Las técnicas de recolección de datos son herramientas que sirven para recopilar información de diferentes fuentes, hacer evaluaciones y tomar mejores decisiones. Es por eso que, al momento de decidir qué técnicas de recolección de datos usar, es necesario tener claro cuáles son los objetivos de tu negocio y cuál es la información que necesitas obtener.

Mario Hernández, docente del curso online de Fundamentos de Bases de Datos, señala que los datos son aquellas representaciones cualitativas o cuantitativas de cualquier aspecto que se quiera analizar. Asimismo, existen diferentes tipos de bases de datos, que se adaptan en función a las necesidades de un negocio.

En este artículo, te mencionaremos algunas de las principales técnicas de recolección de datos que existen, con las que puedes obtener información para realizar un análisis y elaborar las estrategias adecuadas para desarrollar tu negocio.

1. Revisión documental

Entre las diferentes técnicas de recolección de datos que existen, la más importante es la revisión documental, que se encuentra dentro del grupo de los métodos cualitativos. Consiste en realizar una investigación y recopilación de información a través de la revisión de diferentes fuentes documentales.

Es importante aclarar que esta técnica de recolección de datos tiene algunas complicaciones, sobre todo, porque el investigador debe tener un buen criterio de análisis y selección de fuentes. Hay que tener presente que los documentos no necesariamente presentan información objetiva, y que en algunas ocasiones pueden haber sido alterados con el propósito de obtener algún beneficio personal.

En este sentido, es importante hacer una evaluación de los documentos que se utilizarán para recolectar datos y verificar su validez antes de utilizarlos. La revisión documental es una de las técnicas de recolección de datos que más requiere de profesionales con experiencia en el tema.

¿Cómo hacer una revisión documental?

Esta técnica de recolección de datos requiere de una investigación profunda, por lo que puede tomar mucho tiempo. Sin embargo, es muy fácil de realizar si se sigue un procedimiento adecuado.

Los pasos para hacer una revisión documental son los siguientes:

1. Selección de las fuentes de información

El primer paso para realizar una revisión documental es hacer una recopilación de todo el material que podría ser de interés para la investigación. Algunas de las fuentes que puedes consultar son:

• Documentos impresos: libros, periódicos, tesis, archivos estadísticos, etc.
• Documentos electrónicos: libros digitales, artículos de Internet, revistas electrónicas, etc.
• Material gráfico: fotografías, planos, mapas, etc.
• Material audiovisual: reportajes, documentales, películas, podcast, conferencias, etc.

Lo más importante para aplicar esta técnica de recolección de datos de la forma adecuada, es seleccionar cuidadosamente las fuentes que se utilizarán, ya que de ello dependen los resultados de la investigación.

2. Revisar y organizar la información 

Cuando ya tengas la selección de tus fuentes de información, tienes que empezar a revisar y clasificar aquellos datos relevantes que encuentres. Puedes apuntar aquellas citas o referencias que te ayuden a sustentar tu revisión documental.

3. Análisis de los datos

Una vez que ya tengas tu material ordenado, es momento de realizar un análisis de datos y determinar cuáles son las conclusiones de la investigación.

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2. Observación

Otra de las técnicas de recolección de datos que utilizan los profesionales en sus investigaciones es la observación, que consiste en hacer uso de la capacidad que tiene el ser humano para analizar su entorno y el de otras personas.

Hay que tener en cuenta que la información que se obtiene mediante esta técnica de recolección de datos puede estar condicionada por la interpretación de la persona que observa.

¿Cuáles son los tipos de observación?

Esta técnica de recolección de datos se puede ejecutar de 3 diferentes maneras:

1. Observación estructurada: sigue un procedimiento específico para recolectar la información sobre un evento en concreto. Quienes la utilizan pueden hacer uso de algunas herramientas de observación y análisis.
2. Observación semiestructurada: si bien existe una planificación previa sobre lo que se va a observar, no sigue lineamientos tan rígidos como la observación estructurada.
3. Observación no estructurada: este tipo de observación no se hace a partir de una planificación sino que, se realiza de forma libre.

Instrumentos para la observación

Algunas técnicas de recolección de datos requieren de algunos instrumentos para que puedan ejecutarse de manera apropiada. En el caso de la observación, algunos de los instrumentos que se utilizan son:

1. Guía de observación: es una lista que indica aquellos aspectos relevantes para una investigación. Puede estar diseñada a través de afirmaciones o preguntas.
2. Lista de cotejo: es un esquema en donde se incluyen aquellas acciones, tareas o comportamientos que se desean evaluar en la observación.
3. Escala de actitudes: contiene una lista de enunciados o frases que sirven para medir una actitud de un individuo ante la presencia de otras personas, objetos o situaciones.

