Si la pregunta ¿qué es un workflow? resuena en tu mente, leyendo este artículo aprenderás más detalles acerca del famoso diagrama de flujo de trabajo. Así como también, sus diversas aplicaciones en la vida cotidiana de tu empresa.

Sin darte mucho spoiler, te contaremos qué es un workflow, cuál es su importancia para tu negocio, entre otros temas que te serán muy útiles si la gestión de proyectos es una disciplina que te llama la atención. 

Ahora sí, ¡empecemos a agilizar procesos y a marcar un antes y un después en tu negocio!

¿Qué es un workflow?

Un workflow es un conjunto estructurado de actividades o tareas que pueden sistematizarse para reducir el tiempo de algunos procesos dentro de tu organización. Esta herramienta también se conoce como “flujo de trabajo” en español. 

Para expandirnos un poco más en la definición de workflow, IBM, una empresa dedicada a la mejoría de los procesos de negocio, nos da mayores luces respecto a qué es un workflow. 

“Un flujo de trabajo o workflow es un sistema para gestionar procesos y tareas repetitivas que ocurren en un orden particular. Son el mecanismo por el cual las personas y las empresas realizan su trabajo, ya sea fabricando un producto, proporcionando un servicio, procesando información o cualquier otra actividad generadora de valor. Un flujo de trabajo se distingue por su simplicidad y repetibilidad”. 

Imagen: We are Marketing

Para completar la respuesta respecto a qué es un workflow, es necesario que conozcas los tipos de workflow y las partes de un diagrama de flujo. Por ello, te recomendamos la lectura de nuestro artículo "¿ Qué es un diagrama de flujo?" dónde también aprenderás cómo hacer un workflow en plataformas como Excel o PSeInt.

¿Cuál es la importancia del flujo de trabajo en mi negocio?

Si bien crear flujos de trabajo o workflows es una práctica muy usual en grandes empresas, también es una herramienta muy útil para tu emprendimiento. 

En la sección anterior te explicamos qué es un workflow y, ahora, te contaremos porqué deberías implementarlo dentro de tu organización: 

Te da mayor comprensión de tus procesos comerciales

Uno de los mayores beneficios de un workflow es que te brinda una mayor comprensión respecto a tus procesos comerciales, tanto internos como externos. 

De esta manera, podrás identificar tareas innecesarias o redundantes que perjudican la eficiencia de tu negocio. Con ello, tus colaboradores se enfocarán sólo en las tareas importantes.

Mejora la comunicación interna entre tus colaboradores

Lo último que quiere un emprendedor o directivo es que existan problemas de comunicación que afecten los resultados de la empresa. Siempre se debe evitar los famosos “teléfonos malogrados” dentro de tu equipo de trabajo, pues estas situaciones solo provocan cosas negativas a tu negocio. 

Así, la elaboración de un flujo de trabajo o workflow será muy provechosa para tu clima laboral. Esto debido a que cada colaborador será más consciente de su rol y las responsabilidades de sus compañeros dentro de la empresa. 

Mejora tu sistema de servicio al cliente

Debes recordar que sin clientes, ningún negocio sobrevive. En ese sentido, es esencial encontrar nuevas maneras de brindar una experiencia de compra de calidad y que sea eficiente.

Tener un diagrama de flujo de tu servicio al cliente será una herramienta importante para mejorar tus tiempos de respuesta y potenciar la resolución de problemas. Esto debido a que tus colaboradores tendrán más claro qué decisión tomar para solucionar cada imprevisto.

Además, también podrás identificar los cuellos de botella de tu atención al cliente, los cuales pueden ser documentación innecesaria u otros elementos que afectan el flujo correcto de tu servicio.

Imagen: Pexels

Ahora que ya sabes qué es el workflow y sus diversos beneficios para tu empresa, es momento de mostrarte algunos ejemplos de workflows que te inspirarán a alcanzar una automatización de tareas. 

Ejemplos de workflows: tareas recurrentes para automatizar con un flujo de trabajo

Si has leído el artículo a conciencia, la pregunta sobre ¿qué es un workflow? ya debe tener respuesta. De igual manera, queremos ir directo a la parte práctica y mostrarte algunos ejemplos de workflows que serán de mucha utilidad para tu negocio. ¡Empecemos!  

