Aprender cómo gestionar el presupuesto de recursos humanos es sumamente importante dentro de una empresa formada por más de 500 colaboradores. La mayoría de los líderes están de acuerdo que lo más importante para una compañía es la gestión integral de recursos humanos, la cual incluye la planificación financiera. 

El presupuesto es esencial en la gestión de recursos humanos porque tiene la capacidad de pronosticar, planificar y establecer los escenarios por los cuales se lograrán los objetivos planteados por la empresa.

Pero ¿cómo se elabora un presupuesto de RR. HH.? En este blog post te explicaremos a profundidad qué es un presupuesto de recursos humanos, su importancia y cuáles son los pasos para diseñar un presupuesto del Departamento de Recursos Humanos en tu empresa de gran tamaño. De esta manera, estarás preparado para reclutar, contratar, gestionar y retener a más empleados.

¿Qué es el presupuesto de recursos humanos?

El presupuesto de recursos humanos es una gran parte de la estrategia de recompensas totales en una organización. El presupuesto proporciona una visión general de lo que se necesita hacer y cuánto costará lograr los objetivos de la empresa.

De hecho, es un pronóstico anual de costos y gastos relacionados con los recursos humanos en una organización. Proporciona a la empresa cifras estimativas que se utilizarán en la elaboración del presupuesto anual de recursos humanos.

Sin embargo, el término "presupuesto de recursos humanos" puede verse solo como los gastos relacionados con la contratación del personal. En realidad, hay una perspectiva mucho más amplia. Permite a una organización tener una idea clara de sus necesidades para cada puesto de trabajo.

El truco para crear un presupuesto de RR. HH. sólido es considerar los recursos importantes que se necesitan durante cada etapa del año. En pocas palabras, ayuda a concentrarte en los elementos indispensables sin gastar demasiado en otros recursos que tu empresa no necesita. Al hacer esto, podrás crear un presupuesto que ayude a tu empresa a crecer.

Objetivo del presupuesto de recursos humanos

El objetivo principal del presupuesto de gestión de personas es asignar recursos dentro de una organización. Asegura que la organización cumpla con su misión y objetivos mientras minimiza las actividades ineficaces.

Sin procedimientos presupuestarios adecuados, los empleados pueden perder productividad y moral. En última instancia, conducirá a una disminución de la productividad y a la incapacidad de rendir al máximo.

Básicamente, la elaboración de un presupuesto de RR. HH. implica la recopilación de datos para poder proyectar las finanzas de una empresa y poder sustentar los objetivos más importantes.

Importancia del presupuesto de recursos humanos

Asegurarte de que tu organización esté bien financiada te permite reclutar y retener el mejor y más diverso grupo de talentos. A continuación, te mostramos los beneficios en que el presupuesto de recursos humanos puede ayudar a la gestión del talento:

1. Evita la sobrecontratación

La sobrecontratación ocurre cuando una organización dedica demasiado esfuerzo a contratar nuevos empleados en lugar de invertir en capacitación y desarrollo de los colaboradores actuales.

Muchas personas tienen la idea errónea de que pueden permitirse contratar a más personas si tienen más dinero. Los empleadores contratan a más trabajadores de los que pueden supervisar y capacitar adecuadamente, y mucho menos retener.

En ese sentido, el presupuesto de personal de una empresa puede ayudar a frenar el gasto excesivo de dinero en la contratación de empleados excedentes.

2. Ayuda a las organizaciones a determinar los requisitos de personal

El presupuesto de recursos humanos ayuda a las organizaciones a gestionar los niveles de dotación de personal proporcionando un marco eficaz. Este marco está diseñado para satisfacer las necesidades únicas de las organizaciones individuales y sus partes interesadas clave.

La elaboración de presupuestos realistas ayuda a los líderes de recursos humanos a tomar decisiones inteligentes sobre la dotación de personal. De esta manera, la organización puede planificar estratégicamente sus gastos financieros en sus empleados.

