El anticipo de nómina o adelanto de nómina puede convertirse, en algunas ocasiones, en un medio financiero para solventar los gastos de fin de mes o afrontar algún problema urgente para cualquier persona. Gestionarlo de manera correcta y equilibrada ayuda a las empresas a brindar soporte a miembros de su equipo en momentos de necesidad.

Según indica el Portal Forbes, el hecho de que los ciudadanos mexicanos tuvieran que recurrir a casas de empeño para tener liquidez ante eventualidades, por encima de préstamos bancarios, debido a las excesivas tasas de intereses, es lo que ha llevado a las organizaciones en México a contemplar y aprobar los anticipos de nómina en sus equipos.

En este blog post, vamos a explicar todo sobre los anticipos de nómina en una empresa en México, desde el concepto y las ventajas hasta las prácticas recomendadas para procesarlos en un equipo de recursos humanos. Además, explicaremos cómo un colaborador puede hacer una solicitud para el anticipo de nómina y qué beneficios supone para las personas que acceden a ellos.

¿Qué es un anticipo de nómina?

La definición de anticipo de nómina es un adelanto del salario mensual completo o parcial al cual se tiene derecho como colaborador en una empresa. Este anticipo ayuda a los trabajadores a solventar imprevistos financieros y puede beneficiar a la empresa bajando el estrés económico de su equipo de trabajo.

En estos anticipos de nómina a los miembros del equipo, la empresa no puede cobrar intereses por el importe adelantado, que corresponde a los días trabajados del mes. En el caso de que se solicitara devolver el anticipo al mes siguiente o en varios meses, ya no se trataría de un anticipo si no de un préstamo, lo que conlleva otras implicaciones.

El mecanismo del anticipo de nómina es el siguiente: la entidad extiende la suma solicitada antes de la quincena o fecha de pago. Este dinero luego será descontado en el próximo día de cobro.

Tipos de anticipo de nómina

• Anticipo de los días trabajados: el día 20 un colaborador puede ir a ver al gerente y solicitarle un anticipo de nómina, que corresponderá a los días ya trabajados.

• Anticipo de salarios futuros: por convenio colectivo, se podría permitir que los trabajadores soliciten un anticipo de salario futuro, por días que aún no ha trabajado.

Ambos tipos de anticipo de nómina, ya sea por días trabajados o por salarios futuros, ofrecen flexibilidad financiera a tus colaboradores. Estas opciones brindan soluciones a corto plazo para cubrir necesidades urgentes, mientras se garantiza una gestión eficiente de los recursos económicos personales.

¿Cómo gestionar el adelanto de sueldo en una empresa?

Ofrecer la posibilidad de anticipo salarial en una empresa es una medida que debe trabajarse cuidadosamente bajo un sistema de procedimientos rigurosos. En vista de ello, te dejamos una lista con las mejores recomendaciones para implementar el proceso de adelantos de sueldo en una organización.

Revisa los requisitos legales a cumplir

Dado que esta es una medida regulada en cada territorio nacional, lo primero que se debe realizar es una revisión pormenorizada de las leyes que rigen al respecto en el país en el que opera la empresa. Para ello, debe existir una coordinación fluida entre el equipo de recursos humanos y el departamento legal.

Es importante que se verifiquen las últimas actualizaciones sobre leyes laborales. En ellas, con seguridad, figurarán plazos, montos límites, perfiles a considerar, excepciones por industria y otros detalles relevantes. 

Si se busca por determinados países, por ejemplo, en España, esta ley se consigna en el artículo 29 del Estatuto de Trabajadores. Por otro lado, a manera de caso muy específico, en México, el anticipo de sueldo a trabajadores del Estado no puede exceder el 30% del salario bruto, como se menciona en un documento de la Secretaría de Gobernación de México. Estos son los tipos de detalles y especificaciones que deben esclarecerse antes de proponer y publicar una política de adelanto salarial. 

