La transformación digital en Recursos Humanos es una realidad en muchas compañías. Dado que comprenden la necesidad de adaptarse a estos nuevos procesos para tener un mayor alcance de clientes y ser más competitivos en el mercado.

Ahora bien, si pensamos en transformar digitalmente una empresa, lo primero son las personas, ¿cierto? De nada serviría contar con las últimas herramientas de gestión del talento humano si no existen líderes capaces de ejecutarlas y ser visionarios con los cambios del mercado.

En ese sentido, el departamento de RR. HH. debe ayudar a liderar la transformación digital mediante programas de capacitación que permitan a los líderes conocer las nuevas tecnologías e implementarlas para generar valor al negocio. Por eso, en este blog post te enseñaremos qué es la transformación digital, su importancia, las ventajas y desventajas de la misma y cómo implementar la transformación digital en Recursos Humanos. 

¿Qué es la transformación digital en las empresas?

La transformación digital en las empresas significa incorporar nuevas tecnologías en todas las áreas, con la finalidad de mejorar la productividad y abrir nuevas oportunidades de negocio.

No se trata solo de comprar las últimas computadoras o instalar los últimos software, sino también de entender el funcionamiento de la empresa, sus necesidades y cómo las diferentes opciones de tecnología pueden ayudar a resolver esos problemas.

Esta transformación digital implica un cambio en lo más profundo de la empresa. Es un proceso que tiene un fin, que es cuando el negocio ha alcanzado los objetivos que se contemplaron en un inicio.

Diferencia entre la transformación digital y la innovación

Si bien algunas personas suelen confundir esta transformación con la innovación, son términos totalmente distintos. La innovación es una iniciativa que no tiene fin, porque debe ser continua.

En un artículo para el diario Gestión, Sergio Nouvel menciona que todas las gestiones de innovación se parecen; en cambio, todos los procesos de transformación digital son diferentes.

“Un proceso de transformación digital es, por naturaleza, estratégico y diferenciado; no puede ser genérico ni es el mismo para cualquier organización. Es más, debería llevar a cada organización a un lugar único y diferente”, menciona el especialista.

Así que, decir que la estrategia de una empresa es innovar, demuestra que la compañía no tiene una estrategia definida porque la innovación es una acción que todas las organizaciones deben impulsar constantemente.

En pocas palabras, es como pedirle a una compañía que deje de gestionar sus finanzas, lo cual es imposible porque es una acción obligatoria para garantizar la supervivencia del negocio.

Importancia de la transformación digital en las empresas

El portal de  International Data Corporation (IDC) menciona que el gasto mundial en transformación digital alcanzará los 2,3 billones de dólares en 2023, más de la mitad de todo el gasto en TIC.

"Esta será la primera vez que el gasto en tecnología para la transformación digital representa la mayor parte de la inversión total mundial en tecnología de la información y las comunicaciones (TIC) en nuestro pronóstico, que es un hito importante y refleja el mayor compromiso con esta transformación en toda la empresa", resaltó Craig Simpson, gerente de investigación del Customer Insights and Analysis Group de IDC. 

Sin duda, ya no es una opción incorporar tecnología, sino una realidad. Las industrias están alcanzando un nivel cada vez más competitivo, gracias a innovaciones acertadas.

Esta necesidad de implementar la transformación digital en las organizaciones trae consigo un gran reto para los líderes de recursos humanos: garantizar que los equipos estén capacitados para manejar nuevas herramientas digitales. 

Ventajas y desventajas de la transformación digital

Como puedes ver, la transformación digital para Recursos Humanos ha ido calando en las empresas. No solo por aumentar el nivel de competitividad o por un incremento de ventas, sino también porque conlleva numerosos beneficios.

Pero no todo lo que brilla es oro, por lo que es importante que sepas las ventajas y desventajas de la transformación digital antes de sumergirte en ella.

Ventajas de la transformación digital

¿Quieres saber más acerca de los beneficios de la transformación digital en empresas? A continuación, te mencionamos algunos de los más importantes:

• Aumenta la productividad de la empresa por la incorporación de metodologías ágiles.

• Se generan nuevas oportunidades de negocio y de captación de clientes.

• Garantiza que los talentos se conviertan en profesionales altamente capacitados.

• Facilita la rápida respuesta a los cambios de la industria.

Desventajas de la transformación digital

Por otra parte, entre las desventajas de la transformación digital en las empresas, podrás encontrar elementos como los siguientes:

• En algunos procesos digitales se corre un alto riesgo.

• Se demandan altas inversiones.

• La constante necesidad de evolucionar al ritmo de la industria.

