Reconocer las necesidades de capacitación es fundamental para el éxito o el fracaso de cualquier compañía, ya que esta información permite a los líderes de recursos humanos saber si un equipo tiene todos los conocimientos y recursos necesarios para el cumplimiento de sus tareas, o si debe reforzar algunas habilidades.

Como bien menciona el medio Forbes, "estar abierto a la constante capacitación permitirá adaptarse mejor a novedades sin desmotivarse y manteniendo presentes los objetivos, además estas capacitaciones añaden valor tanto a las organizaciones como a los currículos". Entonces, ¿cómo identificar estos aspectos en tu empresa de gran tamaño?

En este blog post te enseñaremos qué son las necesidades de capacitación y su importancia. Además, te explicaremos cómo hacer un diagnóstico de necesidades de capacitación en un equipo de más de 1000 colaboradores.

¿Qué son las necesidades de capacitación (NDC)?

El diagnóstico de necesidades de capacitación es un proceso de evaluación que los líderes de recursos humanos utilizan para monitorear los niveles de desempeño y revisar los conocimientos, habilidades y destrezas que los empleados necesitan para lograr sus tareas diarias en el trabajo.

Hay tres áreas clave que se consideran evaluadores precisos de estas necesidades:

• Dominio de las habilidades de los empleados.

• Frecuencia de uso de habilidades por parte de los empleados.

• Nivel de habilidades de los empleados crucial para el desempeño laboral.

Uno de los resultados de la identificación de las necesidades de capacitación (NDC) es una lista de quienes o qué área requiere un tipo de entrenamiento.

Por ejemplo, como líder de RR.HH., puedes descubrir que el departamento de TI no se mantiene al día con los estándares de la industria y necesita recibir capacitación que aumente su conocimiento sobre las últimas innovaciones tecnológicas. O tal vez los practicantes de TI se están incorporando a tiempo completo y requieren tutoría para convertirse en una parte competitiva y productiva de la empresa.

Importancia de hacer un diagnóstico de las necesidades de capacitación

Un análisis de necesidades de capacitación se enfoca en las metas y objetivos de la organización y luego determina las tareas y las personas necesarias para llegar ahí. Para ello, esta evaluación recopila algunos datos de referencia sobre dónde comienzan los empleados para que puedan brindarles las herramientas que necesitan para cumplir con los objetivos de la empresa.

A continuación, te contamos algunos de los beneficios de aplicar un diagnóstico de las necesidades de capacitación en grandes entornos laborales:

1. Identificar las brechas de habilidades antes de que surjan los problemas

Uno de los principales beneficios de un análisis de necesidades de capacitación es que resalta cualquier brecha de habilidades dentro de la organización. Al identificarlos en una etapa temprana, puedes diseñar un programa de aprendizaje y desarrollo y brindar la capacitación correcta antes de que surja cualquier problema. 

Podrás evaluar las habilidades del personal y ver quién cumple con los estándares y expectativas de la empresa y quién no. Al adoptar este enfoque proactivo, se pueden evitar posibles errores, juicios erróneos y descuidos que resultan de la falta de capacitación y pueden ser perjudiciales para las operaciones de la empresa.

2. Cumplir las políticas de la empresa

Para garantizar que todos los empleados cumplan con las políticas de la empresa y las reglamentaciones de la industria, primero debes identificar si dichos empleados han recibido o no la capacitación suficiente en todas las áreas de cumplimiento aplicables. 

Un diagnóstico de necesidades de capacitación puede ayudar a ver qué equipos y departamentos necesitan entrenamiento o refuerzo en estos campos, al identificar los niveles actuales de competencia, habilidad y conocimiento.

3. Asegurar de que todas las áreas de capacitación estén cubiertas

Puedes pensar que tienes todas las áreas requeridas cubiertas cuando se trata de temas de capacitación; elementos esenciales de cumplimiento como salud y seguridad para todos los empleados, habilidades de comunicación para el personal de atención al cliente y CRM para el equipo de ventas. 

Sin embargo, al realizar un análisis de las necesidades de capacitación, podrás ver si hay áreas adicionales que deban cubrirse o que beneficiarían a la empresa si las incluyes en tu programa de entrenamiento.

4. Determinar los enfoques de entrenamiento correctos

Como líder de recursos humanos, es tan importante identificar las áreas que no necesitan cubrirse como identificar aquellas que sí. Podrías estar desperdiciando tiempo y recursos valiosos brindando capacitación a empleados que ya tienen conocimientos y son totalmente competentes en esas áreas.

Repasar viejos terrenos y tomarse un descanso de las tareas para realizar una capacitación innecesaria afectará el compromiso general de un empleado con tu plan de entrenamiento. 

