La transformación digital en remoto es una de las tendencias que han asumido las empresas, especialmente a partir de lo que fue la crisis sanitaria generada por el COVID-19. Pero, ¿a qué nos referimos realmente cuando hablamos de este concepto?

Cuando escuchas transformación digital, ¿qué es lo primero que se te viene a la mente? Usualmente, las personas asumen que se trata de implementar nuevas plataformas y sistemas tecnológicos dentro de los procesos empresariales. Y, aunque no sea del todo falso, los avances tecnológicos son sólo la punta del iceberg.

La transformación digital en remoto incide, no sólo dentro del tema de las actividades cotidianas, sino también en la mentalidad y la cultura organizacional de la empresa. Al afectar procedimientos, competencias y modelos operacionales, es cada vez más necesario que los negocios adopten este tipo de modelo para su compañía.

En este post, te hablamos sobre qué es la transformación digital y cómo impulsarla en tu empresa, al tiempo que vemos sus ventajas, cómo impulsar la transformación digital en remoto y las aplicaciones y softwares que harán esto posible. ¡Acompáñanos!

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¿Qué es la transformación digital en remoto?

El proceso de transformación digital implica un cambio en todos los niveles de una organización. Para ello, las empresas utilizan las tecnologías disponibles dentro de los procesos de la compañía con el fin de automatizarlos, agilizarlos y obtener mejores resultados, aumentando la competitividad y productividad.

La transformación digital se da en empresas de todos los tamaños y sectores y se convierte en una aliada a la hora de pensar en desafíos que se relacionan con la globalización.

Ahora bien, cuando nos referimos al trabajo en remoto, estamos abarcando una modalidad en la cual no existe la necesidad de ir a una oficina o espacio físico determinado.

El trabajo remoto, como una forma de impulsar la transformación digital, tiene algunas ventajas muy importantes:

• Buena aceptación de los trabajadores

• Mejora del rendimiento laboral

• Reclutamiento de talento internacional

• Flexibilidad del horario laboral

• Ahorro de las empresas en espacio

• Trabajo colaborativo

Por ello, y más, es que el trabajo remoto se ha consolidado como una de las tendencias en cuanto a transformación digital se refiere. Eso sí, no es la única tendencia actualmente. 

Algunas de las tendencias digitales que harías bien en seguir son las siguientes:

1. Nube híbrida

La nube híbrida es una transformación digital en todos los niveles. Es una infraestructura de centro de datos, donde también podemos ubicar servicios de nube pública y privada.

La nube híbrida también influye en lo que es el trabajo remoto, pues es la que facilita, en gran medida, el tema antes mencionado del Customer Experience y a las nuevas modificaciones que se han realizado dentro del servicio al cliente. 

Y si bien la infraestructura de la nube híbrida no sea precisamente una tendencia en cuanto a la transformación digital, debe prestarse especial atención, dada su proactividad a propósito para los inconvenientes de privacidad, seguridad y cumplimiento normativo.

2. Ciberseguridad

En el 2020, la ciberseguridad se vio especialmente vulnerada, por lo que se ha considerado la prioridad absoluta en cuanto a esta nueva tendencia de transformación.

Según datos de la Interpol, durante los primeros 4 meses del 2020 (concretamente entre enero y abril), hubo un incremento del 238% en cuanto a los ataques realizados a bancos y otros servicios financieros.

Por este motivo, las empresas se vieron en la necesidad de reforzar su ciberseguridad, incluso apostando por elementos como los tipos de inteligencia artificial y el aprendizaje automático (lo que es el machine learning), que se consideran cruciales para poder evitar vulnerabilidades dentro de este entorno.

Estos tópicos, junto al trabajo remoto, se consideran prioritarios en cuanto al tema de la transformación digital.

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¿Cómo impulsar la transformación digital de tu empresa?

