Saber qué son las reglas de negocio te puede ayudar a que tu empresa opere eficientemente, pues direccionan hacia el camino que debes tomar para lograr tus objetivos. Como líder, dar a los miembros de tu equipo una estructura a seguir puede ayudarlos a desempeñarse de manera óptima y reaccionar mejor a las necesidades emergentes de la industria.

Como menciona IBM, una regla de negocio es una condición que se debe satisfacer cuando se realiza una actividad de negocio. Una regla puede imponer una política de negocio, tomar una decisión o inferir nuevos datos de datos existentes.

Para que puedas comprender a profundidad este concepto, en este artículo te explicaremos qué son las reglas de una empresa y sus ventajas. Además, te contaremos cómo aplicar las normas de negocio en tu compañía y algunos ejemplos de reglas de negocio para que puedas tener una rentabilidad sostenible y crecer a pasos agigantados.

Definición de reglas de negocio

Las reglas de negocio son el conjunto de normas que orientan la ejecución de los procesos de una empresa. Básicamente, sirven para definir o restringir actividades que se necesitan para las operaciones de negocio. 

Además, las reglas de negocio existen para facilitar el proceso de toma de decisiones de la empresa. El abanico de reglas que se usará dependerá mucho de su giro de negocio. 

En pocas palabras, las normas de negocio permiten guiar el comportamiento de la organización y determinan dónde, cuándo, por qué y cómo llevar a cabo las tareas empresariales.

¿Cuál es la diferencia entre las reglas de negocio y los requisitos de negocio?

Los requisitos de negocio describen lo que un equipo puede hacer para ejecutar o cumplir con una regla de negocio. Una regla puede funcionar independientemente de un requisito. Si una organización cambia una regla, los requisitos también suelen cambiar. 

Por ejemplo, si una empresa tiene una regla que establece que los profesionales del servicio de atención al cliente no pueden aceptar pedidos online si el cliente no tiene una cuenta registrada, el requisito correspondiente podría ser que el servicio de atención al cliente acepte pedidos online de los clientes que tienen cuentas.

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Tipos de reglas de negocio

Existen diferentes categorías o tipos de reglas de negocio que satisfacen distintas necesidades profesionales. Las cuatro categorías más comunes son:

1. Definiciones

Estos son los términos precisos, las frases y el lenguaje utilizado para expresar la regla de negocios en particular. Puedes incluirlos en el manual de trabajo.

2. Hechos

Estos son los puntos de partida para implementar un conjunto de reglas de negocio. Puedes clasificar los hechos según sus relaciones, cualidades y estructuras.

3. Restricciones

Puedes usar reglas para establecer límites en ciertos aspectos de un negocio. Por ejemplo, una empresa puede requerir que los clientes tengan al menos $10,000 en su cuenta para solicitar una línea de crédito.

4. Derivaciones

Las reglas de negocio también pueden explicar cómo obtener conocimiento de una fuente en particular. Por ejemplo, una empresa puede tener una regla sobre cómo los miembros de un equipo pueden recopilar comentarios de los clientes y convertirlos en informes.

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Ventajas de usar reglas de negocio

En todo modelo de negocio es indispensable planificar la estrategia, optimizar procesos y desarrollar nuevas iniciativas para tener un crecimiento acelerado.

Por lo tanto, tener reglas de negocio no significa limitar las actividades empresariales. Al contrario, una buena estructura causa libertad para mejorar y dar espacio a más creatividad, ya que la toma de decisiones será rápida y los procesos repetitivos serán eficientes. Dicho esto, veamos las ventajas de las normas de negocio:

1. Optimiza los procesos

Con las reglas de negocio es más fácil percibir errores, encontrar "cuellos de botella" y, por último, adaptar los procesos para mejorar. 

La detección temprana de estas áreas permite que el gerente o los líderes de cada departamento las corrijan rápidamente. Por ejemplo, si un líder se da cuenta de que la implementación de una nueva regla de negocio hace que cierto proceso sea más rápido, podría diseñar estrategias para agregar reglas similares a otras áreas.

La retroalimentación derivada de las experiencias de los clientes con una determinada regla puede ayudar a una organización a identificar procesos que puede mejorar. Por ejemplo, puede que una de las reglas de negocio de una página web sea que los clientes frecuentes vuelvan a completar manualmente sus datos en cada visita al sitio web de la empresa.

Al dar su opinión, los clientes pueden expresar sus preferencias por una función de autocompletar. Como resultado, las empresas pueden canalizar recursos hacia la revisión y mejora de esa regla.