• Presión a los altos directivos para que promuevan la transformación en todas las áreas.

¿Cómo implementar un proceso de transformación digital?

Al ser un desarrollo que todavía está en proceso, no todas las empresas optan por el mismo procedimiento. Sin embargo, te ofrecemos algunas directrices que no puedes dejar pasar para la transformación digital de Recursos Humanos (y de la empresa, en general).

En este caso, te presentamos un modelo de hoja de ruta para llevar a cabo un proceso de transformación digital. Eso sí, algo fundamental que debes saber: el departamento de recursos humanos debe impulsar este proceso en coordinación con la alta gerencia.

1. Sigue las etapas del proceso de transformación digital

Definición del valor

En esta etapa de transformación digital es donde se realizan las primeras acciones para que se ponga en marcha el plan. Algunas de estas actividades son:

• Asegurar el compromiso de la alta dirección: garantizar el compromiso del CEO y del equipo de liderazgo. 

• Establecer objetivos claros y ambiciosos: se necesitan objetivos para cada fuente de creación de valor y nuevas formas de trabajo.

• Inversión segura: se deberán asignar inversiones, tanto para mejorar el negocio actual como para construir nuevos negocios.

Lanzamiento y aceleración

Esta es una segunda etapa de la transformación digital en Recursos Humanos, en la cual las actividades son menos contemplativas y van a la acción. Algunas de las acciones son:

• Empieza por proyectos con riesgo manejable: crea proyectos que te permitan ganar apoyo fácilmente.

• Diseña un equipo de lanzamiento capacitado: un CDO (Chief Digital Officer) es fundamental para coordinar una transformación, además de garantizar que el equipo tenga todas las habilidades necesarias.

• Promueve formas de trabajo nuevas y ágiles: impulsa el desarrollo ágil de productos, métodos de prueba y aprendizaje.

• Fomenta una cultura digital: desarrolla formas innovadoras de pensar y trabajar.

Ampliación

En esta etapa se ve la aplicación directa de este procedimiento. ¡La transformación digital en Recursos Humanos está en marcha!

• Secuencia de iniciativas para obtener devoluciones rápidas: la secuenciación con miras a retornos rápidos es clave para construir escala rápidamente.

• Desarrollo de capacidades: se necesitará un gran trabajo de formación interna.

• Adopción de un nuevo modelo operativo: las compañías tendrán que alejarse de una estructura matricial tradicional con límites funcionales rígidos para que la transformación digital tenga éxito.

2. Permite que el departamento de Recursos Humanos lidere el proceso de transformación digital

La transformación digital en Recursos Humanos debe ser un proceso consciente, trabajado y muy bien planeado, pues no basta con solo implementar 2 tecnologías nuevas y un poco más. Las personas tienen que involucrarse más en el proceso y, en función de la estrategia, se comenzarán a ejecutar los avances tecnológicos necesarios.

Es así como el departamento de recursos humanos debe liderar el proceso de transformación digital en tres áreas:

Fuerza de trabajo digital

¿Cómo pueden las organizaciones impulsar nuevas prácticas de gestión, una cultura de innovación e intercambio, y un conjunto de prácticas de talento que faciliten una nueva organización basada en redes? 

Lugar de trabajo digital

¿Cómo pueden las organizaciones diseñar un entorno de trabajo que permita la productividad? ¿Utiliza herramientas de comunicación modernas (como Slack, Microsoft Teams y muchas otras); y promueve el compromiso, el bienestar y un sentido de propósito?

Recursos humanos digitales

¿Cómo pueden las organizaciones cambiar la función de recursos humanos en sí para operar de forma digital, utilizar herramientas y aplicaciones digitales para ofrecer soluciones y experimentar e innovar continuamente?

El área de recursos humanos debe basarse en la innovación y experimentación. Los talentos necesitan nuevos enfoques de trabajo que les permita estar capacitados para los retos tecnológicos, ya sea que apliques la transformación digital en remoto, híbrido o presencial.

A menudo, las empresas están tomando como referencia el Design Thinking para crear prototipos de procesos como el onboarding virtual en trabajo remoto o la capacitación para testear la respuesta de los equipos y evaluar si, efectivamente, la productividad aumentó.

3. Capacita a tu equipo

Por supuesto, nada de lo que hemos comentado sobre la transformación digital en Recursos Humanos servirá de algo, si no sabes cómo hacer un programa de training efectivo en tu empresa. ¿A qué se refiere esto? A implementar programas de formación continua para que los profesionales que trabajan contigo puedan adquirir nuevas herramientas.

