Plantilla de nómina en Excel para empresas con +200 empleados
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05 Febrero 2024
Utiliza esta plantilla de nómina en Excel para agilizar esta tarea de tu departamento de RR. HH.
¿Has pensando en optimizar la gestión de RR. HH. a partir de una plantilla de nómina en Excel gratis que puedes editar y reutilizar en todo momento? Si hay una tarea clave para Recursos Humanos y el sector contable es el pago de salarios. Con dicha actividad, hay otra aparejada: hacer el cálculo de la nómina de los trabajadores. Se trata de una tarea clave que se caracteriza por ser repetitiva y sumamente operativa, pudiendo volverse tediosa, especialmente cuando se manejan múltiples colaboradores.
Descubre la manera de simplificar y agilizar esta tarea mediante el uso de nuestro ejemplo de plantilla modelo de nómina en Excel. Si agilizas una buena parte de este proceso, ahorrarás tiempo considerable cuyos esfuerzos podrás redireccionar hacia aspectos más estratégicos de la gestión del talento.
¿Qué es una plantilla de nómina en Excel?
Una plantilla de nómina en Excel es una herramienta esencial que simplifica la creación y el cálculo de las nóminas de los empleados en una empresa, sin importar su tamaño, actividad o sector. En su estructura, este formato debe contener todos los datos pertinentes relacionados con el salario base del trabajador, las percepciones salariales y no salariales, así como las deducciones correspondientes.
Ahora bien, el factor distintivo de un modelo de nómina en Excel es su capacidad para automatizar el cálculo de estas variables, agilizando significativamente el proceso y mejorando la eficiencia operativa.
Esta plantilla se encuentra en formato Excel, lo que significa que puedes aprovechar las funciones y capacidades de este software para hacer cálculos automatizados en función de la información y datos que incluyas. Asimismo, la flexibilidad del Excel te permite personalizar la plantilla según las necesidades específicas de tu empresa, adaptándola a políticas internas, cambios en la legislación laboral u otros requisitos particulares.
¿Para qué sirve una plantilla de nómina en Excel?
La simplificación de las tareas relacionadas con la nómina es un aspecto fundamental, no sólo en relación a los recursos humanos sino a la organización en general. Ya que se trata de un asunto crítico y sensible para las partes.No solo está en juego el bienestar de los empleados y la creación de un ambiente laboral positivo, sino que una administración incorrecta puede afectar negativamente la imagen de la empresa y acarrear problemas legales.
Por consiguiente, esta plantilla de nómina en Excel que te compartimos permite calcular de manera detallada el pago correspondiente al trabajo de cada empleado, ajustándose a lo establecido en el contrato o convenio colectivo. Este formato de nómina en Excel permite contemplar todo tipo de pago que deba considerarse, como los que aquí te mencionamos:
-Horas extras.
-Incentivos salariales.
-Cotizaciones a la Seguridad Social.
-Premios y reconocimientos.
-Bonificaciones.
-Retenciones del IRPF.
¿Cuáles son los beneficios de una plantilla de nómina en Excel?
Aquí las principales ventajas de utilizar una plantilla de nómina:
- Implementación sin demoras: debido a que esta plantilla no requiere la instalación de ningún programa adicional (puedes procesarlo con Excel de Microsoft Office o como Hoja de Cálculo en Google Drive), puedes descargarla y comenzar a utilizarla de forma inmediata.
- Sin costos ocultos: esta plantilla de nómina en Excel para empresas está disponible de manera gratuita. Asimismo, dado que muchas empresas ya tienen acceso a Excel o a alternativas de software libre (como Google Drive), no hay gastos adicionales asociados.
- Familiaridad por parte del usuario: la mayoría de los empleados ya están familiarizados con Excel, lo que facilita el uso de la plantilla. Solo es necesario completar los campos indicados, sin complicaciones ni necesidad de formación adicional.
- Personalización sencilla: este tipo de plantilla de nómina en Excel permite una fácil personalización según las necesidades específicas de la empresa. Se puede adaptar para incluir información adicional o ajustarse a cambios en las políticas de remuneración, si las hubiera.
- Automatización de los cálculos: Excel ofrece funciones que permiten realizar cálculos automáticamente, lo que reduce errores humanos y agiliza el proceso de generación de nóminas.