La transformación digital en remoto no es un proceso que se consiga de la noche a la mañana. Para poder gestar este progreso, es necesario cumplir con una serie de requerimientos, que ayudarán a consolidar tu compañía como pionera en cuanto a procesos empresariales transformadores.

¿Qué puedes hacer para iniciar este proceso dentro de tu empresa? Te lo explicamos a continuación:

1. Hacer un diagnóstico

Para cualquier proceso de transformación (en negocios o no), es necesario tener un punto de partida desde donde arrancar.

Y, para ello, debes definir qué herramientas necesitas para la transformación digital. El diagnóstico se basa en evaluar puntos como los siguientes:

• Cuáles son las capacidades digitales con las que cuentan las personas de tu empresa

• La infraestructura existente

• El presupuesto disponible y las necesidades que tienes

Así, las características de la transformación digital permiten ir adecuandose a este contexto. Como bien menciona la profesora Gabriela Escamilla en su curso online de Herramientas para digitalizar tu empresa, "es necesario que identifiques cuál es la herramienta ideal para tus necesidades y objetivos empresariales".

2. Frenar la resistencia al cambio

Siempre es imprescindible considerar la resistencia al cambio que puede existir. Al principio, puede haber alguna reticencia pero la transformación digital en remoto termina por ser adoptada.

Esta resistencia, generalmente, es algo cultural y que influye en la incorporación de tecnologías digitales para las tareas diarias.

3. El factor innovación

Una etapa clave en cualquier transformación digital en negocios es poder ser coherente entre los objetivos de la empresa y su misión.

Para que ambos funcionen, lo ideal es que la innovación sirva como palanca para poder convertirse en un valor agregado. De esta manera sirve, tanto para mejorar la calidad de productos y servicios, como para perfeccionar la logística y atención al cliente.

4. Presupuesto

Otro punto clave para la transformación digital en tu empresa es estructurar el presupuesto adecuadamente, de tal modo que pueda soportar el cambio. Definir prioridades y reasignar inversiones son las dos claves para que funcione correctamente.

Siempre hay que tener en cuenta que, cuando sabes cómo impulsar la transformación digital (en remoto o de forma presencial), se reducen costos y se aceleran tiempos que permiten optimizar el trabajo.

5. Cambio de ritmo

Integrar nuevas tecnologías a las empresas implica otro ritmo de trabajo. El proceso de transformación en negocios lleva tiempo y tiene incidencia en cómo se desempeña tu empresa actualmente.

En un comienzo todos los procesos van a ser vertiginosos y muy dinámicos, una característica de la evolución hacia un entorno digital. El desafío aquí es incorporar de a poco el ritmo para que todas las partes de la organización puedan adaptarse a las mejoras.

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Ventajas de la transformación digital en remoto

Es una realidad el hecho de que son muchas las compañías que han apostado por la transformación digital en remoto. No sólo por el tema generado tras la crisis sanitaria, sino también por lo beneficios que resulta para los trabajadores y las mismas empresas.

¿Quieres saber cuáles son los numerosos beneficios que aporta la transformación digital al liderazgo corporativo remoto? Vamos a verlo:

1. Ayuda a mejorar la eficiencia del equipo

Entre los principales desafíos que puedes enfrentar como líder está el de mantener una gestión del tiempo efectiva. Y la transformación digital en remoto contribuye notoriamente a ese objetivo.

¿Por qué ocurre esto? Principalmente porque las herramientas que ofrece la transformación digital en remoto son capaces de acelerar cualquier actividad. Como, por ejemplo, las siguientes:

• Automatizar datos e información relevante para la empresa

• Crear informes estratégicos avanzados

• Aumentar el flujo de comunicación interna y externa y hacerlo mucho más efectivo

• Estructurar flujos de trabajo automatizados

• Analizar plantillas y gráficos rápida y fácilmente

Estos son algunos de los procesos que se ven beneficiados en un proceso de transformación digital en remoto. Básicamente, con la simplificación de los procesos, el equipo de trabajo también ve incrementada su productividad y reducido su ritmo de trabajo.