3. Encuesta

La encuesta es una de las técnicas de recolección de datos más utilizadas en el ámbito de las investigaciones. Consiste en la aplicación de un cuestionario a una muestra de personas, con la finalidad de tener un registro de sus opiniones, actitudes y comportamientos.

La finalidad de la encuesta es que sus resultados puedan servir como referencia de un fenómeno que afecta a una población más grande. Es por eso que se debe sacar una muestra representativa para obtener datos precisos y relevantes.

Las encuestas pueden tener diferentes propósitos. Por ejemplo, en los procesos electorales, se utilizan para conocer al candidato con mayor respaldo. Asimismo, en los negocios, se suelen hacer encuestas previas al lanzamiento de un producto o servicio. También se suele realizar una encuesta de satisfacción del cliente para evaluar su experiencia de compra y saber qué medidas tomar para optimizar el proceso.

¿Cuáles son los tipos de encuestas?

En la actualidad, gracias al desarrollo tecnológico, las técnicas de recolección de datos pueden ejecutarse desde diferentes plataformas. En el caso de la encuesta, esta puede aplicarse de las siguientes maneras:

1. Encuesta por correo electrónico: si tienes una base de datos con los correos de tus clientes, puedes usar ese canal para enviarles el cuestionario para que puedan llenarlo fácilmente.
2. Encuesta por teléfono: a través de una llamada telefónica también se pueden aplicar las encuestas, sin embargo, debes tener en cuenta el tiempo que el usuario tiene disponible para responder las preguntas.
3. Encuesta personal: aquí el cuestionario se aplica de manera presencial. A veces el encuestador es quien apunta todas las respuestas, aunque también puede limitarse a entregar el cuestionario y esperar a que la persona termine de completarlo por su cuenta.
4. Encuesta online: existen diferentes plataformas en Internet, como por ejemplo YouTube, que realiza encuestas a sus usuarios para conocer sus opiniones respecto a un producto o servicio. Asimismo, cualquier usuario puede realizar encuestas en sus redes sociales muy fácilmente.

¿Cómo hacer una encuesta?

De acuerdo al portal QuestionPro, para hacer una encuesta satisfactoria debes seguir los siguientes pasos:

1. Define los objetivos de la encuesta: debes tener en claro qué es lo que deseas evaluar en tu investigación.
2. Determina la información requerida: con base en tus objetivos, debes definir qué datos necesitas recolectar. Por ejemplo, para medir la rentabilidad de un producto, puedes hacer una encuesta consultando información sobre los gustos y preferencias de tu público.
3. Diseña la encuesta: debes formular una lista de las preguntas adecuadas para una encuesta. Recuerda que deben ser claras y breves. Puedes usar preguntas de opción múltiple, escala likert o de respuesta libre.
4. Determina el segmento demográfico: para que una encuesta arroje resultados más acertados, tienes que hacer una segmentación de mercado para saber a qué personas vas a enviar el cuestionario.
5. Determina el número de encuestas a realizar: tienes que fijar un número de personas que puedan arrojar resultados representativos de la población que deseas estudiar.
6. Envía la encuesta: puedes enviar la encuesta por correo electrónico y ofrecer descuentos u otros incentivos para que los usuarios se animen a participar.
7. Contabiliza y analiza los resultados: una vez que hayas terminado con la recolección de datos, es momento de organizar la información y procesarla.
8. Elabora las conclusiones: después de hacer el análisis de datos, tienes que sacar las conclusiones de la investigación y establecer un plan de acción.
9. Toma las decisiones correctas: luego de aplicar la encuesta y definir las conclusiones, debes usar esa información para tomar decisiones que estén respaldadas por los datos.

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4. Focus group

Una de las técnicas de recolección de datos más utilizadas dentro del área de marketing son los focus group o, en español, grupos focales. Este método de investigación consiste en reunir entre 5 a 10 personas que pertenezcan a tu público objetivo y que tengan la disposición de conversar acerca de tu negocio.

En un focus group, hay un moderador que se encarga de realizar una serie de preguntas a los participantes y les da la libertad a cada uno para que puedan expresar su opinión. Estas reuniones suelen durar entre media hora y una hora y media.

