Saber cómo realizar una reunión creativa es necesario para todos los líderes de talento hoy en día. En efecto, para organizar las tareas de los integrantes del equipo, evaluar el desempeño y encarar nuevos proyectos, las reuniones presenciales y/o virtuales deben estar optimizadas. 

Es cierto que los modelos de reuniones tradicionales se siguen implementando en algunas organizaciones. No obstante, planificar una reunión creativa puede ser de utilidad, si buscas flexibilizar los procesos empresariales; y hasta aumentar la productividad del capital humano.

Entonces ¿ cómo un HR Manager puede fomentar reuniones efectivas con su equipo? Por eso, hemos elaborado esta nota con algunos consejos para hacer reuniones de trabajo creativas y exitosas. Por ende, podrás poner en acción todos tus conocimientos teóricos; y liderar meetings efectivos, en los que predomine la creatividad.

1. Haz una invitación original para tu reunión creativa

Uno de los elementos que puedes tener en cuenta al hacer una reunión creativa son las invitaciones. Todas las personas que forman parte de tu talento humano suelen estar acostumbradas a recibir las clásicas invitaciones de encuentros laborales vía correo electrónico. 

Pero en tu reunión creativa, puedes emplear algunos recursos diferentes que impacten y motiven a tu equipo. Ello, desde el momento en el que reciben la invitación al encuentro laboral. Aquí, te detallamos algunas alternativas de invitaciones originales para tu reunión creativa:

• Ejecuta una invitación con un diseño gráfico único. 

• Recurre a otros formatos, por ejemplo un video o un meme, para invitar a tu equipo de trabajo a la reunión creativa. 

• Graba un video tú mismo para invitar a los participantes.

• Si tu equipo trabaja en forma presencial, entrega la invitación personalmente. No olvides, además, enviarla por correo electrónico. En este caso, puede ser una invitación gráfica; o también, un regalo original. Por ejemplo, puedes regalarles una taza con su nombre o algún otro accesorio que se utilice y/o resignifique durante la reunión.

• Otra opción es entregarle a cada participante de la reunión creativa una ficha de rompecabezas. Y durante el encuentro de trabajo, puedes darle un sentido para reforzar la pertenencia del equipo. De este modo, al unir cada pieza por medio de alguna actividad lúdica, fortalecerás la idea de unión del talento. 

En pocas palabras, más allá de la invitación que elijas para tu reunión creativa, intenta ser original, pero sin perder la credibilidad empresarial. 

2. Realiza la reunión creativa en un sitio inusual

En el caso de que sea posible llevar a cabo tu reunión creativa de manera presencial, trata de hacerla en otro espacio que no sea la sala de conferencias tradicional. 

En efecto, puedes efectuar tu reunión creativa en otro ambiente dentro de la misma compañía; o hasta invitar a los participantes a tu reunión creativa por fuera de la oficina, ya sea en algún café o parque cercano a la compañía. 

A la vez, si las personas están acostumbradas a tener reuniones en un mismo día y horario, puedes modificar el calendario de la reunión creativa para alterar la rutina.

3. Propón la actividad de los seis sombreros

Por otro lado, solicita a los participantes de tu reunión creativa que asistan al encuentro con un código especial de vestimenta. De esta manera, algunos tendrán que concurrir con algún accesorio de color en especial, como un sombrero.

Por consiguiente, podrás realizar la actividad creativa de los seis sombreros. Siendo así, cada uno de los colores asignados implicará un rol en particular durante las reuniones creativas que realices. 

En tal caso, se plantea algún problema en la reunión. Y se debe encontrar una solución, en función de cada uno de los perfiles determinados por color:

• Blanco: rol objetivo y analítico.

• Rojo: perfil intuitivo y subjetivo.

• Negro: implica el enfoque en los aspectos negativos de una situación.

• Amarillo: papel positivo y con una visión constructiva.

• Verde: posición creativa y que expone distintas soluciones a los problemas planteados.

• Azul: representa el orden y la capacidad metódica para resolver toda clase de conflictos. 

Con las dinámicas grupales como la técnica de los seis sombreros, podrás ir rotando a los participantes y sus respectivos perfiles por color. Y en consecuencia, podrás detectar las habilidades blandas o soft skills de los participantes. Como afirma un análisis de Forbes, estas competencias incluyen la empatía, las habilidades para la resolución de conflictos en equipo y todas las cualidades socioemocionales relacionadas con la comunicación.

4. Invita a especialistas a tu reunión creativa

Por otra parte, en el momento de planificar reuniones efectivas de trabajo desde la creatividad, puedes solicitar una colaboración a algún profesional que conozcas y que pueda darle originalidad a tus reuniones habituales. 

Los encuentros presenciales o virtuales comunes pueden generar una cierta monotonía en los participantes. Por ello, para cambiar el ambiente de tus reuniones, te aconsejamos integrar a tu reunión creativa a algún profesional especializado en el tema que vayas a tratar en tu encuentro de trabajo.

