Antes de la cuarentena, estábamos acostumbrados a realizar nuestras reuniones de brainstorming en una oficina con una súper pizarra en frente y muchos Post-its, ¿cierto?

Pero ahora que la realidad es distinta y estamos obligados a permanecer en casa las 24 horas, ¿cómo podemos proponer nuevas ideas en grupo si no podemos estar en el mismo lugar? ¿Acaso el correo electrónico puede ser nuestra salvación? En realidad, no es lo más recomendable. Tampoco usar la pizarra que tenemos en casa y mostrarla a través de una videollamada.

Cambia la manera de aprender de tu equipo con Crehana Empresas

Pero ¿cómo hacer un brainstorming sin una pizarra para anotar ideas? Por fortuna, existen las pizarras digitales o en línea que incluyen la función de videochats. Así que, si te estás preguntando: “¿Es posible hacer una lluvia de ideas en remoto?” La respuesta es sí. Sin embargo, tendrás que tener en cuenta que hacer un brainstormig a distancia demanda desafíos diferentes para los que necesitas estar preparado.

Descarga el webinar de Data y Storytelling

Por eso, en esta nota, te damos 10 pautas para que tu sesión de lluvia de ideas virtual funcione y sea productiva.

1. Elige una pizarra digital

Un brainstorming remoto no es posible sin una pizarra digital. Nos referimos a aquellas herramientas colaborativas que te permiten interactuar en un tablero digital con los miembros de tu equipo simultáneamente. Estas plataformas están diseñadas para realizar sesiones de brainstorming y agilizar los flujos de trabajos en equipo. Entre las más recomendadas se encuentran las siguientes:

Miro

Es la pizarra digital colaborativa más recomendada por los usuarios que ya venían haciendo sesiones de lluvia de ideas en remoto mucho antes del confinamiento. De hecho, Netflix, Twitter, Cisco y Spotify se encuentran entre sus clientes.

El lienzo ampliable de Miro te permitirá usar notas adhesivas virtuales, mapas mentales y diagramas, etc., y desplazar la información en tiempo real con tus compañeros que estén conectados. 

Imagen: miro.com

Con Miro podrás hacer lo siguiente:

- Organizar reuniones y talleres remotos en línea con tu equipo

- Brainstorming: crear y desarrollar ideas en equipo

- Hacer videochats

- Mejorar el flujo de trabajo de tu equipo

- Planificar, coordinar y debatir

- Cocrear en tiempo real

- Mapeos y diagramación

- Integraciones a Slack, Microsoft, Dropbox

Miro ofrece una versión gratuita y tres planes de pago.

Mural

Se define como “un espacio de trabajo digital para la colaboración visual”. También se trata de una plataforma muy usada para conectar equipos distribuidos y realizar sesiones de brainstormig en remoto. Gracias a Mural, podrás crear diagramas fácilmente, usar notas adhesivas virtuales y facilitar reuniones y talleres.

Imagen: mural.co

Con Mural podrás hacer lo siguiente:

- Pensar y colaborar visualmente

- Gestionar proyectos

- Almacenar archivos

- Agregar notas, texto, etc

- Hacer videochats

- Dibujar, diseñar

- Elaborar presentaciones, documentos de texto

- Acceder desde su aplicación

- Integraciones a Windows, Microsoft Teams

La versión gratuita de Mural es de 30 días.

Limnu

Es una pizarra en línea que te permite dibujar, compartir y colaborar con tu equipo. Limnu se caracteriza por ser un lienzo expansivo, accesible y fácil de usar.

Imagen: limnu.com

Con Limnu podrás hacer lo siguiente:

- Dibujar tus ideas rápidamente

- Agregar notas, pines, etiquetas, imágenes, etc.

- Invitar a tu equipo a compartir ideas o flujos de trabajo en un tablero

- Compartir, organizar, guardar y exportar tus ideas

- Acceder desde cualquier navegador y a través de la aplicación para iOS

- Hacer videochats

- Integración a Slack (próximamente)

La prueba gratuita de Limnu es de 14 días.