Es indispensable que conozcas que en México, el anticipo de nómina está regulado principalmente por la Ley Federal del Trabajo y por las disposiciones que emite la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros (CONDUSEF). Además de esto, existen reglamentos internos en las empresas que deben ser de conocimiento de todos los colaboradores y convenios colectivos que pueden establecer condiciones adicionales para el otorgamiento de adelantos de nómina.

Establece la política para solicitar el anticipo de salario

Cuando ya se tenga un panorama muy claro de la legalidad laboral bajo la que opera la empresa, se debe crear una política y guía de anticipo de sueldo. Esta tiene que incluir toda la información necesaria que requiere una persona para hacer la solicitud cuando sea necesario. Esto evitará problemas futuros, ahorrará tiempo para ambas partes y agilizará los procesos. Compartimos una lista con los elementos a tener en cuenta.

• Tipo de colaboradores habilitados.

• Fechas para la solicitud.

• Porcentajes o montos que se ofrecen.

• Pasos a seguir para pedir el anticipo de salario.

• Plataformas o formatos para realizar la solicitud.

• Razones aceptables para aprobar el procedimiento.

• Lista de excepciones.

• Penalidades o acciones disciplinarias.

Recuerda que, mientras más clara esté la información acerca de los anticipos de nómina y otros aspectos relacionados con Recursos Humanos, más sencillo y rápido se hará la gestión, optimizando procesos y brindándole ayuda a tus colaboradores cuando lo requieran. Todo esto se traducirá en la retención de tus talentos.

Define los criterios para ser elegidos

Es importante establecer lineamientos para definir qué tipo de personas pueden acceder al anticipo salarial. Aquí se debe tener en cuenta algunas cuestiones, como las leyes del país, la situación de la empresa y la plantilla con la que se cuente.

En las políticas deben aparecer datos de los perfiles a aceptar cuando se soliciten anticipos de sueldos para colaboradores. Diseñar estos requisitos ayudará a la empresa a mantener su balance financiero y de planilla dentro del presupuesto, lo que es bastante conveniente para la salud económica de todo negocio.

Por ejemplo, una de los criterios a establecer puede ser que se ofrezcan estos anticipos solo a personas que hayan cumplido una cantidad de meses laborando en la empresa. Asimismo, podría determinarse que solo aquellos que están trabajando a tiempo completo lo puedan hacer. La decisión final sobre este tema depende de la coordinación entre recursos humanos y el área contable.

Determina mínimos y máximos para el adelanto salarial

Otra medida importante para el procesamiento de un anticipo de nómina es fijar cantidades mínimas y máximas. Esto también contribuirá con la planificación financiera de la empresa y servirá para que cada miembro del equipo lo tenga en cuenta al momento de la solicitud.

Es conveniente establecer un porcentaje sobre el salario mensual. Por ejemplo, de acuerdo a las leyes de cada país, el mínimo podría ser un 15% del sueldo y el máximo un 30%. En otros casos, las cantidades pueden manifestarse en montos fijos según el área a la que pertenece, el puesto que tiene o los años que lleva en la empresa.

Lo importante es configurar este criterio siguiendo las leyes del país y las políticas económicas de la empresa. Si estás en la etapa de planificar el adelanto de salario, es bastante probable que utilizar una plantilla de nómina en excel te sirva para agilizar el proceso, gestionar una base de datos con información sobre sueldos y recurrir a ella cuando necesites alguna actualización.

Fuente: Crehana

Exige un documento escrito para la solicitud formal

Para prevenir cualquier confusión y formalizar el proceso, es sumamente conveniente que este se inicie con una petición formal por escrito. Esta debe ser enviada por el colaborador que requiera el anticipo de nómina en la compañía.

Este documento debe existir a manera de plantilla en la plataforma digital que recursos humanos use para gestionar la información del personal. Aquí es necesario incluir el monto total del adelanto de sueldo, las fechas y modalidades de cobro por parte de la empresa, los términos del acuerdo y otros detalles de importancia.

Dependiendo de las políticas administrativas de la empresa, este documento puede existir en formato digital y también en físico. La idea es que ambas partes, el representante de la organización y la persona que hace la solicitud, cuenten con una copia del mismo. Esta actuará como una especie de comprobante del proceso.

