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El plan de sucesión es la herramienta clave para amortiguar bajas en cargos, principalmente en aquellos que son demasiados relevantes en la empresa por la responsabilidad que conllevan. Este recurso permite identificar quiénes pueden sustituir a una persona clave de la empresa en caso de que se retire o salga de la compañía, para que el reemplazo pueda efectuarse con el mismo o mejor desempeño.

Este tema es clave porque la rotación de personal es uno de los principales desafíos a los que se enfrenta todo departamento de Recursos Humanos. De hecho, según una publicación de Harvard Business Review, se estima que los costos organizacionales de la rotación de empleados oscilan entre el 100 % y el 300 % del salario del empleado reemplazado.

¿Qué es un plan de sucesión?

Un plan de sucesión es un proceso de tipo estratégico y sistemático, el cual forma parte de la estrategia de gestión del talento. Permite identificar quiénes son las personas dentro de la empresa que tienen alto potencial, como así también un alto desempeño y conocimiento técnico, con formación y preparación acorde para ocupar los cargos.

En otras palabras, el plan de sucesión es el proceso a partir del cual se encuentra y desarrolla el talento humano con potencial para ocupar determinados cargos en un futuro próximo; sobre todo cuando se trata de posiciones críticas, las cuales son importantes cubrir (como el caso de gerencia), para garantizar la ventaja competitiva de la empresa.

¿Para qué sirve un plan de sucesión?

La importancia del plan de sucesión radica en que la pérdida de una persona clave para el funcionamiento de la organización se traduce en conocimiento que queda en el olvido, como así también la experiencia acumulada a lo largo de los meses de trabajo. Pero esto puede solucionarse fácilmente con un buen plan de sucesión de personal.

Después de todo, es importante que la continuidad esté relacionada con iniciativas y estrategias definidas internamente para que la empresa siga operando sin importar quiénes abandonan sus cargos o los cambios que se produzcan en la plantilla.

Básicamente, porque el destino de las organizaciones no puede quedar sujeto a condiciones adversas no esperadas, como temas de la salud o el fallecimiento de algún miembro. El plan de sucesión debe asegurar la continuidad de la compañía más allá de quienes desempeñan los puestos.

Preparar el plan de sucesión es un acto de prevención, siendo ésta la manera más adecuada de salvaguardar el patrimonio, las buenas prácticas de negocio y el valioso legado adquirido a lo largo de los años.

Un efectivo plan de sucesión se centra en preservar esos valores que son consustanciales a la empresa y que la definen como marca.

¿Cuáles son los beneficios de un plan de sucesión?

Un plan de sucesión, para un cargo de cierta relevancia, permite la preservación de la operatividad de la empresa mientras se realiza el cambio generacional.

Aunque esta es, sin duda, una gran ventaja de un plan de sucesión, existen otras igualmente importantes:

El plan de desarrollo aporta a un mejor desarrollo del personal dentro de la organización, con mayor involucramiento de los mismos en los proyectos, promoviendo su capacidad de aportar nuevas ideas.
Se realiza una constante revisión de las descripciones de puesto.
La aplicación de un plan de sucesión que contemple diferentes escenarios aporta confianza en el futuro y claridad sobre los siguientes pasos a acometer.
Mejora la reputación de la organización como una empresa sólida y bien estructurada.
Facilita la retención de talento humano de alto nivel, ya que si los colaboradores se sienten reconocidos por la empresa y ven la posibilidad de alcanzar sus objetivos profesionales dentro de ella, tendrán menos interés en abandonarla.
Motiva a los colaboradores en el desempeño de sus labores y el cumplimiento de objetivos.
Garantiza la continuidad organizada de los puestos clave.
Fomenta el crecimiento de la empresa a largo plazo.

¿Con cuánta antelación hacer un plan de sucesión?

No hay una respuesta exacta a este interrogante. No obstante, es conveniente empezar a elaborar el plan de sucesión con suficiente anterioridad, porque, además de tener que encontrar al candidato idóneo para el relevo generacional, es fundamental que todas las partes se integren en el proceso de cambio.

Hacer un plan de sucesión a tiempo permitirá que el sucesor y el sucedido colaboren entre sí y logren afianzar la transmisión de conocimientos.

En un proceso de cambio organizacional. Diego Villaseñor, profesor de nuestra plataforma de e-learning, recomienda tres cosas:

Identificar resistencias: quién o quiénes no quieren adaptarse al nuevo modelo, ahondar en el por qué y buscar solucionarlo.
Compartir la visión gerencial: como líderes se debe hablar con los colaboradores.
Generar compromisos: de esta forma se lograrán todos los acuerdos que se convengan.

¿Cómo hacer un plan de sucesión?

Sigue estos pasos para el plan de sucesión en tu empresa:

1. Identifica los cargos críticos

Hay cargos más importantes que otros en términos de responsabilidad y funcionamiento interno de la organización. En este sentido, la elaboración de todo tipo de plan de sucesión debe partir de los cargos claves hacia los que menos impacto interno tienen.

Incluso hay empresas que prefieren desarrollar un plan de sucesión únicamente para las bajas importantes; es decir, aquellas que afectan a puestos de suma responsabilidad. Por eso, es necesario identificar cuáles son.

2. Define el período de implementación

El paso siguiente, al elaborar un plan de sucesión, es la definición de las etapas o acciones que forman parte de esta hoja de ruta. Se debe tomar en cuenta el tiempo que estas etapas requieren para su cumplimiento, de manera que el consejo de Administración o responsables asignados puedan supervisar de forma correcta y oportuna el proceso de sucesión, especialmente cuando se requiere su intervención.