Por ejemplo, si la temática central de tu reunión creativa es cómo mejorar el desempeño laboral, puedes invitar a un líder de recursos humanos. Este contará su experiencia y enriquecerá la reunión. Así, los participantes podrán realizar preguntas y adquirir nuevos conocimientos desde otra perspectiva. 

A la vez, puedes solicitarle al experto invitado que participe de distintos ejercicios creativos, dinámicas grupales y/o juegos con premios para hacer más interactiva la reunión creativa. E incluso, puedes pedirle que te apoye en la presentación del contenido desde el entretenimiento. 

5. Diseña presentaciones interactivas

Crear presentaciones interactivas es otra forma de hacer que tus reuniones creativas sean más atractivas para los miembros de tu equipo. Cultivar la interactividad anima a los colaboradores a ser participantes activos en la reunión. 

Puedes hacer que tus presentaciones sean interactivas agregando elementos como encuestas en vivo o cuestionarios. Puedes usar sitios web, aplicaciones o software para hacer tus presentaciones más dinámicas.

6. Celebra los logros de tus equipos

También puedes mantener a tu equipo comprometido y motivado tomándote el tiempo para reconocer y celebrar los logros de tus colaboradores. En cada reunión creativa, puedes reservar tiempo para hablar sobre la victoria de un equipo o la victoria de un miembro individual. Esto ayudará a los empleados a sentirse más conectados con el equipo y a conocerse mejor.

En Crehana entendemos esa necesidad y, por eso, tenemos una herramienta de reconocimiento en nuestra solución de clima, la cual ofrece nuevas funcionalidades que potenciarán la cultura de reconocimiento en empresas grandes.

Nuestra herramienta cuenta con las siguientes ventajas que puedes aprovechar para tus reuniones creativas: 

• Ranking: puedes visualizar el ranking de toda la compañía y la posición de todos los colaboradores.

• Avatar de reconocimiento: cada colaborador podrá ver un avatar para visualizar en qué posición está y con cuántos puntos o medallas cuenta.

• Panel de interacción social: puedes ver en tiempo real las medallas que han enviado otros compañeros. Además, puedes reaccionar a las medallas enviadas por el resto de los colaboradores.

• Medallero: puedes visualizar el top de medallas enviadas y las nuevas medallas.

• Diseño: cada colaborador va a tener la oportunidad de interactuar mejor con los reconocimientos, creando así una comunidad que valora el trabajo de sus compañeros.

Plataforma de Clima de Crehana

7. Gamifica tus reuniones creativas

Gamificar tus reuniones creativas también puede hacerlas más divertidas. La gamificación es el proceso de convertir las actividades cotidianas en juegos. De hecho, hay muchas técnicas o juegos motivacionales para reuniones de oficina o virtuales que puedes usar para gamificar tus meetings, como hacer preguntas de prueba y hacer que los miembros realicen un seguimiento de los puntos. 

Divide a tu equipo en parejas o grupos y realiza cuestionarios o preguntas de trivia o minijuegos como charadas, Pictionary, o cualquier otra actividad que mantenga a todos interesados. Como te mencionamos antes, puedes otorgar puntos a cada equipo o un premio como recompensa al final de todo.

Estos encuentros amistosos pueden hacer que las reuniones creativas de tu equipo sean emocionantes, divertidas y muy entretenidas. No solo involucran a todos a través de la participación, sino que también mantendrán alta la energía en todo momento.

En pocas palabras, la gamificación puede mantener a los miembros de tu equipo más comprometidos y activos, e incluso puedes ofrecer premios si corresponde.

8. Utiliza tus herramientas de reunión a tu favor

Otra estrategia que puede mejorar tus reuniones es aprovechar tus herramientas específicas para reuniones. Por ejemplo, si tu software de reunión virtual tiene una ventana de chat, puedes usarla para permitir que los miembros del equipo envíen preguntas a medida que piensen en ellas durante la reunión creativa. Si tu software tiene un sistema de encuestas, puedes usarlo para hacer que tus reuniones sean más interactivas.

9. Crea una tradición de reunión única

Si tu organización desea crear una cultura de trabajo atractiva para todos los empleados, una de las formas más efectivas de hacerlo es establecer tradiciones únicas en el lugar de trabajo.

Sin duda, esta es una de las mejores ideas para reuniones de equipo. Puedes crear tradiciones únicas para la reunión de tu equipo que fomenten la comunicación positiva y desarrollen una buena relación entre tus colaboradores.

Por ejemplo, puedes tener reuniones de pizza, presentaciones los viernes, juegos al aire libre o cualquier otra actividad que involucre activamente a tu equipo y los haga sentir parte de una comunidad.

10. Haz predicciones

Otra de las grandes ideas para las reuniones de trabajo es hacer predicciones y pronósticos sobre la industria y la empresa. Esta puede ser una actividad bastante creativa, divertida e informativa.

