Conocer qué es una auditoría puede implicar que tu compañía pase de ser una más del montón a valorar los procesos internos y externos y a convertirse en la envidia del mercado. ¿Y todo gracias a saber cómo auditar? Sí, este proceso es fundamental en cualquier empresa.

Las auditorías no suelen ser bien vistas por grandes directivos o personas con pensamientos muy tradicionalistas. Aunque, si quieres que tu compañía no se involucre en ningún percance legal y, además, ansías saber por que tu negocio no termina de arrancar como esperabas, este es el post que debes leer.

En este artículo, te enseñamos qué es una auditoría, su importancia, los distintos tipos de auditoría que existen, así como las etapas que involucra este procedimiento. ¡Acompáñanos!

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¿Qué es una auditoría?

Una auditoría es el procedimiento con la finalidad de validar y verificar el cumplimiento de una determinada actividad, con base en las directrices estipuladas previamente.

Es decir, se trata de la comprobación de que un acto se realizó en conformidad con las reglas establecidas. Una auditoría aplica para muchísimas circunstancias: en temas empresariales, en temas electorales... ¡Incluso en el marco de las redes sociales! 

Según el sitio web Medium, dentro del marketing digital se habla de lo que es una auditoría cuando analizas todo aquello en lo que puedes mejorar dentro de tu estrategia de social media. Así que aprender cómo hacer una auditoría SEO puede ser muy útil para el impulso digital de tu negocio.

Ahondando un poco en lo que es una auditoría, debemos destacar que esta revisión minuciosa tiene que venir acompañada de una perspectiva objetiva. De esta manera, los resultados y la evidencia que deje el estudio permitirán determinar si se alcanzaron los criterios estipulados desde un comienzo (lo cual sería complejo de determinar, en caso de existir algún sesgo). 

¿Cuál es la finalidad de una auditoría? Principalmente, son 3 aspectos fundamentales los que se evalúan durante este procedimiento:

• Reconocer cuáles actividades se están desarrollando según lo planificado.

• Identificar aquellas que no han seguido el camino esperado.

• Determina cuáles son susceptibles a mejorar.

Entonces, ¿qué es una auditoría? Imagina una especie de examen médico, en el cual se pueden detectar y reconocer fallas del organismo, se pueden promover algunas mejoras y se puede recabar información objetiva acerca de cómo está el sujeto. Una vez estén todos los datos expuestos, se procede al diagnóstico y a la toma de decisiones.

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Características de una auditoría

Algo que debes saber de las auditorías es que no se trata de exámenes comunes y corrientes, pues abarca ciertos procesos que tienes que considerar al momento de tomar decisiones. Entonces, para que puedas reconocer qué es una auditoría es importante que veamos los elementos que la caracterizan.

Entre las características de una auditoría destacan 3 puntos esenciales:

1. Objetividad

Este punto lo señalamos al definir qué es una auditoría y lo remarcamos nuevamente. No podemos hablar de este tema sin resaltar este rasgo como el principal que debes tomar en consideración sobre este proceso de revisión.

Independientemente del tipo de auditoría que tengas en mente, la objetividad es fundamental dentro de este tipo de concepto. En esencia, esta revisión debe estar respaldada por hechos reales, que sean sustentables y de los que se puedan obtener evidencias.

Además, al momento de evaluarse, debe hacerse desde una actitud imparcial y desde un punto de vista plenamente objetivo. Esto es fundamental.

2. Sistematización

Si piensas en lo que es una auditoría, ¿no has notado que cuenta con una serie de lineamientos y pasos a seguir? Va más allá que sólo revisar unos estados financieros o preguntar sobre algunas cifras específicas.

El proceso de auditoría se realiza siguiendo una serie de etapas y pasos específicos. Estas etapas del proceso tienen que ejecutarse en un orden que sea lógico, si se quieren obtener resultados. 

3. Profesional

No le puedes pedir a una persona completamente ajena al mundo empresarial que te audite los estados financieros de tu cuenta. Siempre tienes que conseguir un buen auditor, en la medida de lo posible.

Esta persona debe tener la capacidad necesaria como para informar acerca de todo lo que se encuentra en lo que es la auditoría. Por supuesto, sin emitir ningún juicio de valor y asegurar independencia absoluta sobre los resultados que emitirá al respecto.

A grandes rasgos, estas son algunas características básicas de lo que es una auditoría. Pero, más allá de todo, ¿por qué debes hacer una auditoría?

Importancia de una auditoría

Dentro de cualquier compañía y empresa, las auditorías son fundamentales. Eso sí, los objetivos de este procedimiento siempre deben estar alineados con las metas de la compañía, pues así se sabrá qué se está cumpliendo y qué falta por alcanzar.

