kanban posibilitan una mayor eficiencia en la entrega continua en el ciclo de publicación rápido; porque visibiliza las correcciones de errores a tiempo. 

No olvides que las tarjetas kanban pueden funcionar de forma eficiente, siempre y cuando tu negocio cuente con un excelente clima laboral y por este motivo te dejamos nuestra plantilla para realizar una encuesta de clima laboral. 

Fuente: Pexles

Ahora que sabes qué son y cómo funcionan las tarjetas kanban, esperamos que no dudes en implementarlas y hacerlas  dentro de tu empresa. Indudablemente, ello puede ayudar a visualizar las tareas, delimitar el trabajo que se está realizando y maximizar la eficiencia de tu negocio. 

Si quieres continuar tu aprendizaje sobre productividad y ordenar el tiempo de forma eficiente, seguramente los cursos online de Productividad y Software te van ayudar a establecer las metas claras. 

¡Esperamos que tengas éxito en tu negocio! Nos vemos en una próxima nota.