Esto es especialmente útil en aquellos casos en los que los talentos sean muy eficaces en sus labores cotidianas, pero no manejen nada sobre el mundo digital. O, también es posible, que una persona sea consciente del valor de manejar diversas herramientas, pero desconozca otras.

Independientemente de cuál sea el caso, el trabajo tiene que partir de la propia empresa y su interés en preparar a los profesionales de la forma más idónea posible, para liderar el proceso de transformación digital con prosperidad.

Uno de los aspectos en los que deben ser instruidos los equipos es en la transformación digital en Recursos Humanos. Algunas de las áreas de la tecnología que deben ser abordadas son las siguientes:

Manejo de las redes sociales

Aunque muchas personas piensen que el manejo de las redes sociales no representa una labor importante, lo cierto es que es fundamental para el devenir de una empresa. Especialmente aquella en la cual se esté haciendo la transición de la transformación digital en Recursos Humanos.

Este dominio de las redes representa una sólida herramienta de comunicación, con la cual puedes alcanzar un amplio número de personas e interactuar con marcas importantes.

Mantener una presencia sólida en las redes sociales implica que existe un mayor grado de conocimiento de la empresa, así como una gran capacidad para la captación y retención del talento.

Dominio de software de RR. HH.

Por supuesto, si hablamos de la transformación digital en Recursos Humanos, no podemos dejar de mencionar algunos software importantes, con los cuales trabajan los departamentos de RR. HH. para gestionar la formación de su talento humano.

Conocer el funcionamiento de estos recursos te será de gran ayuda, pues la transformación digital en Recursos Humanos requiere de manejar estos sistemas, para aumentar la eficiencia y los procesos laborales. Busca que sea intuitivo y fácil de manejar para tus equipos de trabajo. 

Por ejemplo, nuestro  producto Skill XP es una herramienta para evaluar el nivel de habilidades de cada persona y equipo, de forma eficiente y confiable, para luego crear rutas de aprendizaje personalizadas según sus necesidades de formación. ¡Todo a través de Machine Learning!

Si te preguntabas cuáles son las transformaciones que se han generado en los procesos de gestión humana a partir de la digitalización del trabajo, ya tienes la respuesta. Diseñamos nuestra plataforma y su experiencia para que tú y tus equipos disfruten de usarla mientras desarrollan su talento. ¡Conoce más en el siguiente video!

Conocimiento acerca del Big Data

Si tienes datos fijos y que se encuentren actualizados sobre tu empresa, especialmente aquellos centrados en la actividad comercial o los diversos procesos operativos que existen, debes tener una forma para administrarlos, pues así tomarás las mejores decisiones para tu empresa.

Aunque no sirve gestionar una gran cantidad de datos y un alto volumen de información, si tienes que ser capaz de ello. Estos datos deben ser no solo gestionados y procesados, sino también almacenados y utilizados de la forma que consideres más ideal.

Comunicación digital

Si estás pensando en términos de comunicación tradicionales o canales clásicos para la transmisión de información, la llegada de la transformación digital en Recursos Humanos le dio un nuevo enfoque a este tipo de acciones.

En la actualidad, los profesionales de Recursos Humanos deben demostrar su dominio de los sistemas de comunicación principales, tanto internos (entre departamentos, con los supervisores inmediatos o con la dirección) como externos (el trato con otras compañías o con personas que trabajan en otras empresas).

SEO

Probablemente, ya has escuchado hablar sobre el SEO y cómo funciona, ¿no es así? Básicamente, se ha convertido en la referencia de todo aquel que desee posicionarse lo más arriba posible en los buscadores y sumergirse en la transformación digital.

¿Quiénes intentan posicionar? Pueden ser clientes potenciales que necesitan de un proveedor de servicios (para el que tu empresa puede ser una solución), como aquellos profesionales que buscan informarse sobre la actividad de tu compañía, antes de aceptar una posible oferta de empleo.

No importa cual de los casos sea: tu compañía saldrá beneficiada, si las personas encargadas de RR. HH. consiguieron una buena posición en los buscadores, mediante la utilización del SEO.

4. Emplea herramientas útiles para la transformación digital en Recursos Humanos

Construir un plan de transformación digital resulta esencial para que las empresas permanezcan siendo competitivas en sus respectivos mercados. Sin embargo, para que la tecnología pueda aplicarse y funcionar en los procesos laborales, la compañía debe ser consciente de lo que aspira obtener y cómo piensa llevarlo a cabo.

En función de cómo sea la implantación de la tecnología, se verá si un proceso puede llevarse a cabo exitosamente. Por eso, es muy importante aprovechar las ventajas que puedan propiciar la transformación digital en Recursos Humanos.