2. Contribuye a la satisfacción de los usuarios

Una vez más, la transformación digital en remoto contribuye a favorecer el liderazgo remoto, mediante la utilización de herramientas que ayudan a mejorar el trato y la comunicación con el cliente.

Este es un desafío que afrontan las empresas: mantener una sintonía con los usuarios que adquieren sus productos es fundamental para que la experiencia de compra de este sea lo más efectiva posible. Y la tecnología ha contribuido enormemente para que esto suceda.

Un ejemplo claro lo tenemos con los canales de comunicación actuales, entre el que podemos destacar los servicios de mensajería instantánea ya que, así, el encargado podrá comunicarse rápidamente con aquellos clientes que requieran solventar alguna necesidad.

Otro punto a favor de la transformación digital en remoto es el de la realización de investigaciones de mercado a distancia. Un buen líder utiliza las herramientas tecnológicas para descubrir cuáles son las demandas actuales de sus clientes y, así, tomar las decisiones correctas para cubrir estas necesidades.

3. Reduce costos mensuales

Tanto para la empresa como para el colaborador, la transformación digital en remoto ayuda en el ámbito financiero para ambas partes. ¿Quieres saber cómo?

Por el lado del trabajador, es obvio: el trabajo remoto permite que una persona no deba gastar en:

• Transporte

• Estacionamiento

• Combustible

• Alimentación

De igual forma, la empresa también se ve beneficiada, pues el trabajo remoto le ayuda a conseguir personal de diversos lugares del planeta. Y estos, a su vez, tienen la facilidad de que pueden residir en lugares más económicos que en los centros urbanos, donde se lleva un estilo de vida más costoso.

Desde antes de la crisis sanitaria, las organizaciones habían comenzado a recurrir al trabajo remoto, considerándose una de las principales tendencias en cuanto a la transformación digital.

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4. Disminuye el ausentismo

Un mal que venía afectando el ambiente laboral, queda solventado con la transformación digital en remoto. Al no tener que asistir a un espacio físico, de forma ininterrumpida durante la semana, las personas pueden resolver sus cuestiones personales, sin necesidad de faltar al trabajo en ningún momento.

Citas médicas o trámites bancarios que generaban faltas al trabajo, ahora no representan inconveniente. Eso sí, mientras se cumpla con el horario estipulado para trabajar remoto, hay menos restricciones para la realización de trámites.

Eso sí, la disponibilidad de tiempo tampoco debe implicar que se deba molestar a un colaborador a horas absurdas. Si hay que cumplir un horario, se cumple, pero eso va para ambas partes.

5. Mejor comunicación

Este punto lo tratamos muy superficialmente pero, sin lugar a dudas, los avances tecnológicos generados por la transformación digital en remoto, han servido para que exista una comunicación mucho más fluida en los entornos laborales.

Gracias a los distintos softwares y aplicaciones dispuestos para ello (de los que ya hablaremos más adelante), puedes ejercer tu liderazgo, ofreciendo al colaborador:

• Feedbacks constantes para mantener motivado a tu equipo de trabajo y evitar que disminuya la productividad

• Entrenamientos y tutoriales que sirvan para ejecutar una o varias tareas

• Orientación con respecto a tareas y procesos individuales

• Información y datos sobre el sector y la realidad en la que está envuelto

La comunicación es clave en cualquier entorno laboral. Si tu equipo de trabajo se mantiene en constante contacto contigo, existirán menos dificultades para la ejecución de las tareas.

6. Mantiene la competitividad dentro del sector

Este punto es fundamental. Una empresa que esté a la vanguardia en cuanto al tema de las tendencias de la transformación digital, conseguirá tener una ventaja competitiva sobre el resto.

