Si necesitas explicar un proceso de forma detallada, usar un diagrama de flujo es la mejor opción. Existen muchos programas que puedes usar, pero…¿cómo hacer un diagrama de flujo en word? ¡No te preocupes! En esta nota te enseñaremos cómo.
Los diagramas de flujo son herramientas utilizadas frecuentemente en las organizaciones para representar de manera gráfica un proceso que necesita ser comunicado. ¡Si quieres aprender a cómo hacer un diagrama de flujo en word, no puedes dejar de leer esta nota!
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¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo, también conocido como flujograma de procesos, es una especie de esquema visual que ayuda a describir de manera precisa los pasos que componen un proceso, sistema o algoritmo informático.
Para hacer un diagrama de flujo se utilizan una serie de figuras como rectángulos, rombos, círculos, óvalos, etc. Cada uno de estos símbolos tiene un significado específico y, además, van conectados con flechas que orientan al lector cuál es el orden de los pasos a seguir.
En internet puedes encontrar muchos programas de paga que sirven para elaborar este tipo de gráficos, sin embargo, nosotros te enseñaremos a cómo crear un diagrama de flujo en word paso a paso.
✅ ¿Sabías que puedes utilizar un diagrama de flujo para mejorar la comunicación interna de una empresa? ¡Te invitamos a seguir conociendo esta interesante herramienta!
Características de un diagrama de flujo
Si quieres saber cómo hacer un diagrama de flujo en word, primero debes conocer cuáles son las características de este tipo de herramienta. A continuación, te mencionaremos las más importantes:
- Un diagrama de flujo tiene el objetivo de representar visualmente la secuencia de acciones que involucra la ejecución de un proceso determinado.
- La implementación de un esquema de diagrama de flujo permite facilitar la comunicación del flujo de información y el reconocimiento de los pasos a seguir.
- En la elaboración de un diagrama de flujo se deben incluir todos los procesos o subprocesos existentes, sin pasar ninguno por alto.
- La información de un diagrama de flujo debe ser precisa y fácil de entender. Además, es recomendable testear numerosas veces la herramienta antes de difundirla.
- Los diagramas de flujo, cuando son elaborados correctamente, pueden agilizar y facilitar las operaciones entre los diferentes departamentos de una organización.
✅ Si esta herramienta te resulta muy interesante y deseas aplicarla, más adelante te diremos cómo hacer un diagrama de flujo en word paso a paso.
Simbología de un diagrama de flujo
Para poder entender cómo funciona el diagrama de flujo, necesitas conocer cuáles son los principales símbolos que se utilizan y qué es lo que significan. Las figuras que se suelen usar son las siguientes:
Símbolo de proceso
Es una de las figuras más utilizadas dentro de los diagramas de flujo y hace referencia a una acción dentro del proceso, es decir, algún tipo de operación que debe ser ejecutada por el usuario.
Fuente: Heflo
Símbolo de inicio y fin
Un esquema de diagrama de flujo puede resultar muy complejo de interpretar, es por eso que este símbolo se encarga de señalizar el inicio y el final de todo el proceso representado en el diagrama.
Fuente: Heflo
Símbolo de documento y multi-documento
Este símbolo del diagrama de flujo se utiliza para indicar la creación de un documento dentro del proceso. También se puede utilizar para representar datos o resultados.
Fuente: Heflo
Fuente: Heflo
Símbolo de decisión
Cuando en un punto del proceso se presentan dos más alternativas de acción, se utiliza este símbolo dentro del diagrama de flujo para indicar que se debe tomar una decisión (Sí/No). También se usa para indicar que se debe realizar un análisis de la situación, en base a los valores de verdadero y falso.
Fuente: Heflo
Símbolo de conector
Este símbolo se utiliza en el esquema de diagrama de flujo para indicar un salto de un proceso a otro. También representa una inspección o auditoría que se lleva a cabo.
Fuente: Heflo
Símbolo de referencia / conector fuera de página
Se utiliza para conectar dos partes diferentes de un diagrama de flujo a través de un conector en la salida y otro en la entrada.
Fuente: Heflo
Símbolo de entrada y salida
Este símbolo del diagrama de flujo se utiliza para representar la entrada y salida de información por cualquier tipo de dispositivo; por ejemplo: un lector de código de barras, un scanner, un micrófono, etc.
Fuente: Heflo
Símbolo de nota o comentario
Cuando a veces deseas añadir algún comentario o aclaración adicional sobre uno de los procesos, puedes usar este símbolo en la parte del diagrama de flujo que consideres pertinente.
Fuente: Lucidchart
Si quieres saber cómo hacer un diagrama de flujo en word desde cero, debes entender el significado que tiene cada uno de estos símbolos. Aunque se vea un poco complicado, con la práctica lograrás aprenderlos fácilmente. Esta herramienta ayuda a mejorar la productividad del equipo, así que vale la pena el esfuerzo.
Tipos de diagrama de flujo
Si estás buscando información sobre cómo hacer un diagrama de flujo en word, seguro que te quedaste sorprendido al ver la cantidad de diferentes tipos de diagrama que puedes elaborar.
Existen diversas formas de clasificación de diagramas de flujo, sin embargo, para evitar que puedas caer en confusiones, te presentaremos las más importantes.
1. Tipos de diagrama de flujo según su estructura
Según el portal Web y empresas, de acuerdo a la forma en la que están organizados estos diagramas de flujo, pueden clasificarse de 4 maneras:
Diagrama de flujo vertical
Una de las formas de diagrama de flujo más comunes, es la de formato vertical. Esta se caracteriza porque la lectura de la información se realiza de la forma tradicional, es decir, de arriba hacia abajo.
Fuente: Huflo
Diagrama de flujo horizontal
En un esquema de diagrama de flujo horizontal, la interpretación de la información se realiza de izquierda a derecha.