Algunas de las herramientas que están trascendiendo de lo analógico a lo digital son las siguientes:

Plantilla de evaluación del desempeño

Uno de los impactos que ha sufrido la transformación digital en Recursos Humanos fue en la parte de la gestión de equipos y las evaluaciones a los grupos. Realizar una evaluación a un talento es complejo, por dos razones principales:

• Los miembros de tu equipo no suelen entusiasmarse ante la perspectiva de estar siendo evaluados.

• Los supervisores se arriesgan a no valorar ciertos aspectos del desempeño del talento, mientras que le pueden dar una importancia excesiva a otros.

Y aquí es donde aparecen las evaluaciones de desempeño que, aunque algunas empresas la consideren innecesaria, pueden ser una herramienta muy poderosa si la aprovechas de la forma adecuada. Por medio de esta plantilla de evaluación de desempeño, tendrás la oportunidad de ayudar a tu organización a que pueda alcanzar sus metas, contando con un grupo motivado y productivo.

Teniendo los datos recabados y la implantación de diversos software que miden este tipo de métricas, podrás identificar cuáles son las fortalezas y debilidades de tu equipo y trabajar en función de ello. Como bien revela el portal Forbes, este proceso crítico mejorará los resultados de una organización y facilitará el proceso de transformación digital.

Plantilla para realizar encuesta de clima laboral

Uno de los elementos claves para que una persona pueda ofrecer un buen rendimiento es el sentirse cómodo en su entorno de trabajo. Yendo más allá de las normas y reglas básicas de funcionamiento y convivencia, debes velar por el clima laboral y, en caso de notar señales alarmantes, actuar en consecuencia.

¿De qué forma puedes medir el clima laboral? Una buena alternativa es apostar por las encuestas de clima laboral, un recurso de transformación digital en RR. HH. muy útil como sistema de medición de este tipo de aspectos.

Por medio de esta plantilla para realizar encuesta de clima laboral, podrás obtener el mejor insight sobre aquellos elementos que sean ajustables desde el departamento de Recursos Humanos y, aplicando las plataformas adecuadas, podrás dar con la solución más certera.

Es bien sabido que las empresas con un ambiente laboral positivo y sano suelen ofrecer mejores resultados. Y este punto es algo en lo que busca tener incidencia la transformación digital en Recursos Humanos.

Plantilla para identificar necesidades de capacitación

Los líderes de recursos humanos deben crear planes de entrenamiento centrados en el upskilling, reskilling y outskilling con miras a las necesidades futuras del trabajo. 

La transformación digital en RR. HH. abarca distintas áreas, entre las que podemos considerar la inteligencia artificial y la robótica, el Machine Learning y el Data Science debido a que se considera que esos rubros son áreas de oportunidad que pueden apalancar a las organizaciones en los años venideros. 

Pero ¿realmente sabes cuáles son las habilidades que tus equipos necesitan desarrollar? ¡Con nuestra plantilla para identificar necesidades de capacitación podrás conocer qué skills son fundamentales para el éxito de tus equipos!

Guía de transformación digital para líderes

Como te mencionamos en las etapas del proceso de transformación digital, los líderes deben asumir un papel clave dentro de esta implementación. De modo que es necesario que sepan cómo hacerlo adecuadamente.

Si estás a cargo de un equipo de trabajo y buscar replantear los procesos en pro de cumplir objetivos, descarga nuestra guía sobre transformación digital para líderes y aprende a ejecutar proyectos exitosos.

Plantilla de evaluación de reclutamiento

Otro de los aspectos que la transformación digital en Recursos Humanos ha traído consigo es la automatización de los procesos de reclutamiento y selección de personal. 

A largo plazo, las organizaciones que han invertido en la digitalización de RR. HH. obtienen grandes ahorros en tiempo y recursos a medida que se optimizan y aumentan los procesos. Además, tener visibilidad de toda su fuerza laboral significa que puede incrementar la movilidad interna y reducir los costos de contratación externa.

Así que utiliza esta plantilla de evaluación de reclutamiento para valorar la calidad de los procesos de selección que se realizan en tu empresa y haz que la transformación digital sea parte de todos tus procesos de recursos humanos. 

5. Inspírate de ejemplos de transformación digital de empresas

Hay innumerables ejemplos de cómo los recursos humanos se están transformando poco a poco. A continuación, te compartimos algunos casos de éxito de empresas reconocidas mundialmente: 

Unilever

Unilever está cambiando radicalmente su proceso de contratación. La compañía está experimentando con las redes sociales, los juegos online y la inteligencia artificial para digitalizar aún más la forma en que están reclutando personal.

