¿Qué es la gestión de personal? Recomendaciones para empresas con más de 500 colaboradores

El desarrollo de la gestión de personal determina cómo será la relación entre los colaboradores y la compañía. Con un enfoque ordenado, en base a planificación y análisis, es posible ahorrar tiempos, aumentar la productividad y transformar la experiencia de los empleados (employee experience) de forma positiva. 

Pero, ¿qué es la gestión de personal? ¿Cómo debería implementarse en las empresas? Un informe de People Managing People sugiere que se trata de la administración efectiva de todos los temas que involucran al colaborador: horarios, salarios, beneficios, etc. De conseguirlo, la lealtad laboral aumentaría hasta en un 79% en la compañía. 

Por supuesto, existen diversos enfoques y formas de administrar al talento humano. En esta nota, te explicaremos a detalle las más efectivas para las empresas medianas y grandes (+500 trabajadores). Además, descubrirás qué es la gestión de personal, para qué sirve y cuáles son sus funciones.

¿Qué es la gestión de personal?

La gestión de personal es una actividad operativa dentro del departamento de Recursos Humanos. Consiste en realizar el conjunto de acciones administrativas que regulan la relación entre los colaboradores y la empresa, como por ejemplo: 

• Procesamiento de documentos
• Planificación de incentivos y sueldos
• Monitoreo de horarios y cumplimiento de normas
• Ejecución de las obligaciones laborales
• Reclutamiento y selección de personal

El objetivo de la gestión de personal radica en procesar todas las necesidades logísticas y administrativas del talento humano para que puedan cumplir correctamente sus funciones. Asimismo, facilita la organización de las obligaciones contractuales de la empresa. 

La experiencia del talento humano en la empresa define su conducta en relación a sus superiores. La falta de iniciativa y motivación muchas veces parten de aquí. Por ello, podemos decir que las tareas de gestión de personal influyen en la percepción de los colaboradores sobre su empleador y es importante saber cómo implementarlas.

¿Para qué sirve la gestión de personal?

Conocer qué es la gestión de personal es clave para transformar una empresa desde un enfoque holístico, es decir, sin sesgos. Para ello, resulta imprescindible tener en mente dónde inicia y dónde culmina la experiencia del personal. 

Al respecto, Marina Christin y Claudina Restaino, profesoras del curso de HR Employee Experience, comentan lo siguiente: “el ciclo de vida de la persona en una empresa compromete 4 etapas fundamentales: atracción, onboarding, engagement y salida”. 

Por otro lado, las expertas afirman que “el tratamiento planificado en cada una de las etapas repercute positivamente en la productividad, desempeño y satisfacción de los miembros de la empresa”. Pero, ¿cómo interviene la gestión de personal en este punto? 

La gestión de personal viene a ser la planificación que sugieren Christin y Restaino para que las actividades relacionadas al talento humano sean eficientes y ocurran sin complicaciones. Se trata de todo el trabajo, tiempo y esfuerzo que nos lleva a conseguir resultados positivos en las métricas de la compañía priorizando al colaborador. 

¿Cuáles son las funciones de la gestión de personal en una empresa en crecimiento? 

Si te desempeñas como administrador de Recursos Humanos, debes saber que la gestión de personal se enfoca en cuidar el cumplimiento y ordenamiento logístico de los pasos que dan los colaboradores en la empresa. 

Para tener una idea más clara, a continuación, te explicamos 4 funciones fundamentales de la gestión de personal: 

1. Organización del reclutamiento

El equipo de gestión de personal se involucra en el proceso de selección de candidatos. En él, se encarga de administrar la recepción de CVs; verificar la correlación entre perfiles postulantes y hacer la descripción del rol; transmitir información para las entrevistas laborales y notificar los resultados a los candidatos que alcanzan superar etapas. 

Si bien no participan de la planificación de fondo, sí facilitan que el proceso transcurra de la manera más fluida para que la empresa alcance sus objetivos de incorporación de talento desde el primer contacto con los profesionales. 

Construir una buena relación con los candidatos es fundamental para acelerar los procesos de reclutamiento en el futuro y alimentar la base de datos de talento de la compañía, lo cual ayuda a reducir los costos del proceso de atracción. Te contamos más al respecto en nuestro ebook sobre Candidate Relationship Management. 

Ebook de Candidate Relationship Management

2. Gestión de la documentación laboral 

Otra importante función de la gestión de personal es llevar un registro ordenado de los documentos que certifican la relación entre los profesionales y su empleador. Aquí se mantiene una base de datos con los contratos, listas de empleados, nóminas de salarios y todo tipo de información que sirva para asegurar el orden de las operaciones empresariales. 

En la  gestión documental de hoy es fundamental el uso de tecnologías que faciliten el flujo de información al igual que un espacio en el que puedan acceder todos los miembros implicados en la administración de Recursos Humanos. 

3. Organización de horarios y balance de trabajo

Establecer cuáles son los horarios más adecuados y proponer periodos para las vacaciones son ejemplos de la gestión de personal. En este aspecto, los encargados del área analizan la plantilla de la empresa para generar una estructura de jornadas de trabajo adecuadas según los roles definidos. 

