Una cartera de candidatos es una base de datos en la que se especifican potenciales postulantes para cubrir puestos de una determinada organización. 

Para una empresa, la cartera de candidatos sirve para optimizar aún más la gestión de recursos humanos y encontrar talento que coincida con una búsqueda de empleo en particular. El objetivo es hallar capital humano que tenga los mismos valores, y se alinee a la visión y misión de una organización. 

Entonces, para que sepas qué es una cartera de candidatos, cuáles son sus características y cómo crear un banco de candidatos para tu compañía, hemos preparado este blog post. De esta manera, podrás hacer más eficiente cada uno de los procesos de reclutamiento dentro de tu organización.

¿En qué consiste la cartera de candidatos?

Como te mencionamos antes, una cartera de candidatos se trata de un conglomerado de datos, organizado sistemáticamente, en el que se detallan postulantes para ocupar puestos en una compañía. De hecho, en una cartera de candidatos, es posible hallar:

• Personas que hayan postulado con anterioridad. 

• Postulantes recomendados por terceros, que tengan una conexión directa o indirecta con la empresa. 

• Candidatos que hayan sido descartados en algún proceso de selección de personal.

• Personas que efectuaron una aplicación espontánea desde la página web de la organización o desde algún sitio especializado en búsquedas de empleo.

• Talentos que trabajen actualmente en la empresa.

Dentro de este contexto, para optimizar la cartera de candidatos, es importante que las empresas se enfoquen en brindarle a su talento oportunidades de desarrollo dentro del ámbito de trabajo. Como resultado, surge el proceso de reskilling o reciclaje profesional, en el que el capital humano renueva sus competencias, para adaptarse a nuevas posibilidades de inserción laboral dentro de la misma empresa en la que desempeña sus funciones.

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¿Cuáles son las características de una cartera de candidatos?

Una cartera de candidatos efectiva debe poseer una serie de cualidades específicas para ser útil en todo proceso de reclutamiento de personal. 

A continuación, te detallamos algunas de las principales características, para que tengas un panorama general acerca de la cartera de personal, una de las mejores herramientas de reclutamiento en todo departamento de Recursos Humanos. 

1. Completa

Una cartera de candidatos debe incluir la mayor cantidad de datos posibles de los postulantes. Por ejemplo:

• Información de contacto.

• Experiencia.

• Estudios académicos.

• Habilidades blandas, como habilidad para la comunicación y resolución de conflictos. 

• Habilidades duras, como el manejo de recursos y plataformas digitales.

2. Centralizada

Las fuentes de aplicación en la web pueden ser variadas. Por eso, una buena cartera de candidatos permite que las personas de Recursos Humanos puedan acceder a todas las postulaciones en un mismo sitio.

3. Capaz de eliminar datos repetidos

Una cartera de candidatos debe borrar datos repetidos y perfiles idénticos, procedentes de distintas fuentes de postulación. Esta es una de las vías más eficientes para acortar tiempos en los procesos de reclutamiento. 

4. Colaborativa

Asimismo, una cartera de candidatos online posibilita la gestión conjunta por distintos integrantes del equipo de Recursos Humanos. Para ello, la gerencia de talento debe establecer los criterios a tener en cuenta para clasificar candidatos. 

Y a la vez, el equipo de Recursos Humanos debe incorporar nuevos postulantes o detallar comentarios según un marco definido a partir de ciertos lineamientos en común. 

5. Ágil

Otra de las características de una cartera de candidatos es la agilidad en relación con las búsquedas de postulantes. Por ende, es imprescindible que una base de candidatos permita efectuar búsquedas teniendo en cuenta palabras clave específicas.

6. Segura

La ciberseguridad es un factor central en todo proceso de reclutamiento. Por eso, la cartera de candidatos de una empresa debe cumplir con el Reglamento de Protección de Datos personales. Y a la vez, garantizar la seguridad cibernética desde la perspectiva de la empresa.

¿Cómo hacer una cartera de candidatos?

En el caso de que desees optimizar la creación y manejo de tu cartera de candidatos, en esta sección, te brindaremos algunas recomendaciones. 

Por consiguiente, podrás aprovechar los beneficios de una base de candidatos eficiente en el área de recursos humanos de tu empresa.

1. Ten en cuenta el Candidato Persona 

Para tener una buena cartera de candidatos, es esencial buscar perfiles laborales en aquellas plataformas que suele utilizar el candidate persona o arquetipo de candidato y que se está buscando para ocupar un puesto en la compañía. 

Asimismo, no olvides aplicar filtros en función de las keywords que definan a tus candidatos ideales. Esto es indispensable en todo proceso de reclutamiento virtual.

2. Supervisa la cartera de candidatos con frecuencia

Es aconsejable revisar con una cierta periodicidad cuáles son los postulantes que forman parte de la base de candidatos. 