Además, ayuda a calcular la cantidad gastada en cada empleado para diversos fines, lo que mejora tus habilidades de planificación estratégica. El presupuesto de gestión humana también permite que la organización asigne recursos limitados entre grupos o individuos específicos. Por lo tanto, ayuda a lograr los niveles de dotación de personal deseados sin desperdicio.

Cuanto mejor comprendas tu organización, más fácil te resultará asignar los recursos de nómina de forma eficaz. También puedes evitar crear retrasos innecesarios o forzar la capacidad de la organización.

3. Evita la escasez de personal

La falta de personal aumenta los costos de recursos humanos en tres maneras principales:

• Aumenta la rotación de empleados, lo que aumenta los costos de contratación y reclutamiento.

• Reduce la productividad de los empleados, lo que incrementa los costos para los empleadores.

• Disminuye la moral de los empleados, lo que reduce la motivación y la productividad del equipo.

Uno puede reducir estos costos implementando de manera efectiva un presupuesto de compensación claro y consistente que coordine todas las actividades autorizadas.

La elaboración eficaz de presupuestos de recursos humanos garantiza que tu organización no tenga exceso de personal ni escasez de personal. Evita errores costosos que pueden ocurrir cuando los recursos se estiran demasiado.

Una asignación efectiva de recursos elimina el problema de la falta de personal. Permite que una fuerza de trabajo alcance las máximas expectativas de rendimiento sin poner en peligro los resultados financieros.

4. Facilita la atracción de empleados talentosos

Una forma de mejorar tu capacidad para atraer y retener empleados es desarrollar un sistema integral de presupuestación de recursos humanos.

Un buen presupuesto de recursos humanos te ayudará a asignar recursos a los costos más críticos asociados con la contratación de nuevos empleados, incluidos salarios y beneficios. Al desarrollar un conjunto de estándares para asignar recursos, podrás evaluar el impacto de cada nueva contratación.

5. Reduce la rotación de empleados

La estrategia presupuestaria es fundamental para cualquier organización, especialmente con una alta rotación de empleados. Requiere considerables habilidades analíticas y la capacidad de tomar decisiones difíciles analizando las tasas de rotación de empleados.

El presupuesto de recursos humanos ayuda a los empleados a determinar cómo se gastará su dinero a lo largo del año. Ayuda a los líderes a tomar buenas decisiones sobre la contratación, capacitación y desarrollo de los colaboradores.

¿Cómo hacer un presupuesto de recursos humanos?

Después de entender qué es un presupuesto de recursos humanos y su importancia, veamos cómo elaborar uno de forma efectiva. ¡Toma nota!

1. Define el tipo de presupuesto de recursos humanos

Lo primero que debes saber es que existen dos tipos de presupuesto de recursos humanos que dicho departamento puede utilizar para su planificación. 

Presupuesto de RR. HH. incremental

Los presupuestos incrementales se asignan de acuerdo al presupuesto más reciente que hubo y se investigan los gastos y ventajas de las nuevas inversiones que se harán.

Si nos referimos a uno de sus beneficios más resaltantes, es que se reduce el tiempo y esfuerzo al momento de recolectar todos los datos históricos. De esta forma, se pueden identificar todos los costos y gastos que han surgido en la empresa, para identificar nuevas alternativas innovadoras.

Presupuesto de RR. HH. desde cero

Los presupuestos de recursos humanos de base cero, como su propio nombre lo indica, se calculan desde cero. Los costos, beneficios y todas las actividades se examinan de esta forma, siempre teniendo en cuenta los recursos que la empresa necesita para lograrlo, evitando pasarse de los límites del presupuesto de recursos humanos de forma efectiva.

2. Alinea las metas de RR. HH. con los objetivos comerciales

Toda la planificación de recursos humanos debe alinearse con los objetivos comerciales. Por eso, es fundamental determinar cuáles son las prioridades para el negocio, de modo que los objetivos de recursos humanos estén bien alineados.  

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3. Recopila los datos necesarios para el presupuesto

Para la elaboración del presupuesto anual de recursos humanos debes considerar ciertos datos e indicadores financieros y de rendimiento de diversos departamentos de la empresa. Por ejemplo: 

• Proyección del número de empleados para los próximos meses.

• Tasa de rotación proyectada.