- Seguimiento y análisis: gracias a las funciones de tablas y gráficas, se pueden realizar análisis detallados de las nóminas de la empresa. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas basadas en datos concretos.
¿Qué tener en cuenta antes de usar una plantilla de nómina de sueldos?
Al emplear una plantilla de nómina en Excel, es esencial considerar diversos aspectos que influyen en la determinación de la cantidad final a percibir por el empleado. Estos elementos deben tenerse en cuenta durante la creación y el uso del modelo para garantizar una gestión precisa y transparente de los sueldos. Así, por ejemplo, el cálculo final probablemente difiera ampliamente entre un talento full time y otro part time. A continuación, algunas consideraciones clave:
- Tipo de contrato: diferencias entre contratos a jornada completa y parcial, así como entre contratos indefinidos y con duración determinada, impactan en los porcentajes de cotización a la Seguridad Social y la retención de IRPF.
- Convenio colectivo: las disposiciones del convenio colectivo afectan a los complementos salariales, horas extraordinarias y percepciones no salariales. Es fundamental conocer y aplicar las normativas correspondientes para asegurar la coherencia con las leyes laborales.
- Situación particular del trabajador: factores como el estado civil y la existencia de hijos influyen en el cálculo del IRPF, dentro de la plantilla de nómina en Excel. Contar con esta información desde el inicio facilita una nómina acorde a la situación personal del empleado.
- Bajas: la existencia de bajas justificadas, ya sean médicas, de paternidad o maternidad, impacta directamente en la nómina.
- Pagas extras: ¿las pagas extraordinarias serán prorrateadas o abonadas de forma puntual a lo largo del año? Esto es esencial para aplicar correctamente el IRPF y asegurar una gestión adecuada de los ingresos del empleado al usar la plantilla de nómina en Excel.
- Grupo de cotización y categoría profesional: estos datos inciden en el cálculo de las bases de cotización a la Seguridad Social, por lo que es crucial tenerlos en cuenta para una evaluación precisa de los aportes sociales.
- Beneficios y deducciones: los beneficios adicionales que recibe el empleado, como bonificaciones, comisiones, o deducciones específicas, para reflejar con precisión el total a pagar.
Al prestar atención a estos aspectos al utilizar una plantilla de nómina en Excel gratis, se asegura una gestión eficiente y precisa de la remuneración, cumpliendo con las normativas laborales y proporcionando transparencia a empleadores y empleados por igual.
¿Qué contiene esta plantilla de nómina?
Lo primero que se debe tener en consideración, al momento de usar un modelo de nómina, es que puede haber ciertas especificidades que deben incluirse en estos formatos. Esto depende de la normativa de cada país sobre los aspectos que hacen a la regulación de la contratación de empleados. Aún así, generalmente se incluyen elementos como:
- Información básica de la empresa (nombre, domicilio, ID).
- Información básica del trabajador (nombre, ID, tipo de contrato, convenio, categoría y fecha de inicio).
- Días trabajados.
- Precio por día.
- Concepto (salario base, por ejemplo) y el importe correspondiente.
- Devengos.
- Deducciones.
¿Cómo hacer una nómina en Excel con esta plantilla?
Ahora bien, ¿cómo hacer una nómina en Excel siguiendo este modelo? Revisémoslo en detalle.
1. Comienza por el encabezado
Algunos de los datos que se deben incluir en la hoja de nómina:
- Datos de la empresa: el nombre legal de la misma, la dirección donde está radicada y el ID.
- Datos del empleado: nombre completo, ID, categoría profesional, fecha de ingreso a la empresa.
- Período de la liquidación.
2. Continúa con las percepciones salariales y las no salariales
Los principales devengos, que en esta instancia se contemplan en el formato de nómina sencillo, son:
- Salario base: la cantidad de dinero que le corresponde al empleado, de acuerdo a los días trabajados.
- Horas extras: deben sumarse, en caso de que el trabajador haya realizado horas extraordinarias.
- Complementos: los convenios de trabajo suelen fijar complementos salariales por antigüedad, por ejemplo.
- Indemnizaciones: se agrega si corresponde. Lo mismo respecto a compensaciones por gastos (por ejemplo, gastos de traslado).
3. Incorpora las deducciones
En el recibo de nómina en Excel, hay que incorporar las deducciones. Éstas son ciertas cantidades que se descuentan de las percepciones mencionadas anteriormente. Tal es el caso de los aportes del empleado a la Seguridad Social, anticipos, cuotas del sindicato, entre otros.