Llevar este proceso con orden permite que las personas puedan realizar sus labores sin contratiempos ni confusiones. Esta parte de la gestión de personal evita que ciertos problemas de bienestar en el trabajo, como el burnout laboral, se desarrollen.  

4. Determinación de salarios y beneficios

En el blog de Oracle Netsuite, se menciona que el 67% y el 63% de personas consideran los salarios y los beneficios de una oferta laboral, respectivamente, como los factores cruciales para aceptar un empleo. 

Por ello, la gestión de personal en las empresas aborda también el manejo de salarios y las propuestas de beneficios. El equipo de gestión de personas siempre está generando planes para mantener a la planilla contenta con la administración. 

Como es de suponer, cuando una persona se encuentra satisfecha con estas aportaciones, sus niveles de productividad se incrementan y su permanencia en la empresa se prolonga. 

Recomendaciones para mejorar la gestión de personal

Ahora que conoces la importancia de la gestión de personal, seguramente estás pensando en una o más estrategias para potenciar la relación de tu empresa con su equipo. Aunque existen diferentes formas de hacerlo, algunas son más efectivas que otras. 

En las siguientes líneas, compartiremos contigo una lista de consejos para potenciar la gestión de personal: 

1. Usa un software de gestión de personal

Como mencionamos anteriormente, la tecnología en la gestión de personal es clave para ahorrar tiempo y esfuerzos. Por ese motivo, es necesario que todos los procesos logísticos y administrativos se resuelvan en un software especializado. 

De esta manera, se libera fuerza de trabajo, se programan tareas automáticas y se facilita el acceso a la información de todos los miembros de la empresa. Te dejamos una lista con algunas herramientas para la gestión de personal: 

• Monday
• Gusto
• SAP SuccessFactors
• Zenefits
• Kissflow

2. Toma decisiones en base a datos objetivos

De la mano del uso de la tecnología, es recomendable establecer una cultura data-driven en la gestión de personal. Esto implica llevar un monitoreo de los datos estadísticos, numéricos y de balance que revelan las actividades propias del área de Recursos Humanos. 

Por ejemplo, al tener un número exacto de participantes en un proceso de selección y obtener una media del tiempo utilizado para su contratación, se pueden hacer mejores estimaciones sobre las horas necesarias, los perfiles solicitados y el porcentaje de acierto del proceso. Todo ello permite que el equipo sea más eficiente la próxima vez. 

3. Empodera a los colaboradores 

Otra práctica fundamental para tener éxito en la gestión de personas es crear un ambiente de trabajo que empodere al equipo. Los colaboradores estarán más a gusto en la empresa si sienten que sus líderes confían en ellos. 

Para ello, recomendamos promover un estilo de trabajo que tenga como base la autonomía. Aunque es indispensable que los líderes estén presentes para asesorar a su equipo, no está demás otorgar ciertas libertades a los profesionales. Por ejemplo, puedes incluir estas iniciativas como parte de tu nueva política de gestión de talento humano: 

• Trabajo desde casa
• Horarios autogestionados
• Control por objetivos
• Modalidad de trabajo flexible

Cuando los profesionales tienen la oportunidad de gestionar su experiencia en la empresa, pueden cumplir con todos sus compromisos dentro y fuera del trabajo. Como resultado de esta estrategia de gestión de personal, el equipo notará el interés de la empresa por preservar su bienestar, por lo tanto, la motivación laboral irá en aumento. 

4. Crea un programa de reconocimiento 

Los reconocimientos son esenciales para implementar con éxito la gestión de personas en las empresas. Con ello nos referimos a todos los beneficios que recibe un colaborador por haber desempeñado sus tareas con éxito. 

Por supuesto, no se trata de recompensar a los profesionales por el simple hecho de cumplir con sus funciones. El objetivo de esta estrategia de gestión de personal es reconocer a los colaboradores que demuestran un rendimiento excepcional o que siempre consiguen buenos resultados, para así promover esta conducta en el futuro. 

Para hacerlo con eficiencia, te recomendamos contratar un software que se encargue de entregar reconocimientos en función al rendimiento del grupo. Por ejemplo, a través de la plataforma de engagement de Crehana, esta dinámica es muy sencilla. 

A través de un ranking de rendimiento podrás ver quienes son los colaboradores que destacan en el grupo. Directamente desde este apartado tienes la opción de enviar “medallas de reconocimiento” a las personas que han demostrado buenos resultados.

Plataforma de engagement de Crehana

5. Construye un buen proceso de onboarding

Nuestra última recomendación para mejorar la gestión de personal es no descuidar el proceso de onboarding del equipo. Este es uno de los primeros intercambios que tienen los profesionales con tu empresa, así que es importante dar una buena impresión. 

En esta fase, el equipo de gestión de personal debería ayudar al nuevo colaborador a familiarizarse con la compañía. Aquello implica resolver sus dudas, presentarle al equipo, entregar los documentos correspondientes para su incorporación, etc. 

El proceso de onboarding marcará, en parte, el inicio de la gestión de personal. Entonces, para asegurar buenos resultados —como la mejora del clima laboral y un nivel de colaboración alto entre equipos— es necesario asegurar que el grupo esté a gusto interactuando con los representantes de la compañía desde el día 1.