La efectividad organizacional es un valor muy importante para descubrir si una empresa está dando los pasos correctos y tomando las decisiones acertadas en vista de los objetivos propuestos. Pero esto solo es posible si priorizas el talento que integra tu organización y su gestión como catalizadores cruciales para desatar la ventaja competitiva. De hecho, según una investigación de Mckinsey, hay una relación significativa entre la gestión del talento y el desempeño organizacional; los encuestados en empresas con una gestión del talento muy eficaz tienen seis veces más probabilidades de reportar un mayor retorno total. Por eso, aquí te explicaremos qué es la efectividad organizacional, como impulsarla y por qué es importante. Además, te compartiremos algunos enfoques y ejemplos para evaluar la efectividad organizacional.
¿Qué es la efectividad organizacional?
La definición de efectividad organizacional implica el nivel de coherencia entre los objetivos propuestos por una empresa, las acciones tomadas para conseguirlos y los resultados obtenidos. En otras palabras, se trata de hacer las cosas correctas de la manera adecuada para alcanzar los resultados deseados. Ahora bien, para una mejor comprensión del concepto de efectividad organizacional, consideremos el siguiente ejemplo en el marco de una empresa SaaS global que ofrece una plataforma de colaboración en la nube utilizada por organizaciones de todo el mundo. La efectividad organizacional en este escenario se traduce en la capacidad de la empresa para proporcionar un software confiable y seguro, brindar un excelente soporte al cliente y expandir su presencia en nuevos mercados.
En aras de lograrlo, esta organización debe asegurarse de que su equipo de desarrolla mantenga altos estándares de calidad en la programación del software en cuestión, con la implementación de actualizaciones y garantizando la seguridad de la información de los clientes. Asimismo, esta empresa debe contar con un equipo de soporte capacitado y accesible para la resolución de todo tipo de problema. En resumen, cuando una empresa SaaS global logra la efectividad organizacional, sus clientes confían en la plataforma para sus necesidades de colaboración en línea. Esto resulta en una mayor retención de clientes, referencias positivas y en una base de usuarios en constante crecimiento.
¿Cuál es la importancia de la efectividad organizacional?
¿Te gustaría que tu empresa tenga un alto impacto y que sea verdaderamente exitosa? El impacto de trabajar en base a la efectividad organizacional como pilar abarca diversas áreas que contribuyen al desarrollo y la competitividad de cualquier organización, sin importar su tamaño. A continuación, te enseñamos cuáles son los principales beneficios de la efectividad organizacional:
- Mejora del compromiso y rendimiento del talento: cuando los procesos internos funcionan sin problemas y se optimizan, los empleados pueden realizar sus tareas de manera más efectiva; al mismo tiempo, esta situación eleva la moral y la satisfacción del personal, lo que se traduce en un aumento en la productividad que repercute positivamente en los resultados de la organización.
- Reducción y ahorro en costos: quizás se trate de unos de los beneficios más evidentes de la efectividad organizacional, debido a la eliminación de procesos obsoletos y flujos de trabajo ineficaces. Así, las empresas pueden ahorrar recursos significativos con una mayor eficiencia operativa, favoreciendo al ahorro de energía y la optimización de Recursos Humanos.
- Optimización de la gestión en todos los niveles: puede implicar la mejora de la formación para los líderes, una comunicación más fluida entre la alta dirección y los colaboradores, así como la revisión y actualización de políticas y procedimientos.
- Mejora en la satisfacción del cliente: si mejoras la eficacia de los departamentos relacionados con la atención de tus clientes, como consecuencia se fortalecerán las relaciones con tus clientes y aumentarás el valor que entregas a largo plazo.
- Aprovechamiento óptimo de la tecnología: lo cual permite a las organizaciones mantenerse al día con las últimas tendencias tecnológicas y, así, obtener una ventaja competitiva.
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Fundamentos de la efectividad organizacional
Existen 6 procesos fundamentales para la efectividad en las organizaciones:
1. Liderazgo
Desde las posiciones de liderazgo, las empresas deben compartir la visión de la empresa con claridad. Solo eso posibilitará que los objetivos sean claros y evidentes para que las personas puedan tomar las mejores decisiones para alcanzarlos. El rol del liderazgo en la efectividad organizacional es la difusión clara, comprensible, empática y motivante de los objetivos a cumplir.
2. Comunicación
Evidentemente, un buen liderazgo se fundamenta, entre otras cosas, en una buena comunicación, elemento imprescindible para la efectividad organizacional. Por consiguiente, tanto la La efectividad organizacional como y el liderazgo deben partir desde una comunicación clara que evidencie los objetivos, las aspiraciones y los fundamentos de los objetivos y, también, en una comunicación estratégica de la información que se asegure que todas las personas acceden a lo que necesitan saber para realizar su tarea de la mejor manera.
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3. Responsabilidad
La efectividad de una estructura organizacional se apoya, al mismo tiempo, en la correcta distribución de las responsabilidades. Los líderes y responsables de los proyectos deben delegar, acompañar y apoyar a los colaboradores en sus procesos. Se pueden diseñar programas de recompensa o premiación, que tengan como finalidad motivar e impulsar a las personas. La efectividad organizacional se apoya en que cada persona cumpla sus tareas con responsabilidad.
4. Performance y desempeño
Una organización efectiva se apoya en buenos rendimientos individuales en cada paso de los procesos. Si bien se mide en relación a los objetivos, la efectividad organizacional depende de los procesos para alcanzar esos objetivos, por lo que es necesario contratar, capacitar y retener a los talentos adecuados para los procedimientos y las tareas.
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5. Delivery y entrega
Este aspecto depende del eslabón que ocupe cada empresa en la cadena productiva , si entrega sus productos al consumidor final o es proveedor para empresas. La correcta entrega de los trabajos, servicios o productos son fundamentales para medir la efectividad organizacional.
6. Medición
El último aspecto que ayuda a determinar si un proceso es efectivo es la correcta de los mismos. Solo se conocerá el nivel de efectividad del diseño organizacional una vez medidos y analizados los procesos llevados a cabo. Para eso, es necesario definir métricas y datos importantes.
¿Cómo hacer una evaluación de la efectividad organizacional?
Aquí te compartimos una serie de pasos a seguir para que puedas llevar a cabo una evaluación de la efectividad en empresas:
1. Establece objetivos claros
El primer paso implica la definición con precisión sobre cuáles son los objetivos que deseas alcanzar con esta prueba de efectividad organizacional. Esto puede ser especialmente relevante para los HR Managers, ya que aborda directamente los puntos de dolor que enfrentan en la gestión del talento y la mejora del desempeño de la organización. Al respecto, puedes hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Estás enfrentando desafíos específicos en términos de retención de empleados?
- ¿Tienes problemas con la productividad o la satisfacción de tu equipo?
- ¿Experimentas problemas en el reconocimiento y la motivación del equipo?
2. Elige las métricas relevantes y los principales indicadores
Supongamos que eres el HR Manager de una empresa que tiene como propósito mejorar el clima laboral interno, en aras de alcanzar la efectividad organizacional. Para eso, podrías recurrir a métricas como la puntuación promedio en encuestas de satisfacción de empleados, la tasa de retención de personal clave y la frecuencia de retroalimentación positiva en reuniones de equipo. Pero, ¿por qué estas y no otras? Porque proporcionan una visión sólida de la mejora del clima laboral y su impacto en la retención y el compromiso de los empleados.
Asimismo, es importante que sigas las siguientes recomendaciones:
- Alinéate con los objetivos: las métricas deben estar relacionadas con los objetivos. Así, si tu objetivo es una formación online superior para la efectividad en tu empresa, las métricas pueden incluir la tasa de finalización de cursos y la calificación de los cursos por parte de los empleados.
- Emplea fuentes de datos confiables: asegúrate que los datos que utilices para la medición sean precisos y objetivos. Puedes basarte en encuestas, análisis de desempeño, evaluaciones de clima y sistemas de seguimiento confiables.
3. Recopila datos
¿Qué métodos y fuentes de recopilación de datos son los más adecuados para medir las métricas clave? ¿Cómo puedes garantizar que los datos recopilados sean precisos y representativos? ¿Qué herramientas o sistemas puedes utilizar para facilitar la recopilación y el análisis de datos? Estas son algunas de las preguntas que puedes hacerte para garantizar un buen proceso hacia la efectividad organizacional.
Para los HR Managers, este paso es crucial, ya que les permite reunir datos relevantes que respalden la toma de decisiones informadas y aborden sus puntos de dolor específicos. Por lo tanto, puedes combinar datos cuantitativos y cualitativos para obtener un panorama completo de la situación. Por ejemplo, podrías realizar encuestas para recopilar datos cuantitativos sobre el clima laboral y hacer entrevistas o grupos focales para recopilar datos cualitativos.
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4. Analizar los resultados e identificar puntos fuertes y débiles
Uno de los núcleos más fundamentales hacia la efectividad empresarial tiene relación con el análisis de resultados. Pues, esto te permite comprender el estado actual de la efectividad organizacional. Asimismo, te proporciona información de alto valor acerca de las áreas de éxito y los desafíos que deberían abordarse cuanto antes.
