Los KPIs en recursos humanos son indicadores de gestión vitales que permiten conocer el estado de funcionamiento de las organizaciones.
Según Forbes, “los KPI o Key Performance Indicators (Indicadores Clave del Desempeño) son métricas que indican qué hacer para aumentar de manera significativa el desempeño de la empresa y por ello son consideradas las herramientas más potentes para un directivo”. Por ello, los profesionales de recursos humanos pueden usar estas métricas para determinar cómo contribuir al éxito del resto de la organización.
En este artículo veremos cuál es la importancia de los KPIs en recursos humanos, cuáles son los KPIs más importantes y cómo implementarlos en una empresa de más de 500 colaboradores.
¿Por qué son importantes los KPIs de RRHH en empresas grandes?
Los indicadores clave de desempeño (KPIs) desempeñan un papel crucial en la gestión de recursos humanos en empresas grandes. Estas organizaciones, con su amplio alcance y complejidad, se enfrentan a desafíos únicos que requieren una evaluación constante y precisa de su rendimiento en términos de talento, productividad y eficiencia operativa.
Estas son algunas razones por las cuales los KPIs en recursos humanos son especialmente importantes en el contexto de empresas grandes:
1. Evalúan el cumplimiento de objetivos estratégicos
Los KPIs permiten a las empresas grandes monitorear el progreso hacia los objetivos estratégicos establecidos. Estos indicadores proporcionan una medida clara y cuantificable del rendimiento en áreas clave, lo que facilita la identificación de brechas y la toma de decisiones informadas para lograr los resultados deseados.
2. Identifican áreas de mejora y optimización
Los KPIs en recursos humanos ayudan a identificar áreas específicas que requieren mejoras o cambios. Al establecer indicadores relacionados con la productividad, el compromiso de los empleados, la retención de talento o la eficiencia operativa, las empresas grandes pueden detectar oportunidades para implementar estrategias efectivas y maximizar su rendimiento.
3. Facilitan la toma de decisiones basada en datos
Los KPIs proporcionan datos concretos y objetivos que respaldan la toma de decisiones informadas. En las empresas grandes, donde hay múltiples departamentos y equipos, contar con información precisa y relevante es esencial para tomar decisiones estratégicas, asignar recursos adecuadamente y priorizar las iniciativas que generen un mayor impacto en el éxito general de la organización.
4. Impulsan la transparencia y la rendición de cuentas
Al establecer KPIs para recursos humanos claros y medibles, las empresas grandes promueven la transparencia y la rendición de cuentas tanto a nivel individual como organizativo. Los empleados comprenden cómo su trabajo contribuye a los objetivos generales de la empresa, lo que fomenta un mayor sentido de responsabilidad y compromiso.
En resumen, los KPIs son fundamentales para las empresas grandes, ya que proporcionan una visión clara y cuantificable de su desempeño en recursos humanos. Para dimensionar un poco más su importancia, te recomendamos nuestra guía gratuita sobre los indicadores fundamentales en RRHH.
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¿Qué parámetros deben cumplir los KPIs?
Al implementar KPIs en RRHH de empresas grandes, es importante tener en cuenta ciertos parámetros que garanticen su efectividad y relevancia. Estos parámetros clave ayudan a asegurar que los KPIs sean adecuados para la escala y complejidad de la organización.
1. Alineación con los objetivos estratégicos
Los KPIs de recursos humanos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa grande. Esto implica que los indicadores deben reflejar áreas de importancia estratégica y medir el progreso hacia los resultados deseados. Al establecer KPIs alineados con la estrategia, se asegura que las acciones y esfuerzos estén enfocados en lograr los resultados deseados a nivel organizativo.
2. Relevancia y pertinencia
Los KPIs del área de recursos humanos deben ser relevantes y pertinentes para la empresa grande y su contexto. Cada organización tiene necesidades y características únicas, por lo que es esencial seleccionar indicadores que se ajusten específicamente a su realidad. Por ejemplo, los KPIs pueden abarcar áreas como la retención de talento, el desarrollo de habilidades, la diversidad e inclusión, la eficiencia operativa o el compromiso de los empleados.