3. Revisa quiénes pueden ser potenciales sucesores

Es el momento de averiguar qué candidatos son los más idóneos para un determinado cargo clave en tu compañía. El plan de sucesión exige la revisión de reportes sobre desempeño y liderazgo, además del análisis de encuestas de retroalimentación (idealmente si son 360° para obtener una mirada global sobre cada una de las personas que forman parte de la empresa).

Un punto clave en el armado del plan de sucesión es que los perfiles profesionales más apropiados deben estar definidos con antelación. Porque si la persona adecuada no se encuentra en la organización, el área de Recursos Humanos debe salir en su búsqueda con la activación de un proceso de selección y reclutamiento de personal.

Si utilizas una plataforma como Crehana, puedes medir el desempeño y engagement de tu equipo para fortalecer tu empresa. Esto es recomendable para alinear y gestionar los objetivos de las personas con el negocio, con el propósito de contar con equipos mucho más eficientes.

Revisa las metas y su cumplimiento.
Identifica los OKRs.
Mide el desempeño.
Gestiona las competencias.
Revisa el feedback.

4. Analiza las fortalezas y oportunidades

Avanzando en la definición de candidatos para el reemplazo en un cierto puesto de trabajo, el plan de sucesión requiere del análisis de las principales fortalezas y oportunidades de las personas. Algunas recomendaciones al respecto:

Pon a prueba sus conocimientos técnicos.
Verifica el desempeño y el progreso profesional en base a objetivos y competencias.

5. Desarrolla el plan de sucesión laboral alternativo

Llegó el momento de desarrollar un plan de sucesión laboral de contingencia, lo que implica contar siempre con un plan B para contemplar diferentes escenarios de aplicación al plan de sucesión original o deseado. ¿La razón? Un plan de sucesión laboral adicional puede contribuir a aminorar las eventualidades que surjan durante el proceso.

Ahora bien, no es necesario crear un documento diferente para cubrir varias posibilidades de reemplazo; puedes concentrar toda la información relevante en uno solo, como en esta plantilla de plan de sucesión en Excel:

Fuente: Crehana

¿Cuáles son las etapas del plan de sucesión?

Revisa en detalle las principales etapas del plan de sucesión y sus etapas de implementación para no fallar en el intento:

Análisis y planificación de la sucesión: la evaluación del cargo y la importancia de preparar el plan de sucesión para cubrirlo.
Identificación del talento en reemplazo: tras el análisis, se debe identificar quiénes son las personas más adecuadas para reemplazar a quien se da de baja del puesto en cuestión. Es importante considerar la experiencia y las competencias requeridas para asumir el cargo a cubrir.
Plan de desarrollo de competencias: la determinación de la persona elegida para el reemplazo debe traer aparejada el desarrollo de un programa que fomente las competencias y habilidades para el puesto. Es necesario medir, hacer seguimiento y optimizar.
Preparación del traspaso: la capacitación y la realización de entrevistas con clientes y otras personas del equipo es importante para la asunción del sucesor.

Diferencia entre planes de sucesión y planes de carrera

Si bien ambos conceptos pueden parecer sinónimos, y de hecho suelen utilizarse como tal, son radicalmente diferentes. Estas prácticas obedecen a conceptos que remiten a procesos contrapuestos.

Los planes de carrera tienen que ver con un proceso en el que se fomenta el desarrollo profesional de las personas que integran la empresa, en vista al futuro de la compañía. La capacitación resulta imprescindible para esto.
En cambio, el plan de sucesión es el proceso en el que se mapean las competencias y las personas más adecuadas para ocupar un determinado cargo de trabajo, en caso de necesidad.

Consejos al hacer un plan de sucesión

Como se explica en una nota disponible en Forbes por Mario Rizo Rivas, el plan de sucesión es un factor estratégico para la sobrevivencia de la empresa.

Disponer de un plan de retención de empleados: no solo es importante trabajar en la identificación del talento que puede cubrir un determinado puesto de gran responsabilidad e importancia para una empresa. También es necesario elaborar una estrategia de retención y su respectivo programa para cubrir intereses y necesidades de las personas del equipo, con el objetivo de aumentar la productividad y disminuir los niveles de rotación.
Elabora una matriz de cargos críticos: un recurso complementario al plan de sucesión es la matriz de cargos críticos, en el que se establecen los criterios fundamentales para el análisis y la selección de las personas correctas para las sucesiones. Algunos ejemplos de criterios son la relación con los clientes y el resto de los empleados, el impacto en el negocio por propuestas realizadas con anterioridad y liderazgo en el equipo.
Establecimiento de alianzas: es importante contar con el apoyo y el compromiso por parte de gerentes y directivos. Esto es ideal para generar credibilidad y mantener una elevada motivación al diseñar un plan de sucesión, comprendiendo su importancia e impacto en el negocio.
No esperar hasta el último segundo: el plan de sucesión debe ser desarrollado y creado con tiempo. No es un proceso que pueda llevarse a cabo de un día para el otro; se requiere información y análisis profundos para no errar en el camino.
Emplea herramientas tecnológicas a tu favor: hay mucha información que puede obtenerse producto de soluciones tecnológicas, como Crehana. Estas herramientas favorecen al entendimiento sobre el progreso en términos de competencias de los empleados, por ejemplo.

Ejemplo de plan de sucesión en una empresa

Para terminar, aquí te compartimos un ejemplo de plan de sucesión laboral en el área Comercial de una empresa que dispone de varias sucursales como retailer: