¿Te interesa saber qué es data entry y por qué es considerada una buena opción para ganar dinero trabajando desde casa? Si estás buscando un empleo flexible y que no requiera de mucha experiencia, entonces tu mejor alternativa es trabajar de data entry.

El trabajo de data entry no requiere tener conocimientos muy especializados. Dado que el consumo de información por Internet ha aumentado a gran escala, las ofertas de trabajo para data entry se han incrementado considerablemente. 

Si deseas saber qué se necesita para ser data entry, en este blog post te explicaremos todo lo relacionado a esta nueva forma de trabajo, como sus características, tipos y ventajas. Además, te diremos dónde conseguir trabajo de entrada de datos online y vivir de ello.

Así que ¡prepárate para un emocionante viaje hacia el data entry!

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Definición de data entry

Básicamente, la data entry se refiere a la inserción de datos, es decir, al proceso de introducir información dentro de un formulario electrónico utilizando un procesador de texto, como Word, o un software especial para procesar datos, por ejemplo, Excel. 

De hecho, detrás del término "data entry" se esconde un gran número de ocupaciones. Puede relacionarse con mecanógrafos, procesadores de datos electrónicos, transcriptores, codificadores y otros especialistas en entrada de datos. 

Al ser una entrada directa a la base de datos de una empresa e inclusive de un emprendimiento, es importante que las tareas de data entry sean precisas para evitar errores. 

Según Enrico Galluccio, profesor del curso online de Big Data aplicada a los negocios, “la correcta entrada de datos te permite sacar el mayor provecho a la información que tu negocio recopila día a día, pues te ayuda a organizarlos, analizarlos y te entrega resultados que te guiarán en la toma decisiones inteligentes sobre tus inversiones, clientes o modelos de negocio”.

¿Ya tienes claro qué es data entry y por qué es una profesión tan solicitada actualmente? Bien, sigamos.

Fuente: Freepik

Tipos de entrada de datos

Las funciones de un data entry pueden variar de acuerdo a la empresa o la industria en la que se está trabajando. Sin embargo, de acuerdo al portal Flexjobs, algunos de los tipos de data entry más comunes son los siguientes: 

1. Data Entry Clerk

Si te estás preguntando qué es data entry clerk, pues bien se refiere al trabajador que se encarga de la entrada de datos, es decir, que su función es la de introducir información (ya sea numérica o textual) dentro de una base de datos en Excel o en otra plataforma especializada. Generalmente, el tipo de información que se incluye son datos, como nombres, teléfonos, direcciones, etc. 

Por lo tanto, si piensas trabajar de data entry clerk, debes saber de pies a cabeza los trucos de Excel para que puedas agilizar tus tareas diarias rápidamente.

2. Data Entry Keyer

El rol que cumple este tipo de data entry es el de ingresar o escanear información en un sistema de software informático. Generalmente, este tipo de datos son adquiridos a través de documentos impresos o físicos. 

3. Transcript Data Entry

Este tipo de data entry tiene la función de realizar transcripciones, las cuales se caracterizan porque la información que es proporcionada puede estar en un formato diferente al texto, como videos o audios. En este caso, el trabajo consiste en digitalizar la información de acuerdo al software indicado. 

4. Word Processor / Typist

Se refiere al trabajo de procesador de textos o mecanógrafo. El trabajo de este tipo de data entry consiste en el ingreso de información para documentos de texto, correspondencia e informes. Requiere de mucha rapidez y habilidad para el tipeo. 

Ventajas y desventajas de trabajar en data entry

Ventajas

Si después de conocer qué es data entry y cuáles son los tipos de entrada de datos que hay, te sientes interesado por desempeñarte en esta área, entonces presta mucha atención a las principales ventajas del trabajo de data entry. Seguro que te servirán como motivación para iniciar tu camino en esta profesión. 

• El único requisito indispensable es saber escribir rápido y sin errores. 

• Puedes trabajar por proyectos, eligiendo con quién trabajar y cuál va a ser tu horario laboral. 

