El manual del empleado es un recurso importante que permite que miembros de una empresa puedan tener una visión más clara acerca de la cultura, valores, misión y objetivos de una organización, con el fin de que puedan alinearse a la imagen e identidad de la marca y comunicar lo que la compañía espera. 

Esta guía para empleados incluye diversos elementos, orientados a cubrir todos los aspectos necesarios de la empresa, de tal forma que el personal de la organización pueda tener a la mano toda la información relevante para llevar a cabo sus tareas.

¿Quieres saber cómo hacer un manual del empleado? En esta nota encontrarás la información para crear uno. 

¿Qué es un manual del empleado?

El manual del empleado es un documento que suele ser entregado por las empresas a los nuevos miembros que ingresan a un equipo de trabajo. El objetivo de esta guía es lograr que las nuevas personas que se integran a un determinado negocio puedan conocer más sobre la cultura, políticas y lineamientos de la organización. 

“Los manuales de empleados, o también conocidos como manual de procedimientos o de políticas, se tratan de herramientas muy útiles que dan a los miembros del equipo las pautas durante su estancia en la empresa”, menciona Sesame.

El manual del colaborador sirve, entonces, como un apoyo para que los miembros de una empresa sepan cómo realizar ciertos procedimientos, cuál es el código de vestimenta, cuáles son las políticas, cuáles son las restricciones dispuestas por la organización, entre otros aspectos. 

Se trata de un formato que permite que el personal de una empresa disponga de la información necesaria para desempeñar sus funciones, pues cuenta con detalles relacionados a los procesos que debe ejecutar, manejo de los programas que debe emplear, así como pasos que debe seguir frente a ciertos problemas. 

De esta manera, la guía de empleados sirve como una herramienta que le permite a las organizaciones brindarles un soporte a todo su equipo de trabajo para que puedan absolver por cuenta propia algunas de las preguntas más frecuentes que suelen presentarse durante el trabajo, por ello es de gran importancia que se mantenga siempre actualizada, 

Por último, además del manual para el personal de una empresa, es necesario contar con un programa de orientación para que los nuevos empleados puedan desempeñarse correctamente, si no sabes cómo realizarlo, te recomendamos apoyarte en nuestro HR handbook que podrás descargar de forma gratuita. 

Imagen: Unsplash

¿Cómo hacer un manual del empleado?

Ahora que ya sabes de qué se trata el manual del empleado, te comentaremos cuáles son los puntos básicos que debes tener en cuenta si deseas hacer esta guía para tu empresa. 

A continuación, te mencionamos los pasos que debes seguir para hacer el documento guía del empleado:

1. Determina una estructura 

Lo primero que deberás hacer para construir el manual del empleado es definir qué incluirás en él y de qué manera organizarás la información. Tener claro el esquema que seguirás para hacer tu guía facilitará la construcción de la misma y permitirá asegurar que no pases por alto ninguna sección importante. 

Algunos de los elementos básicos que comparten todos los manuales de empleados son:

Confidencialidad

Uno de los primeros elementos incluidos en el manual guía de una empresa es el de confidencialidad, el cual se refiere a las restricciones impuestas por una organización, con el fin de velar por la protección de información relacionada a los procesos o gestión de la misma. 

Es decir, hace de conocimiento a los miembros de una empresa que solo pueden realizar ciertos procedimientos, empleando los aparatos electrónicos de la compañía. De igual forma, establecen un compromiso que asegura que correos y otros datos no serán utilizados para fines propios o para compartir con la competencia. 

Beneficios para empleados

El paquete de beneficios para el personal de una empresa es una de las características básicas que debe contener la guía para colaboradores. En él se debe colocar información como:

• Información de bonificaciones
• Días libres por cumpleaños
• Clubs asociados 
• Flexibilidad laboral
• Alimentación incluida
• Servicio de movilidad 
• Programas de formación
• Reembolso de combustible

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2. Incluye las políticas de la empresa

Una vez hayas definido cómo será la estructura del manual del empleado, lo siguiente que deberás hacer es asegurarte de incluir en él las políticas de tu empresa. A continuación, te presentaremos algunas que puedes añadir en la guía del trabajador:

Política de compensación

Sin duda, otro de los principales aspectos que debe estar incluido en el manual del empleado es la política de compensación, en el cuál se brinda información relacionada a la remuneración que recibirá el personal contratado a cambios de los servicios que presta a la organización, así como la frecuencia con la que recibirá el pago. 

“El concepto de compensaciones y beneficios se refiere a  la remuneración y condiciones favorables que recibe un colaborador, a cambio de realizar su trabajo”, comenta Holmes HR.

Esta sección del material guía para los trabajadores tendrá también que indicar el seguro en el que estará inscrita la persona, así como el detalle de descuentos que pueda tener. Adicionalmente, deberán indicar el medio de pago por el que se le hará el abono al miembro de la empresa.

Políticas contra el acoso y la discriminación

Otra de las políticas de gran importancia que no puede faltar en las empresas es la de la prevencion contra el acoso sexual laboral y la discriminación, la cual se refiere a la información que tendrá que compartir la empresa sobre todos los tipos de situaciones o actitudes que son considerados discriminatorios o de acoso sexual.

Adicionalmente, deberá mencionar las sanciones que aplicará en caso alguno de los empleados esté cometiendo este delito.

3. Establece y comparte cómo se realizará la evaluación del desempeño

Finalmente, la guía para los miembros de una empresa debe contar con la información necesaria acerca de la evaluación del desempeño que se les realizará:

• el método
• el encargado
• la frecuencia, etc.

Como señala Carlos Mariño en nuestro curso de indicadores de gestión no tradicionales, “tratar de conseguir nuestros objetivos sin indicadores y métricas claras es como navegar en completa oscuridad”, 

Imagen: Unsplash

Para concluir, podemos resumir el manual del empleado como un recurso útil para los miembros de una organización, el cual les permite no solo aclarar dudas relacionadas a sus funciones, sino también en relación a las diversas políticas y normas de conducta que establece la empresa. 

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