¿Necesitas expandir tu equipo  en corto tiempo? Quizás la solución sea el reclutamiento masivo, un proceso que tiene como objetivo captar a muchos candidatos en tiempo récord, lo que disminuye los costos en el proceso.

Esta estrategia de contratación es generalmente utilizada por los sectores de alta rotación de personal, como los hoteles, los operadores telefónicos de call center o para encontrar personal calificado para fábricas o con habilidades técnicas específicas.

El reclutamiento masivo puede hacerse de forma interna o a través de un reclutador externo, pero, sin importar la opción que se escoja, lo mejor es  tener claridad sobre qué es el reclutamiento masivo, cómo se hace y  cuáles son sus ventajas y desventajas.

¿Qué es el reclutamiento masivo?

El reclutamiento masivo es seleccionar masivamente un gran volumen de personal calificado para un mismo puesto, todo a través de los filtros necesarios para que las personas cumplan con los requisitos de la vacante.

Este tipo de reclutamiento puede que no esté entre las tendencias de selección de personal, pero suele ser usado cuando las organizaciones necesitan expandir sus operaciones de forma rápida o cubrir puestos de trabajo en una nueva locación, por presentar algunos ejemplos.

Según un artículo publicado en el blog Bizneo, “los dos puntos clave a la hora de realizar un proceso de reclutamiento masivo son la rapidez del proceso –para que las personas puedan incorporarse cuanto antes al puesto de trabajo– y también la calidad del mismo –para encontrar a los candidatos más apropiados–”.

¿Cómo reclutar masivamente?

Para lograr reclutar masivamente a los trabajadores necesarios, se vuelve vital evaluar y adecuar la técnica de atracción, gestión y evaluación del talento correcto. Aquí te compartimos 14 estrategias para un reclutamiento masivo exitoso.

Forma un equipo de reclutamiento competitivo

Para saber cómo realizar un reclutamiento masivo efectivo, debes empezar por formar un equipo de reclutamiento a la altura de la exigencia. Dado el gran volumen de candidatos a gestionar, requieres profesionales especializados en su rol, de eficiencia comprobada y muy rápidos para ejecutar las tareas. Por ello, busca perfiles que cubran los siguientes puestos de trabajo:

• Gerente de contratación
• Talent sourcer
• Reclutador
• Entrevistador
• Responsable del onboarding
• Analista de datos
• Administrador de tecnologías de reclutamiento
• Gerente del marketing de reclutamiento

No olvides sumar al equipo de reclutadores a un integrante del departamento para el cual se busca candidatos. Esta puede ser una persona que se desempeñe en el rol requerido y que esté dispuesta a participar en los procesos de filtrado de candidatos, entrevistas y evaluaciones. Su aporte será muy útil para la rapidez en el reclutamiento de cargos masivos.

Crea un plan de reclutamiento masivo

Es importantísimo contar con un plan de acción para el reclutamiento masivo. Esta herramienta ayudará como guía base de selección de personal a todos los integrantes del equipo en el proceso actual y en los futuros eventos de contratación. De esa manera, se ahorrará tiempo en la designación de roles, explicación de tareas y coordinación de actividades. Ten en cuenta las etapas del proceso de contratación que debe cubrir el plan:

• Toma de conciencia
• Atracción
• Interés
• Aplicación
• Evaluación
• Entrevista
• Contratación

Entre la información a desplegar en las etapas sugeridas, deben aparecer los datos sobre número de candidatos, tiempos, inversión, entre otros criterios. Te dejamos una lista con las más importantes consideraciones en el plan de actividades de reclutamiento masivo:

• Analiza y determina los roles y el número de vacantes a cubrir.
• Investiga las características del mercado de empleo actual al que apuntas.
• Establece las habilidades esenciales y complementarias que buscas.
• Planifica el flujo de tiempo para cumplir con cada etapa.
• Crea un nuevo estándar de costo e inversión para el reclutamiento masivo.

Define los puestos de empleo

Tu empresa debe definir adecuadamente las necesidades y requisitos del puesto para así facilitar la tarea de los responsables de recursos humanos al momento de realizar el reclutamiento masivo, porque les permitirá filtrar a los candidatos con base en los requisitos planteados.