Tanto en temas de eficacia de procesos como en la relación empresa-cliente e, incluso, en cuanto al tema de productividad... Una empresa que apueste por la transformación digital en remoto puede considerarse competitiva en su sector.

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Tips para impulsar la transformación digital en remoto

El mundo de los negocios ha cambiado tanto en el último año que todo alrededor se vio afectado de igual manera. Todo lo digital resulta ser una palanca de transformación y la evolución hacia un entorno digital se convirtió en la nueva regla.

Como te mencionamos anteriormente, la transformación digital en empresas implica tener una relación con los usuarios más fluida que nunca. Por lo que este es un aspecto clave a trabajar dentro del cambio de los procesos empresariales.

Por esta razón, pensamos en darte algunas claves, para que puedas saber qué hacer y qué no, a la hora de pensar cómo impulsar la transformación digital en remoto.

1. Tener una visión clara

El hecho de que el proceso de transformación en negocios sea urgente, no significa que se deba hacer sin pensar en la estrategia que hay detrás.

Las posibilidades de la transformación digital son muchas pero siempre es importante, no sólo saber qué hay que hacer, sino por qué.

2. No microgestionar

Se vuelve muy necesario trabajar con equipos que tengan buenas habilidades de colaboración y comunicación.

Una de las ventajas del trabajo remoto es que los equipos tienden a ser más proactivos y productivos y se piensan las jornadas laborales más distendidas y con menos presiones.

3. Desarrollo de nuevas competencias

A medida que se va dando la transformación digital en la empresa, se debe considerar la experiencia de todos los involucrados mientras se trabaja de manera remota.

Esto incluye el desarrollo de habilidades de los empleados en cuanto al conocimiento sobre las nuevas tecnologías a utilizar. Tus colaboradores deben saber manejar las herramientas que se le están brindando para desarrollar su trabajo, de la mejor forma posible.

4. Aprovechar las crisis

Las interrupciones pueden ser usadas a favor y las crisis suelen motivar a pensar en nuevas ideas y acciones que sirvan para fomentar la colaboración en equipo.

Aprender cómo impulsar la cómo impulsar la transformación digital en remoto se convierte en una herramienta de manejo en momentos difíciles.

5. Más tiempo para ciertas tareas 

Las tareas que llevaban cierto tiempo en la presencialidad, se deben readaptar en lo que es el trabajo remoto. Ciertas funciones o puestos específicos van a otro ritmo y necesitan sus propios tiempos.

Lo bueno de las nuevas tecnologías es que han simplificado muchos procesos que eran engorrosos antes, por lo que hay una mayor disponibilidad para otras tareas.

6. A no abrumarse con nuevas ideas

Pensar distinto es importante en las transformaciones digitales en empresas. Sin embargo, lo mejor es no quedar atascados con una sobrecarga de ideas que puede terminar siendo contraproducente.

7. Comunicación nunca sobra

Cuando se piensa en cómo impulsar la transformación digital en remoto, la comunicación resulta clave.

Planes sólidos y con un público objetivo, puntos de encuentro claros y varias vías abiertas, son elementos que garantizan el éxito.

8. Sacarle provecho al acceso remoto

Como te mencionamos anteriormente, acceder a nuevos talentos en otras partes del mundo es una de las grandes ventajas de la transformación digital y del trabajo remoto.

Se puede poner el ojo sobre muchas iniciativas y probar nuevas experiencias con personas de todo el planeta.

9. La flexibilidad como virtud

Así como decíamos que la flexibilidad es una ventaja del trabajo remoto, también se consolida como una forma de inclusión.

Pensar en estrategias que den la posibilidad de ser abiertos hará que la transformación digital en remoto sea mucho más amena.

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Aplicaciones para acelerar transformación digital en remoto

Todo parece apuntar a que, cuando pase la pandemia, muchos de los empleados seguirán ejerciendo sus tareas desde sus casas, de manera remota.