Una ventaja de los focus group es que te permiten acceder a información de valor con las que puedes diseñar mejores estrategias de negocios. Además, también puedes solicitar a los participantes que te ofrezcan una opinión de la competencia, para saber cómo puedes superarla.

¿Cómo hacer un focus group?

Todas las técnicas de recolección de datos requieren de una planificación previa, ya que de esta manera se asegura la validez de los resultados. En caso de que quieras hacer un focus group, tienes que seguir los siguientes pasos:

1. Define el objetivo del focus group. Por ejemplo, puede ser el lanzamiento de un nuevo producto.

2. Elabora una lista de las preguntas que vas a realizar en la reunión. Ten en cuenta el tiempo de duración de la sesión.

3. Reserva un espacio para el análisis del focus group. Puede ser una sala de conferencias o en la oficina de la empresa. También debes fijar la hora y el día del evento.

4. Realiza la convocatoria. Puedes contactar a los participantes del focus group por correo electrónico, llamarlos por teléfono o hacer una convocatoria por redes sociales.

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5. Entrevista

Una de las técnicas de recolección de datos más utilizadas es la entrevista, que consiste en recolectar información a través de una serie de preguntas que ayudan a conocer los comportamientos y las preferencias del entrevistado.

La entrevista puede realizarse de manera individual o por grupos. Asimismo, puede realizarse de manera presencial o virtual, a través de una llamada telefónica o por una videollamada.

¿Cuáles son los tipos de entrevista?

Podemos distinguir tres tipos de entrevista de acuerdo a su estructura:

1. Entrevista estructurada: son las entrevistas que se realizan siguiendo un formato previamente establecido. En el caso de que se entreviste a varias personas, a todas se les hace las mismas preguntas.
2. Entrevista semi estructurada: en este caso, las preguntas a realizar siguen un orden preestablecido, que puede variar en el transcurso de la entrevista. Asimismo, el entrevistador puede modificar o agregar más preguntas si lo considera necesario.
3. Entrevista no estructurada: este tipo de entrevista no obedece ninguna estructura, sino que las preguntas dependen del criterio del entrevistador.

¿Cómo hacer una entrevista?

Para utilizar esta técnica de recolección de datos, te recomendamos seguir estos consejos:

• Realiza una investigación del perfil de la persona que vas a entrevistar.
• Define el objetivo de tu entrevista.
• Prepara una lista de preguntas. De ser posible, evita aquellas que puedan responderse con sí o no.
• Llega puntual a la entrevista.
• Utiliza un lenguaje apropiado para la ocasión.
• Presta atención a las respuestas del entrevistado.
• Si vas a grabar la entrevista, no te olvides de solicitar el permiso del entrevistado.
• Una vez que hayas terminado, agradece al participante.

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Los cinco tipos de técnicas de recolección de datos que te mencionamos hasta este momento pueden ser utilizados para cualquier tipo de investigación y, en cierto sentido, están determinados por la forma en la que la ciencia se aproxima hacia sus problemas de investigación. Sin embargo, existen algunas técnicas de recolección de datos que funcionan exclusivamente para los negocios y sus estrategias de comercialización.

En los siguientes tres puntos te hablaremos de esas técnicas de recolección de datos y de la forma en que funcionan.

6. Tracking transaccional

Esta técnica de recolección de datos hace referencia a los mecanismos que utiliza un negocio para recolectar los datos de sus usuarios en el momento en el que se realiza una transacción. La Harvard Business School señala que en transacciones como una compra, se pueden recolectar datos de los usuarios de mucha utilidad, sobre todo para conocer cuál es el público interesado en los productos o servicios que ofrece una empresa.

Por ejemplo, puede tratarse de la recolección de datos en un punto de venta físico, o de la recolección de datos a través de los sistemas de información de un ecommerce.

7. Tracking online

Desde hace un tiempo, es posible recolectar datos sobre el comportamiento de los usuarios en Internet, sobre todo, a través del uso de cookies en la navegación. Podríamos decir que esta es una de las técnicas de recolección de datos más importantes para quienes utilizan la web para generar leads y conversiones.

Esta técnica de recolección de datos le permite a un negocio saber con mucha precisión cuál es el comportamiento de los usuarios que entran a su página web. Si se utiliza de la manera adecuada, un negocio puede obtener insights de valor sobre el contenido que le interesa a sus usuarios y optimizar sus estrategias de contenidos.