Por lo tanto, uno de los primeros pasos es crear ofertas de empleo atractivas que llamen la atención del tipo de talento que necesitas incorporar a la organización, lo cual implica conocer en profundidad la vacante que ofertas.

Para guiarte en el reclutamiento masivo puedes hacer, por ejemplo, un profesiograma u otra plantilla que te permita calcular la cantidad de personal necesario en cada ciclo del año y avanzar en ciertas tareas importantes a la hora de reclutar talento.

Desarrolla un método de screening rápido y efectivo

Al pensar en cómo hacer un reclutamiento masivo de personal, podrías llegar a la conclusión de que lo más conveniente es usar la técnica del screening de CVs automatizados. Es decir, filtrar los curriculum vitae con una herramienta de filtrado especializado. Sin embargo, este proceso puede llevar a omitir candidatos aptos y a caer fácilmente en sesgos de contratación.

Por eso mismo, es mucho más eficiente utilizar el método de las evaluaciones de habilidades automatizadas. Estas permiten predecir el desempeño futuro del candidato antes de iniciar sus labores. La idea es que cada postulante reciba la evaluación automáticamente justo después de haberse inscrito en el proceso.

Para hallar el mejor perfil en el reclutamiento masivo, establece un ranking de posiciones a partir de los resultados. Que sea gráfico, visual y fácil de entender por los miembros del equipo que tomarán la decisión de seleccionar a quienes pasan de etapa. Está técnica ahorrará mucho tiempo en el proceso de selección masiva, pero sin comprometer la eficacia.

Expande las fuentes para encontrar candidatos

El trabajo de un equipo y reclutador masivo depende, en gran medida, de extender su alcance a partir de la diversificación de canales que sirven como fuentes. No solo basta con elegir los portales tradicionales de empleo. Hay que considerar nuevas rutas para llegar al talento en masa que se necesita. Para ello, considera los siguientes métodos de reclutamiento masivo en cuanto a las vías de sourcing:

• Activa la lista de candidatos no elegidos en procesos anteriores.
• Contacta a antiguos colaboradores que estén buscando ofertas de empleo.
• Utiliza publicidad para reclutamiento masivo programática.
• Organiza ferias de contratación online y presenciales.
• Colabora con agencias locales como ONGs e instituciones de gobierno para encontrar más candidatos.
• Publica anuncios en portales de empleo de nicho.

Publica la oferta de empleo en redes sociales

Muchos candidatos potenciales ya te siguen por redes sociales. Publicar las ofertas de empleo en estos portales garantiza una mayor difusión, imprescindible en cualquier reclutamiento masivo. Utiliza todas las plataformas sociales, pero respetando el lenguaje y los formatos de cada red.

Publica la oferta de empleo en Instagram dándole prioridad al diseño del carrusel de imágenes. Si decides utilizar Tik Tok, produce un video corto creativo. En LinkedIn, comparte un post con contenido relevante y un gráfico interesante. De esa manera, tendrás más opciones de que los candidatos del reclutamiento masivo se sientan más inclinados a mirar el anuncio y a interactuar con la publicación.

Implementa un programa de referencias laborales

Aparte de las fuentes de candidatos mencionadas anteriormente, otro importante canal para el reclutamiento masivo es un programa de referencias laborales. Es conveniente que comuniques el mensaje de manera interna a todos los miembros de la empresa. Usa las reuniones semanales, los boletines de correo, las redes sociales, las plataformas de comunicación de equipos y otras vías.

Cada persona de la organización debe conocer la propuesta a tiempo. Es bastante probable que conozcan a otras personas de su misma profesión y experiencia que puedan asumir el rol en la empresa. Además, si están conectadas con la misión y gozan de satisfacción laboral, serán embajadoras de la marca para convencer a otros de que se animen a postular. 

Igualmente, no olvides hacer partícipes del programa de referencias a las personas recién contratadas que aún están en el proceso de onboarding. Estas pueden contactar con sus círculos profesionales cercanos y captar a más candidatos ideales. Si están viviendo una experiencia positiva en esta primera etapa, de seguro su recomendación influirá fuertemente en la percepción de otros interesados. 

