La evaluación nine box es una herramienta que puede ayudarte a descubrir a un potencial líder de la empresa, a un colaborador con un talento oculto o aquella persona que está retrasando el trabajo de un equipo. 

Según un estudio de Betterworks citado por el blog de Short Lister, las organizaciones con continuos sistemas de evaluación del desempeño son 39 % mejores en atracción de talento y 44 % más eficaces para retenerlo. En ese sentido, evaluar a tus equipos mediante el modelo nine box puede ser uno de tus recursos de mejora continua del talento.

Por eso, en este artículo te explicaremos en qué consiste la matriz nine box, cuáles son sus componentes, sus ventajas y qué pasos seguir para implementar la evaluación nine box en recursos humanos. ¡Conoce, mide y potencia a tus equipos!

¿Qué es la evaluación nine box en las empresas?

La matriz nine box o matriz de talento es una herramienta visual de evaluación de desempeño en las empresas. Está diseñada sobre una cuadrícula de 9 espacios que permite evaluar los niveles de desempeño y el potencial de crecimiento profesional de cada persona. 

Al ser un recurso visual y con un diseño sencillo, ofrece una vista rápida del rendimiento de los miembros del equipo. Los beneficios del modelo nine box para la empresa son múltiples, puesto que permite detectar talento en riesgo, reforzar la comunicación, plantear medidas de corrección y reacomodar perfiles en la organización.

Marioly Luna, profesora de Crehana, menciona que el uso de herramientas de evaluación “facilita el feedback efectivo, asegura el pool de talento del equipo, aclara los objetivos para el puesto y, como consecuencia de ello, incrementa los niveles de productividad y ROI en la empresa”.

Elementos del modelo nine box

Las 9 nine box de la matriz de talento están divididas en 3 columnas. Cada una contiene un nombre que representa la intersección entre el rendimiento y el potencial de una persona.

En el esquema nine box original, los nombres son descriptivos; sin embargo, ahora cada empresa usa variantes más significativas para nombrar cada uno de los 9 resultados. Aquí te proponemos una lista con las denominaciones del modelo nine box.

Columna izquierda de la nine box

• Enigma: una persona con alto potencial y bajo desempeño que debe recibir entrenamiento adicional.

• Dilema: tiene potencial medio y bajo desempeño, por lo que requiere recibir asesorías de coaching o mentorías para mejorar el desempeño.

• En riesgo: muestra bajo potencial y bajo desempeño; es decir, puede ser un candidato para abandonar la empresa o ser reasignado a otro rol.

Columna central de la nine box

• De crecimiento: refleja alto potencial y desempeño moderado; este resultado en una nine box significa que el colaborador tiene un gran margen de mejora, por lo que es conveniente asignarle tareas y proyectos más retadores.

• Empleado núcleo: tiene potencial medio y desempeño moderado. Aunque genera algunos problemas, es percibido como hábil para el rol y solo requiere mentorías con el fin de reforzar sus debilidades.

• Efectivo: esta persona muestra bajo potencial y desempeño moderado; aquí hace falta proponerle objetivos más ambiciosos y el soporte de un coach.

Columna derecha del nine box

• Futuro líder: este es el mejor resultado en una nine box. Representa a una persona con alto potencial y desempeño. Es consistente en la calidad de su trabajo y demuestra automotivación, por lo que se convierte en el mejor candidato para liderar equipos y dedicarse a la gestión de distintas áreas.

• De alto impacto: en esta persona se observa potencial medio y desempeño alto. Quiere decir que ha llegado a la cima de su desempeño en la empresa y requiere delegar tareas. Normalmente, es parte de equipos de alto desempeño.

• Profesional confiable: manifiesta bajo potencial y un desempeño alto, puesto que es efectivo en las tareas de su puesto, pero ha llegado al límite de su crecimiento profesional. Por ello, puede beneficiarse del acompañamiento de un mentor.

Ventajas de la metodología nine box para empresas

La matriz nine box es una herramienta muy popular, y por una buena razón. Ofrece a las organizaciones beneficios significativos, tales como:

1. Es simple y fácil de usar

El modelo nine box es una herramienta establecida con una estructura bastante simple y directa. Durante la evaluación de tus empleados, todo lo que necesitas hacer es relacionarlos con el cuadro correcto en función de su rendimiento y potencial. 