2. Haz una prueba con la pizarra digital

Es importante que tu equipo se familiarice previamente con la pizarra digital antes de iniciar la sesión de brainstorming, así evitarás contratiempos, momentos incómodos o una baja participación.

Por ejemplo, puedes plantear ejercicios breves. El audio podría fallar a causa de una mala conexión, así que siempre es mejor escribir las instrucciones.

Lo recomendable es que cada miembro explore la herramienta de manera individual primero y luego se realice una prueba con todo el equipo. Por lo general, las pizarras digitales cuentan con guías y tutoriales donde explican detalladamente sus funciones.

Durante la prueba pregunta si hay alguna duda o comentario sobre el uso de la herramienta.

Imagen: miro.com

3. Establece tiempos

Al igual que los brainstorming en una oficina, los que se realizan en línea también necesitan un tiempo de duración, de lo contrario la sesión podría volverse aburrida, caer en distracciones o conversaciones ajenas al tema.

Estar frente a la computadora podría hacernos olvidar que nos encontramos conectados para resolver un tema en cuestión. Se recomienda entre 60 - 90 minutos de duración en general. Para pensar y anotar ideas de 10 -15 minutos.

4. Elige un moderador

El moderador de la sesión no necesariamente tiene que ser el líder de equipo. También puedes optar por delegar esta función a un miembro de tu team. Su tarea principal será asegurarse de que se cumplan los puntos del tema en cuestión y que la reunión no se extienda más allá del tiempo establecido.

5. Agenda la sesión e invita a tu equipo

Una vez que hayas realizado todos los puntos anteriores, será momento de agendar la sesión de lluvia de ideas y enviar una invitación a cada miembro. Una herramienta muy útil y sencilla para realizar esta tarea es Google Calendar.

Además, asegúrate de enviar un breve desglose del problema o tema que se abordará en la reunión.

6. Envía los materiales de apoyo con anticipación

Si hay algún material o información extra que tu equipo deberá tener en cuenta a la hora de la sesión, es mejor que lo envíes con antelación.

7. Enciende tu cámara

Para iniciar una sesión de innovación en remoto, es fundamental que todos los miembros del equipo enciendan sus cámaras. De esta manera será más sencillo mantenernos "conectados" con nuestros compañeros, aportar ideas, dar feedbacks y participar activamente en la discusión. 

8. No inicies sesión desde tu escritorio

¿Por qué no inicias tu sesión de brainstorming de pie? Vamos, sal de lo cotidiano. Si es posible, haz a un lado tu silla y escritorio y usa el espacio a tu alrededor. Coloca tu smartphone o laptop a la altura de tus ojos, puedes apoyarte en un librero o estante, y listo. Acuérdate que las sesiones de ideación solían realizarse en un ambiente que no era tu oficina. Entonces, ¿qué dices?, ¿aceptas nuestra propuesta?

9. Si hay algo importante, dilo y escríbelo

Como mencionamos líneas arriba, una mala conexión podría provocar fallas de audio durante la sesión. Por eso, si hay alguna idea o comentario importante que todos deberían tener presente, es recomendable escribirlo en la pizarra digital.

10. Sé flexible y paciente

Ten en cuenta que la transición puede ser compleja para algunos miembros de tu equipo. No todos aprenderán a usar la herramienta a la misma velocidad, así que procura ser compresivo y paciente.

También recuerda que las conexiones pueden fallar o volverse lentas y que tus compañeros se encuentran en casa, por lo que podrían darse interrupciones involuntarias. La flexibilidad es la clave.

 

Bien, recuerda que es probable que tu team no aprenda a usar la herramienta al 100% en la primera prueba, por lo que en las sesiones iniciales de brainstorming podrían presentarse algunas demoras. Por eso, es importante que, como líder, les brindes la confianza suficiente para hacer preguntas o comentarios. ¡A por las ideas!