Centraliza las candidaturas del reclutamiento masivo

Aprende a manejar y organizar las hojas de vida que llegan en el proceso del reclutamiento masivo. Presta atención a las hojas de vida duplicadas, que pueden aparecer porque un mismo candidato se inscribe a la misma oferta laboral desde diferentes portales. Esto se puede solucionar con un software de contratación, por ejemplo.

También, es primordial escoger técnicas de reclutamiento masivo como los simulacros de trabajo, las dinámicas grupales y actividades de selección o el uso de killer questions para realizar un filtro inicial, principalmente en el reclutamiento remoto, que permitirá descartar a los candidatos que no respondan correctamente a las expectativas. 

Dinamiza y diversifica las entrevistas

Al investigar cómo se hace un reclutamiento masivo, probablemente te des cuenta de que el proceso de entrevistas supone un dolor de cabeza para los equipos de RR. HH. A pesar de las dificultades que implica entrevistar a tanta gente, hay ciertas estrategias que debes integrar en tu sistema para lograr un reclutamiento masivo eficaz.

• Entrevistas rápidas: Utilizando a todo el equipo de reclutadores, realiza entrevistas a los candidatos que hayan superado la evaluación de habilidades automatizadas. Estas no deben superar los 30 minutos. Aunque sean rápidas, tienen que llevarse a cabo por un entrevistar capacitado, con preguntas relacionadas a las respuestas de la evaluación y siguiendo una misma estructura ordenada y objetiva para todos.
• Entrevistas de grupo: Si bien las entrevistas de trabajo grupales no son la opción más personalizada, sí pueden servir para valorar aspectos como las habilidades de trabajo colaborativo y dinámicas de equipo en un candidato. De cualquier forma, evita tomar una decisión sobre la idoneidad del participante solo basándote en el resultado de este tipo de entrevista.
• Entrevistas asincrónicas por video: Ofrece la alternativa de responder a las preguntas por medio de videos grabados. Esto puede ahorrarte mucho tiempo en el proceso de realización de entrevistas. Asegúrate de que cada video sea revisado y evaluado por un reclutador para detectar a los mejores candidatos.

Usa software soportados por IA

Como en muchos otros campos, una de las herramientas para el reclutamiento masivo de mayor aporte es la inteligencia artificial. Luego de recolectar información automatizada sobre los candidatos, como experiencia, estudios, conocimientos y otras variables, usa Applicant Tracking Systems (ATM) y otro tipo de software basados en inteligencia artificial para crear un ranking inmediato de perfiles idóneos.

Agrega también la información recolectada de las evaluaciones de habilidades automatizadas. Con la ayuda de las herramientas de IA, estos resultados pueden filtrarse, acomodarse y desplegarse de manera visual en tiempo récord. De esta forma, tu equipo de reclutamiento puede tomar decisiones más rápidas sobre un gran número de candidatos. Te dejamos algunos nombres de software con inteligencia artificial para reclutamiento masivo:

• Turing
• Manatal
• Skillate
• TurboHire
• Talenture
• Fetcher
• Seek Out
• Zoho Recruit

Automatiza el proceso de onboarding

Al planificar cómo reclutar personal masivo, debes tener en cuenta la estrategia para sumar al equipo una gran cantidad de gente al mismo tiempo. Si bien es un reto desafiante para el equipo de Recursos Humanos, hay un elemento clave a desarrollar: la automatización del proceso.

Utilizando software y herramientas de onboarding, se puede lograr que el proceso sea fluido, entretenido, digital y remoto. Las personas que se integren deben poder acceder a la información necesaria de manera asincrónica. Por lo tanto, es conveniente implementar un sistema a partir de algunos de los más potentes software de onboarding, cuyos nombres mencionamos a continuación:

• Dell
• Trackstar
• Connecteam
• Clear Company
• Wrike
• Bambee
• Rippling

Ten en cuenta que, probablemente, necesites también implementar un training de onboarding para las nuevas contrataciones. Esta formación debe ser rápida, digerible, remota y en un espacio que genere una gran experiencia de aprendizaje. 

Para ello, existen varios software de gestión de aprendizaje con características centradas en el usuario. Una de estas plataformas es el LMS de Crehana. Entre sus atributos, resaltan una interfaz intuitiva para el usuario y administrador, paneles de reportes y estadísticas sobre rendimiento, y un sistema de gamificación para los cursos. De esta manera, podrás asegurar un onboarding rápido y eficiente en el proceso de reclutamiento masivo.

