Las herramientas de teletrabajo se han vuelto cada vez más indispensables en un mundo donde el trabajo remoto no sólo es posible, sino que, en muchos casos, es la primera opción de muchos profesionales y empresas. Desde que cambiaron los entornos laborales tradicionales, se hizo patente la necesidad de contar con recursos digitales que sirvieran para ayudar a los colaboradores remotos a cumplir con sus funciones laborales.

Tanto para comunicar como para organizar el trabajo en equipo e, incluso, para almacenar las contraseñas de los distintos portales web. Existen una serie de instrumentos digitales con los cuales los trabajadores remotos pueden tener una vida profesional mucho más simple y eficaz, que los ayudará a optimizar su rendimiento y mejorar sus niveles de productividad.

Como menciona el portal Forbes, "el 64% de las organizaciones han brindado herramientas tecnológicas a sus empleados para el trabajo remoto". En este post, te enseñaremos algunas de las principales plataformas de teletrabajo que utilizan los colaboradores para cumplir con sus asignaciones y las organizaciones para alcanzar las metas esperadas.

Slack

En casi todos los casos vas a necesitar una herramienta que permita la comunicación por escrito de forma síncrona. Y aquí es donde aparece Slack, una herramienta de teletrabajo ideal para trabajar en equipo, que busca reemplazar las funciones del correo electrónico en las empresas. 

Está claro que el mail debe ser prioritario para cuestiones importantes y que requieran de registro, pero todas esas charlas que se tenían en la oficina para solventar dudas mucho menos “oficiales”, necesitan ahora de un programa que ofrezca un soporte adecuado. Para crear un espacio de trabajo en el cual puedan darse conversaciones formales e informales, existe este tipo de herramienta digital.

Es ideal utilizar esta herramienta en todo lo  que es el trabajo remoto, principalmente cuando se quiere hacer una actualización corta o una pregunta rápida, ya que ofrece a todos los miembros de un grupo una visión compartida del progreso y un propósito claro para trabajar en canales.

Ahora bien, ¿cuáles son las particularidades de Slack? Algunas de las funciones que ofrece a sus clientes abarcan los siguientes aspectos:

• En lugar de tener una sola bandeja de entrada, como en el caso del correo electrónico, organiza las conversaciones en varios canales.

• Genera conversaciones independientes de acuerdo al proyecto, departamento o tema de trabajo.

• Crea espacios organizados para todo lo relacionado con un proyecto, temática o equipo.

• Permite que los colaboradores puedan responder cuando estén disponibles.

• Simplifica el seguimiento de conversaciones y la búsqueda de información en un archivo.

• Facilita la posibilidad de elegir qué conversaciones crees que son prioritarias y más importantes, y cuáles pueden esperar.

Una herramienta de teletrabajo que está agarrando peso dentro del mundo empresarial, ya que ha demostrado ser eficaz para garantizar la interconexión de los colaboradores en los entornos laborales. No sólo permite que las personas se mantengan al día con las asignaciones, sino que ayuda a que el líder mantenga una supervisión más cercana con su equipo.

Y trabajar a distancia requiere de un manejo de grupo diferente al resto. Por ello, te ofrecemos nuestras estrategias para fortalecer una cultura de teletrabajo en equipos remotos, donde podrás encontrar lineamientos para motivar a tu equipo de trabajo.

Ebook de Crehana sobre cultura de teletrabajo

Hangouts de Google

Asociada con recursos de Google (principalmente Gmail), esta app para el teletrabajo es un chat rápido, intuitivo y que se utiliza a través del navegador.  Aún así, también permite la posibilidad de interactuar con el equipo de trabajo a través de las siguientes vías:

• Mensajes de texto.

• Llamadas de voz.

• Videollamadas, en las que se puede hablar hasta con 10 personas a la vez.

La ventaja principal de esta herramienta de teletrabajo es que está integrada a la suite de ofimática y correo electrónico de Google, lo que la hace muy accesible y facilita utilizar de forma colaborativa el resto de herramientas. Tener como respaldo a un gigante digital como Google es un apoyo, puesto que son muchas las empresas y usuarios que usan estos instrumentos.

Asimismo, dentro de los beneficios de Hangouts como herramienta colaborativa, encontrarás los siguientes:

• Archiva las conversaciones en la nube, teniendo la posibilidad de sincronizarla en los diversos dispositivos que utilices.

• Permite enviar llamadas y SMS a otros celulares que no cuenten con esta app.

• Puedes ver cuando un contacto esté en línea, si aparece un avatar justo debajo. En caso contrario, el avatar desaparece.