3. Medibilidad y cuantificación
Otra característica de los KPIs de RRHH es que deben ser medibles y cuantificables. Esto implica que los indicadores deben estar respaldados por datos tangibles y mensurables. Al contar con mediciones objetivas, las empresas grandes pueden evaluar de manera precisa su desempeño y realizar comparaciones a lo largo del tiempo para identificar tendencias y patrones.
4. Accionabilidad
Los indicadores de RRHH deben ir más allá de simplemente mostrar resultados; deben proporcionar insights y recomendaciones que puedan traducirse en acciones específicas y eficaces. La información accionable derivada de los KPIs es esencial para impulsar mejoras y cambios positivos en la gestión del talento en empresas grandes.
5. Comunicación y seguimiento
Los KPIs en recursos humanos deben comunicarse de manera clara y comprensible a todos los involucrados. Es importante que los empleados y los líderes de la organización comprendan cómo se definen y miden los indicadores, así como su importancia para el logro de los objetivos estratégicos. Además, los KPIs deben ser monitoreados de manera continua para evaluar su efectividad y realizar ajustes si es necesario.
¿Cuáles son los 10 KPIs que toda empresa debería tener?
Ahora que ya está mas claro qué son los KPIs en recursos humanos, conozcamos los 10 más importantes que toda área de recursos humanos debería tener:
1. KPI de tiempo medio de contratación
Como parte de los análisis de recursos humanos, se encuentran las estadísticas asociadas al tiempo medio de contratación. Es decir, cuánto se tarda en contratar a un colaborador.
Un KPI de contratación debe evaluarse desde el momento en que un colaborador comunica su salida de la organización hasta el momento en que ya es seleccionado su reemplazo. El objetivo es determinar cuánto tardó exactamente esta búsqueda para agilizar los procesos de contratación. No olvidemos que una vacante vacía por mucho tiempo representa aumento de carga laboral para los colaboradores del área y pérdidas económicas para la compañía.
2. KPI de costos de contratación
El siguiente paso es conocer el presupuesto disponible y los costos de búsqueda para cubrir la nueva vacante. El KPI de costos de contratación ayuda con estas cuentas.
La fórmula es: (Costos internos de reclutamiento + Costos externos de reclutamiento) / número total de contrataciones = Costo por contratación.
Los costos internos de reclutamiento o contratación se refieren a todas las herramientas que destina la organización para cubrir una vacante determinada. Esto involucra algunos como:
- Salario de los headhunters.
- Salario del gerente de contratación.
- Costos de tecnología de selección.
Por el otro lado, los costos externos de contratación se refieren a los proveedores o terceros que participaron durante el proceso como:
- Anuncios publicitarios.
- Contratación de agencias de reclutamiento.
- Ferias de empleo.
Debido al volumen de información que involucra una contratación, es necesario aplicar un formato de KPI en recursos humanos que gestione todos los datos para establecer cifras exactas.
3. KPI de procesos de selección
Luego de definir los costos de contratación pasamos a los procesos de selección de personal. En este paso, las áreas de recursos humanos deben implementar KPIs destinados a definir cuál será el método ideal para dicho reclutamiento.
Para que un proceso de selección sea exitoso, debe cumplir con una serie de pasos que los KPIs deben optimizar:
- Identificar la necesidad.
- Definir el perfil del candidato.
- Iniciar la convocatoria.
- Realizar una preselección.
- Seleccionar los perfiles deseados.
- Establecer los pros y contras de cada uno.
- Elegir el candidato indicado.
- Contratar.
Una de las funciones de un KPI de recursos humanos es gestionar esta información para tomar las decisiones más acertadas en el menor tiempo posible.
4. KPI de productividad laboral
Luego de ser contratado un colaborador, es necesario definir cuáles serán los parámetros para medir su trabajo en relación con las tareas que le serán asignadas. Por tanto, para cumplir con este objetivo, es ejecutar un KPI de productividad laboral.
Este seguimiento personalizado, y automatizado, facilita la toma de decisiones sobre los colaboradores que están cumpliendo con sus compromisos. Este KPI para recursos humanos calcula otros aspectos como:
- Rendimiento
- Horas trabajadas
- Horas extras trabajadas
- Niveles de calidad
En términos generales, la productividad se puede medir gracias a una fórmula que consiste en dividir los ingresos totales de la compañía por el número total de empleados.