• Aumentos o proyecciones de costos salariales.

• Presupuesto de reclutamiento.

• Programas de beneficios.

• Capacitación del personal.

• Otros cambios en la política, la estrategia comercial, la ley o la regulación que puedan afectar los costos de recursos humanos.

4. Evalúa los gastos del presupuesto de recursos humanos

En relación al paso anterior, y antes de comenzar a implementar un presupuesto de recursos humanos, es buena idea que tengas una visión general sobre los gastos que se incluirán en el presupuesto, sobre todo si el tipo es de base cero. Los siguientes son los principales gastos a considerar: 

Reclutamiento y contratación

Se trata del capital necesario para buscar, atraer y mantener a colaboradores talentosos, estos fondos pueden variar de empresa a empresa. Sin embargo, se deben considerar los gastos de las bolsas de trabajo, reclutadores o consultores, costos de entrevista, investigación de antecedentes, exámenes psicométricos, entre otros costos asociados a la reclutación de personal.

Como se menciona en nuestra guía sobre costos de contratación, la inversión de esta categoría del presupuesto de recursos humanos es fundamental para el balance financiero de una organización, pues a través de los costos es posible entender de primera mano cuánto cuesta contratar a un candidato desde la búsqueda de un perfil hasta la firma del contrato.

Fórmula para calcular los costos de contratación

Para saber cuáles son los costos de contratación de una empresa, es importante que esta misma tenga en cuenta tantos los costos internos como los costos externos de reclutamiento, pues cada recurso económico, por muy pequeño que sea, tiene un impacto en la actividad financiera de una organización. 

Sin embargo, es esencial tener en cuenta que los costos de reclutamiento pueden variar de acuerdo al tipo de candidato que se esté reclutando. De modo que debes considerar este punto dentro de tu presupuesto de recursos humanos.

Ten presente que el número de personas reclutadas incluye tanto a quienes participaron de un proceso de reclutamiento externo como de un proceso de reclutamiento interno.

De igual manera, se cuenta a las personas que fueron reclutadas como freelancers, con contratos temporales o con cualquier otro método de contratación. La fórmula es muy sencilla y no tiene ningún tipo de complicación.

• Costo de contratación = costos internos + costos externos / número de personas reclutadas

Fuente: Crehana

Beneficios y honorarios

Esta categoría del presupuesto de recursos humanos guarda relación con los planes de compensación de los colaboradores. Se incluyen los salarios, pago de incentivos, horas extra, costos de nómina y seguros de vida. También se debe incluir los gastos para mantener siempre actualizada toda la información. En otras palabras, se trata de la gestión de la nómina. 

De acuerdo a Forbes, esta se puede realizar de forma manual, a través de un servicio tercerizado o utilizando un software de recursos humanos. De cualquier manera, “todo el proceso implica recopilar datos de los empleados e ingresarlos correctamente en un archivo o documento”. 

En el caso de los beneficios, se trata de los seguros médicos, dentales, de la vista y por discapacidad si la situación lo demanda. Si la empresa cuenta con un área de cafetería, se deben incluir de igual forma los gastos totales. Por último, también tener en cuenta los costos para administrar los planes de jubilación.

Capacitación y desarrollo

Un área clave para el capital humano de una empresa es la capacitación y el desarrollo, especialmente para los colaboradores más jóvenes. Los gastos en esta categoría serían los correspondientes a matrículas o pagos de capacitaciones, viajes a eventos de formación, entre otros.  

También se incluye en el presupuesto de recursos humanos los costos de certificados de los colaboradores, si logran pasar todos los procesos. Por ello, te ofrecemos esta plantilla para armar un presupuesto de capacitación, con el cual vas a poder llevar a cabo una capacitación empresarial que maximize la productividad de tu empresa.

Fuente: Crehana

Gestión del talento

Los gastos en esta categoría de recursos humanos se refieren a la evaluación del desempeño de los colaboradores, se incluyen aspectos como programas de reconocimiento, beneficios o recompensas para los colaboradores, encuestas y estrategias de comunicación interna. 