Para que entiendas bien el punto del por qué es buena idea realizar una auditoría en tu empresa, te presentamos 4 razonamientos importantes que debes conocer:

1. Por medio de una auditoría, podrás tener una mayor calidad en los distintos procesos que manejes, sean internos o externos en la empresa.

2. Como directivo de la compañía, tendrás disponible información veraz, confiable y transparente, lo que te permitirá determinar los pasos a seguir (los datos de las auditorías son esenciales para tomar decisiones importantes de la compañía relacionadas con el crecimiento y el impulso de la corporación).

3. Las auditorías funcionan para que los equipos de las empresas se responsabilicen en el tema de mejorar sus procesos internos, generar eficacia operativa y una mejor ejecución de sus operaciones.

4. Una auditoría seria ayudaría a determinar si se están cumpliendo las normativas legales (o no).

Existen muchas personas que consideran todo lo que es la auditoría como algo negativo, pues consideran que perjudica su proceso. Sin embargo, este procedimiento representa una oportunidad para los líderes de poder identificar los avances, reconocer las fallas y darle impulso a aquellas propuestas que lo ameriten.

Por medio de una auditoría, pueden realizarse acciones positivas, como por ejemplo:

• La mejora del rendimiento en los procesos.

• El aumento de la eficacia y la productividad del equipo de trabajo.

• La compañía y el personal se alinean con sus estrategias, propósito y objetivos.

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Tipos de auditorías

Auditar una empresa requiere del análisis de una gran cantidad de elementos. La razón por la cual existe una gran cantidad de tipos de auditorías es porque cada uno viene determinado en función de la naturaleza y los procesos que se van a evaluar.

En este artículo, no abarcaremos todos los tipos de auditorías, pero si mencionamos los más populares y conocidos. De esta manera, podrás entender más sobre lo diverso de este proceso y te orientará sobre cuál es el que realmente necesitas para tu empresa.

Al tratar lo que es una auditoría, escuchamos fundamentos como:

1. Interna y externa

Aunque existen algunas diferencias de la auditoría interna y externa, vienen en un solo combo, ya que tienen sus puntos en común, por lo cual las evaluamos juntas.

En el caso de la auditoría interna, se busca la verificación de que los procesos contables (y de control interno) sean efectivos. Este procedimiento es realizado por un auditor interno, que trabaja siempre con la junta o la Presidencia.

Por su parte, la auditoría externa también busca revisar los sistemas internos de la empresa, con la salvedad que se basa en auditorías independientes, que no tienen relación laboral con la empresa auditada. Incluso, muchas veces deben trabajar juntos el auditor interno y el externo.

En ambos casos, como bien menciona el medio Forbes, el auditor deberá "saber diferenciar entre error, que no lleva a una intención, y fraude, que es una acción deliberada".

2. Operacional

La auditoría operacional consiste en la evaluación del funcionamiento de la compañía en el día a día. Suele ofrecer un diagnóstico operacional y propuestas para conseguir una mayor eficacia y gestión de tiempo en cuanto a los procesos diarios de la empresa.

Según el profesor Sebastián Barona, del curso online de Gestión de operaciones y estrategia , "el área de operaciones está compuesta por una serie de procesos que necesitamos comprender y analizar". Y las auditorías facilitan este tipo de procedimientos.

La idea de este tipo de auditoría es evaluar la relación que existe entre los distintos procesos internos de la empresa, junto a la utilización de los recursos.

3. Contable

Dentro de lo que es una auditoría, este tipo de evaluación en particular se centra en el patrimonio de la compañía. Básicamente, se realiza un análisis meticuloso, con la intención de determinar si el patrimonio de la empresa se está gestionando según lo establecen las normativas establecidas por la corporación.

Es decir, la intención de este tipo de auditoría es disminuir los índices de malas conductas corporativas y asegurar el aprovechamiento adecuado de los recursos.

4. Sistemas

La auditoría de sistemas se encarga de evaluar la seguridad, eficacia y rendimiento de las soluciones tecnológicas que ha adoptado la compañía, con la intención de mejorar tanto el rendimiento como la productividad.

En muchas ocasiones, las empresas terminan adoptando sistemas y programas de gestión o de contabilidad para agilizar los procesos, pero terminan resultando en todo lo contrario. Por este motivo, la idea es utilizar los softwares más actualizados y óptimos.

5. Fiscal

La auditoría fiscal es una de las más reconocidas dentro de las empresas, pues vela por el cumplimiento de los aspectos fiscales, en función de la legislación de los distintos países.

