Guía sobre indicadores de gestión: la herramienta que llevará tu empresa al éxito

Los indicadores de gestión son el día a día en una empresa, pues nada como ellos para medir la efectividad de las acciones realizadas en cada una de las distintas áreas que la componen.

Pero, ¿qué son los indicadores de gestión exactamente? Uno de los principales errores que cometen las empresas es ignorar el poder de estas métricas y dejar de medir muchos procesos vitales para su crecimiento.

Y, como todos sabemos, ¡lo que no se mide, no se puede mejorar! Por eso hoy te contaremos todo lo que necesitas saber acerca de los indicadores de gestión, cómo usarlos, para qué funcionan y qué tipos existen. 

¿Qué son los indicadores de gestión?

Los indicadores de gestión son formas de medir si una empresa, área o proyecto está logrando sus metas y objetivos estratégicos.

Las empresas los utilizan para evaluar su éxito a la hora de alcanzar lo establecido en la planeación estratégica. Estas métricas son esenciales tanto en los niveles más altos de la organización, como en las tareas más cotidianas de cada una de las áreas.

Además, los indicadores de gestión fortalecen la motivación y ayudan a medir el trabajo en equipo al establecer una meta en común por cumplir. Sigamos viendo para qué sirven estas herramientas de medición.  

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Características de los indicadores de gestión

Los indicadores de gestión suelen confundirse con otras métricas cuando las personas no tienen mucho conocimiento de ellos. Por eso, es importante tener en cuenta sus características, así sabremos cómo construir uno:

1. Validez de tiempo

Una de las principales características de los indicadores de gestión es que deben tener un tiempo específico de cumplimiento. No es lo mismo decir que una empresa venderá 100 unidades de su producto a especificar que lo hará en un mes.

2. Simplicidad

De acuerdo con Gestiopolis, “cuando una empresa cuenta con verdaderos ejecutivos con un gran sentido del compromiso y deseos de trabajar en equipo, la organización y las soluciones de negocio se simplifican”.

Los indicadores de gestión se hicieron para ser comprendidos por todas las personas del equipo, por eso una de sus principales características es la simplicidad bajo la cual deben estar construidos.

3. Utilidad

La función de los indicadores de gestión debe ser muy clara, pues de esto dependerá su utilidad. Cuanto más específico sea, mayor utilidad tendrá dentro de un área o proyecto determinado.

4. Adecuación

Existen muchos tipos de indicadores de gestión, escoger los indicados dependerá del tipo de industria a la que pertenece una empresa y sus procesos específicos.

Todo indicador de gestión debe tener un objetivo y una pertinencia, de lo contrario, su análisis no tendría ningún sentido. Para esto, es importante identificar qué tipo de indicador es adecuado para tu negocio, ¡no te preocupes! Lo veremos más adelante.

¿Para qué sirven los indicadores de gestión?

El análisis de los indicadores de gestión es esencial para cualquier negocio, sea grande o pequeño. Veamos algunos de los beneficios de implementarlos:

1. Contribuyen a la toma de decisiones

Al ofrecer una visión global de la situación de la empresa, los indicadores de gestión permiten ver datos imprescindibles para un sólido proceso de toma de decisiones. 

En el ámbito laboral, la toma de decisiones es una de las cualidades más importantes que debe tener un buen profesional. 

2. Revelan la eficiencia de las acciones

Al usar los indicadores de gestión podrás medir si se cumplen los objetivos individuales y de la organización como un todo. Podrás ayudarte con una plantilla para evaluación de desempeño, con la que será más fácil identificar qué procesos marchan de acuerdo con lo planeado y qué otros están viéndose afectados por diversos factores.

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3. Facilitan la identificación de problemas actuales y potenciales

Una adecuada implementación de los indicadores de gestión permite, además de evaluar el desempeño de las distintas áreas, anticiparse a problemáticas futuras y subsanar errores que, de lo contrario, sería difícil identificar.

Como puedes ver, los indicadores de gestión son imprescindibles para las empresas que quieren continuar creciendo y velan por el cumplimiento constante de sus metas. Por eso, entre las cualidades más importantes de un líder está la motivación a los miembros de su equipo para dar siempre lo mejor de ellos y poder ver este esfuerzo representado en números.

Tipos de Indicadores de Gestión

Existen muchos tipos de indicadores de gestión, ¡prácticamente todo se puede medir! Sin embargo, hay algunos transversales a todas las empresas y por eso suelen ser los más comunes. Veamos algunos de ellos:

1. Indicadores externos e internos

Un indicador de gestión es externo cuando está disponible para una amplia audiencia fuera de la empresa, es decir cuando es “público”. Por otro lado, es interno cuando solo es informado dentro de la empresa.  

Ejemplos de indicadores externos

• Porcentaje de clientes satisfechos
• Índice de satisfacción del empleado

Ejemplos de indicadores internos

• Ingresos por empleado
• Margen operativo

2. Indicadores de eficacia y eficiencia

¿Te has preguntado cuál es la diferencia entre eficiencia y eficacia? Según Gestión, “la eficiencia hace referencia a la mejor utilización de los recursos, en tanto, la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo sin importar si se le ha dado el mejor uso a los recursos”.

De esta forma, tenemos indicadores de eficiencia y eficacia, los cuales, como has podido ver, no miden lo mismo. Veamos los ejemplos.