Workflow de orden de compra

Conocer qué es una orden de compra es un paso importante si quieres atender a tus proveedores de forma profesional. A continuación, te dejamos un ejemplo de cómo sería el paso a paso de una orden de compra dentro de tu organización: 

1. El empleado crea una orden de compra.

2. El gerente lo revisa y lo aprueba.

3. Dependiendo de las normas dentro de tu empresa, un vicepresidente revisa la orden de compra. Por ejemplo, en este caso, la condición es que el importe exceda los $10 000 dólares.

4. Enviar la orden de compra al proveedor (externo a la empresa).

5. Recibir los bienes o servicios solicitados.

6. Recibir la factura del proveedor.

7. Autorizar factura y pagar al proveedor.

8. Archivar documentos para el historial de registros contables.

Imagen: Frevvo

Si quieres representar tu flujo de trabajo con la simbología tradicional, Microsoft nos comparte un ejemplo de workflow: 

Imagen: Microsoft

Workflow de e-commerce

En caso tengas una tienda online o ecommerce, estos ejemplos de diagrama de flujo te serán de utilidad: 

1. Orden de compra por parte del usuario.

2. La tarjeta de crédito es cargada con el monto del producto o servicio.

3. Orden de compra completa.

4. Un correo electrónico es enviado al cliente y al proveedor.

5. Se notifica al almacén. 

6. El encargado del delivery lleva el producto.

7. El producto llega al cliente.

Imagen: Infiegritty solutions

Ahora, revisa este  ejemplo que incluye puntos de decisión:

Imagen: Zenaton

Workflow de incorporación de nuevos empleados

Cuando un nuevo empleado se une a un equipo, también se puede idear un flujo de trabajo que resuma el paso a paso de esta incorporación. Generalmente, este proceso incluye documentación legal, acceso a recursos de TI y una etapa de inducción para el nuevo empleado. 

Acá te dejamos un ejemplo de este tipo de workflow:

1. El empleado acepta la oferta de trabajo

2. Rellena un formulario para la empresa.

3. El formulario es recibido. 

4. Se le provisiona el equipamiento al nuevo empleado.

5. Se le brinda acceso al software de la empresa al nuevo empleado.

6. Se aumentan los datos del empleado al sistema de recursos humanos.

7. Se organizan las sesiones de inducción.

8. Se organizan los check-ins.

Imagen: Optimum

Workflow de solicitudes de viaje

Otro proceso común dentro de las empresas medianamente grandes es el gasto por viajes corporativos. Por ejemplo, se puede viajar para asistir a una conferencia o una capacitación específica. En caso la empresa pague estos gastos, este workflow te servirá de inspiración:

1. El empleado llena el formulario para asistir a una conferencia.

2. El jefe de departamento lo aprueba.

3. El departamento de finanzas evalúa los gastos.

4. ¿Se acepta la solicitud? (Si o no)

5. El colaborador viaja o termina el proceso (según la respuesta).

Imagen: Frevvo

Estamos seguros que con estos ejemplos de workflows tendrás mucho más claro lo que implica entender qué es un workflow y su aplicación diaria en tu empresa. En la siguiente sección te comentaremos sobre los softwares para hacer workflows que no puedes perder de vista. ¡No te despegues de la nota! 

Softwares de gestión de flujo de trabajo

Si bien ya sabes qué es un workflow, probablemente, no conoces los softwares que automatizan las tareas de tu empresa. A continuación, te contaremos sobre los softwares más famosos para la gestión de flujos de trabajo:

• ProcessMaker: este es un software de flujo de trabajo y gestión de procesos empresariales (BPM). Cuenta con una interfaz muy intuitiva de usar y, también, posee la opción de automatizar tareas mediante formularios. 

• Flokzu: para usar este software no necesitas conocimientos de codificación. Un gran punto a favor es que la plataforma te proporciona plantillas que te ayudarán a diseñar tu flujo de trabajo con éxito.

• Kissflow: esta plataforma se caracteriza por su simpleza y uso intuitivo. Además, es compatible para las empresas que dependen de dispositivos móviles y/o tienen una tienda ecommerce.

• Nintex: este software de workflow facilita la generación y firma de documentos a través de la misma plataforma. También, tiene la opción de crear notificaciones automatizadas, las cuales se pueden enviar por correo electrónico o SMS.