Como esa tendencia llegó para quedarse y es importante saber cómo impulsar la transformación digital en remoto, existen algunas herramientas que son muy útiles para mantener esta nueva forma de trabajo y elevar la productividad. ¡Veamos cuáles son!

1. Slack

Slack es una herramienta clave cuando pensamos en qué es el trabajo remoto. Está pensada para mantener la productividad de equipos que se encuentran trabajando a distancia. 

Según confirman los creadores de Slack, su principal objetivo pasa por ayudarte a trabajar "con todo el mundo de manera más sencilla". Por lo que cumplen con ciertas funciones, como las siguientes:

• Hacer llamadas grupales tanto de audio como de video

• Compartir archivos

• Vincular la aplicación con otras herramientas como Google Drive o Dropbox

▶ Descarga Slack aquí

2. ClickUp

Esta herramienta combina tareas, de manera tal que se pueden organizar documentos, calendarios y hojas de cálculo que están dispersos en otras aplicaciones para centralizarlos en un solo lugar.

Es, sin dudas, una de las ventajas de la transformación digital en relación a recursos a utilizar.

▶ Descarga ClickUp aquí

3.  Zoom

La transformación digital en remoto no puede prácticamente existir sin plataformas como Zoom. Una de las apps referentes de la industria, especialmente durante la crisis sanitaria del COVID-19.

Ya muy conocida en estos días, es una aplicación online que sirve para realizar videoconferencias y reuniones con varios participantes, desde una computadora o cualquier dispositivo móvil muy fácil y rápido.

▶ Descarga Zoom aquí

Fuente: Pexels

4. Trello

Esta herramienta gestiona tareas y proyectos organizados en listas y tableros, con una organización visual muy interesante para trabajos en equipo y que fomenta la transformación digital en empresas.

Se pueden priorizar las cosas que tu equipo considere importantes, siendo muy flexible y sencilla a la hora de usarla.

▶ Descarga Trello aquí

5.  Asana

Uno de los desafíos dentro de la evolución hacia un entorno digital es mantener la actividad a distancia. Asana es una aplicación (web y móvil) que sirve para mantener al equipo concentrado en diversos objetivos o tareas.

A través de ella, se puede compartir, organizar y hacer seguimiento de cada uno de los miembros que componen el equipo. Además, permite ver el progreso general e individual de cada proyecto.

▶ Descarga Asana aquí

6. Evernote

A través de Evernote puedes guardar ideas en notas, imágenes o mensajes de voz, para luego compartir con el resto del equipo de trabajo.

Aunque no es exclusiva de la transformación digital en negocios, en Evernote, todo se ubica en el mismo espacio por lo que resulta muy fácil de encontrar.

▶ Descarga Evernote aquí

7. Google Drive

Uno de los almacenamientos en la nube que, sin dudas, es super importante y reconocido y que ha formado parte de muchos procesos de transformación en negocios.

Permite guardar, compartir y exportar todo tipo de archivos en múltiples formatos, para poder trabajar en equipo desde cualquier dispositivo.

▶ Descarga Google Drive aquí

8. Dropbox

Cerramos la lista con una aplicación para almacenar archivos de forma segura e inteligente con tareas productivas.

Al igual que Google Drive, soporta muchos formatos y se puede compartir con cualquier persona y se posiciona como una de las herramientas para acelerar la transformación digital en remoto.

▶ Descarga Dropbox aquí

La transformación digital es un proceso que sin dudas llegó para quedarse. Evaluar las ventajas del trabajo remoto y poder entender cómo impulsar la transformación digital en remoto, son algunas de las cosas que garantizan un proceso adecuado para los tiempos que corren.

Esperamos que, con esta pequeña guía sobre la transformación digital en remoto y nuestros programas de capacitación de innovación, puedas aplicar a tu empresa aquellos cambios necesarios para un mayor incremento de la productividad y eficacia de tus colaboradores. ¡Éxitos!