- Emplea herramientas de análisis de datos, como software de estadísticas o tablas dinámicas, para explorar y visualizar los resultados.
- Evalúa cómo los resultados se alinean con los objetivos que estableciste en el paso 1 y pregúntate: “¿has logrado los avances esperados?”.
- Si encuentras áreas de bajo rendimiento, ¿qué factores pueden estar contribuyendo a los desafíos identificados?
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5. Desarrollar un plan de acción
Imaginemos que, tras el análisis de resultados, has identificado el reconocimiento del equipo como un punto débil en la organización que requiere importantes mejoras. El plan de acción podría incluir la implementación de un programa de reconocimiento formal, la creación de un comité de reconocimiento y la capacitación de los líderes de equipo en la importancia del reconocimiento. Todo esto se resume en el quinto paso: la toma de medidas concretas para la efectividad organizacional. A propósito, podrías hacerte las siguientes preguntas clave:
- ¿Cuáles son las acciones específicas que debes tomar para abordar los puntos débiles identificados?
- ¿Qué recursos, presupuesto y personal serán necesarios para implementar este plan de acción para la efectividad organizacional?
- ¿Cómo se alinearán las acciones con los objetivos estratégicos de la empresa?
6. Implementar mejoras y hacer seguimiento
Este paso es natural tras la identificación de oportunidades y la creación de un plan de acción en consecuencia para lograr la máxima efectividad organizacional en tu empresa. Por lo tanto, luego de implementarlo, es importante que realices un seguimiento regular para evaluar su aplicación. Como recomendación, puedes nutrir tus conocimientos y desarrollar las habilidades de tu equipo para una alineación más acertada entre esfuerzos, acciones y objetivos estratégicos, gracias a la capacitación corporativa.
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7. Entregar feedback y hacer las adaptaciones necesarias
Una vez que se han implementado las acciones del plan de acción de efectividad organizacional, es fundamental proporcionar feedback y realizar adaptaciones según sea necesario, para garantizar que las acciones tengan el impacto esperado y que sean sostenibles tras el paso del tiempo; para eso:
- Crea canales abiertos de comunicación con todos tus talentos, líderes y gerentes.
- Monitorea y evalúa los resultados con regularidad.
- Si los resultados de efectividad organizacional no son los esperados, no dejes pasar el tiempo. Haz ajustes ágiles.
- Celebra los éxitos; esto motivará a tu equipo y fomentará una cultura basada en el crecimiento continuo.
Ahora bien, sobre este aspecto, es importante señalar que los líderes de Recursos Humanos generalmente centran sus esfuerzos para mejorar las conversaciones sobre desempeño en la capacidad de los gerentes para dar retroalimentación, en lugar de la capacidad de los empleados para recibirla. Sin embargo, centrarse en ambas partes puede duplicar el impacto sobre la utilidad y el valor del feedback, según investigaciones de Gartner.
¿Quieres saber cómo utilizar la retroalimentación como un ejercicio para desarrollar el talento y, de esta forma, alcanzar la efectividad organizacional? Escucha el siguiente episodio de nuestro podcast Amazing People by Crehana junto a Santiago Baistrocchi, HR Director de Mastercard:
Ejemplos de efectividad organizacional
Antes de terminar, revisemos algunos ejemplos de efectividad organizacional para una mejor comprensión del tema:
- Empresa SaaS: la competencia es muy feroz en este mercado tecnológico. Frente a esta situación, la empresa se enfoca en mejorar la eficiencia de sus procesos de desarrollo de software, adopta prácticas ágiles y establece un sistema de retroalimentación continua de los clientes. Además, invierte en la capacitación de su equipo técnico. Como resultado, logra lanzar actualizaciones de software de manera más rápida y con menos errores, mejora la satisfacción del cliente y aumenta su base de usuarios.
- Consultora de gestión global: una firma de consultoría tiene equipos de consultores distribuidos en diferentes continentes, trabajando con clientes internacionales en proyectos complejos de transformación empresarial. Invierte en tecnología de videoconferencia de alta calidad y capacita a su personal en la gestión de proyectos globales y la comprensión de las diferencias culturales. En consecuencia, la efectividad organizacional permite a la consultora brindar servicios de consultoría a nivel global de manera eficiente. De esta manera, los proyectos se entregan en tiempo y forma.
Ahora que ya conoces todos los pasos necesarios para lograr la efectividad en tu empresa, ¿qué esperas para garantizar los mejores resultados con automatizaciones de Recursos Humanos? ¡Empieza hoy apoyándate con una solución como Crehana para medir, relacionar objetivos y metas y alcanzar las expectativas!