2. Facilita la toma de decisiones

Al tener reglas en una empresa definidas, el equipo de trabajo ya tiene una referencia de cómo actuar ante cualquier situación, lo que ahorra tiempo y recursos. 

3. Reduce costos y tiempo

Como te mencionamos antes, tener reglas de negocio optimiza los procesos y ahorra tiempo, esto causará una reducción de costos. 

Por ejemplo, si una empresa tiene una regla que establece que los integrantes de su equipo solo pueden enviar documentos en un formato, puede ayudar a los diferentes departamentos a reducir el tiempo que dedican a convertir tipos de archivos.

4. Fortalece tu estrategia 

Las reglas de negocio deben apuntar a hacer los procesos más eficientes, que se alineen con las metas y políticas de la empresa. Considerar estos elementos resultará en una estrategia más consistente.

5. Automatiza actividades 

Las reglas de negocio pueden ser automatizadas y, así, conocer en tiempo real el rendimiento de la organización. Recuerda que unas reglas de una empresa bien definidas son aquellas que facilitan la operación y el análisis de los procesos de negocio. 

¿Cómo aplicar las reglas de negocio?

Las reglas de negocio están relacionadas directamente con la estrategia de una empresa, su rendimiento y los procesos. Sin embargo, las reglas no servirían si no se comparten con todo el equipo de trabajo. 

Por eso, a continuación, te explicaremos cómo aplicar las reglas para un negocio paso a paso. De esta manera, podrás ejecutar una estrategia de crecimiento y transformación rentable en el tiempo.

1. Establece los procesos de tu empresa

Para aplicar las reglas de negocio se necesita un excelente análisis de los procesos que la empresa tenga. Dentro de la planeación estratégica, es vital implementar un modelo de unidades de negocio. 

Armar una estrategia de negocio es como crear decisiones preestablecidas que te ayudarán a que los procesos y el trabajo en equipo fluyan mejor. 

Diseño de procesos

Cuando hablamos de reglas de negocio es inevitable el tema de diseño de procesos. Ya sea que quieras crear un proyecto o mejorar tu negocio, el diseño de procesos tiene dos objetivos: crear nuevos procesos o mejorar los ya existentes. 

Para diseñar un proceso es necesario preguntarse: 

• ¿Cuáles son los objetivos del negocio?  

• ¿Cómo se mide el rendimiento?

• ¿Cuál es el flujo de trabajo?

• ¿Qué herramientas usamos o usaremos?

• ¿Cuál es la metodología de trabajo que se implementará?

• ¿Cuáles serán los controles operativos y financieros para este proceso?

• ¿Cómo se integrará este proceso con otros?

Antes de empezar cualquier diseño de proceso, debes buscar si ya tienen reglas de negocio definidas en tu empresa. Esto puede acelerar el diseño de procesos. Si no es así, puedes revisar las siguientes recomendaciones:

1. Crea un mapa de las interacciones del cliente con la empresa. Conocer sobre el ciclo de vida de un cliente te ayudará en este paso. 

2. Define las actividades que traerán un valor agregado a los clientes. Enfócate en las necesidades de tu cliente y mejora su experiencia cuando interactúe con tu negocio. Para las actividades puedes crear nuevas o eliminarlas, la idea es agregar valor al cliente. 

3. Automatiza las actividades de tu negocio, aunque evita hacerlo excesivamente. Recuerda que todo proceso tiene como objetivo dar un entregable de calidad.

4. Estandariza los procesos. Si tu negocio tiene varios procesos similares, puede que tu negocio se beneficie del diseño de procesos. Incluso si tu empresa tiene diferentes unidades de negocio, estos procesos pueden ser compartidos.  

5. Finalmente, adopta los nuevos estándares como reglas de negocio. Un buen proceso te ayudará a aumentar la productividad de tu empresa. 

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2. Define las reglas de negocio

Como en toda empresa, las reglas de negocio irán evolucionando o mejorando. Una buena práctica es definirlas desde la planeación estratégica para aumentar la posibilidad de alcanzar los objetivos. 

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3. Alinea las reglas de negocio con los objetivos 

Las reglas de negocio deben estar alineadas con los objetivos y las políticas de la empresa, con el fin de fortalecer las estrategias del negocio. 

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4. Mejora con agilismo las reglas de negocio 

El uso de la tecnología ha cambiado nuestra manera de trabajar y, cada vez más, las empresas adoptan diferentes soluciones tecnológicas dentro de sus reglas de negocio.