Si en la empresa se gestiona esta documentación de manera separada e individual, es importante integrar pronto esta plantilla al software especializado de RR.HH. De esa manera, se evitarán pérdidas inesperadas y se agilizará el procedimiento al estar todo guardado en un nube electrónica.

Firma el acuerdo de adelanto de nómina

Aunque no parezca tener mayor trascendencia, entre las acciones para el adelanto salarial, realizar la firma en el documento de formalización avala el acuerdo entre ambas partes. Esta debe ser firmada, idealmente, por el colaborador que hace la solicitud y, por supuesto, por el encargado de recursos humanos.

La firma puede ser gestionada de manera electrónica a través de la plataforma usada. Además, si se establece en las políticas del adelanto de nómina, se tiene que firmar también en formato físico de modo manual. Así queda sellado el acuerdo, que se configura como el documento al cual recurrir en caso se presenten inconvenientes o desacuerdos más adelante.

Utiliza un software para la gestión del procedimiento

En la actualidad, es imprescindible que las empresas cuenten con herramientas de gestión de pagos para el personal. Estas pueden estar ingresadas dentro de softwares de recursos humanos o estar dedicadas a esa única función. Su adecuado uso ayudará a concentrar toda la información y los procesos en un solo lugar, lo que facilitará el trabajo de colaboradores y gerentes a mantener. 

Existen diversas opciones a utilizar, dependiendo de la cantidad de colaboradores, los flujos de trabajo y las funciones que se requieran. Aquí te dejamos una lista con algunas de las plataformas para el anticipo de nómina que puedes adquirir.

• Papaya Global.

• Rippling.

• Deal.

• Paycor.

• Paycheck Flex.

• Trinet.

• Insperity.

Analiza las diversas plataformas y decide cuál de ellas te ofrece mejores beneficios a la hora de gestionar los anticipos de nómina de tu empresa.

Evalúa el sistema de anticipo de sueldo

Como en cualquier proceso de recursos humanos, todo debe ser supervisado y evaluado. Para ello, debe hacerse estudios y comparaciones regulares sobre la cantidad de solicitudes de anticipos de salarios, el tipo de colaboradores que los solicitan, las razones comunicadas y las recurrencias. 

Esto ayudará a que la empresa detecte quiénes son las personas que incurren, en mayor medida, en este tipo de solicitudes, además de valorar la efectividad de los adelantos, la rapidez del proceso y otros detalles. Todo ello ayudará a que se tomen medidas correctivas, se mejore el sistema y se mejore la educación financiera de todo el personal.

La educación financiera como medida de prevención

Más allá de tomar en cuenta las prácticas recomendadas que acabamos de mencionar, es vital que las empresas integren formación sobre educación financiera en el plan de desarrollo de equipos. 

En ese sentido, se debe proponer un catálogo de contenidos que apunte a reforzar los conocimientos básicos en finanzas personales, administración de presupuesto familiar, planes de ahorros, fondos de emergencias, gestión de préstamos bancarios, uso de tarjetas de créditos y otros temas relacionados.

Esta información servirá para que los miembros del equipo tengan un mejor comportamiento financiero con base en sus salarios y realidad familiar. Todo ello puede, idealmente, prevenir solicitudes reiteradas de adelantos de sueldo, que nunca son un buen síntoma.

Dado que es una temática que impacta tanto en la vida laboral como personal de todo colaborador, el aprendizaje debe desarrollarse a su ritmo, con contenido a disposición en cualquier momento y funciones para afianzar los conocimientos. 

Por ello, es conveniente utilizar un software que centralice los contenidos y la metodología de este tipo de formación en un solo lugar. Al momento de optar por una plataforma para tu equipo, asegúrate de que cuente con las siguientes características.

• Sala virtual para clases en vivo con expertos en el tema.

• Opciones para crear y subir contenido propio.

• Segmentación de catálogo de acuerdo a perfil, departamento u otros criterios.

• Diseño gamificado de cursos.

• Herramienta para evaluar y medir habilidades de equipo.

• Espacios de aprendizaje colaborativo.