• Puedes trabajar de data entry desde casa y de manera independiente. 

• Los requerimientos para trabajar de data entry son mínimos, no necesitas mucha inversión. 

• Lo más interesante de esta profesión es que puedes trabajar de data entry sin experiencia.

• Recientemente se han incrementado las ofertas laborales de data entry, por lo que resulta relativamente fácil acceder a trabajos de este tipo.

Ahora que ya sabes qué es data entry, es momento de evaluar si te conviene trabajar realizando este tipo de actividades de manera remota, sobre todo si tu objetivo es saber cómo ser freelancer para darle un giro a tu carrera profesional y empezar a trabajar de manera independiente. 

Desventajas

Es posible que luego de saber qué es data entry y lo que necesitas para empezar a desempeñarte como uno, pienses que podría ser el trabajo soñado de cualquiera. Sin embargo, como en todo empleo, existen algunas desventajas que debes tener en consideración. 

A continuación, te indicaremos cuáles son las principales desventajas de ser un data entry para que puedas definir si este es el trabajo indicado para ti:  

• El trabajo de ingreso de datos, aunque suene sencillo, puede terminar por agotarte físicamente (Ej: dolores en los brazos o en el cuello) debido a que tienes que pasar largos periodos de tiempo en la computadora.

• Una persona que es data entry debe ser capaz de mantener la concentración para evitar que se cometan errores en el ingreso de datos. Esto puede resultar un poco complicado para algunos. 

• El trabajo de data entry suele ser monótono y repetitivo, lo cual puede hacer que te aburras fácilmente. 

• Existen muchas estafas por Internet, así que debes tener cuidado con las ofertas de trabajo de data entry a las que postules. 

• Es un poco difícil obtener un salario alto como data entry, sobre todo si eres nuevo en esto.

Existen muchos peligros en la web, sobre todo para quienes buscan ganar dinero por Internet. Es por eso que debes saber cómo identificar si una página web es segura para evitar estafas virtuales.

Fuente: Canva

¿Qué se necesita para ser data entry?

Si ya tienes en claro lo qué es data entry, entonces te explicaremos cuáles son los requisitos que necesitas cumplir para desempeñar esta profesión. ¡Apunta y conviértete en un gran especialista en entrada de datos!

1. Equipamiento

En el caso de que quieras trabajar como data entry de manera remota o como freelance, eso implica tener los materiales adecuados para que puedas realizar bien tu trabajo. Lo que necesitarás es lo siguiente:

• Una computadora que soporte software informáticos. 

• Conexión a Internet.

• El software de procesamiento de datos indicado por la empresa.

• De preferencia, una silla ergonómica de escritorio para mayor comodidad.

Fuente: Canva

2. Habilidades 

Como te mencionamos antes, una ventaja de trabajar en data entry es que no necesitas tener conocimientos muy especializados. Sin embargo, eso no significa que este trabajo sea aburrido o sin importancia. ¡Todo lo contrario!

La data entry es el primer paso para muchos procesos de inteligencia comercial o de marketing. Además, el especialista en entrada de datos podría ser el primer punto de contacto para los clientes o socios comerciales.

Por lo tanto, es muy importante que estés capacitado y calificado para hacer tu trabajo. Para realizar tus tareas de data entry con éxito, necesitas adoptar una serie de habilidades y capacidades de entrada de datos. De hecho, la mayoría de ellos puedes adquirirlos de manera autónoma y con mucha práctica. ¡Toma nota!

1. Velocidad de escritura rápida

Si deseas trabajar en data entry, debes tener en cuenta que necesitas ser ágil para ingresar grandes cantidades de información en un corto período de tiempo.

La mayoría de las empresas esperan que la velocidad mínima de escritura sea de alrededor de 40 a 50 palabras por minuto. Pero también hay empleadores que requieren 70 palabras por minuto.

Para lograr esta velocidad, debes sentirte absolutamente cómodo utilizando todo tipo de dispositivos de entrada de datos, como teclado, mouse, etc.