Si una empresa quiere evitar conflictos, es fundamental que tengan cierto manejo de los aspectos legales. Así, se evitará que la organización no pague más impuestos de los que debe pagar, así como también evita incurrir en cualquier tipo de sanciones.

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Etapas de una auditoría

Si hablamos de lo que es una auditoría como tal, proyectamos la imagen de una persona (o grupos de personas) contabilizando todo y visualizando cifras y revisando un análisis estadístico tras otro...

Sin embargo, la realidad es que las etapas de una auditoría pueden no resultar como tú las esperas. ¿Quieres saber más al respecto? ¡Te contamos en qué consisten a continuación!

1. Planeación

Al comenzar lo que es una auditoría, debes comenzar con un plan. No puedes empezar a diseñar una casa, sin tener los planos de la misma, ¿no es así? Por esta razón, se considera que esta primera etapa representa un 60% del proceso total de evaluación.

¿Cómo puedes iniciar con un plan de auditoría? Empieza planteándote los siguientes puntos:

• Ten presente tu alcance y tu objetivo.

• Piensa en el tipo de auditoría que vas a realizar (también en los procesos, actividades, normas y metodologías que son relevantes dentro del tipo de auditoría que harás).

• Piensa en qué personas conformarán tu equipo de auditoría (sean internos o externos).

Una vez cumplido esto y constituido el grupo de trabajo, es momento de detallar las distintas actividades que realizarás con tu equipo auditor, a través de un cronograma de auditorías. ¿Qué encontrarás en este cronograma?:

• Procesos a auditar.

• Responsables.

• Criterios y pruebas a aplicar.

• Fechas de comienzo y de final del proceso.

• Recursos que se utilizarán.

• Estado.

• Fecha real de auditoría.

• Hallazgos documentados.

• Resultados finales y observaciones.

2. Preparación

Con todo lo anterior ya establecido, es momento de pasar a la acción. Una vez esté conformado el auditor líder y el equipo de trabajo, deberán diseñar la listas de chequeo, en función de los distintos procesos que se vayan a evaluar.

¿Qué es la lista de chequeo? Un formato establecido con la finalidad de poder reducir las diferencias de pensamientos o errores humanos. Entre las funciones esenciales de esta lista están las siguientes:

• Integrar.

• Ordenar información.

• Recolectar.

• Registrar la documentación de evidencias.

• Controlar el cumplimiento de acciones y actividades.

• Verificar que se esté abarcando todo lo imprescindible y que nada esté pasándose por alto.

3. Ejecución

Este es el punto en el que verás lo que es una auditoría. Aquí comienza el proceso en el que llevas a la realidad aquello que definiste durante las etapas anteriores.

¿De qué trata esta etapa? Sencillo: 

• Sigues el cronograma estipulado al comienzo.

• Aplicas y evalúas las acciones de las listas de chequeo.

• Procedes a recolectar la evidencia.

• Continuas con la metodología que estableciste con el equipo de trabajo.

Tras la ejecución de todas esas actividades, iniciarás la elaboración del informe de hallazgos y recomendaciones. Este reporte contiene todo el detalle y la conclusión final de la labor realizada durante todo el proceso de lo que es la auditoría.

En el informe, se reportan los hallazgos, así como también se muestran las faltas y las deficiencias. A su vez, se recomiendan acciones que deben convertirse en acciones de peso tras la realización del escrito.

4. Finalización y seguimiento

¡Ya has llegado al último paso de lo que es una auditoría! Esta etapa final es crucial para poder conseguir que se le dé valor a la estrategia en general.

Esta finalización implica un cierre de auditoría formal. Se abren la puerta a los cambios reales y ya se trabaja en las acciones recomendadas en el plan, abriendo la puerta de la empresa a cambios reales.

Con estas etapas, ¡habrás cubierto el proceso completo de realizar lo que es una auditoría!

Fuente: Unsplash

Pese a que muchos vean las auditorías con recelo, son una de las herramientas más útiles para las empresas, ya que no sólo evidencian los males que afectan a la compañía, sino que también ofrecen soluciones, adecuadas a lo establecido en la revisión y con miras a mejorar los procesos empresariales.

Y, para ayudarte, te obsequiamos gratuitamente esta plantilla de caja diaria en Excel, con la cual podrás manejar y controlar tus ingresos y egresos y, así, hacer mucho más sencillo el proceso de lo que es la auditoría.

¡Este ha sido nuestro post! Si quieres más acerca de lo que es una auditoría y cualquier elemento contable, te invitamos a inscribirte en nuestros cursos de liderazgo empresarial, donde aprenderás a llevar el rumbo de tu compañía y la impulsarás hasta la cima. ¡Éxitos!