4. Solo resta hacer cálculos
Para terminar con la plantilla de nómina en Excel, se debe liquidar la remuneración a percibir. ¡Y listo!
¿Cómo enviar la plantilla de nómina a los trabajadores?
Enviar la plantilla de nómina en Excel a los trabajadores de manera efectiva es esencial para garantizar una comunicación clara y transparente en el ámbito laboral. La mejor manera de hacerlo es mediante un correo electrónico acompañado de un texto explicativo, pero breve y conciso.
Dicho texto también permite agregar información adicional, aclaraciones y brinda a los empleados la oportunidad de hacer preguntas o aportar comentarios. Además, puede servir como un registro digital seguro para ambas partes.
Modelo de texto para enviar la plantilla de nómina por email
Asunto: Nómina de [Nombre del empleado] - [Mes/Año]
Cuerpo del texto:
Estimado/a [Nombre del empleado],
Buenos días. Adjunto a este correo electrónico encontrará su nómina correspondiente al periodo [Mes/Año]. Agradecemos su dedicación y esfuerzo continuo para contribuir al éxito de [Nombre de la Empresa].
En esta nómina encontrará información sobre su salario base, deducciones, beneficios y cualquier otro elemento relevante. Si tiene alguna pregunta o requiere aclaraciones sobre algún aspecto específico, no dude en ponerse en contacto con el departamento de Recursos Humanos.
Novedades en la nómina:
- Se ha actualizado el cálculo de las horas extras.
- Se ha aplicado un aumento salarial del [Porcentaje] de acuerdo a su evaluación de desempeño.
Recordamos que este correo electrónico y la nómina adjunta contienen información confidencial y están destinados únicamente para su uso personal. Le pedimos que no comparta esta información con terceros y tome las medidas necesarias para garantizar su seguridad.
Agradecemos su compromiso y contribución continua a nuestro equipo. Le invitamos a compartir sus comentarios o sugerencias sobre la nómina a través de nuestro portal de Recursos Humanos.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su cargo]
[Nombre de la empresa]
[Teléfono de contacto]
[Correo electrónico de contacto]
Firma electrónica:
[Nombre del responsable de Recursos Humanos]
[Cargo del responsable de Recursos Humanos]
[Fecha]
Tipos de formatos de plantillas de nóminas para rellenar
Existen diversos formatos de plantillas de nóminas, cada uno con sus propias características y ventajas. Elegir el formato adecuado puede optimizar la gestión de nóminas y facilitar la comunicación con los empleados. A continuación, te enseñamos los tres tipos comunes de formatos, con sus particularidades y recomendaciones:
Modelo de nómina en Word
Puede presentar desafíos al intentar actualizar los datos de cada trabajador. Por esta razón, se aconseja su uso al momento de presentar la nómina al trabajador, más que para realizar ajustes regulares. Su flexibilidad en términos de formato y presentación lo hace adecuado para comunicar la información de manera clara al empleado.
Modelo de nómina en PDF
El formato de nómina en PDF puede resultar complejo al completar los datos de los trabajadores, porque se necesita hacer operaciones manuales para cálculos específicos. Este formato se recomienda especialmente cuando la nómina está completamente generada y solo se necesita enviarla al trabajador. En otras palabras, lo recomendable es primero hacer los cálculos en un Excel y, posteriormente, exportar el archivo en formato PDF.
Modelo de nómina en Excel
De los tres formatos, el formato de nómina en Excel se destaca como la opción más versátil y eficiente. Permite la fácil actualización de datos, la creación de plantillas individualizadas para cada trabajador y el uso de fórmulas para automatizar cálculos. Así, por ejemplo, un departamento de contabilidad utiliza una plantilla de nómina en Excel para calcular automáticamente el salario neto de cada empleado, incluyendo deducciones e impuestos.
Descarga la plantilla de nómina en Excel gratis
Aquí puedes descargar el formato de nómina en Excel. Puedes hacerle las modificaciones que necesitas y adecuarla a los requerimientos legales de tu país. ¡Aprovecha las ventajas de este formato de recibo de nómina en Excel gratis! Facilitará tu labor administrativa y mejorará la eficiencia en tu equipo.
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