2. Conocimientos básicos de software

El uso de una variedad de programas informáticos es parte de las responsabilidades y deberes de un especialista en entrada de datos. Es evidente que necesitas conocimientos y experiencia con procesadores de texto y hojas de cálculo como Word y Excel.

Sin embargo, no son suficientes. Dentro de las funciones de data entry también se encuentran el uso de software de base de datos. Dependiendo de la industria comercial de la empresa, es posible que debas aprender y utilizar otros tipos de software, como un sistema CRM, por ejemplo.

Por lo tanto, las habilidades básicas de software y la capacidad de aprender nuevos programas rápidamente son cruciales para tu desempeño.

3. Habilidades de comunicación verbal y escrita

La calidad de tus habilidades escritas (incluidas la ortografía y la gramática) debe estar en un nivel alto. Como especialista en entrada de datos que trabaja con texto e información, debes evitar errores ortográficos y tener una gramática impecable.

Además, tus habilidades de comunicación y tu capacidad para interactuar en todos los niveles también deberían ser excelentes. Recuerda que te comunicarás con otros miembros del equipo, gerentes o clientes.

Para algunos especialistas (como los operadores de data entry), las habilidades de comunicación pueden ser cruciales. Por lo general, las tareas del operador de entrada de datos incluyen responder a las llamadas entrantes de los clientes y proporcionar cierta información. En este caso, tus habilidades de comunicación verbal deben ser sobresalientes.

4. Habilidades básicas de investigación y recopilación de datos

No es de extrañar que se espere que muchos especialistas de entrada de datos realicen algún tipo de investigación inicial y recopilación de datos.

Dependiendo de tu campo, el tipo de investigación variará ampliamente. Podría ser una investigación de los resultados de experimentos de laboratorio, información obtenida de entrevistas o investigación de mercado en línea.

No importa cuál sea el tipo de investigación, necesitas algunas habilidades y conocimientos básicos de recopilación de datos para trabajar de data entry. Las mejores habilidades de investigación y recopilación de datos incluyen:

• la capacidad de comprender qué fuentes de información son confiables.

• definir el problema correcto de la investigación.

• recopilar información relevante y analizar los datos.

• utilizar herramientas y técnicas de recopilación de datos.

5. Conocimientos básicos de la estructura de la base de datos

Para que tu trabajo de data entry sea productivo, debes tener algunos conocimientos básicos y comprensión de lo que significa la base de datos, cuál es su estructura, diseño y cómo contribuye a una organización.

Por ejemplo, debes saber que la base de datos está estructurada en filas, columnas y tablas, y está registrada para facilitar la búsqueda de la información necesaria.

Además, los datos se actualizan, cambian y eliminan cuando se agrega nueva información. Comprender algunos términos básicos y aspectos de la base de datos es una de las habilidades básicas de data entry que debes poseer como especialista.

6. Precisión

Una base de datos siempre debe ser absolutamente precisa. Y la creación de una comienza con el proceso de entrada de datos, es decir, empieza con tu trabajo. Por lo tanto, los datos que ingreses deben ser exactos. ¡No hay excusas aquí!

Como especialista de entrada de datos, debes realizar tus tareas de manera eficiente. Por tal motivo, debes estar muy concentrado y verificar constantemente. Te recomendamos revisar dos o tres veces la ortografía, la gramática u otras posibles fuentes de errores.

Fuente: Pexels

3. Aptitudes

Una persona que es data entry debe tener ciertas aptitudes para poder garantizar el desarrollo eficiente de su trabajo. Algunos de los rasgos más importantes son los siguientes:

• Buena organización

• Atención a los detalles

• Puntualidad

• Responsabilidad

• Autonomía

¿Dónde conseguir trabajo de data entry? 

La oferta de trabajo para data entry se ha incrementado significativamente en los últimos años, por lo que no resulta tan complicado encontrar ofertas laborales de este tipo. De hecho, es una de las profesiones para trabajar desde casa más solicitadas hoy en día.