Los programas de aprendizaje y desarrollo deben ser específicos. No tiene sentido invitar a los empleados a participar en actividades de aprendizaje o capacitación online si realmente no lo necesitan. Un análisis de necesidades de capacitación no solo te ayudará a decidir qué capacitación ofrecer, sino también a quién ofrecerla.

5. Priorizar y programar el plan de capacitación

Una vez que hayas identificado las brechas de capacitación, decidido los temas y determinado quién debe realizar la capacitación para cada uno, deberás saber cuándo impartirlos. Al realizar un análisis de las necesidades de capacitación, aprenderás qué brechas de habilidades deben abordarse de inmediato y cuáles no deben priorizarse.

Por ejemplo, la capacitación de cumplimiento para los nuevos empleados se puede realizar en lugar de la capacitación adicional. Esta última se puede programar más adelante, pues si bien es beneficiosa, no es esencial. Aquellas capacitaciones que cubren aspectos clave para los puestos de trabajo deben abordarse antes, ya que son estas brechas de habilidades las que pueden afectar el funcionamiento diario de la empresa. 

Una vez que hayas comprendido el orden en que se deben impartir los módulos, debería ser relativamente fácil formular un plan de capacitación para los equipos de tu empresa.

6. Establecer cómo se debe impartir la formación

Si ya tienes un programa de entrenamiento pero no está dando resultados, un análisis de las necesidades de capacitación podría resaltar las áreas que necesitan un rediseño. 

Puede haber algunos empleados que solo necesiten cubrir ciertos aspectos de un módulo, por lo que será indispensable que se requieran cambios en la estructura del programa. Es posible que parte del contenido se entregue de una manera que no sea lo suficientemente atractiva, por lo que es necesario introducir elementos interactivos adicionales.

¿Cómo identificar las necesidades de capacitación en una empresa grande?

Es fundamental hacer un diagnóstico de las necesidades de capacitación, por lo que recaerá en los líderes de RR. HH. esta labor, al ser el individuo más cercano al grupo y conocer sus cualidades.

Como bien menciona el portal Economipedia, en este proceso “se identifican las áreas de oportunidad de conocimiento, desarrollo de habilidades y/o actitudes, que un colaborador de una organización tiene”.

Ahora bien, ¿cómo puede el líder de recursos humanos diagnosticar acertadamente las necesidades de capacitación de los colaboradores? Algunos de los pasos que te serán de utilidad para ello son los siguientes:

1. Reconoce los objetivos de tu empresa

Para poder identificar las necesidades de capacitación, es importante que definas y tengas claros los objetivos y logros estratégicos de tu compañía y/o departamento. Conocer este tipo de detalles te será muy útil para que puedas alinear tanto el diagnóstico de la necesidad como la capacitación.

Independientemente de los objetivos que tengas en mente, debes asegurarte de que todo el personal que trabaja en tu compañía no sólo esté alineado con los objetivos empresariales, sino que también estén dispuestos a involucrarse en alcanzar estas metas.

2. Revisa los tipos de necesidades de capacitación 

Al momento de identificar cuáles son las necesidades de capacitación que puede requerir tu empresa, deberás delimitarlas en 3 tipos de necesidades de capacitación. ¿Quieres saber cuáles son estos tipos de capacitación? Te lo explicamos a continuación:

Relacionadas con las tareas

Aunque se piense en las necesidades de capacitación como el medio para poder desarrollarse adecuadamente en un puesto de trabajo, puede ocurrir que sólo sean necesarias para el cumplimiento de una tarea específica.

Existen casos donde un ejecutivo de ventas sea un excelente negociador, pero tenga problemas para analizar los datos relacionados con sus ventas. ¿Qué se puede hacer en estos casos? Pues elaborar un programa formativo en el que se pueda trabajar este punto en específico.

Relacionadas con el trabajo

Son aquellas que abarcan directamente el trabajo individual. Para ello, deberás conocer si todos los colaboradores cuentan con la forma de capacitarse de forma adecuada en el cumplimiento de sus funciones.

Para abordar esta necesidad de capacitación debes diseñar un plan de entrenamiento, con el cual puedas ayudar a que todos los puestos de trabajo cuenten con la formación indispensable para cumplir con su objetivo dentro de la organización.

Relacionadas con la industria

Dependiendo del tipo de industria de tu compañía, tendrás que ajustar tus procesos de formación a lo que demanda el sector de tu empresa. Por ello, deberás determinar el conocimiento que requiere tu industria en específico y, de esta manera, adaptar tus programas de capacitación.

Todo sector cuenta con áreas en las cuales deberá existir algún tipo de formación. Sólo deberás identificar cuáles son las necesidades de capacitación específicas de tu compañía.