Para ello, puedes aplicar filtros de búsqueda para verificar el estado de las solicitudes. A la vez, como estrategia, una buena idea es crear categorías de postulantes dentro de la cartera de candidatos. 

Y en el caso de que necesites llevar a cabo un diagnóstico de los resultados de las entrevistas que hayas realizado, puedes descargar nuestro formato de Evaluación de Candidatos.

En simples palabras, en esta etapa del proceso de selección, las personas que forman parte de Recursos Humanos deben poner en acción todas sus competencias para lograr que la cartera de candidatos sea útil. 

Según un estudio de Forbes, es esencial que en todo proceso de reclutamiento de personal, los responsables de Recursos Humanos posean las habilidades necesarias para desempeñar con éxito cada una de sus funciones de gestión de talento. Especialmente, aquellas que se requieren para detectar nuevos talentos en entornos virtuales, a incluirse en la cartera de candidatos de la compañía.

3. Aprovecha las ventajas de un ATS

Las nuevas tecnologías permiten mejorar las metodologías de selección de personal. Por eso, a la hora de gestionar una cartera de candidatos, te aconsejamos emplear un Applicant Tracking System (ATS); es decir, un sistema de seguimiento de postulantes. Se trata de una interfaz que posibilita la automatización de los procesos de búsqueda de perfiles de empleo. 

Por otro lado, estos software agilizan el trabajo del departamento de Recursos Humanos y hacen más eficiente el banco de candidatos, a través de las siguientes acciones: 

• Almacenamiento de información.

• Filtraje de datos a través de palabras clave y criterios específicos de selección.

• Eliminación de postulaciones duplicadas de la cartera de candidatos.

• Personalización de respuestas a los candidatos, para mantenerlos informados sobre las fases del reclutamiento y el estado de su candidatura.

• Incremento de la seguridad de la cartera de candidatos.

Ya sea que selecciones o rechaces candidatos, debes responderles. Una vez que elijas un solicitante para tu cartera de candidatos potenciales, interactúa directamente con él y responde en cada etapa. Esto ayuda a construir tu reputación como un buen empleador.

4. Redacta descripciones de trabajo atractivas

Dedica tiempo a escribir anuncios de trabajo de calidad que atraigan a las personas adecuadas para incluirlas en tu cartera de candidatos potenciales. Necesitas una excelente descripción del trabajo, especialmente una vez que comienzas el proceso de entrevista. 

Para reclutar a los candidatos correctos, también debes hacer que el texto del copy sea persuasivo. La redacción creativa de los requisitos y las funciones del trabajo pueden atraer a un gran grupo de candidatos para que los evalúes. 

Incluye un poco sobre la cultura de tu empresa, enumera los criterios no negociables y agrega los beneficios de trabajar para tu empresa en la publicación. Haz que sea atractivo para el tipo de persona que quieres que se postule para tus puestos. 

Cada anuncio de trabajo debe escribirse específicamente para cada función diferente; no puedes usar una plantilla genérica. De esta manera, te resultará sencillo crear un banco de candidatos efectivo. 

5. Prioriza la experiencia del candidato 

A corto plazo, tienes un puesto que cubrir, pero construir una cartera de personal requiere una visión a largo plazo. Por mucho que estés buscando la contratación perfecta en este momento, habrá más roles para cubrir en el futuro. 

Muchos de los solicitantes de hoy son los talentos perfectos del mañana, solo que en una posición diferente. La experiencia del candidato comienza mucho antes de que publiques tu vacante.

De modo que, debes crear una excelente experiencia para el candidato donde se resalte su valor como profesional. Las personas valoran esto y tendrá un impacto positivo en los solicitantes porque fueron bien tratados. Las organizaciones que reconocen a las personas obtienen rápidamente una buena reputación como marca empleadora.

Si una empresa puede crear un lugar de trabajo que entusiasme a los talentos actuales, es posible que más personas quieran trabajar para tu empresa. Esto proviene de una cultura en la que las personas quieren laborar, tener salarios y beneficios competitivos, horarios de trabajo flexibles y equilibrio entre la vida laboral y personal.

6. Utiliza fuentes de reclutamiento 

¿Cómo puedes hacer crecer tu cartera de candidatos? Utiliza las siguientes fuentes de reclutamiento para obtener nuevos grupos de talentos potenciales:

Redes sociales

Si deseas encontrar muchos candidatos potenciales, puedes reclutar a través de las redes sociales. LinkedIn es una opción indispensable para incrementar tu base de candidatos. Pero también puedes probar Facebook, Twitter, Instagram y plataformas de nicho más pequeños. 

Las personas a menudo mencionan su experiencia y trayectoria académica en sus perfiles, así como publican sobre sus intereses y preferencias de empleo. Incluso, puedes buscar candidatos activos en las redes sociales, quienes están en la búsqueda constante de oportunidades laborales. También puedes atraer a solicitantes publicando contenido atractivo en tus perfiles sociales.

