Digitalizarde tu negocio no puede ni debe esperar. Se trata de un paso que están tomando las empresas para afrontar de mejor forma los nuevos retos que se encuentran en el mercado. Así que, si no has empezado, este puede ser el mejor momento.
En lo que va del siglo XXI, hemos sido testigos de la cuarta revolución industrial, la cual ha transformado la manera en la que vivimos y nos relacionamos a una velocidad vertiginosa. El desarrollo de la tecnología ha contribuido marcadamente en la configuración de las sociedades actuales, y el mundo empresarial no es la excepción.
Para mantenerse al día, las empresas han tenido que adaptarse a las nuevas tecnologías. Y apareció lo que se conoce como digitalización, lo cual Gartner define como "el uso de tecnologías digitales para cambiar un modelo de negocio con el objetivo de crear valor y nuevas oportunidades de ingresos".
Es por eso que en este artículo hablaremos de las oportunidades que ofrece digitalizar tu negocio, así como de los elementos necesarios para llevar a cabo la transformación digital de una empresa. Y todo ello en varias lecciones que podrás asimilar y aplicar en tu empresa, en función de tus objetivos. ¡Acompáñanos!
1. La digitalización es más que utilizar nuevos softwares
La democratización del internet ha creado un mundo hiperconectado. Podría decirse que, en lo que llevamos del siglo XXI, hemos asistido a un proceso de migración digital, lo cual significa que gran parte de nuestros hábitos —desde cómo nos comunicamos, nos informamos y compramos hasta cómo hacemos negocios y trabajamos— han pasado de realizarse in situ a ocurrir en entornos remotos y online.
A este proceso por el cual los objetos físicos y los procesos analógicos se transforman por medio de la tecnología se le conoce como digitalización, y podemos observarlo en todos los aspectos de la vida cotidiana:
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Redes sociales
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Servicios de streaming
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Nuevas consolas y videojuegos.
Sin embargo, aplicar las nuevas tecnologías no significa que estás digitalizando tu negocio. Porque ahora utilicen chats de WhatsApp para hablar no implica que tu compañía está digitalizada.
Se necesita aplicar las herramientas y recursos correctos, como lo pueden ser los siguientes:
Software de recursos humanos
Actualmente, es posible gestionar nóminas o autorizar las vacaciones de algún colaborador con solo utilizar un software basado en la nube. La compañía no está solo ahorrando en papel y programas tradicionales, sino también está disminuyendo los tiempos de los procesos laborales.
Este es uno de los primeros puntos de los cuales debes partir para digitalizar tu negocio.
Gestor de documentos
Otro punto que debes implantar en tu compañía para digitalizar tu negocio es el de trabajar con una creación colaborativa de distintos documentos. Estos pueden ser:
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Reportes
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Informes
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Piezas y material gráfico
Existen gestores de documentos que simplificarán la entrega, edición y organización de documentos y archivos. Puedes utilizar herramientas como Google Drive o Dropbox, los cuales además de contar con múltiples funciones y herramientas, ¡son gratuitos!
Plataformas de comunicación
Como mencionamos anteriormente, WhatsApp resulta una aplicación un poco invasiva para los procesos empresariales, además de compleja al momento de rastrear alguna tarea. De igual forma, el email es poco intuitivo y muy anticuado para comunicarse solo por esa vía. Por ende, al digitalizar tu negocio, debes apostar por aprovechar las bondades de las nuevas tecnologías.
En este caso, conocer qué es Slack y también otras plataformas de comunicación son perfectas para hacer que toda la comunicación se centralice en un solo canal.
Ecommerce
Una estrategia que hoy tiene gran alcance es el comercio electrónico. Si tu compañía busca contar con una vidriera digital, este es el momento perfecto para aprovechar las nuevas herramientas que ofrece la tecnología y así digitalizar tu empresa.
Con plataformas adaptables, como Shopify, o marketplaces, como Amazon, tendrás la vía libre para profundizar más al respecto en este tipo de negocios y modernizar tus procesos laborales.
2. La digitalización no implica eliminar cargos y puestos de trabajo
Uno de los mayores problemas que le pueden adjudicar al avance tecnológico acelerado es que muchos empleados (especialmente quienes desempeñan funciones manuales) lo vislumbran como competencia, en lugar de ser una oportunidad.
En realidad, la mano del hombre aún es necesaria para el cumplimiento de muchas tareas y temas como la automatización de procesos aún está desarrollándose. Por ende, digitalizar tu negocio no implica la pérdida de tu equipo o que ya no necesitarás tener personal trabajando en tu empresa.
Incluso, la digitalización en los negocios ha empezado a generar nuevos puestos de trabajo que años atrás no se contemplaban o no tenían el auge que tienen en la actualidad. Podríamos pensar en el caso de un community manager, por ejemplo.
Es común que los empleados de una organización que planea llevar a cabo una transformación digital se sientan amenazados o crean que su trabajo está en riesgo. Así que, es tarea de los líderes lograr que los colaboradores vean en la digitalización del negocio una oportunidad de crecimiento por medio del upskilling y el reskilling.
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3. Los beneficios de digitalizar tu empresa la posicionarán en el mercado
Digitalizar tu negocio traerá muchas ventajas a tu compañía, posicionándola a la altura de tus competidores (los cuales también utilizan este tipo de estrategia) y dándole un nuevo impulso, de cara a tu público objetivo, interesado en lo que tienes para ofrecerle.
Si aún estás pensando si deberías o no llevar a cabo la digitalización de tu negocio, éstas son algunas de las principales razones que te convencerán de dar el paso:
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La digitalización ayuda a reducir costos y tareas: la automatización de procesos que posibilitan las tecnologías permite ahorrar tiempo y dinero que puedes invertir en otras áreas de tu negocio.
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Conviértete en una empresa global: al tener presencia online, incluso los pequeños negocios locales pueden tener un alcance global. La digitalización permite que se borren los límites geográficos.
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Mejora el customer service: es sabido que el servicio al cliente es uno de los pilares para mejorar la conversión de cualquier negocio, y con las soluciones digitales puedes mejorar considerablemente en este sentido; con el uso de chatbots, por ejemplo.
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Ampliar tu audiencia: el uso de redes sociales, contar con una versión de tu sitio web para móviles o crear una app incrementa de manera sustancial tu alcance y a conocer mejor a tu audiencia.
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Optimizar procesos y operaciones: hoy en día la información que generan los negocios es uno de sus recursos más valiosos. El análisis de datos es vital para tener operaciones más eficientes y generar valor para tu empresa.
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4. La transformación digital también implica riesgos
Una transformación digital implica una completa transformación de la organización: no se trata sólo de actualizar los sistemas y comenzar a usar algunas apps. En el fondo, se trata de un cambio cultural que somete a la empresa a una reinvención de todos sus procesos.
Llevar a cabo la transformación digital de un negocio no es una tarea sencilla. Incluso, la tasa de éxito en los procesos de digitalización de las empresas es muy baja; solamente alrededor del 16% de las compañías encuestadas reportaron haber tenido mejoras en su desempeño y contar con las herramientas para mantener los cambios a largo plazo.
Aunque las compañías gastan millones de dólares para digitalizarse, a menudo fracasan en este proceso debido a que las posibilidades de crecimiento que ofrecen las tecnologías digitales no pueden ser aprovechadas si no existe el mindset adecuado para llevar a cabo el cambio y si las prácticas organizacionales actuales presentan fallas.
Estimaciones realizadas por The Wall Street Journal señalan que de los 1.3 billones de dólares (trillones en la escala corta usada en Estados Unidos) que se gastaron en transformación digital en el año 2018, 900 mil millones se perdieron.
En síntesis, el proceso de digitalización puede ser riesgoso para una empresa si no se compromete a llevar a cabo una transformación cultural que tome en cuenta a la organización en su conjunto.
5. El proceso de digitalización debe partir desde los cimientos de la empresa
Aprender cómo digitalizar tu empresa es todo un arte. Como te mencionamos anteriormente, no basta con solo implementar una serie de softwares y procesos en tu empresa: la digitalización de un negocio conlleva una transformación de la empresa desde sus cimientos.
Por ende, lo primero que debe hacerse antes de emprender este cambio es identificar las brechas y áreas que puedan presentar más problemas para adaptarse al proceso de transformación digital.
Pese a las dificultades que puede significar la transformación digital de una empresa, el citado estudio de McKinsey reveló algunos factores clave para el éxito en la digitalización de los negocios, entre los que cabe resaltar los siguientes:
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Implementar el uso de herramientas digitales para hacer que la información sea más accesible en todos los niveles de la organización.
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Reemplazar los procedimientos operativos para permitir el uso de tecnologías digitales cuando sea pertinente.
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Tener líderes dentro de los distintos departamentos de la empresa para que funcionen como catalizadores de la transformación digital.
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Añadir personal capacitado en tecnologías digitales al equipo.
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Establecer objetivos claros y crear una narrativa a nivel de cultura organizacional que facilite la digitalización.
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Redefinir los roles y las responsabilidades de modo que se alineen a los objetivos de la transformación digital.