• Opciones para configurar evaluaciones y certificados.

Fuente: Crehana

Beneficios del anticipo salarial para la empresa

Si la empresa se concentra en demostrar a su equipo que se preocupa por su situación e invierte en su bienestar, se conseguirán grandes beneficios, tales como los siguientes:

• Fidelización de los colaboradores: es esencial cuidar a tus talentos y hacer que se sientan satisfechos y cómodos en su entorno de trabajo. Beneficios como el anticipo de nómina disminuyen la posibilidad de que estos colaboradores busquen otras opciones.

• Atraer talento: para atraer el mejor talento y mantenerlo, hay que marcar la diferencia con la competencia y esta se puede establecer por medio de beneficios para los colaboradores, como el anticipo de nómina.

• Mejora el Employer Branding: beneficios como el anticipo de sueldo permite potenciar la marca de la empresa, lo que aumenta el valor de esta frente a los colaboradores.

Además de los beneficios mencionados anteriormente, el anticipo de nómina puede tener un impacto positivo en la gestión financiera y administrativa de la empresa. Al ofrecer adelantos de salario de manera organizada y controlada, la empresa puede evitar situaciones de estrés financiero entre sus colaboradores, lo que a su vez puede contribuir a un ambiente laboral más estable y productivo.

En momentos de crisis o necesidad económica, como gastos médicos inesperados o reparaciones urgentes, el adelanto de salario puede proporcionar un alivio inmediato y evitar que los miembros del equipo acudan a fuentes de financiamiento más costosas, como préstamos bancarios o tarjetas de crédito con intereses elevados.

El anticipo de nómina no solo beneficia a tus colaboradores al proporcionarles acceso a fondos adicionales cuando más lo necesitan, sino que también puede tener efectos positivos en la retención de talento, el branding empresarial y la gestión financiera de la empresa.

¿Cuándo se solicita un anticipo de nómina?

Desde el punto de vista de tus colaboradores, este instrumento financiero es una buena opción para quienes tengan mensualmente un ingreso por el trabajo prestado y que necesiten el dinero con anticipación por un problema puntual. 

El anticipo de nómina en la empresa no es una herramienta para solucionar problemas a medio o largo plazo ni es un medio de financiación habitual, ya que no puede solicitarse muy a menudo.

Si se toma por hábito esta práctica, lo más seguro es que la entidad penalice al colaborador con alguna comisión o interés que se haya especificado en el contrato si superas un límite o un plazo. Por todo ello, es aconsejable dar un repaso a la planificación financiera, antes de  usar algún tipo de producto financiero, préstamo o solicitar alguna ayuda.

¿Por qué solicitar un anticipo de nómina?

El anticipo de nómina es un derecho establecido para los trabajadores, en México en concreto, se encuentra muy bien regulado. Por lo que debes contemplar claramente las razones para solicitarlo y manejarte cuidadosamente al gestionar algún adelanto de salario.

Entre las razones para solicitar un anticipo destacan las siguientes:

• Conveniencia y flexibilidad: un adelanto de nómina es más conveniente en comparación con un préstamo bancario.

• Emergencias inesperadas: una enfermedad repentina o una hospitalización. En esos momentos, un anticipo de nómina ayuda a evitar grandes recortes de gastos en el futuro.

• Reembolso fácil: el anticipo de nómina tiene un esquema de fácil devolución, ya que el pago se deduce directamente del próximo salario.

• Rápida obtención y disposición: los anticipos de nómina no requieren mucho tiempo y no son un trabajo tedioso, como el papeleo que se debe diligenciar para obtener la aprobación de préstamos bancarios.

¿Cómo solicitar un anticipo de nómina?

Cuando un colaborador decide solicitar un anticipo de nómina, es importante que siga los procedimientos establecidos por la empresa para hacerlo de manera adecuada y eficiente. Una vez que haya decidido solicitar el adelanto salarial, el primer paso será comunicarse con su jefe directo para discutir la petición. Durante esta conversación, el colaborador puede plantear las razones específicas por las cuales necesita el anticipo y proporcionar cualquier documentación adicional que pueda ser requerida por la empresa.