Sitio web de la empresa

Como líder de recursos humanos o analista de talento, puedes usar el sitio web de la empresa para incrementar la cartera de candidatos.

Si utilizas el SEO de reclutamiento, puedes optimizar la página web para que sea más fácil de encontrar para las personas. Cuando los candidatos potenciales busquen ofertas de trabajo, tu sitio online aparecerá idealmente en los resultados de búsqueda. 

Para que la creación de tu cartera de personal sea efectiva, puedes usar palabras clave para dirigirte a ubicaciones e industrias específicas. Pon la información de contacto en el sitio para que los candidatos puedan ponerse en contacto fácilmente. También puedes ofrecer un boletín informativo por correo electrónico al que se puedan suscribir.

Si tu software de reclutamiento está integrado con la bolsa de trabajo de tu sitio web, puedes publicar fácilmente las ofertas de trabajo. Los solicitantes de empleo pueden completar un formulario en el sitio web y adjuntar su currículum automáticamente en la plataforma.

Grupos y asociaciones

Es posible que puedas crear tu cartera de candidatos uniéndote a grupos y asociaciones de reclutadores, según los tipos de perfiles que buscas. Por ejemplo, si te especializas en la contratación de profesionales de la salud, podrías conectarte a grupos de la industria de la salud.

O bien, puedes unirte a grupos de LinkedIn donde tienden a organizarse en torno a una profesión o interés. Las asociaciones están llenas de candidatos de calidad. Sin embargo, estos grupos pueden ser más difíciles de acceder. Es posible que debas presentar una solicitud y pagar un ingreso.

Aspirantes anteriores

Mantener el contacto con los solicitantes anteriores es una estrategia fácil para potenciar tu base de datos de candidatos.

No permitas que un solicitante pierda interés y se caiga de tu lista. Si tienes su número de teléfono y correo electrónico en tu sistema de seguimiento de candidatos, mantener el contacto no será difícil.

Puedes enviar correos electrónicos anunciando nuevas ofertas de trabajo o enviar consejos de búsqueda de empleo para convertirte en un experto de confianza. Puedes llamar a los solicitantes anteriores para preguntarles si todavía están buscando trabajo y qué tipos de empleos les interesan.

Miembros del equipo anteriores

Otra fuente de reclutamiento que te ayudará a incrementar la base de candidatos es recurrir a los talentos anteriores. Es posible que tengas que ingresar a LinkedIn para encontrar a dichas personas que pueden ocupar sus puestos otra vez.

Algunas personas no se oponen a volver a trabajar para un empleador anterior después de que haya pasado un tiempo. Por lo tanto, asegúrate de observar a este tipo de talentos al momento de contratar.

Referencias

Las referencias pueden ampliar tu cartera de candidatos. Tus talentos actuales probablemente tengan amigos o familiares que estén buscando trabajo. O bien, pueden tener un compañero de trabajo anterior a quien recomiendan encarecidamente. Solo tienes que pedir un nombre y tal vez una información de contacto.

Cuando obtengas una referencia, menciona cómo obtuvo su nombre para aumentar su confiabilidad. Además, dile lo que puedes hacer por él o ella y comparte cualquier vacante en la que la persona pueda estar interesada.

7. Identifica tus necesidades futuras

Las tecnologías evolucionan a diario, al igual que los requisitos empresariales. Como reclutador, debes analizar las necesidades futuras e identificar el recurso humano requerido para ellas. Esto te ayuda a crear una base de datos de candidatos con las habilidades adecuadas y experiencia relevante.

Reconocer las habilidades que estarán en demanda pronto te permite construir un grupo de candidatos para futuras contrataciones. Además de eso, evaluar el talento actual de tu empresa te ayudará a identificar las brechas de habilidades, saber que debes buscar en un candidato y crear un grupo de talentos en consecuencia.

En resumen, disponer de una cartera de candidatos es beneficioso para todo departamento de Recursos Humanos que desee agilizar su método de selección de personal. 

Para ello, es necesario tener la mejor tecnología para acceder a una base de candidatos efectiva. Y al mismo tiempo, capacitar a los integrantes del equipo de Recursos Humanos, para que tengan en claro los parámetros a la hora de gestionar la cartera de candidatos de la empresa. 

Las empresas exitosas son aquellas que piensan en el futuro y se preparan en consecuencia. Una carta de personal debe ser parte de la planificación futura de cualquier compañía, ya que la ayuda a contratar rápidamente al talento más adecuado.

Como afirma Joan Pere Salom, Socio responsable Human Capital de Deloitte, “es importante tener compañías preparadas para la organización del futuro”. Y para ello, no olvides que toda empresa necesita de un capital humano para obtener el máximo nivel de productividad. 

Por ende, invierte en tu equipo y ofrécele al talento que lo compone la posibilidad de optimizar su rendimiento. Y así, tendrás personas felices en tus grupos de trabajo y podrás usar la cartera de candidatos a tu favor.

¡Nos vemos en el próximo artículo!