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Permitir la experimentación y promover las iniciativas que incorporen las nuevas tecnologías para simplificar procesos de trabajo.
Una de las prácticas más comunes cuando se va a implementar la digitalización de negocios es contratar consultores externos. Se trata de un error, ya que las soluciones que suelen implementarse en estos casos no están basadas en un conocimiento profundo de la empresa.
Uno de los mejores consejos para digitalizar tu negocio consiste en comenzar la transformación desde adentro, aprovechando las ideas, iniciativas e insights que los empleados aporten, pues son ellos quienes conocen realmente el engranaje de la organización.
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6. Necesitarás plantear una estrategia de negocio antes de hacer una inversión
La digitalización de una empresa debe ser impulsada, como se ha mencionado, por una estrategia de negocio integral y no por el deseo de implementar tal o cual herramienta específica. Sólo después de que se establezcan metas claras y concretas para la organización será momento de comenzar a pensar en cuáles son las herramientas más adecuadas que deberán adoptar para alcanzar esos objetivos específicos.
En Harvard Business Review, se explica que “no existe ninguna tecnología que proporcione ‘velocidad’ o ‘innovación’ como tal. La combinación adecuada de herramientas para una organización varía dependiendo de la visión que tenga”.
Ninguna implementación tendrá el efecto deseado si no tiene un propósito que cumplir. No se trata de adquirir un nuevo software porque otra compañía rival lo utilice: debes fijarte en tus objetivos y cómo digitalizar tu negocio puede ayudarte a lograrlo.
7. La experiencia del cliente es clave para el proceso de digitalización
Francisco Servia, docente de nuestro curso online de Experiencia de cliente: Fidelizando a nuestros usuarios, señala que "los clientes son la verdadera razón de la existencia de una empresa. De sus necesidades, gustos y preferencias nacen los sueños de los emprendedores, los trabajos de los empleados y los beneficios de sus accionistas; sin ellos, todo se desmorona".
Tanto el cliente como el colaborador son importantes al momento de pensar en digitalizar tu negocio. Y así como mencionamos lo importante que es que cuides de tu personal, también debes pensar en el cliente al momento de realizar una transformación de estas características en tu empresa.
¿Qué debes hacer? Ofrecerle a tus usuarios la mejor experiencia de compra posible, utilizando los recursos tecnológicos disponibles para ello. Para mejorar realmente la satisfacción de los clientes, debes realizar un diagnóstico que tome en cuenta sus necesidades.
Además, debes implementar las herramientas y los recursos que faciliten su experiencia de compra: haz que tenga acceso a tu catálogo de productos, guíalo por el proceso de compra y asegúrate de que la compra lo deje realmente satisfecho, de manera que quiera adquirir tus productos nuevamente.
Un consumidor satisfecho pasará de ser una venta realizada a muchas ventas en el futuro. Así que, digitalizar tu negocio debe contribuir a ello.
8. Adoptar la cultura de las startups de Silicon Valley mejorará tus procesos
Actualmente, las startups de Silicon Valley se caracterizan por ayudar a que los nuevos emprendedores piensen de forma diferente y empleen metodologías de trabajo que los ayude a crecer con rapidez dentro de su propio mercado.
Y esta clase de comportamiento es el que debes adoptar como empresa, si quieres que la digitalización de tu empresa sea efectiva.
¿Qué puedes hacer entonces? Empezar a considerar en tu compañía la aplicación de estructuras horizontales y de una metodología ágil, así como mejorar la capacidad de toma de decisiones rápidas y precisas, ya que se requerirá hacer cambios sobre la marcha durante el proceso de digitalizar tu negocio.
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Lo que tienen en común las empresas que han llevado a cabo una transformación digital exitosa es que se han enfocado en crear un cambio en la cultura organizacional y en el mindset de los colaboradores antes de comenzar a implementar el uso de herramientas digitales que quizá no se adapten a los objetivos particulares de crecimiento del negocio.
Lo que siempre debes recordar es que la tecnología debe estar al servicio de las metas de la organización. Esa debe ser la principal razón por la cual debes digitalizar tu negocio.
¡Este ha sido nuestro post! Si quieres saber más acerca del proceso de digitalizar tu negocio, inscríbete en nuestras capacitaciones de Digital Mindset, donde aprenderás a identificar las mejores oportunidades tecnológicas para impulsar tu empresa a la cima.
No solo te enseñamos a digitalizar tu negocio, también te ofrecemos esta guía de automatización empresarial, con la podrás aprender a utilizar los procesos tecnológicos para consolidar tu compañía.
¡Éxitos!