La forma en que se visualiza la cuadrícula hace que sea fácil de entender, incluso para aquellos que son completamente nuevos en esta herramienta.

2. Ayuda a identificar talentos valiosos

La evaluación nine box te permite detectar a los empleados de alto rendimiento en tu organización con un gran potencial e identificar lo que necesitan mejorar para seguir desarrollándose. 

Tendrás los datos para respaldar tu decisión de dónde y cómo dirigir los recursos para involucrar y desarrollar a estos empleados. Además, cuando surjan ascensos internos, sabrás exactamente a quién ofrecerle estas oportunidades.

3. Brinda un enfoque holístico para la evaluación del talento

Esta herramienta te brinda un enfoque más integral para la gestión del desempeño. No te verás absorbido por un solo elemento del desempeño de un empleado y podrás evaluar tanto el desempeño actual como el potencial futuro.

4. Es una herramienta versátil

La metodología 9 box es útil no solo para la gestión del talento, sino también para la planificación de la fuerza laboral. Por ejemplo, esta herramienta te brinda una buena visión general del potencial de tus empleados y en qué posición podrían prosperar en el futuro. 

En otras palabras, facilita la planificación de la sucesión. O también puedes usar el modelo nine box para identificar a los empleados con potencial de liderazgo y moverlos a las pistas de gestión.

5. Destaca las oportunidades de desarrollo

Al buscar líderes de alto potencial en la matriz de talento, los empleados más débiles, que actualmente no son aptos para su trabajo actual o carecen de habilidades específicas, también se destacan en el proceso. 

Estos conocimientos permiten al Departamento de Recursos Humanos y a los líderes investigar más a fondo a estos empleados y brindar el mejor apoyo para alcanzar su próximo objetivo profesional y desarrollar a estos miembros del equipo para que se desempeñen mejor.

6. Aumenta la transparencia

La matriz nine box requiere una comunicación abierta y honesta dentro del equipo de liderazgo para evaluar el desempeño y el potencial de cada empleado. Estas discusiones ayudan a aclarar las expectativas de los líderes sobre los empleados para contribuir a los objetivos de la organización.

7. Simplifica el proceso de contratación y reclutamiento

El costo de contratar y capacitar a los nuevos miembros del equipo es enorme, en particular para los puestos más altos que son más costosos de cubrir. Según Glassdoor, el gasto promedio para contratar a un nuevo empleado es de $ 4000, con un período de tiempo mínimo de 24 días para cubrir el puesto.

Es por eso que es crucial que las empresas comprendan su grupo de talentos actual y desarrollen líderes desde adentro porque es más asequible cubrir una vacante con contratación interna. La metodología nine box puede ser útil en el proceso de selección de candidatos calificados para la promoción interna; de hecho, es probable que las empresas que hacen uso de la red hayan identificado previamente un grupo de empleados que se consideran de "alto potencial".

8. Proporciona datos visuales y fáciles de entender

Los directores ejecutivos, recursos humanos y otros líderes senior pueden tener preferencias específicas sobre cómo quieren que se les proporcionen los datos de las personas. 

Dado que a los directores generales les gusta ver los datos visualmente, ya que es más fácil de entender, muchos profesionales de recursos humanos confían en la matriz de talento para ilustrar de manera rápida y efectiva el desempeño y el potencial de un empleado.

9. Crea un nivel de consistencia en la evaluación de desempeño

La metodología 9 box es una herramienta popular utilizada por muchas organizaciones para alinear a los líderes senior y los gerentes de nivel medio durante el proceso de evaluación del desempeño.

La técnica exige un acuerdo entre los equipos de liderazgo y gestión sobre las expectativas de desempeño, como la definición de desempeño alto, medio y bajo. En este enfoque, las 9 cuadrículas ayudan a delinear las expectativas y los objetivos de los líderes para la empresa.

