Las presentaciones ejecutivas son un recurso muy valioso dentro de cualquier compañía. Saber diseñarlas, realizarlas y explicarlas te ayudará a entender de mejor forma la magnitud de los proyectos que puedes ejecutar para el beneficio de tu negocio.

Desde tu posición de CEO, los altos ejecutivos y el directorio son una de las multitudes más difíciles que enfrentarás como presentador. Estos profesionales tienen horarios abarrotados y deben tomar decisiones importantes en poco tiempo. Seguramente serán increíblemente impacientes al escucharte y querrán saber el objetivo de tu presentación lo antes posible, además de conocer el beneficio que le traerá a la empresa.

Por esta razón, debes ser un excelente comunicador y dominar tus presentaciones ejecutivas para obtener la visibilidad y el reconocimiento que necesitas para impulsar tu carrera a la cima. Si quieres que tu audiencia se interese en lo que estás contando, te recomendaremos algunos tips para mejorar tus presentaciones ejecutivas y brillar frente a los altos ejecutivos de tu empresa.

En este post, te enseñaremos acerca de qué es una presentación ejecutiva, los elementos que deben tener las presentaciones ejecutivas, tips para realizarlas y un listado de programas con los cuales podrás plasmar estas increíbles exposiciones.

¡A seguir leyendo!

¿Qué es una presentación ejecutiva?

Una presentación ejecutiva es una propuesta o actualización de un proyecto específico del profesional, ya sea que esté en proceso o en la etapa de planificación. Para que una presentación ejecutiva sea efectiva, la comunicación debe ser concisa y clara para que los altos ejecutivos en poco tiempo puedan tomar una decisión.

Además, el contenido transmitido en tu presentación ejecutiva debe ser visualmente atractivo, contando con elementos gráficos que den validez y soporte a la información.

Para poder realizar una presentación ejecutiva, debes asegurarte de desarrollar el conocimiento suficiente para reconocer los patrones que les interesará ver a los directivos de tu compañía. De igual forma, debes preparar una historia sintetizada, la cual pueda responder a las inquietudes de tus superiores.

Si realizas un excelente trabajo, podrás sorprender a todo aquel que observe tu trabajo. Y esto será muy beneficioso para los intereses de tu empresa, pues como muy bien explica la profesora Angélica Coronel en su curso online de Diseña presentaciones efectivas, "una buena presentación puede convencer a clientes, inversionistas o colegas a comprar nuestras ideas".

¿Qué elementos necesita una presentación ejecutiva?

Como todo trabajo de investigación y análisis, existe cierto formato que debe tenerse en cuenta para realizar una presentación ejecutiva óptima, que cumpla con ciertos criterios y que consiga enviar el mensaje que se desea transmitir. 

Veamos más sobre los elementos de las presentaciones ejecutivas:

1. Portada

El punto de partida de cualquier documento que desees realizar. Una presentación ejecutiva debe contar con una portada que sea atractiva visualmente e invite al lector a echar una ojeada.

Al igual que harás con el resto del trabajo, busca mantener la portada simple. Incluso, podrías hacer un resumen ejecutivo, tomando en consideración elementos como los siguientes:

• Título (evita que sea uno monótono y aburrido. Trata de que llame la atención desde la primera ojeada).

• Subtítulo.

• Autores de la investigación.

• Fecha.

• Logo de empresa.

Esos son algunos datos que puedes incluir dentro de la portada de tu presentación ejecutiva. Eso sí, recuerda que es sólo una portada y que deberás reservar la información realmente relevante para el contenido del trabajo en sí.

2. Introducción

Hay quienes ponen la introducción de una presentación ejecutiva como parte del contenido de la misma, pero la realidad es que cumple una función específica, que debe ser considerada aparte de lo que será el cuerpo de la nota.

¿Qué harás en la introducción de tu presentación ejecutiva? Deberás poner a tu audiencia en contexto sobre el tema del que vas a trabajar. Sirve de antesala para ubicar al espectador y entender la importancia de la investigación y los elementos que estarán presente dentro de la misma.

Si vas al cine a ver una película, usualmente lees la sinopsis de la misma antes (a menos que te quieras sorprender). Eso es lo que vendría a ser la introducción de tu presentación ejecutiva: la sinopsis de tu investigación.

3. Contenido

Entramos de lleno en lo que será el cuerpo de tu presentación ejecutiva. El contenido es, básicamente, lo más importante de todo tu trabajo, así que debes revisar muy bien que cumpla con todas las pautas establecidas.

Dentro de tu contenido debe estar lo más importante: las ideas claves y el cómo será la estructura de la presentación ejecutiva. Debes asegurarte que genere una conexión con la audiencia ya que, si no es así, simplemente perderás a tu público.

Veamos algunas partes que debes tomar en cuenta para el contenido de tu presentación ejecutiva:

• Gancho: si quieres llamar la atención de los directivos, desde un principio, comienza por el final. Muéstrales el retorno de la inversión y el impacto que tendrá el resultado final y verás cómo captas su atención desde el minuto cero.

• Situación actual: haz un esbozo de dónde se encuentra el negocio en la actualidad. Muestra el desafío que significará para la compañía, la existencia del proyecto y el impacto del proyecto en el emprendimiento.

• Nuevas oportunidades: si les demuestras a los directivos todas las oportunidades que se abrirán con este proyecto, generarás un impacto. Demuestra las ventajas potenciales, sin dejar de lado el posible riesgo que podría existir y los planes de contingencia ante cualquier posible eventualidad.

• Evidencias: no basta con recopilar cualquier tipo de datos para buscar dar cierta validez a tu presentación ejecutiva. Debes seleccionar tu información de forma muy cuidadosa y recuerda que debes saber explicar de dónde vienen esas estadísticas y qué significan para el proyecto.

• Datos proyectados: es parecida a las nuevas oportunidades, sólo que aquí se trata de mostrar un conjunto de datos específico, que muestre el objetivo de la presentación. Resalta los números más importantes y destaca las buenas noticias para los directivos.

• Alternativas: aquí hablarás acerca de las opciones que también fueron consideradas y destacar por qué no terminaron siendo viables. Incluso, podrías mostrarles a tus supervisores lo que podría suceder en caso de no ejecutar el proyecto ni hacer nada al respecto.

Esta es, básicamente, la estructura de tu texto. Recuerda que debes abarcar estos puntos de forma concisa y fácil de captar, pues hacer una tesis sobre cada una de las partes no es una opción tan viable.

4. Conclusiones y recomendaciones

Así como hay una introducción y un desarrollo, también debe existir un cierre en tu presentación ejecutiva. En esta parte del proyecto, deberás hacer lo que es una síntesis de tu exposición y aclarar cualquier inquietud o duda que pueda surgir entre los directivos.

¿Cómo está estructurada una conclusión de una presentación ejecutiva? De la siguiente manera:

• Pasos siguientes: una vez que se realizó toda la presentación, sólo queda destacar cuándo y cómo se ejecutará el plan de tu presentación ejecutiva. Aquí también deberás incluir todo lo que podrías necesitar de tu público (los directivos).

• Final: así como empezaste, también deberás cerrar. Debes dejar el mejor sabor de boca posible e inspirar a los ejecutivos para que se sientan en la obligación de actuar rápidamente, según lo establecido dentro de tu proyecto.

Estos son los elementos que compondrán tu presentación ejecutiva. Como te pudiste dar cuenta, no es muy complejo, sólo tienes que recabar la información más pertinente y estar atento para explicar hasta el más mínimo detalle en tu proyecto.

Fuente: Unsplash

¿Qué debes tomar en cuenta para hacer una presentación ejecutiva?

A pesar que los ejecutivos están interesados en lo que tienes que decir, su capacidad de atención es corta y normalmente quieren ver acciones concretas y posibles resultados.

Principalmente, los ejecutivos se centran en los costos, retornos y las compensaciones. Los comentarios que más escucharás seguramente serán preguntas como las siguientes:

• ¿Cuánto nos costará esto?

• ¿En cuánto tiempo podremos ver resultados?

De igual forma, ten en consideración que toda la propuesta y las recomendaciones que brindes deben estar basadas en datos, así que debes tener un buen argumento para vender tu idea a las personas que te están escuchando.

Ahora, si tienes datos que son confusos o cuestionables, tu propuesta perderá credibilidad. Esto es lo peor que puedes hacer para vender una idea de negocio.

Consejos para hacer presentaciones ejecutivas

Sabemos que la presentación ejecutiva dependerá de tu trabajo, el tipo de empresa en la que estés e innumerables factores que debes tomar en cuenta. Sin embargo, existen una serie de directrices que ayudarán a que tu exposición salga de la mejor forma posible.

A continuación, te ofrecemos 10 consejos para mejorar tus presentaciones ejecutivas:

1. Prepara un mensaje claro

Cuando inicias una presentación tu objetivo es resolver un problema. Este mensaje debe estar claro desde el inicio: 

• ¿Cuál es el problema que intentas resolver?

• ¿Cómo lo harás?

• ¿Cuándo?

• ¿Por qué?

• ¿Junto a quienes?

Todas estas preguntas debes responderlas de manera concisa. Al argumentar el porqué de tu presentación, marcarás la pauta de lo que irás contando en el transcurso de tu exposición.

2. Sé conciso 

Es importante que, desde el inicio, resumas lo que vas a presentar. Una introducción no debería pasar de los 3 minutos, de esta manera, podrás lidiar con toda la información que realmente le importa a tu audiencia.

Ten en consideración que, al inicio de tu presentación, debes mencionar hallazgos de alto nivel y un llamado a la acción. Al terminar, es importante que resumas con conclusiones y recomendaciones.

3. Establece expectativas 

Harvard Business Review recomienda que informes a la audiencia que dedicarás los primeros minutos a presentar tu resumen y, el resto del tiempo, a la discusión del tema. 

Incluso los ejecutivos más impacientes podrán esperar a que termines de exponer porque sabrán que llegará el momento de las preguntas.

4. Crea diapositivas de resumen 

Al iniciar la exposición, coloca una breve descripción general de los puntos clave antes de ahondar en el tema. Esto ayudará a que, luego de presentar el resumen, puedan surgir dudas y sea más rápido mostrar las diapositivas que correspondan a cada punto.

Las diapositivas son muy importantes en tu presentación ejecutiva, como verás un poco más adelante.

5. Prepara elementos visuales significativos 

El peor error que puedes cometer es llenar tu presentación sólo con texto. Procura que las imágenes y elementos audiovisuales sean los protagonistas de tu exposición.

Ver un montón de texto no ayudará a tu audiencia a entender lo que estás comunicando. Por ello, te proponemos que insertes elementos como los siguientes:

• Galería de imágenes

• Tablas

• Mapas

• Videos

• Audios

• Enlaces

Fuente: Unsplash

6. Involucra a tu audiencia

Una buena opción, si es posible, es utilizar alguna pizarra y empezar a explicar con tus propios dibujos o palabras.

Esto permitirá que la audiencia pueda participar e intercambiar ideas espontáneamente.

7. Prepara tu sección de preguntas 

Luego de escucharte, los ejecutivos querrán llenarte de consultas, por lo que debes estar preparado. Así que, ten lista una serie de preguntas tentativas que podrían hacerte y prepara respuestas.

Recuerda: si no sabes la respuesta a alguna pregunta, no inventes. Pide tiempo para revisar la información y poder elaborar una respuesta clara.

8. Cumple con tu misión 

En caso que la presentación haya sido agendada para que respondas a un pedido del directorio en específico, debes dar respuesta inmediatamente. Por ejemplo, si te pidieron un resumen de las métricas del último semestre, lo primero que debes exponer es justamente eso.

Luego, podrás ahondar en detalles que creas relevantes, ya que deberás responder a la solicitud de forma directa y rápida. Para ayudarte con ello, aprender cómo hacer un pitch puede venirte bien como preparación.

9. Ensaya 

Antes de presentar, revisa toda tu presentación para encontrar cualquier error. Asimismo, reúnete con algún ejecutivo de tu área que pueda escuchar tu presentación y darte feedback.

Pregúntale si tu mensaje llega de forma clara y rápida, si tus diapositivas de resumen tienen información clave o si hay algo más que puedas sumar.

10. Da seguimiento 

Luego de dar tu presentación, es importante que se inicie el plan de acción (en caso de que hayan aprobado tu idea) o procedas a ajustar tu propuesta. Pide feedback a tus colegas y también a tu audiencia.

No olvides apuntar las recomendaciones claves que te mencionan para mejorar el proyecto que estás presentando.

Fuente: Unsplash

¿Cómo hacer el diseño de tu presentación ejecutiva?

A lo largo del post, hemos destacado la necesidad de enfocarse en el diseño de una presentación creativa. Reconozcamos que, mientras mejor se vea lo que vas a "presentar", con más capacidad lo asimilarán, por lo que debes enfocarte en la parte visual de tu proyecto.

Para ello, te damos una serie de recomendaciones para que tus presentaciones ejecutivas tengan el mejor aspecto posible y sean tan visualmente atractivas que deslumbre a tu audiencia. Veamos qué pasos debes seguir:

1. Revisa los criterios a seguir en las diapositivas

La idea de una presentación ejecutiva es hacerla atrayente al espectador. Para cumplir con este paso, te ofrecemos las siguientes recomendaciones:

• Presenta un sólo mensaje por diapositiva: de esta manera, retendrás toda la atención de los directivos en un único punto y evitarás distracciones.

• Haz los títulos pequeños: para que no distraigan al público de la idea central del texto.

• Usa el contraste a tu favor para resaltar puntos: un consejo es que busques destacar las ideas principales del texto, utilizando un fondo oscuro en lugar de uno blanco, por ejemplo, con el que destaques el texto relacionado con el tema actual.

2. Usa elementos multimedia

Para poder dar forma a las ideas que desarrollarás durante tu presentación ejecutiva, apoyarte en elementos multimedia te puede venir de maravillas para captar la atención del espectador.

¿A qué nos referimos con elementos multimedia? A que deberías contar, en tus presentaciones ejecutivas, con apoyo como los siguientes:

• Videos.

• Música.

• Imágenes.

• Gráficos.

La idea no es hacer de tu presentación ejecutiva una fiesta, eso está claro. Pero sí puedes utilizar algunos de estos elementos para realzar algunas partes de tu propuesta.

3. No sobrecargues tu proyecto con elementos

En la misma línea del punto anterior, todo en exceso es negativo, incluso los elementos multimedia. En la medida de lo posible, evita que tu diapositiva se vea saturada de elementos, que el espectador no se distraiga fácilmente con todos los componentes que encontrará en la pantalla.

En este sentido, una de las principales máximas al momento de hacer una presentación creativa es que no deben haber más de 6 objetos por diapositiva. Por poner un ejemplo, que haya una imagen y 5 viñetas.

De otra forma, correrás el riesgo de que tu mensaje se pierda entre tantos componentes decorativos innecesarios. Apégate al plan.

4. Muestra los datos con gráficos

Mencionamos los gráficos como uno de los componentes multimedia a tener en consideración para tu presentación ejecutiva, ¿no es así? Bueno, en este caso, un gráfico es más importante de lo que podrías pensar.

La idea de hacer una presentación creativa es poder ver todos los aspectos de un proyecto de la forma más sintetizada y clara posible. Y un gráfico siempre será mejor que tener un informe resumido.

Para incluir un gráfico en tus presentaciones ejecutivas, procura que estos tengan sólo los datos más convincentes, que sirvan de respaldo para los puntos que tratarás durante tu exposición.

5. Ten en cuenta las fuentes de las letras

Todo detalle es importante en tus presentaciones ejecutivas. Y un elemento como el de la fuente que llevará tu texto no lo debes descuidar tampoco.

Al momento de elaborar tu presentación ejecutiva, procura no utilizar más de 2 o 3 fuentes (que estén relacionadas entre sí y sean visualmente agradables). La idea es que puedas mantener una coherencia con una fuente para encabezados, otra que abarque los subtítulos y una última para el cuerpo completo.

Eso sí, toma tus previsiones y no hagas un festival de fuentes en tu texto: si sientes que no consigues 2 fuentes que combinen entre sí, apela al estilo clásico y utiliza una sola. Mejor prevenir que lamentar.

Fuente: Unsplash

Programas para hacer presentaciones ejecutivas

Uno de los aspectos más importantes, al momento de hacer presentaciones ejecutivas, es la puesta en escena. Puedes apostar por utilizar el clásico PowerPoint (un seguro de vida que nunca falla) o evaluar otras alternativas que, quizá, tengan variantes que complementen tus exposiciones.

¿Quieres tener a la mano algunos programas que te serán de utilidad al momento de hacer tus presentaciones ejecutivas? Entonces presta atención a la lista que te presentamos a continuación:

1. PowerPoint

No podíamos dejar de mencionarlo, y mucho menos si no era en primer lugar. No cabe duda de que es para muchos el software por excelencia, al momento de crear presentaciones ejecutivas (y de proyectos con diapositivas en general).

¿Qué ha hecho de PowerPoint el favorito de muchos? Algunas de las características que podemos destacar del popular software de Microsoft son las siguientes:

• Tiene una gran facilidad de uso.

• Fue uno de los primeros software que surgieron con la finalidad de ofrecer presentaciones visualmente impactantes.

• Puedes transmitir tu mensaje de forma sencilla y contundente.

• Cuenta con una gran cantidad de plantillas y estilos particulares, perfectamente modificables para darle un toque de calidad a tus presentaciones ejecutivas.

• Es compatible con otros programas de Microsoft, así como también múltiples extensiones.

Ahora bien, ¿qué podemos decir en cuanto al precio? Si bien la versión de escritorio requiere un pago de 144 USD anuales, tienes disponible una versión simplificada que llega a tu alcance de forma gratuita, desde la tienda de aplicaciones.

Es uno de los softwares que, sin lugar a dudas, deberás tener en consideración. Por ser versátil, intuitiva y fácil de utilizar, este es un programa que no puede faltar cuando realices tus presentaciones ejecutivas.

Fuente: Unsplash

2. Google Slides

Los programas de Google están a la vanguardia de las tendencias tecnológicas asociadas con el trabajo colaborativo. Y Google Slides es un fiel reflejo de lo útil que puede resultar utilizar este software para la creación de tus presentaciones ejecutivas.

Este software no solo facilita la posibilidad de crear presentaciones ejecutivas, también le brinda al usuario la oportunidad de poder compartir estas diapositivas para que puedan editarlas o presentarlas ¡desde cualquier lugar en el que se encuentren! (siempre que dispongan de una PC o laptop, con conexión a internet, desde luego)

Es muy similar a PowerPoint en cuanto a la experiencia de trabajo. Posee una interfaz sencilla e intuitiva (y más aún si has trabajado con el programa de Microsoft) y ambos formatos son compatibles.

Entonces, ¿qué beneficios puedes obtener al hacer tus presentaciones ejecutivas con Google Slides? Lo bueno de utilizar este software del paquete de oficina de Google es que no tienes que adquirir ninguna clase de licencia ni comprar o instalar programas: es una plataforma gratuita, a la cual puedes acceder desde un equipo con internet, y no perderás tu información en ningún momento, pues toda estará subida en la nube.

Fuente: Google Slides

3. Canva

En ningún top de creaciones de proyectos audiovisuales y presentaciones ejecutivas puede faltar Canva: un software que ha ganado peso con el paso del tiempo y que se ha convertido en uno de los programas más rentables y destacados del mundo digital.

Aunque Canva sea la solución por excelencia para crear imágenes, videos y anuncios en redes sociales, también ofrece buen material para la creación de presentaciones ejecutivas, gracias a sus plantillas personalizadas, sus filtros y la función con la que es capaz de crear filtros de marca.

Hablando específicamente sobre las presentaciones ejecutivas que ofrece este software, Canva te da la oportunidad de que puedas crear una plantilla personalizada de tu exposición, incluyendo tanto el logo de tu empresa como los colores que representan a la misma.

Adicional a ello, tienes ventajas a tu disposición como las siguientes:

• Puedes compartir las presentaciones con cualquiera de los miembros de tu equipo de trabajo, por lo que podrán usar tu presentación ejecutiva como una plantilla para sus presentaciones.

• Puedes editar tus presentaciones desde cualquier dispositivo con conexión a internet: PC, laptop, tablet o celulares.

Pese a ser una de las plataformas más populares de este tipo de proyectos ejecutivos, uno de los inconvenientes de Canva es que sus alternativas gratuitas son realmente limitadas, así que si te interesa una presentación ejecutiva mucho más elaborada, deberás optar por la versión de pago. Nuestro consejo es que optes por las opciones gratuitas antes de decidir utilizar alguna de pago.

Eso sí, como bien menciona el portal de Canva, lo mejor de esta opción para hacer presentaciones ejecutivas es que cuenta con "una increíble biblioteca multimedia, gráficas asombrosas y el modo presentación".

Fuente: Canva

4. Visme

Quizá el nombre menos conocido de la lista, pero es un recurso muy valioso para las presentaciones ejecutivas. Básicamente, esta aplicación permite la posibilidad de crear diapositivas desde la PC, con una interfaz muy parecida a PowerPoint, pero con nuevas herramientas. 

Lo esencial que debes saber sobre Visme es que logró simplificar lo mejor de la experiencia de usuario del programa de Microsoft y lo hizo aún más intuitivo. Además, cuenta con numerosas opciones de personalización, con las cuales podrás empezar a crear diseños increíbles y deslumbrar en tus presentaciones ejecutivas.

¿Qué elementos debes manejar sobre Visme? No solo que es gratuita, sino que también puedes acceder a elementos multimedia destacados, como los videos, las tablas, los audios, etc.

Basta de utilizar elementos y datos aburridos en tus presentaciones ejecutivas. Con el sistema interactivo de esta app podrás agregar el diseño que quieras, además de tener la opción de compartir y descargar tus diapositivas con tan solo un clic.

Incluso, tienes la opción de publicar online tu presentación ejecutiva o utilizarla de forma offline o privada (exclusivo para el uso de tu equipo de trabajo y de la empresa).

Fuente: Visme

Trabaja duro para causar una gran impresión. Para ser un CEO efectivo, es necesario contar con habilidades de comunicación sólidas que te permitan persuadir a tu audiencia. Si no sabes cómo comunicar una idea, será difícil que los demás puedan ver tu potencial.

En Crehana, ayudamos a CEOs de distintas industrias para que puedan mejorar sus soft skills. Contamos con una ruta personalizada de cursos de liderazgo empresarial, que sirven para capacitar a los equipos y a líderes como tú.

Además, si necesitas ayuda para diseñar tus proyecciones ejecutivas, te dejamos estos fondos para presentaciones en PowerPoint formales, con los cuales cautivarás a tu audiencia y podrás hacer que cualquier exposición tenga el efecto deseado. ¡Éxitos!