Pese a no ser uno de los servicios de Google más utilizados, Hangouts ha demostrado ser un recurso válido para el teletrabajo, ofreciendo la posibilidad de interconexión con otros usuarios de una forma ágil, eficaz y sin consumir demasiados recursos.

Skype

Aunque sea la herramienta de teletrabajo más conocida y veterana, sigue siendo la primera opción en la actualidad, dada su sencillez, practicidad y que es gratuita. Además, Skype se adapta a todos los dispositivos, pudiendo usarse tanto en el móvil, como en tablet, ordenador, o incluso mediante Alexa o Xbox. 

Esta herramienta de trabajo remoto cuenta con las siguientes facilidades:

• Permite enviar archivos.

• Realizar entrevistas.

• Efectuar llamadas a números de teléfono.

• Ofrece muchas posibilidades de combinar medios online y offline.

• Cuenta con una gran penetración en entornos corporativos, al ser el software que lleva más tiempo en el mercado.

No es casualidad que Skype se mantenga vigente, puesto que aún mantiene una interfaz intuitiva y unas funciones simples, pero útiles. Le da al colaborador remoto la posibilidad de enviar archivos, realizar llamadas y conectarse con el equipo desde cualquier parte del mundo.

Zoom

Zoom es una herramienta de teletrabajo ideal para terminar procesos, solucionar problemas o, incluso, para aprender  cómo hacer una lluvia de ideas por medio de un video chat o video en tiempo real. Esto ocurre, dado que las conversaciones frente a frente (incluso en video) ayudan a captar mejor el tono de las personas, sus reacciones a ideas más complejas y a entender mejor las explicaciones.

Esta aplicación de teletrabajo ha logrado gran visibilidad y su base de usuarios ha crecido exponencialmente en los últimos años, en especial tras la crisis sanitaria generada por el COVID-19. Esto se debe en parte, tanto a su facilidad de uso, como a la posibilidad de crear y gestionar videollamadas con grandes grupos de personas.

Zoom es una de las herramientas de trabajo remoto más adecuadas para un colaborador, porque genera un espacio en el que los integrantes del equipo pueden platicar de su fin de semana, colaborar en proyectos grandes y sentir esa conexión con los demás aunque estén a miles de kilómetros de distancia. 

No obstante, contínuos problemas de seguridad y algunas de las limitaciones de la versión gratuita, han hecho que esta herramienta de teletrabajo pierda bastante de la atracción que había generado durante la crisis sanitaria.

Trello

Organizar a un equipo nunca es fácil, especialmente para equipos de trabajo grandes, y mucho menos, cuando se hace de forma remota. Sin embargo, existen gran cantidad de herramientas de trabajo online en el mercado que pueden facilitar, en gran medida, las responsabilidades de los colaboradores a distancia.

En este sentido, Trello es una de las herramientas de teletrabajo más utilizadas para la organización de tareas y la gestión de equipos. Esta herramienta de teletrabajo cuenta con entornos colaborativos para equipos numerosos y con un sistema de tarjetas (similar al bloc de notas), que brinda un orden visual único e intuitivo para asignar tareas y monitorear su desarrollo. 

Por medio de la herramienta de Trello, los usuarios tendrán la posibilidad de priorizar y organizar sus proyectos, en función de la importancia que tengan cada uno. Además, este instrumento colaborativo cuenta con grandes ventajas, como las siguientes:

• Agregar comentarios

• Colocar fechas de vencimiento

• Adjuntar documentos y archivos

Estos beneficios se pueden aprovechar de forma gratuita, aunque también cuenta con paquetes de pago de 10 euros mensuales con los que se pueden ampliar sus funcionalidades.

Google Drive

La aplicación de teletrabajo más conocida, cuando se trata de ofimática y almacenamiento en la nube. Google Drive es una herramienta de teletrabajo que permite a los usuarios guardar, compartir y acceder a sus archivos desde cualquier dispositivo, pudiendo ocupar hasta 15 GB de espacio de almacenamiento gratuito.

Con el plan de empresa, Google Drive se convierte en una herramienta de trabajo remoto que ofrece a las organizaciones pagar solo por el espacio de almacenamiento que utilizan los colaboradores. Estando incluídos elementos como los siguientes:

• Documentos

• Hojas de cálculo

• Presentaciones de Google

Dentro de sus ventajas, destacamos que cuenta con el mejor entorno de edición colaborativa de archivos Word, Excel o Powerpoint, a los que se puede acceder desde cualquier lugar del mundo a través del correo Gmail. También, es una herramienta de teletrabajo con la que se puede compartir archivos y carpetas invitando a otros usuarios, sin necesidad de descargarlos y adjuntarlos en un correo electrónico.

