Si perteneces al área de recursos humanos, entender y administrar adecuadamente los beneficios laborales, como la prima vacacional, es indispensable para garantizar la satisfacción y el compromiso de los empleados.
Según una investigación de Expedia, citada en Forbes México, el 87 % de personas encuestadas está de acuerdo en que las vacaciones habituales son importantes para la salud y el bienestar general. Si bien las vacaciones y la prima vacacional por ley son obligatorias, su pago en término es esencial para promover la motivación de los colaboradores.
Por tanto, en esta guía completa y actualizada te explicaremos a profundidad qué es la prima vacacional, cuándo debe pagarse y cómo calcularla de manera precisa y conforme a la normativa laboral vigente en México.
¿Qué es la prima vacacional?
La prima vacacional es un derecho laboral al que todo empleado con contrato bajo la Ley Federal del Trabajo (LFT) tiene acceso. Este beneficio adicional al salario tiene el objetivo de contribuir a su bienestar económico y promover el disfrute pleno de sus vacaciones.
Según lo estipulado en el artículo 80 de la Ley Federal del Trabajo, la prima vacacional se define como un monto equivalente al 25 % de la remuneración que el trabajador haya percibido durante el período de vacaciones.
Es importante destacar que este porcentaje puede variar según los convenios colectivos de trabajo, los contratos individuales o las políticas internas de la empresa, siempre y cuando el monto resultante sea igual o mayor al establecido por la ley.
¿Cómo se calcula la prima vacacional?
El cálculo de la prima vacacional es una de las tareas clave que todo Departamento de Recursos Humanos o área de People debe realizar para cumplir con las regulaciones laborales. Si estás a cargo de un gran número de empleados, es importante saber cómo se pagan los días de vacaciones en México.
Con la entrada en vigor de la reforma laboral “Vacaciones Dignas” en enero de 2023, han surgido cambios en el cálculo de la prima vacacional para el 2024. De acuerdo a esta actualización, bajo el artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo, “las personas trabajadoras que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a doce días laborables, y que aumentará en dos días laborables, (...) por cada año subsecuente de servicios”.
Previo a la modificación, el cálculo se efectuaba basado en 6 días, en contraste, ahora se lleva a cabo considerando 12 días. Adicionalmente, la reforma contempla un incremento progresivo de dos días por cada año laborado, llegando a un máximo de 20 días y un límite total de 32 días de vacaciones.
Para que entiendas cómo calcular la prima vacacional, te compartimos el detalle de la cantidad de días de vacaciones que corresponda por ley:
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1 año: 12 días de vacaciones
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2 años: 14 días de vacaciones
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3 años: 16 días de vacaciones
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4 años: 18 días de vacaciones
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5 años: 20 días de vacaciones
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De 6 a 10 años: 22 días de vacaciones
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De 11 a 15 años: 24 días de vacaciones
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De 16 a 20 años: 26 días de vacaciones
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De 21 a 25 años: 28 días de vacaciones
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De 26 a 30 años: 30 días de vacaciones
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De 31 a 35 años: 32 días de vacaciones
Ahora bien, teniendo en cuenta esta lista anterior, veamos cómo se pagan las vacaciones en México:
Fórmula para calcular la prima vacacional
Para calcular la prima vacacional, primero necesitas determinar el Salario Diario Integrado del trabajador que suele incluirse en el recibo de nómina como SDI. No solo debes incluir el salario base, sino también todas las prestaciones y percepciones que el trabajador recibe de manera regular.
Para obtener el SDI, suma el salario base más las prestaciones que se consideren como parte del salario, como bonos, comisiones, y cualquier otro pago regularizado. Luego, divide esta suma entre 30 días que es el promedio de días laborados en un mes.
Si el trabajador no ha laborado el año completo, es necesario calcular los días de vacaciones proporcionales. Esto se hace dividiendo el número de días laborados durante el año entre 365 (o 366 si es año bisiesto), y luego multiplicando este resultado por los días de vacaciones a los que el trabajador tiene derecho según la Ley Federal del Trabajo.