5. KPI de formación y capacitación
Posteriormente, las organizaciones deben definir una inversión para formar y capacitar al personal. Los indicadores de gestión o KPIs juegan un rol importante porque deben medir con exactitud el uso de dichos recursos y cómo se retribuyen a través de la productividad de los colaboradores.
Esta área influye directamente en el desarrollo profesional del personal, por tanto, los indicadores de gestión de recursos humanos apoyan esta tarea optimizando estos procesos.
6. KPI de ausentismo laboral
La ausencia de colaboradores en una corporación hace indispensable su monitoreo y seguimiento. Este KPI de ausentismo laboral puede brindar información relacionada con:
- Tiempo de ausentismo
- Motivos
- Retrasos
- Ausencias justificadas e injustificadas
Gracias a este dashboard de KPI de recursos humanos se puede, incluso, predecir las próximas bajas médicas o ausencias que estarán en los equipos de trabajo anticipando la toma de decisiones en cuanto a delegación de responsabilidades.
7. KPI de accidentes laborales
Los accidentes laborales hacen parte de las razones del ausentismo laboral. Sin embargo, este factor cambia sustancialmente cuando los datos físicos están dentro de la compañía.
Los KPIs de accidentes laborales deben medir el impacto que tienen estos accidentes en la productividad, no sólo del colaborador, sino de la organización porque debe designar las funciones del afectado a otra persona.
Con esta herramienta, se pueden tomar decisiones entorno a:
- Implementación de capacitaciones.
- Reformulación de procedimientos.
- Estrategias de prevención.
8. KPI de nivel de satisfacción
Microsoft señala que la implementación de KPIs aumenta la tasa de crecimiento gracias a indicadores confiables. Esto aplica para todos los niveles, incluídos los de satisfacción.
Este KPI de rrhh se mide puede medir a través de:
- Entrevistas
- Encuestas
- Talleres
- Capacitaciones
- Aumento en la productividad individual
9. KPI de duración en un puesto de trabajo
La fuga de talentos en las corporaciones hace necesaria la aplicación de un KPI que determine el tiempo de duración de un colaborador en su lugar de trabajo. Este indicador del área de talento permite analizar el tiempo mínimo y tiempo máximo que alguien ocupa esa vacante.
Una fórmula para conocer la duración de un colaborador en un puesto, por lo general, consiste en sumar el número de meses que lleva en el cargo y dividir el resultado en el número total del personal existente.
10. KPI de rotación de personal
La implementación de este KPI en el área de recursos humanos es fundamental porque permite medir el grado de permanencia de los colaboradores. Diversos estudios revelan que una tasa de rotación de personal del 10% es alarmante. Por tanto, se recomienda que sea menor, y si es de menos del 5%, mucho mejor.
Es en este punto donde, gracias a estos datos que recolecta un KPI, la gerencia de una corporación define qué estrategias se pueden implementar para retener el personal o el talento.
¿Cómo implementar KPIs en empresas de gran tamaño?
Cuando se trata de implementar KPIs de recursos humanos en una empresa grande, es necesario considerar su adaptación a la realidad y características específicas de la organización. Aquí hay algunas estrategias clave para adaptar los KPIs a una empresa grande:
1. Personalización según las necesidades y objetivos
Cada empresa grande tiene sus propias metas y áreas de enfoque. Es importante personalizar los KPIs de acuerdo con las necesidades y los objetivos específicos de la organización. Esto implica identificar las áreas críticas dentro de RRHH que requieren seguimiento y establecer indicadores que sean relevantes y medibles en relación con esas áreas.
2. Desglose en unidades y departamentos
En una empresa grande, es común que existan múltiples unidades de negocio y departamentos. Adaptar los KPIs de recursos humanos implica desglosarlos y definir indicadores específicos para cada unidad o departamento. Esto permite un seguimiento más preciso del rendimiento y ayuda a identificar las fortalezas y debilidades en diferentes áreas de la organización.
3. Considerar la escalabilidad
Las empresas grandes suelen experimentar un crecimiento significativo y cambios en su estructura. Al adaptar los KPIs, es esencial considerar la escalabilidad, es decir, asegurarse de que los indicadores sean aplicables a medida que la empresa crece y se expande. Esto implica establecer métricas de recursos humanos que puedan ser utilizadas de manera consistente y relevante a lo largo del tiempo, incluso a medida que la organización evoluciona.