Active Collab

Uno de los grandes instrumentos para afrontar el teletrabajo es Active Collab, la cuál no sólo es un excelente recurso para esta modalidad remota, sino que también es funcional para cualquier otro formato. Principalmente, porque permite que los usuarios puedan mantener un control absoluto sobre sus proyectos laborales.

¿Cuáles son las ventajas de Active Collab?  Algunos de los puntos fuertes de este tipo de herramientas de teletrabajo son los siguientes: 

• Gestiona de mejor forma tus tareas y actividades.

• Promueve la colaboración y el trabajo en equipo.

• Facilita la opción de revisar el tiempo del proyecto y el presupuesto disponible.

La idea de este tipo de herramientas de teletrabajo es mantener las bases del proyecto lo más claras posibles. Que todos los involucrados sepan quién cumple una determinada función, los responsables de las respectivas asignaciones o de qué forma deben cumplir con las tareas previstas.

En este sentido, está herramienta de teletrabajo busca ser un recurso mucho más directo y preciso que el correo electrónico tradicional. 

Lastpass

El gestor de contraseñas por excelencia. Para el colaborador remoto es algo común abrir cuentas en múltiples portales y gestionar cientos de contraseñas, aunque Lastpass vino para hacer más sencillo este aspecto.

¿Qué beneficios ofrece Lastpass a los colaboradores que aplican el teletrabajo? Su principal virtud radica en que se dejan a un lado los innumerables procedimientos de recuperación de contraseñas, teniendo la opción de tenerlas resguardadas en un sólo lugar al momento de ingresar en un portal determinado.

Además de mantener seguras las distintas contraseñas, teniendo la opción de almacenarlas todas en una Bóveda, está herramienta para teletrabajo cuenta con los siguientes beneficios:

• Almacenar múltiples registros digitales.

• Compartir contraseñas de forma segura.

• Ser intuitiva y práctica.

Mantener todas las contraseñas en un solo lugar es lo que convierte a Lastpass en una de las mejores herramientas de teletrabajo.

WeTransfer

Una de las plataformas de teletrabajo que mayor auge han adquirido en los entornos laborales. Por medio de esta herramienta, los usuarios de la herramienta tendrán la posibilidad de realizar el envío de sus archivos de forma más rápida y sencilla.

Como otras herramientas de teletrabajo, WeTransfer también está basadas en la nube, por lo que suele utilizarse para transferir archivos pesados a través del correo electrónico. De esta manera, los colaboradores remotos tienen la oportunidad de poder enviar y recibir cualquier tipo de información que resulte útil para el cumplimiento de sus funciones.

Ahora bien, uno de sus principales atractivos es que esta plataforma no requiere de que crees una cuenta ni te loguees en ninguna parte, lo cual aplica tanto para la persona que envió el archivo como para quien lo recibió. Sin embargo, si deseas suscribirte y crear tu cuenta personal, tendrás la opción de disponer de 2 planes:

• El plan gratuito: con envío de hasta 2 GB de archivos multimedia. 

• El plan de pago: con envío de 20 GB en envíos de información.

Las herramientas de teletrabajo se han convertido en instrumentos eficaces para potenciar las labores a distancia. Según Harvard Business Review, para muchos colaboradores "el trabajo remoto es un paso a seguir para aumentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, la productividad y la retención".

Ante la aparición de los nuevos tipos de trabajo, las herramientas de trabajo remoto favorecen la labor de estos colaboradores a distancia y permiten que los equipos de trabajo alcancen sus metas y puedan cumplirse los objetivos empresariales. Eso sí, sólo con aplicar herramientas de teletrabajo no es suficiente.

Para que un colaborador remoto tenga éxito en el cumplimiento de sus asignaciones, debe cumplir con algunas de las siguientes pautas:

• Mantener una buena conexión a internet, sin importar en qué parte del mundo esté.

• Mejorar y promover la comunicación, tanto interna como externa.

• Buscar las aplicaciones que sean más fáciles de utilizar y con la que mejor se pueda sentir cómodo.

¿Conocías estas herramientas de teletrabajo? Al utilizar estas plataformas, verás que la labor del trabajo remoto se vuelve un poco más simple, mejorando las condiciones del trabajo y te ayudará a alcanzar los objetivos establecidos.

Recuerda que la organización y una acertada comunicación con tus colaboradores, son la clave para hacer del trabajo remoto un ejercicio ameno y lleno de autoconocimiento.

¡Éxitos!