Debes saber que reconocer las necesidades de capacitación es sólo el primer paso. Una vez cumplida esta tarea, deberás asegurarte de elegir los métodos correctos y garantizar una implementación de formación continua.

Independientemente del método que escojas, debes saber que la mejor forma de que las personas puedan aplicar sus conocimientos es aplicándolos en la práctica y completando tareas de interés. Por esta razón, es buena idea que diseñes un plan integral de capacitación, en el cual incluyas elementos como:

• Recursos

• Teorías

• Contenido

3. Mantente atento a las tendencias y a la evolución de tu negocio

Los avances en la industria tecnológica transforman el día a día de los emprendimientos y entornos laborales. Esto genera que las habilidades se reinventen constantemente y, por consecuencia, que las demandas de las empresas y las necesidades de capacitación varíen con el paso del tiempo.

Por ende, mientras un negocio se transforma, debes tener un equipo que sea capaz de dominar las nuevas competencias y mantenerlas como referencia para la preparación de nuevos diagnósticos de necesidades.

4. Compara la realidad con el objetivo

Teniendo en cuenta lo anterior, es momento de ubicarse y revisar cómo está tu grupo, basándote en lo que esperas obtener de ellos en el futuro. Entonces, la clave está en comparar lo cerca o lejos que esté el equipo de trabajo, en función de esos conocimientos que aspiras que tenga tu personal.

¿Cómo puedes medir este tipo de información? Hay algunas herramientas que te serán de gran ayuda para medir estas necesidades de capacitación, como son las siguientes:

• Encuestas de equipos.

• Cuestionarios.

• Examen directo del trabajo de los colaboradores.

• Evaluación formal.

• Retroalimentación de colaboradores.

5. Comunícate con los colaboradores

La clave de hacer un buen diagnóstico de necesidades de capacitación es consultar con tus colaboradores aquello que necesitan para poder cumplir con su trabajo de la mejor forma posible. ¿Cómo puedes plantear este tipo de conversación?

Puedes apostar por las siguientes opciones:

• Impulsa la retroalimentación abierta, siempre buscando que este tipo de conversaciones se den fuera del ámbito laboral.

• Mantén siempre que tu interés en nuevas metas de capacitación estén en consonancia con las necesidades de desarrollo del colaborador.

6. Haz una evaluación de tus herramientas de capacitación

Luego de conocer cuáles son las necesidades de capacitaciones de empresas es importante conocer con qué recursos cuentas para impulsar este tipo de medidas.

Manejar estos aspectos te ayudará a visualizar, no sólo los recursos de capacitación con los que cuenta la compañía, sino también reconocer aquellos que deben ser modificados o eliminados.

Los líderes de recursos humanos de empresas grandes deben crear planes de entrenamiento centrados con miras a las necesidades futuras del trabajo, entre las que podemos considerar áreas como la inteligencia artificial y la robótica, el machine learning y el data science. Con nuestra  plantilla para detectar necesidades de capacitación podrás conocer qué skills son fundamentales para el éxito de sus equipos.

Fuente: Crehana

7. Emplea un software para la capacitación de personal

Una vez conozcas esta información y, en función del proyecto que tengas en mente, deberás evaluar los distintos proveedores de capacitación que puedan ayudarte a impulsar este tipo de plan en tu empresa.

¿Quieres identificar las necesidades de capacitación de tu equipo en crecimiento? Dentro de nuestra solución de desarrollo podrás encontrar distintas funcionalidades que te permitirán crear una cultura de autodesarrollo, facilitando el crecimiento de tus colaboradores. 

Una de ellas es Skill XP Evolution, una herramienta de alta precisión que permite reconocer las habilidades o competencias que tu equipo necesita potenciar para llevar su productividad al máximo.

Con ayuda de esta herramienta, puedes diseñar un plan educativo personalizado para que tu equipo y tú alcancen sus objetivos de crecimiento profesional y personal. Además, nuestra plataforma proporciona métricas claras y detalladas que demostrarán el impacto y el valor que el Departamento de Recursos Humanos aporta a la organización.

Plataforma Skill XP Evolution

El entrenamiento solo puede ayudar cuando se hace con un cierto objetivo en mente. Sin estar basada en objetivos, la formación no puede ser de ninguna ayuda. Por lo tanto, comprender cómo identificar las necesidades de capacitación en una empresa de gran tamaño es indispensable para potenciar las habilidades de los colaboradores.

Según nuestro profesor Jhonatan Aguirre, "promover una cultura de formación y desarrollo motiva a los colaboradores de una organización y crea en ellos un compromiso por cumplir con todos los objetivos". Así que no dejes de aprovechar esta oportunidad de considerar las necesidades de capacitación en tu empresa.

¡Éxitos!