4. Integración con sistemas y tecnología existentes
En una empresa grande, es probable que haya una amplia gama de sistemas y herramientas tecnológicas en uso. Al adaptar los KPIs de recursos humanos, es fundamental considerar la integración con estos sistemas existentes. Esto puede implicar utilizar soluciones de software y plataformas que permitan recopilar y analizar datos de manera eficiente, así como aprovechar las capacidades de reporte y visualización para monitorear y comunicar los resultados de los KPIs de manera efectiva.
5. Monitoreo y ajuste continuo
La adaptación de los KPIs de recursos humanos es un proceso continuo. A medida que la organización evoluciona, es necesario monitorear regularmente los indicadores y realizar ajustes según sea necesario. Esto implica evaluar la relevancia de los KPIs actuales, identificar nuevas áreas de enfoque y realizar cambios en los indicadores existentes para asegurar que sigan siendo efectivos y alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.
Adaptar los KPIs a la realidad de una empresa grande es fundamental para garantizar que sean relevantes, medibles y accionables en el contexto de la organización.
¿Qué herramientas usar para la gestión de KPIs de recursos humanos?
En el entorno empresarial actual, el uso de herramientas tecnológicas es esencial para la gestión efectiva de los KPIs, más que nada en empresas grandes. Estas herramientas proporcionan soluciones avanzadas que facilitan la recopilación, análisis y seguimiento de datos clave en recursos humanos. A continuación, se presentan algunas de las herramientas tecnológicas más utilizadas en la gestión de KPIs de recursos humanos:
Sistemas de gestión del desempeño
Estas plataformas permiten establecer y gestionar los KPIs de desempeño de los empleados. Proporcionan características como la definición y seguimiento de objetivos, evaluaciones de desempeño, retroalimentación continua y generación de informes.
Con la herramienta de desempeño de Crehana, puedes identificar las áreas de oportunidad y lograr equipos más productivos. Además, puedes medir la productividad y eficiencia de tu compañía, y tomar mejores decisiones para el desarrollo de tu equipo.
Plataforma de Desempeño de Crehana
Plataformas de gestión del talento
Las plataformas de gestión del talento integran múltiples funciones, incluyendo la gestión de los KPIs de recursos humanos. Estas soluciones ofrecen módulos para el reclutamiento, la formación, el desarrollo y la retención de talento, y permiten establecer indicadores para evaluar el éxito en cada una de estas áreas.
Con la herramienta de desarrollo de Crehana, puedes centralizar la capacitación y el aprendizaje de tus equipos, con contenidos y recursos de alta calidad. Además de gestionar los KPIs de desarrollo de talento, con esta plataforma se puede:
- Mejorar el rendimiento de tus equipos a través del desarrollo de sus habilidades.
- Empoderar a tu equipo y hacerlo parte del diseño de aprendizaje.
- Cumplir con los cursos obligatorios por la ley y evitar riesgos.
- Optimizar capacitaciones internas y externas con onboarding efectivo
Plataforma de Desarrollo de Crehana
Herramientas de encuestas y retroalimentación
Las encuestas y la retroalimentación son componentes importantes de la gestión de los KPIs en recursos humanos. Existen herramientas específicas que permiten realizar encuestas a los empleados para medir el compromiso, la satisfacción y otros aspectos relevantes, que proporcionan análisis de los resultados y ayudan a identificar oportunidades de mejora basadas en la retroalimentación recibida.
Para gestionar estos KPIs de RRHH, puedes apoyarte en la herramienta de clima laboral de Crehana. Con esta plataforma puedes administrar la cultura interna y satisfacción de tu equipo, mejorando el clima laboral y rendimiento de tu equipo.
Plataforma de clima laboral de Crehana
En conclusión, los KPIs en recursos humanos son fundamentales para las empresas, sobre todo aquellas de gran tamaño. Estos indicadores brindan una visión clara y cuantificable del desempeño en áreas críticas como el talento, el compromiso y la eficiencia operativa.
Al alinear los KPIs de RRHH con la estrategia empresarial y adaptarlos a las necesidades específicas de la empresa, se crea una base sólida para una gestión de recursos humanos exitosa y un crecimiento sostenible en el largo plazo.