¿Qué es un expediente laboral y por qué es esencial si quieres hacer un seguimiento de cada colaborador?

El expediente laboral es una herramienta muy importante para el área de Recursos Humanos, ya que gracias a ella se puede llevar un seguimiento de personal desde el momento de la contratación del individuo hasta su desvinculación de la empresa.

Establecer un procedimiento cronológico y estructurado es esencial para que el expediente laboral pueda ser útil, ya que su correcta elaboración le permitirá a la empresa llevar un control sobre la información legal y laboral de cada persona. Así, cuando un área lo requiera, podrá acceder fácilmente acceso a esta información.

Si nunca has elaborado uno de estos documentos, o quieres actualizarte en el tema y reforzar tus conocimientos, en esta nota hablaremos sobre qué es un expediente laboral, qué debe contener, y cuáles son las diferencias entre un expediente laboral físico y uno digital.

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¿Qué es un expediente laboral?

El expediente laboral es una compilación de documentos que recoge información importante de todas las personas que se encuentran laborando para una empresa, desde el momento de su contratación hasta el día en que se dan de baja. 

Gracias al expediente laboral podemos conocer las habilidades y competencias de cada persona, para que el equipo de trabajo pueda aprovecharlas, y así mismo, contribuya en la mejora y desarrollo de las que necesite reforzar.

Crear y alimentar el expediente laboral de un colaborador es una de las prioridades del área de Recursos Humanos, ya que que son ellos los encargados de gestionar y actualizar los documentos para que en el futuro se pueda acceder a estos con facilidad, y así cuente con toda la información legal, laboral y administrativa organizada cronológicamente.

¿Por qué es importante realizar un expediente laboral?

El expediente laboral cumple diferentes funciones que son esenciales para toda la compañía:

• Facilita el acceso a la información. El expediente laboral está planteado para organizarse de forma cronológica, por lo que cualquier área que requiera conocer el archivo podrá entenderlo de manera intuitiva, y encontrar el documento que necesite con practicidad.
•  Evita inconvenientes legales. El expediente laboral de un colaborador contiene información administrativa y legal que será de gran utilidad en los momentos en que se presenten inconvenientes legales con alguna persona que trabaja o trabajó en la compañía.
• Contiene la información necesaria para tomar decisiones importantes. Si estás pensando en darle un ascenso a una persona de tu equipo, o un incremento salarial, el expediente laboral te ayudará a conocer la información necesaria para apoyar tu decisión.

¿Qué contiene un expediente laboral?

El expediente laboral cuenta con diferentes documentos que se pueden clasificar en 3 categorías:

Datos personales

Generalmente, la mayoría de esta documentación se solicita antes o durante el proceso de contratación de la persona:

• Datos personales.
• Hoja de vida.
• Contrato laboral firmado.
• Carta de referencia laboral (si aplica).
• Examen médico de ingreso.
• Copia del documento de identificación.
• Certificados de educación.
• Certificado bancario.
• Resultados de las pruebas psicométricas.
• Certificado médico.
• Antecedentes penales. 

Datos laborales

La segunda parte del expediente laboral reúne los documentos que demuestran cuáles son los deberes y responsabilidades que la persona contratada tiene hacia la empresa:

• Job description o descripción del cargo.
• Carta o documento que dé constancia de la entrega de equipos o materiales.

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Datos de la empresa

El tercer y último punto que debe contener un expediente laboral compila todos los documentos que evidencien las responsabilidades de la empresa hacia la persona contratada:

• Desprendibles quincenales o mensuales de nómina.
• Solicitud de vacaciones.
• Certificado de incapacidad.

Ahora que sabes qué documentos debe llevar un expediente laboral, es momento de que elabores un check list con todos estos bullets, y empieces a replicar este archivo con cada una de las personas que hagan parte de tu compañía.

Expediente laboral físico vs. expediente laboral virtual

Actualmente puedes organizar tu expediente laboral de dos formas: en formato digital y en formato físico. A continuación te explicaremos en qué consiste cada una de ellas, y cuáles son sus ventajas y desventajas para que puedas tomar la mejor decisión.