La velocidad del cambio exige crear procesos automatizados y cambiar nuestra manera de trabajo. Por eso, las metodologías ágiles cada vez son más relevantes para las empresas. 

5. Comparte con tu equipo las reglas de negocio 

Las reglas de negocio las debes compartir de manera formal, escrita o digital. Lo importante es que tu equipo las tenga en la mente. No existe una directriz establecida para aplicar las reglas, por lo que pueden diferir de una empresa a otra.

Con la ayuda de la tecnología, la implementación de las reglas de negocio, cada vez, resulta más sencillo y colaborativo.  

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6. Refleja tu organización en las reglas de negocio

Las reglas de negocio son un reflejo de tu organización y la cultura que hay en ella. Si tienes una buena estrategia de branding, esto te podrá ayudar a definir mejor las normas y alinearlas con la marca. 

Ejemplos de reglas de negocio

Dependiendo del tipo de empresa, te encontrarás con reglas de negocio y requerimientos funcionales muy particulares en los procesos de un negocio. A continuación, te compartiremos algunos escenarios comunes en los que una empresa puede utilizar reglas de negocio:

1. Proceso de ventas

Dentro de las reglas de negocio puedes incluir la estrategia de venta, el tipo de pitch de ventas que se usará, como interactuar con el cliente, cuáles serán los canales de comunicación y más. 

2. Proceso de RR. HH.

Puede beneficiarse del uso de reglas de negocio, como definir la búsqueda de perfiles, cómo se dirigirá la entrevista, el número de filtros que un candidato debe superar para ser contratado e, incluso, usar automatizaciones para agendar las entrevistas. 

3. Proceso de lanzamiento de una campaña

Puede beneficiarse por medio de las reglas de negocio para aumentar la creatividad. Piensa que si quitas todas las decisiones repetidas, tu equipo tendrá más tiempo para crear la campaña.  

4. Proceso financiero de una empresa

En procesos numéricos las reglas de negocio pueden ser definidas como: "si el presupuesto baja entonces cortamos la inversión para nuevos candidatos", "si el presupuesto aumenta invertimos en un nuevo proyecto". Las reglas para un proceso numérico no serán tan simples como estas, ya que tendrán que diseñar las reglas con datos específicos. 

5. Proceso de un proyecto

Las reglas de negocio también pueden ayudar a los líderes o supervisores a garantizar que los miembros de su equipo cumplan con las pautas de un proyecto específico. Por ejemplo, cuando una empresa exige que las personas sean puntuales y lleguen a una hora razonable. En este escenario, un líder puede establecer una regla para hacer cumplir el requisito de puntualidad de la empresa y lograr que todos lleguen a la oficina o se conecten a una hora determinada.

6. Proceso de creación de una página web 

Otro de los casos de uso de reglas de negocio de una empresa es para personalizar su sitio web en función de las características de los clientes. Hacer esto permite a los especialistas en marketing interactuar con el público objetivo utilizando esta gama de normas de negocio.

Por ejemplo, una empresa puede establecer una regla para que su sitio web muestre imágenes del producto o servicio reciente que vio un cliente en su última visita. Otra regla también puede implicar mostrar a cada nuevo cliente imágenes del producto principal de la empresa como estrategia de marketing.

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Pues bien, ahora estás listo para crear tus propias reglas de negocio dentro de tu empresa y guiar a tu equipo hacia el cumplimiento de objetivos y crecimiento acelerado.

Recuerda que es importante desarrollar un diagnóstico de tu emprendimiento, diseñar la estrategia del negocio, analizar su rentabilidad en el tiempo y proponer acciones que te lleven a profesionalizar tu empresa. Al respecto, Hernán Del Collado, Gerente Regional en Mejora Continua en Despegar.com y profesor del curso online de Emprendimientos que crecen: cómo profesionalizar tu empresa, menciona lo siguiente:

“Aprender a identificar las señales te indican si tu negocio requiere una mejora y cómo hacer para gestionar ese cambio garantizando la rentabilidad de la empresa”.

¿Quieres alcanzar los objetivos de tu empresa? ¿O deseas adquirir habilidades dentro de un rubro específico para hacer crecer tu emprendimiento? Sumérgete en las Academias de Crehana para especializarte en distintas Rutas de Aprendizaje que te permitirán elaborar tus propias reglas de negocio y encarar cualquier reto laboral.

¡Nos vemos en la próxima nota!