Fuente: Web y empresas
Diagrama de flujo panorámico
Este tipo de diagrama de flujo tiene la particularidad de mostrar las diferentes secuencias de acciones que constituyen un determinado proceso, dentro de un solo plano (una sola hoja). Aquí se suelen usar formatos verticales y horizontales para guiar el sentido de la información, así como la representación de acciones simultáneas.
Fuente: Creately
Diagrama de flujo arquitectónico
En el diagrama de flujo arquitectónico se incluye una representación de un área de trabajo o itinerario de trabajo.
Fuente: Docplayer
2. Tipos de diagrama de flujo según el proceso
Antes de empezar a aplicar los pasos para saber cómo hacer hacer un diagrama de flujo en word, tienes que conocer cuáles son los tipos de procesos que puedes representar a través de estos gráficos. Según el portal Gliffy, estos son los más comunes:
El diagrama de flujo de proceso
Este tipo de diagrama de flujo se utiliza para señalar los pasos de un proceso. Tienen la ventaja de permitir identificar los roles y responsabilidades dentro de una organización con una mayor claridad. Además, suele usar un lenguaje o simbología estándar para facilitar la comprensión del gráfico.
Fuente: Gliffy
El diagrama de flujo de trabajo
El diagrama de flujo de trabajo ayuda a entender cómo es que fluyen los datos y los documentos dentro de una organización. Este tipo de diagrama se pueden usar para explicar diferentes procesos dentro de una empresa, como la capacitación a nuevos empleados, la identificación de posibles áreas problemáticas o clarificar el procedimiento de las operaciones comerciales.
Fuente: Gliffy
El diagrama de flujo de carriles
El diagrama de flujo de carriles se utiliza cuando necesitas mostrar varios flujos de información uno al lado del otro. A veces, dentro de una organización, existen procesos en los cuales interactúan diferentes áreas o se requiere la colaboración de diferentes equipos. Este tipo de diagrama se puede utilizar, por ejemplo, para representar la función de un departamento interno en paralelo a un departamento externo.
Fuente: Gliffy
El diagrama de flujo de datos
El diagrama de flujo de datos permite entender cómo es que la data ingresa y sale de un sistema de información. Este tipo de representación es frecuentemente usada dentro de las área de diseño y desarrollo de software, pero también puede aplicarse con cualquier otro tipo de información, como por ejemplo: para graficar un funnel de ventas.
Fuente: Gliffy
¿Cómo hacer un diagrama de flujo en word?
Ahora que ya sabes qué son los diagramas de flujo y sus características, es momento de abrir un documento de word y poner manos a la obra.
Para saber cómo hacer un diagrama de flujo de word desde cero, te dejamos una guía detallada de todos los pasos que tienes que seguir.
Paso 1: Define cuál va a ser el objetivo de tu diagrama de flujo
El proceso de cómo hacer un diagrama de flujo en word puede sonar un poco complicado, es por eso que empezaremos poco a poco. Lo primero que debes hacer es definir cuál es el objetivo de tu diagrama, ¿qué proceso es el que deseas explicar?, ¿a qué público te vas a dirigir?, ¿cuáles son los pasos que forman parte del proceso?, etc.
Por ejemplo:
Objetivo: Comunicar cuáles son los procedimientos de compra de una tienda.
Paso 2: Identificar las tareas o actividades que forman parte del proceso
Realiza una lista de todos los pasos o acciones que se ven involucradas dentro del proceso que deseas representar en tu diagrama de flujo. Organiza esta información en orden cronológico y asegúrate de no obviar ningún paso.
Por ejemplo:
- Elegir dónde y cómo comprar
- Ir a la tienda física
- Escoger productos y pagar
- Ir a casa
- Entrar a la tienda online
- Seleccionar productos
- Realizar el checkout
- Recibir la notificación de despacho
- Esperar pedido
- Recibir pedido
- Notificar demora del pedido
Paso 3: Organiza cada uno de los pasos según la categoría y símbolo correspondiente
Esta es la parte más importante sobre cómo hacer un diagrama de flujo en word. Luego de haber realizado la lista de los pasos que conforman el proceso, debes organizarlos según la simbología que te mostramos anteriormente. Dependiendo de si son procesos, decisiones, datos, entradas o salidas de información, les corresponde una figura determinada.
Paso 4: Empieza a elaborar el diagrama de flujo
Luego de que tengas todos los pasos clasificados según la categoría a la que pertenecen, es momento de organizarlos dentro del documento. Decide cómo va a ser tu diagrama de flujo (vertical, horizontal, panorámico o arquitectónico) y en base a eso, empieza a armar tu gráfica usando la opción de insertar formas que tiene word. También incluye flechas para establecer las conexiones entre los procesos.
Paso 5: Revisa el diagrama de flujo y compártelo
Después de elaborar una primera versión de tu diagrama de flujo, revisa cuidadosamente que todos los pasos estén incluidos. También que las figuras usadas correspondan a cada proceso. Además, también debes de cuidar de la ortografía y gramática. Finalmente, ya estará listo para compartirlo con las demás personas.
¡Listo! Ahora ya sabes cómo hacer un diagrama de flujo en word que te ayudará a representar los diferentes procesos que desees.
Plantilla de diagrama de flujo en word para descargar
Si luego de leer las instrucciones sobre cómo hacer un diagrama de flujo en word aún se te dificulta elaborar este tipo de herramienta ¡no te estreses! Tenemos una plantilla de diagrama de flujo que puedes descargar gratis.
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Esperamos que esta nota de cómo hacer un diagrama de flujo en word te haya resultado muy útil. Recuerda que puedes usar este tipo de gráfica para explicar procesos industriales, de programación y en economía.
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¡Muchos éxitos! 😉