• TrackVia: con este software de gestión de flujos de trabajo, tienes la posibilidad de gestionar flujos relacionados a la gestión de clientes, automatización de marketing, gestión de proveedores, entre otros tipos de workflows. Además, cuenta con un cifrado de datos, lo cual garantiza la seguridad de tu información. 

Imagen: Kissflow

Aprender qué es un workflow y sus diversas aplicaciones en la vida diaria de tu negocio no era una tarea tan complicada como pudiste haber pensado. En la siguiente sección, te facilitaremos algunas plantillas muy útiles para la gestión de proyectos. ¡Esperamos que las incorpores en tu empresa!

Plantillas gratuitas para la gestión de proyectos

Tanto si quieres empezar un proyecto o inaugurar tu primer emprendimiento, la planificación es una etapa que no puedes saltarte. Pensando en ello, el equipo de Crehana ha ideado herramientas que aportarán a tu gestión de proyectos y tareas. 

Plantilla de diagrama de flujo en Word

Ahora que ya sabes qué es un workflow y su importancia para la gestión de proyectos, te contamos que hemos elaborado un diagrama de flujo en Word. Estamos seguros que esta plantilla te será muy útil cuando debas entregar un informe escrito de tu proyecto.

Además, al descargar nuestro recurso, encontrarás una tabla de la simbología de este método de organización. Con esta guía podrás idear tus propios diagramas de flujo sin problemas. 

➤ Descarga nuestro diagrama de flujo en Word.

Plantilla de cuadros sinópticos creativos en Power Point

Si te gustó el estilo del diagrama de flujo en Word, entonces estos cuadros sinópticos en Power Point te encantarán. 

Al descargar nuestra herramienta, podrás tener en tus manos 5 modelos de cuadros sinópticos, los cuales podrás utilizar para diseñar presentaciones de alto impacto. Ahora cuéntanos, ¿ya los descargaste?

➤ Descarga nuestros cuadros sinópticos en Power Point.

Plantilla de ruta crítica en Excel

Conocer qué es un workflow no es lo único que debes aprender a la hora de gestionar proyectos. También existen otras metodologías que te ayudarán a alcanzar tu meta a tiempo. En este caso, te presentamos la famosa ruta crítica o diagrama CPM.

Te contamos que este diagrama tiene el objetivo de optimizar la duración de tus procesos durante la gestión de un proyecto. ¡No dudes en descargar nuestra plantilla gratis!

➤ Descarga nuestra ruta crítica en Excel.

Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Probablemente, ya hayas escuchado del famoso diagrama de Gantt. Si en caso no sepas de qué trata, te contamos que es una de las herramientas gráficas más usadas en el mundo de la gestión de proyectos. 

Al descargar nuestro recurso, podrás tener en tus manos 2 modelos de diagramas de Gantt en Excel. Elige el que calce mejor con las necesidades de tu proyecto y, así, evitarás que alguna tarea importante pase desapercibida en tu proceso de planeación. 

➤ Descarga nuestro diagrama de Gantt en Excel.

Plantilla de retorno de inversión en Excel

Finalmente, pero no menos importante, hemos ideado una plantilla que te ayudará a calcular el retorno de inversión de tu emprendimiento. Específicamente, necesitarás tener a la mano datos relacionados a tu flujo de caja. 

Esta herramienta te será muy útil si necesitas obtener financiación de un tercero. Esto debido a que este indicador de retorno de inversión (CFROI) es una variable que siempre será tomada en cuenta por parte de los inversores. 

➤ Descarga nuestra plantilla de retorno de inversión en Excel.

 

Y llegamos al final del artículo. Esperamos que ahora conozcas más a fondo lo qué es un workflow y su importancia para tu emprendimiento. Del mismo modo, estamos seguros que los ejemplos de flujos de trabajo que te mostramos hoy te inspirarán a idear el tuyo propio y, así, hacer más eficientes tus procesos comerciales. 

Si llegaste hasta aquí, queremos invitarte a seguir aprendiendo y actualizando tus conocimientos. Para ello, Crehana tiene a tu disposición varios cursos online de Negocios que aportarán de gran manera a tus conocimientos técnicos sobre el dinámico mundo de los negocios.

¡Te deseamos muchos éxitos!