Colabora con una agencia de reclutamiento

Aunque tengas un equipo constituido por profesionales muy capaces para reclutar talento, no desestimes la idea de apoyarte en una agencia de reclutamiento. Puede llegar un momento en el que las funciones del reclutamiento masivo hayan sido desbordadas y los miembros de tu equipo no estén llegando a cumplir con los plazos de tiempo.

En ese caso, contrata los servicios de una agencia que pueda nutrir la base de datos de un mayor número de talento calificado, brindar ideas de nuevos canales a los cuales acudir o proporcionar técnicas y herramientas novedosas para la gestión de contratación. No tiene que reemplazar todas las tareas del equipo, sino más bien complementarlas estratégicamente.

Mantén actualizada la base de datos de candidatos

Actualizar la propia base de datos te ayudará a afrontar con garantía de éxito posteriores procesos. Resulta aún más importante si quieres realizar un reclutamiento masivo, porque accederás de una manera sencilla a los candidatos que más se adecúan a las necesidades.

Por esa razón, asigna la tarea de organización de datos, reportes, conclusiones a un grupo de personas dentro del equipo. Ellos deben dejar registro sobre el orden de la base de datos, dónde se pueden encontrar los enlaces útiles y quiénes son las personas que han gestionado el proceso. Así se tiene toda la información en un formato entendible, accesible y útil para los integrantes de equipos de contratación de personal que se sumen en el futuro.

Recolecta feedback sobre el proceso

Por último, es fundamental que, luego de terminar la etapa final del reclutamiento masivo, recolectes información sobre la experiencia del proceso. Mediante formularios y encuestas de reclutamiento, pregunta por los niveles de satisfacción del candidato, su percepción sobre la comunicación y los canales por los que llegó a la oferta.

Estos datos valiosos servirán para nutrir tu planificación de reclutamientos masivos y no masivos en procesos futuros. Además de ello, muestras una preocupación por escuchar activamente la opinión de personas que no necesariamente entrarán al equipo. De esta manera, contribuyes a reforzar también el employee branding de la empresa.

¿Cuándo hacer un reclutamiento masivo?

Cada empresa y sector debe analizar los patrones particulares de la demanda y con base en ello anticiparse ante un proceso de reclutamiento masivo.

Por ejemplo, en el sector turístico se suelen producir picos de reclutamiento masivo en mayo, de cara a la temporada de vacaciones de mitad de año, o en octubre o noviembre por las vacaciones de navidad. 

Otros momentos en los que se presenta el reclutamiento masivo son los siguientes:

• Cuando la empresa se expande
• Cuando la empresa está elaborando nuevos proyectos
• Cuando la empresa se encuentra en un momento de alta rotación, tanto por factores internos como externos
• Cuando el puesto de trabajo requiere conocimientos técnicos y el personal de la organización requiere de una empresa reclutadora experimentada

Ventajas y desventajas del reclutamiento masivo

Lo que significa usar el reclutamiento masivo trae ciertas ventajas y desventajas. Entre los beneficios del reclutamiento masivo se encuentran:

• Se contrata un mayor número de personas con menor tiempo y costo.
• Se cubre una plantilla para un proyecto, obra o evento determinado en poco tiempo.
• Se utiliza una misma herramienta de reclutamiento masivo para un gran volumen de posiciones.
• Aumenta la eficiencia en actividades laborales, ya que se reducen los tiempos en los procesos.

Los retos y desventajas del reclutamiento masivo son:

• No contar con los candidatos necesarios para cubrir el número de vacantes que requieres. Esto dependerá mucho de ti y del manejo que le des a las comunicaciones.
• Que el personal no ingrese en el tiempo indicado a la empresa, lo que generaría un incremento en el gasto de reclutamiento, afectando además la productividad de tu empresa.
• Retrasos en la documentación para el alta del personal, lo que puede ocasionar la pérdida de un candidato de valor para la empresa.

Esperamos que ahora tengas claridad sobre qué es un reclutamiento masivo, sus principales características, y cómo y cuándo emplearlo en tu negocio. No olvides aplicar estas estrategias de reclutamiento masivo en coordinación con todo tu equipo de RR. HH. e informando sobre los detalles a los directivos y gerentes de departamentos.