Expediente laboral físico

En el expediente laboral físico, el área de Recursos Humanos crea una carpeta por cada persona que esté laborando en la compañía, y la alimenta constantemente con los documentos que recibe, hasta que llegue el momento de finalización del contrato.

Ventajas

• No se requieren plataformas, espacio de almacenamiento en la nube, o acceso a internet para obtener la información.
• Se tiene la percepción de seguridad, ya que no todas las personas pueden acceder a estos documentos.

Desventajas

• Buscar un expediente laboral puede ser tedioso si la carpeta cuenta con un volumen grueso de documentos.
• El espacio de almacenamiento que se requiere suele ser grande, teniendo en cuenta el volumen de personas que trabajan para una empresa y el número de carpetas que puede tener cada persona.
• El expediente laboral físico es, en términos medioambientales, una ejecución poco favorable, ya que necesitaremos carpetas, una gran cantidad de papel, y algunos accesorios más para llevar a cabo esta tarea.
• Si queremos hacer la consulta de un expediente laboral antiguo, corremos el riesgo de que la información se haya borrado y sea ilegible.
• No contamos con un backup, por lo que corremos el riesgo de perder información importante para la compañía.

Fuente: Unsplash

Expediente laboral virtual

El expediente laboral virtual hace uso de alguna herramienta online, offline, o una combinación de ambas, para llevar a cabo la creación y gestión de los documentos. Por lo general, las empresas usan Google Workspace o alguna de las Suites de Microsoft Office, por su confiabilidad, seguridad y practicidad al momento de usarlas.

Ventajas

• El acceso a la información es mucho más fácil. Cuando necesitemos buscar un documento específico, lo único que tendremos que hacer es filtrar, e inmediatamente obtendremos el resultado en segundos. Adicionalmente, tendremos acceso a los documentos desde cualquier lugar del mundo siempre y cuando estos se encuentren alojados en la nube.
• El expediente laboral virtual representa una reducción de gastos importante, ya que los recursos que necesitamos para desarrollarlo son, en muchas ocasiones, gratuitos o muy económicos.
• Podemos automatizar diferentes procesos, siempre y cuando contemos con un software de gestión de documentos.
• Tenemos la posibilidad de hacer backup tanto a nivel online como offline. 

Desventajas

• Existe un riesgo en cuanto a seguridad, ya que una mala gestión por parte de personas inescrupulosas puede ocasionar diferentes afectaciones tanto para la persona como para la empresa.
• Si nuestro expediente virtual se encuentra alojado únicamente en la nube, y no contamos con acceso a internet, no podremos disponer de la información.

Como puedes ver, cada opción tiene diferentes características, pros y contras, lo importante es que aprendas todo lo que puedes hacer con cada una de ellas, e implementes la que más le convenga a tu empresa. 

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Ten presente que el factor tecnológico cobra mayor importancia cada día, y que un expediente laboral virtual, posiblemente, será importante en un futuro cercano. Como dice Virginia Tardito en su curso online de Tendencias de recursos humanos:

“¿Por qué fallan los programas de recursos humanos? Muchas veces se debe al desconocimiento de las nuevas tendencias y prácticas para afrontar los nuevos retos del mundo de hoy”. No le temas a la tecnología, recuerda que está a tu disposición para facilitarte diferentes procesos.

Llegó el momento de tomar la mejor decisión para tu empresa. Desarrolla el líder interno que hay en ti, organiza tu estructura de expediente laboral, y empieza a ejecutarlo en tu organización. 

Si necesitas un pequeño impulso para proponer esta acción en tu empresa, realizar algunos cursos online en liderazgo es una solución beneficiosa para ti, ya que aprenderás herramientas y conocimientos necesarios para afrontar este reto y todos los que vengan en un futuro.

¡Recuerda que son las pequeñas decisiones aquellas que logran cambiar el mundo!