Ejemplos de indicadores de eficacia

• Cantidad de artículos entregados
• Cantidad de Transacciones procesadas
• Porcentaje de pedidos procesados

Ejemplos de indicadores de eficiencia

• Costo de envío de un producto
• Cantidad de Transacciones procesadas por persona

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3. Indicadores cualitativos y cuantitativos

Los indicadores de gestión que miden opiniones y percepciones suelen ser catalogados como cualitativos, mientras que el resto son cuantitativos.

Ejemplos de indicadores cualitativos

• Índice de corrupción internacional
• Nivel de satisfacción del cliente
• Calificación de la calidad del servicio

Ejemplos de indicadores cuantitativos

• Tasa de conversión de cierre de ventas
• Volumen de ingresos por ventas
• Porcentaje de productos con defectos

4. Indicadores estratégicos y operativos

La diferencia entre estos tipos de indicadores radica en si el aspecto que miden es un factor crítico de generación de valor. De esta forma, cualquier indicador operativo puede volverse estratégico si la empresa lo identifica como uno.

Ejemplos de indicadores estratégicos

• Cuota de mercado
• Índice de satisfacción del cliente
• Margen de rentabilidad
• Ingresos

Ejemplos de indicadores operativos

• Cantidad de tiempo para cargar un pedido
• Tasa de productos sin defectos
• Porcentaje de procesos optimizados

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5. Indicadores de largo plazo y corto plazo

Como vimos más arriba, una de las características de los indicadores de gestión es que deben tener validez en el tiempo. Sin embargo, un plazo pueden ser 5 meses o 5 años, por lo tanto, existen los indicadores de largo plazo y corto plazo, dependiendo de su objetivo en el tiempo.  

Ejemplos de indicadores de largo plazo

• Valor del tiempo de vida del cliente

Ejemplos de indicadores de corto plazo

• Presupuesto gastado por mes en la ejecución de un proyecto

6. Indicadores primarios o simples y secundarios o compuestos

Algunos indicadores de gestión se clasifican basados en su dependencia de otro indicador para ser calculado. Generalmente, el indicador compuesto está construido sobre un conjunto de indicadores de gestión.

Ejemplos de indicadores primarios

• Tiempo para procesar un pedido

Ejemplos de indicadores compuestos

• Margen operativo que se calcula como la relación entre el ingreso operativo y las ventas netas, o el costo de adquisición del cliente.

Como puedes ver, los indicadores de gestión son herramientas indispensables para que los líderes de una organización puedan tomar mejores decisiones en pro del crecimiento continuo. 

¿Cómo identificar los indicadores de gestión que necesito?

Existen tantos tipos de empresas y, dentro de ellas, tantas áreas diferentes, que pareciera que estuviéramos tratando de contar las estrellas del cielo. ¡Hay tantos indicadores de gestión como procesos en una empresa! Sin embargo, vamos a darte algunas pautas para identificar qué indicador necesitas de acuerdo con tu industria y área de desempeño:

• Está alineado con los objetivos estratégicos
• Ayuda a identificar lo que hace que una empresa tenga éxito o errores.
• Es medible y controlable.
• Tiene una validez en el tiempo, ya sea a corto o largo plazo.
• Considera las necesidades de los stakeholders o todos con quienes se involucre la empresa.
• Permite realizar un seguimiento del rendimiento.
• Ayuda a identificar fallas o brechas en los procesos.

¿Cómo aplicar indicadores de gestión en una empresa?

La aplicación de indicadores de gestión puede variar según el tipo de empresa y los procesos que se quieran medir. Sin embargo, existen algunos pasos que son generales y pueden aplicarse en cualquier compañía: 

1. Identificar el objetivo de medición

El primer paso para implementar indicadores de gestión es establecer las expectativas e intenciones de medición. En ese sentido, es importante estar 100% alineados con los objetivos del negocio. 

2. Establecer qué parámetros se tendrán en cuenta

Una vez que se llegó a un acuerdo sobre qué es lo que se quiere medir, el siguiente paso es determinar cómo se hará. Para ello, es importante lograr consenso en las métricas y los parámetros para poder tener resultados objetivos que sirvan al negocio. 

En otras palabras, si el objetivo es lograr la máxima calidad de un producto, se deben especificar en detalle los indicadores de gestión que determinarán si se logró ese objetivo con éxito o no. 

3. Definir responsables de los indicadores de gestión

¿Quién llevará adelante la implementación y control de los indicadores de gestión? En este paso, es clave definir un equipo responsable de estas tareas. 

4. Implementar los indicadores y evaluar resultados

El siguiente paso es empezar a aplicar la estrategia de indicadores de gestión. Estos indicadores deben ser siempre accesibles por todo el equipo: cualquier persona de la empresa debe poder consultarlos fácilmente. Por ello, los responsables de los indicadores deberán trabajar en conjunto con el equipo de análisis de datos. 

También es importante evaluar periódicamente el avance de los indicadores de gestión para poder implementar mejoras de forma continua. 

Ahora que sabes qué son los indicadores de gestión y cómo te ayudan a evaluar el desempeño de los equipos de trabajo y de los objetivos que trazaste para tu negocio, estás listo para seguir fortaleciendo tus habilidades de medición.

Recuerda que puedes reforzar tus conocimientos sobre gestión de talento y negocios con nuestras Academias, que te permitirán desarrollar el pensamiento estratégico para establecer objetivos y medirlos por medio de indicadores de gestión no tradicionales.