Después de hablar con el jefe, dependiendo de la política interna de la empresa, el colaborador puede recibir inmediatamente el formulario necesario para solicitar el anticipo de nómina. Algunas empresas tienen formularios específicos diseñados para este propósito, los cuales pueden incluir detalles sobre el monto solicitado, el motivo del adelanto y cualquier otra información relevante. 

En caso de que la empresa no tenga un formulario preestablecido, es posible que el HR Manager le indique al colaborador que se comunique con el departamento de Recursos Humanos para obtener la documentación necesaria y completar el proceso de solicitud.

Una vez que el colaborador ha completado y presentado el formulario de solicitud de anticipo de nómina, la empresa procederá a evaluar la solicitud. Es importante destacar que la organización responderá a la solicitud en un corto plazo para evitar que la gestión pierda su sentido. Durante este proceso de evaluación, la empresa puede verificar:

• Elegibilidad del colaborador para recibir el anticipo.

• Revisar su historial laboral.

• Evaluar su capacidad para reembolsar el anticipo de manera oportuna.

En caso de que la solicitud sea aprobada, la empresa se encargará de procesar el pago del anticipo y realizará el descuento correspondiente en la próxima nómina del colaborador. Es importante tener en cuenta que la organización registrará este descuento en su software de nóminas, asegurando que quede reflejado de manera adecuada en los registros financieros de la empresa y en el comprobante de pago del colaborador. 

Una vez que se haya realizado el abono del dinero, los miembros del equipo que hayan solicitado dicho adelanto podrán utilizar el anticipo de nómina según sus necesidades, sabiendo que han seguido el proceso establecido por la empresa de manera correcta y transparente.

Beneficios del anticipo de sueldo para el trabajador

No es una obligación dar un anticipo de nómina a sus colaboradores, pero si alguien de su equipo está pasando por un problema económico inesperado, debería tomar medidas para mejorar su estado, de manera que se incremente su motivación por el trabajo. Si se ayuda financieramente a cualquier miembro del equipo, esto traerá beneficios para él como los siguientes:

• Disminución de su nivel de estrés financiero: un aumento de estrés puede afectar el trabajo del colaborador. Por eso se recomienda que, como empresa, se demuestre interés y se brinde ayuda económica frente a eventos imprevistos. Con un anticipo de nómina, el colaborador se sentirá seguro y cómodo en su espacio de trabajo.

• Aumento de productividad: si al colaborador se le presenta un problema, no se concentrará en sus tareas. Por eso, como compañía, se recomienda ofrecer beneficios como el anticipo salarial para que la persona resuelva sus inconvenientes y se centre en su labor.

• No se generan intereses: este es un apoyo financiero del propio ingreso del colaborador, ya que no es un préstamo ni un crédito, sino un anticipo de nómina.

Esperamos que esta información te haya ayudado a entender los lineamientos del anticipo de sueldo. Como has visto, esta es una medida que debe plantearse de manera estudiada y planificada por parte de la empresa, siempre de acuerdo a las leyes que rigen en el país y pensando en un impacto positivo para el bienestar de los equipos de trabajo.

Para los HR Managers y líderes de empresas en México, comprender y ofrecer el anticipo de nómina como parte de las políticas de compensación y beneficios a sus colaboradores puede ser una estrategia efectiva para mejorar la satisfacción y el compromiso de sus equipos de trabajo. Al proporcionar acceso a este recurso financiero, no solo se atienden las necesidades inmediatas de los talentos, sino que también se fortalece la relación de confianza entre la empresa y su equipo. 

El anticipo de nómina emerge como una herramienta valiosa que no solo ayuda a mitigar situaciones financieras difíciles, sino que también contribuye a fomentar un ambiente laboral positivo y productivo.

En última instancia, integrar el anticipo de nómina dentro de las prácticas de gestión de talento puede ser un diferenciador clave para atraer y retener talento en un mercado laboral cada vez más competitivo. ¡Súmate a las grandes empresas que fomentan la estabilidad financiera de sus talentos!