Si luego de saber qué es data entry te sientes animado por empezar a trabajar dentro de esta área, el portal Flexjobs indica que las industrias que suelen contratar a este tipo de profesionales son: 

1. Área de medicina y salud: suelen requerir personal de data entry en los hospitales, centros médicos, laboratorios y clínicas.

2. Área administrativa: los empleos de oficina pueden requerir profesionales con conocimientos en data entry. 

3. Área de contabilidad y finanzas: en las entidades financieras, las funciones de un data entry están relacionadas con la preparación de impuestos, auditoría, finanzas corporativas, nóminas y cuentas por pagar.  

4. Área gubernamental y política: los gobiernos locales, estatales y federales suelen contratar al data entry para que se encargue del ingreso de información específica. 

5. Área de retail y ventas: generalmente, el data entry se encarga del ingreso de información del inventario, las ventas en línea y la logística. 

Plataformas online para buscar empleo de data entry

Ahora que ya sabes qué es data entry y cuáles son las funciones que realiza dentro de una empresa, a continuación, te mencionaremos las principales páginas web en donde los negocios suelen publicar ofertas de trabajo para data entry en distintas partes de Hispanoamérica.

1. LinkedIn

LinkedIn es una red social profesional que se enfoca en contactar usuarios de diferentes sitios por motivos laborales. Es un buen lugar para encontrar ofertas de trabajo de todo tipo. Solo debes crear una cuenta y empezar a seguir a empresas que requieran profesionales de data entry. 

2. Workana

Es un portal web para publicar ofertas de trabajo freelance. Aquí puedes encontrar muchos negocios independientes que requieran un data entry. Asimismo, esta página cuenta con sus propias medidas de seguridad para evitar estafas. 

3. Freelancer

Como su mismo nombre lo dice, es un portal para conseguir empleos como profesional freelance. El trabajo de data entry es uno de los más solicitados en este tipo de plataformas. 

4. Indeed

En una de las plataformas de búsqueda de empleo más usadas a nivel mundial. Actualmente, tiene presencia en más de 50 países. No solo te ayudará a encontrar trabajo como data entry, sino también en cualquier otra área que estés interesado. 

5. Fiverr

Fiverr es una de las mejores opciones para trabajar como freelancer. Puedes contactar con empresas de diferentes partes del mundo y obtener mejores ganancias trabajando como data entry.

Tips para evitar fraudes en trabajos de data entry

Ahora que ya sabes qué es data entry, debes informarte de cómo prevenir las ofertas de trabajo fraudulentas que pueden ser frecuentes al buscar un empleo de entrada de datos. 

Por ello, el portal Indeed brinda una serie de consejos para minimizar el riesgo de fraudes al momento de trabajar como data entry: 

1. Investiga a la empresa que ofrece el trabajo de data entry. Encuentra su información de contacto, investiga qué actividades realiza y dónde se localiza. 

2. Procura trabajar con empresas que hayan sido aprobadas por los servicios al consumidor. 

3. Para evitar el robo de identidad, solo brinda tu información personal luego de asegurarte de que se trata de una empresa legítima.

4. No confíes en las empresas que te piden que pagues por gastos administrativos o certificaciones. El trabajo de data entry no implica algún desembolso inicial de dinero.

Teniendo en cuenta estas simples indicaciones, podrás trabajar de data entry de una manera más segura.  

Fuente: Canva

Esperamos que luego de leer esta nota, ya no tengas dudas sobre qué es data entry y cómo ser un especialista de entrada de datos que toda empresa quiera fichar en su equipo. Si bien esta posición puede parecer un poco simple, su demanda ha crecido significativamente debido al desarrollo de la era digital.   

Recuerda que si quieres trabajar de data entry freelance debes ser capaz de organizar tus horarios para cumplir con las fechas de entrega del proyecto. Además, debes tener a la mano las herramientas necesarias para encarar cualquier reto laboral de manera eficiente. ¿No sabes cómo? Hazlo posible con nuestros cursos online de desarrollo web y tecnología.

¡Muchos éxitos!