Cisco

Otro de los mejores ejemplos de transformación digital en las organizaciones es Cisco. La empresa organiza hackatones para crear nuevos productos de recursos humanos, como la aplicación YouBelong@Cisco y Ask Alex.

El primero está destinado a ayudar a los nuevos talentos y a sus líderes durante su período de incorporación y el segundo es una aplicación de comando de voz que brinda respuestas rápidas a varias preguntas de recursos humanos sobre política de vacaciones, gastos, etc.

IBM

IBM es conocida por sus experimentos para impulsar nuevas soluciones digitales de recursos humanos. La firma tecnológica estadounidense lanzó, entre muchas otras herramientas, una plataforma de aprendizaje digital que brinda a sus equipos una experiencia totalmente personalizada.

Watson es la herramienta de la innovación y transformación digital de IBM: un conjunto de aplicaciones y servicios de inteligencia artificial listos para la empresa que ahora se están integrando en múltiples flujos de trabajo y departamentos. 

Específicamente en el departamento de recursos humanos de IBM, la IA se está aprovechando no solo para mejorar la productividad de forma reactiva y reducir el margen de error, sino también para brindar a los talentos de manera proactiva una mayor comprensión de sus futuras carreras profesionales dentro de IBM.

Watson Career Coach actúa como asesor de los talentos que están pensando en futuras oportunidades de crecimiento dentro de IBM. Básicamente, integra las preguntas que hace a las personas con historia laboral (como sus CV) para proporcionar una "coincidencia de oportunidad de trabajo", que incluye funciones adecuadas para cada uno. 

Siemens

La transformación digital en Recursos Humanos no siempre tiene que significar hacer grandes inversiones en nuevas tecnologías. Para el fabricante alemán Siemens, la primera prioridad era repensar la estructura misma de recursos humanos. 

Antes de desarrollar aplicaciones de IA, primero debían asegurarse de que los equipos estuvieran diseñados de una manera que hiciera posible moverse y pensar a la velocidad de lo digital.

La función de recursos humanos en Siemens se ha alejado de una jerarquía tradicional donde los equipos están formados por un alto número de generalistas de RR. HH., estructurados por antigüedad) a un modelo más "hub-and-spoke" (basado en áreas de especialización, con equipos expertos enfocados en las necesidades del mercado).

Esto es especialmente importante porque una estrategia de transformación digital exitosa requiere un equipo de personas que estén dispuestas a cuestionar, repensar y asesorar sobre cómo una organización puede aprovechar tecnologías como IA y Big Data. Este enfoque también permite formas de trabajo más ágiles, que todos sabemos que son la base para las empresas lideradas por lo digital.

Banco Real de Canadá

Para cualquier persona que esté a punto de cambiar de trabajo o comenzar uno nuevo, el día previo al inicio laboral puede estar lleno de ansiedad. ¿Cuándo empiezo? ¿A quién debo responder? ¿Cómo es la cultura de trabajo? Royal Bank of Canada (RBC) reconoció estos baches en la experiencia previa a la transición laboral y, en respuesta, desarrolló una solución digital única centrada en el talento humano llamada Embark.

El sitio web y la aplicación (desarrollados en asociación con la consultoría de diseño de IBM, IBM iX) conectan a la perfección a los nuevos talentos con contenido personalizado y conocimientos sobre la historia del banco, sus valores, trayectorias profesionales y tareas pendientes para la incorporación.

Para una organización cuya estrategia es convertirse en "el banco del futuro habilitado digitalmente", es una decisión inteligente comenzar con la nueva experiencia de contratación. Cuando las personas experimentan los beneficios de la transformación digital de RR. HH. de primera mano (en este ejemplo, antes del primer día de trabajo), ellos, a su vez, pueden sentirse más motivados (y orgullosos) para brindarles a los clientes mejores experiencias digitales.

Como puedes ver, la transformación digital en Recursos Humanos permite que las organizaciones puedan gestionar, desarrollar y retener a sus mejores talentos.

Recuerda que no todas las herramientas tecnológicas se adaptan a todas las industrias por igual; cada negocio tiene sus propias particularidades y es vital que el HR Manager lidere un cambio de mindset en toda la empresa, para que los equipos puedan utilizar la tecnología y estén capacitados a futuro.

Los líderes de RR. HH. que se apoyen en nuevas tecnologías y formas de trabajo, podrán habilitar la agilidad dentro de la empresa y mantener a un equipo capacitado que brinde resultados de alto impacto. Como menciona nuestro profesor Gonzalo Pérez, "para innovar, necesitamos escuchar a las personas". Así que, lo principal, es que hagas partícipe a tu equipo de toda esta dinámica.

¡Éxitos!