8. Monitoreo en redes sociales

En los últimos años, se ha vuelto común utilizar las redes sociales para conocer los intereses del público, una técnica de recolección de datos que ofrece grandes fuentes de información a las empresas. Vale destacar que todas las redes sociales tienen un sistema de analíticas que permite conocer los datos demográficos y de comportamiento de los usuarios que siguen a una determinada cuenta.

Esta técnica de recolección de datos es muy útil para definir la estrategia de contenidos de un negocio, y ofrece información muy interesante para quienes la saben utilizar.

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Consejos para planificar la recolección de datos

Independientemente de las técnicas de recolección de datos que utilices, si quieres obtener buenos resultados, es necesario que planifiques muy bien todo lo que harás. De esta manera, podrás anticiparte a las situaciones y aplicar estrategias que te sirvan para hacer una buena investigación. Por eso, en este apartado te queremos dar algunos consejos que te pueden ser de mucha utilidad para recolectar datos de valor.

Piensa muy bien en el tipo de datos que deseas recolectar

Una investigación no puede ser efectiva si no se define con mucha precisión cuál es el tema que se va a analizar y, en consecuencia, cuáles son los datos que se necesitan recolectar. En este sentido, debes considerar cuál es el nivel de dificultad para acceder a los datos, qué recursos necesitas para acceder a ellos, y cuál es la técnica de recolección de datos que puede ser más efectiva para la tarea.

Te recomendamos hacerte las siguientes preguntas para que puedas definir con precisión qué datos debes recolectar y dónde buscarlos:

• ¿Qué utilidad tienen los datos que necesitas?
• ¿Qué tan accesibles son los datos?
• ¿Qué técnicas de recolección de datos pueden funcionar mejor?

El libro Guide to data analytics basics for managers, publicado por la Harvard Business Review, señala que la mayoría de las empresas recolecta toda la información que está disponible, en vez de centrarse en los datos que le pueden ayudar a tomar decisiones estratégicas y optimizar sus procesos operativos. Por ello recomienda definir un número muy preciso de preguntas que deben responder los datos.

Identifica las fuentes que utilizarás

Dependiendo del tipo de investigación que planees hacer, puedes utilizar unas fuentes y otras no. Por eso, te recomendamos identificar cuáles son las fuentes que utilizarás en tu investigación, con el propósito de que puedas seleccionar las más convenientes.

Esto es importante también, porque evita que obtengas puntos de información repetidos. Por ejemplo, cuando se quiere llevar a cabo una investigación de mercado, es posible que los datos que se tienen de los usuarios se repitan, sobre todo si se utilizan varias herramientas técnicas de recolección de datos. Un ejemplo de esto pueden ser los datos que se repiten tanto en un punto de venta como en las analíticas web de un negocio.

En todo caso, si utilizas varias fuentes y técnicas de recolección de datos, lo mejor es segmentar la información y realizar estudios separados.

Ordena la información para las personas que la verán

Después de recolectar los datos, se debe hacer un análisis y generar un reporte para ver qué es lo que reflejan. Así que es importante que tomes en consideración cuáles son esas personas a las que va dirigido el reporte, de manera que se pueda presentar la información en los términos más sencillos posibles.

Debes hacer algunas cosas como especificar las técnicas de recolección de datos que se utilizaron, cuáles fueron los resultados que se obtuvieron, y hacer una interpretación sobre lo que representan los datos que se lograron recolectar.

En pocas palabras, además de saber cómo aplicar las técnicas de recolección de datos, es necesario tener habilidades para contar una historia con los datos que se obtuvieron. Asimismo, es necesario pensar en que el valor de los datos está en que pueden ayudar a proyectar escenarios en los que se puede encontrar una empresa, es decir, deben servir para tomar decisiones en el futuro.

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Estas técnicas de recolección de datos pueden ayudarte a mejorar los procesos de tu negocio, ya que te proporcionan información relevante sobre los intereses y el comportamiento del público. Recuerda que también existen diferentes técnicas de análisis de datos que puedes aplicar.

Si deseas conocer más sobre las técnicas de recolección de datos u otras herramientas que pueden ayudarte a hacer crecer tu emprendimiento, no dudes en pasar por nuestro catálogo de cursos online sobre Data y Analítica.

Esperamos que estas técnicas de recolección de datos sean de mucha utilidad para tu negocio. ¡Nos vemos en la siguiente nota!