10. Te ayuda a hacer el mejor uso de los recursos de la empresa

La mayoría de las empresas solo tienen una cantidad finita de recursos de capacitación, y comprender dónde y cuándo se aplica mejor es una habilidad que elude a muchos.

Las preguntas y respuestas del 9 box pueden ayudarte a identificar qué empleados necesitan capacitación adicional y aquellos que están listos para ascender aún más.

Es importante ver a la metodología nine box como una herramienta positiva para tomar una instantánea de los empleados de la empresa, y que debe actualizarse periódicamente. No es una forma de etiquetar a los empleados que es fija e inamovible.

Los empleados se pueden agrupar aproximadamente en diferentes categorías cada vez que realizas el ejercicio: los que requieren observación, los que requieren desarrollo y los que requieren ascenso. Las 9 cuadrículas de la evaluación nine box resaltan con precisión dónde estarías mejor ubicado para usar tus recursos y dónde obtendrás el mayor beneficio. 

Por ejemplo, la persona mencionada en el ejemplo anterior que tiene un gran potencial pero actualmente se está desempeñando a un nivel bajo no se beneficiaría de un mayor ascenso en este momento. Por el contrario, el empleado que se desempeña al más alto nivel y también ofrece potencial está pidiendo a gritos un mayor desarrollo y expansión.

Ocasionalmente, una matriz nine box puede identificar a los empleados que no tienen futuro en tu empresa, aquellos con bajo potencial que también se están desempeñando a un bajo nivel. Los primeros pasos deben ser ayudarlos a mejorar el rendimiento, pero si esto no tiene éxito, la única solución es buscar nuevos talentos.

¿Cómo usar la matriz nine box?

Luego de conocer los elementos, debes entender cómo hacer una evaluación de desempeño en tus más de 500 colaboradores. Para ello, toma en cuenta las siguientes recomendaciones sobre el modelo nine box.

1. Prepara al equipo

El uso de la herramienta nine box está guiada por el equipo de recursos humanos. Este debe organizar reuniones previas a la evaluación para capacitar a los líderes de equipo. En estas reuniones, se pueden discutir criterios y ofrecer ejemplos visibles de las 9 categorías del modelo nine box. Esto deja menos espacio a las confusiones y a posibles deficiencias de la matriz.

2. Determina criterios y aplica la evaluación

Primero, se deben coordinar los criterios de evaluación y centrar los esfuerzos en un área de la empresa. Luego, en la evaluación de desempeño, tienen que usarse la descripción del rol y sus responsabilidades para verificar si la persona está cumpliendo las expectativas.

Además, en el caso de la evaluación del potencial, es conveniente tomar en cuenta la actitud y el comportamiento de la persona en relación a sus aprendizajes y disposición para su crecimiento profesional.

3. Usa una matriz de talento prediseñada

Iniciar una evaluación nine box no es una tarea complicada, pero sí necesitarás conocer el significado de cada casilla para emprender un buen análisis. Como te mencionamos antes, usar una matriz de talento 9 Box es una gran herramienta para detectar potenciales líderes dentro de tu empresa. 

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Fuente: Crehana

4. Implementa feedback y cambios

Cuando se haya completado la aplicación del modelo nine box, es necesario ordenar los resultados y empezar a tomar acciones. Estas empiezan por el feedback empático y efectivo, el cual es clave para reforzar el employee engagement. De hecho, según el blog de Clear Company, 4 de cada 10 empleados se sienten desconectados del trabajo cuando reciben un feedback escaso. 

Pero no basta con el feedback. Hace falta realizar las modificaciones pertinentes. Estas pueden incluir el reemplazo de una persona, su cambio de equipo, un plan de capacitaciones, la asignación de un mentor o la propuesta de nuevos proyectos y roles.

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Plataforma Desempeño de Crehana

Ahora sí hemos llegado al final y esperamos que el artículo haya servido para que sepas cómo aplicar una evaluación nine box en tu empresa en crecimiento. 

Recuerda que el verdadero valor de la matriz de talento no es colocarles etiquetas a los empleados. Al implementarla, su mérito consiste en evaluar el éxito de un empleado y garantizar que la organización invierta en los programas de desarrollo adecuados para el talento adecuado.

¡Nos vemos!