¿Sabes qué es una oficina digital? Aprende qué es y cómo implementarla en tu empresa

Contar con una oficina digital es un tema cada vez más necesario para todas las empresas, pero ¿por qué? ¿De qué trata? ¿Qué requerimientos se deben tener presentes y cómo hacer para desarrollarlo exitosamente?

Lo primero que tienes que tener claro antes de continuar, es saber qué es una oficina digital. Cuando hablamos de este término, nos referimos a los espacios virtuales que disponemos para poder ejercer nuestras tareas, tal cuál y cómo las desarrollamos en una oficina presencial. Esto significa que, como requisito, debemos contar con las herramientas, habilidades y conocimientos necesarios que nos permitan trabajar desde cualquier lugar del mundo.

El segundo punto se centra en establecer los pasos para implementar o fortalecer tu propia oficina virtual; es aquí en donde nos vamos a enfocar. A continuación te compartiremos algunas recomendaciones importantes para que tu empresa se adapte a este nuevo contexto de la manera más adecuada, y de esta forma se alinee con las exigencias y necesidades del mercado.

Investiga y selecciona las herramientas adecuadas 

Elabora una check list con todas aquellas plataformas que respondan a las necesidades de tu compañía, y que te permitan administrar tu oficina digital de una forma óptima y efectiva. Para lograrlo, revisa estas categorías:

•   Herramientas de gestión de proyectos. Te permitirán asignar tareas, revisar el estatus de las mismas; conocer el volumen de actividades por cada colaborador y realizar comentarios, entre otras cosas. Las páginas más populares para llevar a cabo estas tareas son Asana, Trello y Notion, pero puedes examinar otras opciones.
• Redes sociales corporativas. Estas herramientas serán muy útiles para tu oficina digital porque tienen por objetivo facilitar la comunicación entre colaboradores y equipos de trabajo. La mayoría de alternativas cuentan con chats, creación de grupos, llamadas, videollamadas, y envío de archivos, y aunque existan diferentes plataformas, nosotros te recomendamos utilizar Slack, Convo o Chanty.
• Herramientas ofimáticas. Te sugerimos implementar una solución que contenga opciones para editar y guardar en la nube, ya que le permitirá a tus colaboradores trabajar al mismo tiempo sobre un mismo archivo, así como acceder a las últimas modificaciones de los documentos, entre otras cosas. Para lograr esto, te recomendamos usar G- Suite o Microsoft 365.

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Capacita a tu equipo

La conversión de las oficinas digitales no son exclusivas de los nómadas laborales. El mercado laboral actual exige con mayor énfasis que todas las personas desarrollen sus habilidades en los entornos digitales para adaptarse a las necesidades de las mismas.

Según mitrabajo, 23 millones de personas migraron al trabajo remoto en Suramérica y Caribe en el segundo semestre del 2020, y para el 2028 se tiene estipulado que las empresas tengan al 70% de su personal a distancia. Como puedes ver, es muy importante que exista una integración de la oficina digital tanto para los equipos de trabajo como para las organizaciones.

Si quieres que tus esfuerzos sean provechosos y que exista un retorno a la inversión importante, será esencial que establezcas programas de formación relacionados al aprendizaje en línea. Estos permitirán que las personas que forman parte de tu empresa puedan adecuarse a estas nuevas necesidades, y a desenvolverse en su respectiva oficina digital de la mejor manera.

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Haz uso de las videoconferencias

Esta herramienta te ayudará a generar una comunicación mucho más fluida, precisa y acertada con las demás personas. Las oficinas digitales, contrario a lo que se cree, fomentan la comunicación, el trabajo en equipo y la efectividad dentro del entorno laboral. 

Para lograrlo, existe una gran variedad de plataformas para videoconferencias, dentro de las que se encuentran Google Meet, Zoom y Microsoft Teams. Cada una ofrece diferentes soluciones, pero por regla general, te permiten realizar videollamada con una o varias personas al tiempo, así como compartir la pantalla, y chatear.

Aprovecha tu móvil

El celular es una herramienta muy útil para una oficina digital porque nos permite estar al tanto de todas las tareas, actividades, reuniones y demás factores que resultan importantes dentro de nuestra rutina laboral.

Por lo general, las plataformas ofimáticas, así como las aplicaciones de gestión de tareas; las redes sociales corporativas y demás complementos, cuentan con una aplicación o versión para móvil, por lo que al descargarlas en tu dispositivo estarás consolidando la información que necesitas de una forma accesible y portable.

Aquí debes ser muy cuidadoso, ya que la hiperconectividad en las oficinas digitales puede ser un inconveniente. La BBC compartió un estudio que concluía que el 20% de colaboradores tenía dificultades para desconectarse del trabajo, por lo que mantener un equilibrio entre nuestra vida laboral y nuestra vida personal será algo elemental. Sobre este punto, la profesora del curso online de Cultura de trabajo remoto: Nuevas y buenas prácticas, Maia Mazar, afirma que:

“Es muy importante poder tener una cultura de trabajo remoto que te permita ser productivo, para que puedas mantener tu trabajo de forma eficiente y sostenible, y mantener una rutina de trabajo saludable o una cultura saludable en tu vida y en tu día a día. (...) El gran desafío es poder hacer que estos dos mundos coexistan y no sea el uno por sobre el otro”.

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Conoce las tendencias actuales

El último punto, pero no menos importante, es recordar que las dinámicas de una oficina digital cambian constantemente, por lo que será esencial que tu empresa realice monitoreos constantes que le permitan adaptarse a todos aquellos comportamientos, plataformas y tendencias que resulten convenientes para generar mejoras dentro de la productividad y bienestar de la organización.

Ahora que sabes por qué es importante la digitalización de las oficinas y de qué manera puedes implementar este cambio en tu empresa, llegó el momento de elaborar tu propia planificación. Recuerda que para llevarlo a cabo con éxito será fundamental que conozcas las necesidades de tu organización y, posteriormente, busques las soluciones que mejor se adecúen a ella.

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Esperamos que la implementación de la oficina digital sea ese gran primer paso para la automatización y la digitalización de tus procesos empresariales. Te felicitamos por tomar esta gran decisión, y por arriesgarte a ser parte del cambio. ¡Éxitos!