Una vez que tengas el SDI y los días de vacaciones proporcionales, puedes calcular la prima vacacional. Multiplica el sueldo diario del colaborador por los días de vacaciones proporcionales y por el porcentaje establecido por la ley, que es el 25 %. La fórmula es:
Prima Vacacional = Sueldo Diario* Días de Vacaciones Proporcionales * 0.25.
Ejemplo del cálculo de prima vacacional
Supongamos que tienes a un trabajador llamado Juan que ha laborado durante todo el año calendario en la empresa y su salario base de cotización es de $10,000 pesos mensuales. Además, Juan recibe un bono mensual de $1,000 pesos.
Primero, suma el salario base con el bono mensual:
Salario base + bono mensual = $10,000 + $1,000 = $11,000
Luego, divide esta suma entre 30 días (promedio de días laborados en un mes):
SDI = $11,000 / 30 = $366.66 pesos por día
Después, procede a multiplicar estos $366.66 pesos por la cantidad de días de vacaciones asignados al colaborador. En este caso, se trata de 12 días, por lo que multiplica $366.66 por 12. Posteriormente, multiplica este resultado por 0.25, que corresponde al porcentaje mínimo establecido por la ley.
La suma final sería $1099.98 pesos, el cual representa el monto que el trabajador tiene derecho a recibir como prima vacacional.
Retenciones en la prima vacacional
La prima vacacional se clasifica como un ingreso y, en consecuencia, está sujeta al Impuesto Sobre la Renta (ISR). No obstante, existen excepciones a esta norma, tal como se detalla en el artículo 93 de la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISR).
Este artículo establece la exención del pago del impuesto cuando se recibe una prima vacacional inferior a 15 días de salario mínimo. En caso contrario, es decir, si la prima vacacional supera esta cantidad, se aplicará una deducción correspondiente al ISR sobre el excedente.
Constancia de antigüedad
Los empleadores tienen la obligación de proporcionar anualmente a sus trabajadores una constancia que indique su tiempo de servicio en la organización. El artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo señala que “(...) Los patrones entregarán anualmente a sus trabajadores una constancia que contenga su antigüedad y de acuerdo con ella el período de vacaciones que les corresponda y la fecha en que deberán disfrutarlo”.
Esta información facilita significativamente el cálculo de la prima vacacional, ya que el área de recursos humanos puede tener un conocimiento detallado de la cantidad de años que un empleado ha trabajado en la empresa.
Para los colaboradores, la constancia les proporcionará el número exacto de días de vacaciones que les corresponden. Además, les permitirá conocer con anticipación la fecha en la que podrán disfrutar de su período de descanso.
Por ello, es fundamental contar con una plantilla de vacaciones en Excel que te permita administrar los descansos de los miembros de tu equipo de forma óptima.
Fuente: Crehana
¿Cuándo se paga la prima vacacional?
En México, la prima vacacional se paga antes de que el trabajador tome su período de vacaciones. Según la Ley Federal del Trabajo, el empleador está obligado a entregar la prima vacacional al empleado al menos 48 horas antes del inicio de su período de descanso. Esto significa que el trabajador debe recibir su prima vacacional antes de comenzar sus vacaciones programadas.
Es importante destacar que la ley establece este plazo mínimo de 48 horas para garantizar que el trabajador tenga acceso a su prima vacacional y pueda disponer de ella antes de su período de descanso. Esto permite que el empleado cuente con los recursos financieros necesarios para disfrutar plenamente de sus vacaciones sin preocupaciones económicas.
Como puedes ver, la prima vacacional en México representa un derecho fundamental para los trabajadores y una obligación para los empleadores. Su correcto cálculo y pago son vitales para mantener un ambiente laboral positivo, cumplir con la normativa legal y garantizar la satisfacción de los empleados.
Aunque llevar un control eficiente de los descansos puede ser complicado cuando tienes a cargo un gran número de empleados, contar con un software de vacaciones simplifica enormemente este proceso.
De hecho, la gestión de este beneficio y otras prestaciones laborales puede ser automatizada mediante el uso de soluciones tecnológicas como plataformas de recursos humanos. Estas herramientas no solo facilitan la administración de las vacaciones y ausencias, sino que también brindan precisión y agilidad en los procesos internos de tu empresa.