Es importante tener presente las actividades en fechas especiales, como el día de la mujer, día del hombre o día del niño y halloween, en los cuales se suele invitar a los hijos de los colaboradores para una integración, u otro tipo de eventos que pueden incurrir en gastos de recursos humanos.

Seguridad y bienestar

Por último, en esta categoría del presupuesto de recursos humanos se incluye todo lo referido al bienestar y la seguridad de los colaboradores. Por ejemplo, los programas de salud mental o, incluso, la limpieza e higiene de las oficinas, aspectos que por lo general tiene en cuenta un buen administrador de recursos humanos.

En estos gastos también se incluyen el uso de software y equipamiento necesario para lograr el bienestar de los colaboradores. 

5. Revisa los presupuestos anteriores

Aprovecha este tiempo para revisar presupuestos, proyecciones y gastos anteriores. Considera cómo se utilizaron los presupuestos de recursos humanos y cuáles fueron sus resultados. Aprende y mejora. 

6. Planifica los mejores y peores escenarios 

Una de las grandes enseñanzas que nos dejó la pandemia es que todas las empresas deben estar preparadas para enfrentar situaciones difíciles. Por eso, es importante tener un plan para cubrir lo mejor y lo peor de lo que el mercado laboral le depara a su empresa. Por ejemplo, la rotación anual de empleados suele ser del 5 %, pero ¿y si aumenta al 13 %? En ese caso, es posible que debas aumentar tu gasto en reclutamiento.

7. Ten expectativas reales

El presupuesto del Departamento de Recursos Humanos debe tener una visión realista de lo que traerá el próximo año. El objetivo es no gastar de más, pero es importante no subestimar ninguna de las áreas más críticas de la empresa. Por ello, prepara tu presupuesto con un informe claro y usando números realistas. Esto aumentará las chances de que sea aprobado. 

8. Documenta todo en el presupuesto

Una vez que tengas más claro todos los conceptos a incluir en el presupuesto de recursos humanos, es momento de plasmar toda la información en un documento. 

Según Lucidchart, “la documentación también permite una mejor evaluación, para saber qué partes del plan se necesita trabajar. Además, un plan debidamente documentado permite comunicar mejor el plan en toda la organización, incluida la forma en que todos, de arriba hacia abajo, pueden contribuir para garantizar que el presupuesto funcione”. 

9. Envía el presupuesto a aprobación

El último paso antes de implementar un presupuesto de recursos humanos es que la gerencia lo revise y apruebe. Para esto, recuerda tener bien claro los objetivos comerciales que mencionamos anteriormente e ilustrar cómo el presupuesto que se propone se alinea con ellos. De esta forma, tendrás una mejor oportunidad de que el presupuesto se apruebe sin mayores inconvenientes. 

10. Toma en cuenta estos tips finales para tu presupuesto

A continuación, te damos algunos tips para que el proceso de crear un presupuesto de recursos humanos sea más práctico y sencillo:

• La planificación es estrictamente necesaria: ningún presupuesto con anticipación puede hacer que el dinero se agote muy rápido.

• Se debe contar con un personal capacitado y adecuado para asegurar los mejores resultados. 

• Es necesario establecer algunos límites presupuestarios para poder evaluar con tranquilidad el presupuesto.

• Un presupuesto de recursos humanos es determinante para mantener gastos fijos, se puede utilizar el tipo de presupuesto base cero.

• El despido de personal a veces es más perjudicial de lo que parece, se deben tomar medidas previas antes de tomar esa decisión, para no afectar el presupuesto de la empresa.

¡Listo! Ahora ya sabes cuáles son los principales pasos para crear un presupuesto de recursos humanos. Si tu empresa es de gran tamaño, te resultará esencial saber cuánto tiempo y dinero se gastará en la gestión del talento humano. No te preocupes, con los consejos que te hemos brindado, estamos seguros que planificarás una mejor estrategia de presupuesto.

Recuerda que un presupuesto de gestión humana bien elaborado y documentado demuestra la organización que tiene una empresa. ¡Ten en cuenta que una administración efectiva de recursos humanos es el secreto para el éxito empresarial!

¡Hasta pronto!