Reunir a tus equipos y hacer predicciones sobre eventos y desarrollos que pueden ocurrir en la próxima semana, mes, trimestre, etc. ayudará a ejercitar y mejorar las habilidades de pensamiento crítico y creativo de tu equipo. Esto también puede conducir a otras actividades divertidas, como apuestas triviales o recompensas por predicciones precisas.

Este tipo de reunión de equipo reúne a los empleados y crea un ambiente abierto para discusiones y debates, que también puede resultar útil para el futuro de la empresa.

11. Discute las fallas y aprende de ellas

A menudo se recomienda que celebres las victorias o logros de una empresa, pero de vez en cuando, también es importante que discutas y reconozcas los fracasos. Cada empresa pasa por desaciertos y es crucial que hablen de ellos abiertamente.

Por eso, los temas para una reunión de trabajo deben incluir una sesión que discuta las fallas y los errores. Puedes darle un toque creativo o humorístico proporcionando un espacio para hablar sobre estos errores y qué lecciones se generaron.

Al normalizar los errores, ayudas a tu equipo a reconocer sus fallas en lugar de minimizarlos. Luego, los colaboradores pueden ofrecer consejos y sugerencias para corregir sus errores, perfeccionar sus habilidades y recuperarse. Esto fomenta un ambiente positivo para aprender, desaprender y volver a aprender para que puedan mejorar la próxima vez.

12. Aplica dinámicas rompehielos

Los rompehielos en equipo se encuentran entre las mejores dinámicas para reuniones de trabajo, ya que "rompen" las barreras sociales al comienzo de una reunión y permiten una comunicación más fácil y cómoda. 

Las dinámicas rompehielos más efectivas también pueden funcionar como una actividad de creación de equipos que involucrará al personal y desarrollará esas habilidades interpersonales tan importantes. Estos son algunos de nuestros rompehielos favoritos para tus reuniones creativas:

• Pide a todos que compartan su momento o historia favorita relacionada con el trabajo de la semana anterior.

• Pide a todos que compartan la última serie o película que vieron.

• Haz al grupo una pregunta controversial, pero apropiada para el trabajo. De esta manera, puedes generar un gran debate de manera creativa y divertida.

13. Inicia la reunión con una broma

Un poco de humor puede contribuir en gran medida a que los asistentes a la reunión se sientan cómodos. Si vas a iniciar tu reunión creativa con una broma, asegúrate de que sea apropiada para un entorno profesional y que no toque ningún tema tabú. 

Mantén las cosas alegres y, si sientes la necesidad de hacer bromas a expensas de alguien, ¡asegúrate de que sean sobre ti!

14. Planifica un cierre de reunión original

Por último, es fundamental hacer una sinopsis de la reunión creativa. Efectivamente, la originalidad puede estar presente incluso en el cierre de tu encuentro laboral. 

Como dice un análisis de La Nación, el pensamiento creativo es una competencia que necesita de entrenamiento. Por eso, intenta que el cierre de tu reunión creativa sea novedoso. Por otra parte, según Frederick Gutierrez, Project Manager en Globant y profesor de Crehana:

“En la clausura de la reunión, es muy importante que realicemos un resumen adecuado. Un resumen está orientado a sumarizar todos los temas que hemos visto y generar los compromisos y pasos a seguir para solucionar la problemática que tengamos, en caso tal de que no se haya podido solucionar en nuestra reunión; o sea parte de lo que la empresa o nuestro equipo necesita”. 

En pocas palabras, puedes solicitarle a cada uno de los participantes que exponga aquellas cuestiones, que considere que forman parte de las conclusiones de la reunión creativa. 

Como opción, puedes pedir que lo hagan por escrito para pegarlo en una pizarra que esté a la vista. Así, todos los integrantes del equipo podrán visualizarlo y tenerlo presente en su día a día. 

Aquí también es importante tener una minuta de reunión. Se trata de un documento que te ayuda a resumir todos los puntos que han sido discutidos dentro de una junta. También te permite tener un registro de todos los participantes y cuáles fueron los acuerdos finales a los que se llegaron.

Si deseas empezar a utilizar esta herramienta en tus reuniones de trabajo creativas, pero no sabes cómo hacerla, no te preocupes. En Crehana te traemos un formato de minuta de reunión que puedes descargar y editar según tus necesidades.

Fuente: Crehana

En resumen, hacer una reunión creativa puede parecer una tarea compleja. No obstante, si tienes en cuenta las recomendaciones que te hemos dado a lo largo de esta guía, podrás llevar a cabo una reunión creativa eficiente en simples pasos. 

Entonces, pon en acción las mejores metodologías o ideas para reuniones de trabajo en tu organización de gran tamaño. Deja fluir la creatividad; y así, podrás conseguir tus objetivos empresariales a través de encuentros amenos y creativos con tu equipo de trabajo. 

¡Nos vemos en el siguiente artículo!