Formato de orden de compra en ExcelFormato de orden de compra en Excel

herramientasNegocios

12 Agosto 2021

Descarga gratis nuestro formato de orden de compra e inspira confianza a tus proveedores. Ahora podrás hacer negocios de forma profesional 😉.

¿Cuál es la función de una orden de compra?

Tal vez ahora te preguntes por qué es necesario que el comprador emita un documento de orden de compra, si "con la boleta o factura es suficiente”. Pues, debes saber que emitir una orden de pedido tiene varias ventajas, te las resumimos en breve:

Emitir una orden de compra evita errores de pedido, ya que este documento especifica varios detalles de la futura compra. Como este documento se realiza antes de la transacción económica, ambas partes prevén algún inconveniente. De igual forma, si hay un error en el pedido, la orden de compra sirve como aval para hacer cualquier reclamo.

Otro punto importante es que brinda seriedad a los procesos de compra. Si bien emitir un formato de orden de compra es opcional, mantener esta práctica contribuye a transmitir una buena imagen con tus proveedores.

También, la orden de compra es una buena opción para controlar el inventario de ambas partes. Si la orden de compra es digital, ahorrarán mucho tiempo y dinero. Del mismo modo, sirve como registro electrónico de la transacción.

Emitir una orden de compra también ayuda a que el proveedor revise su inventario con anticipación. Así, no habrá problemas con el stock de los productos.

En algunos países, las órdenes de compra tienen valor legal, por lo que debes revisar las normas de tu país respecto a este tema.

¿Cuáles son los elementos de una orden de compra?

La estructura de una orden de compra es bastante simple, te resumimos todos los elementos a continuación:

Datos de la empresa proveedora y del cliente: esto abarca datos como el RUC o NIF de las empresas, nombre del comprador, dirección, correo electrónico, número de teléfono, entre otros datos personales.

Número de orden de compra: es un número único que tiene la orden de pedido. Sirve para mantener un control interno.

Fecha de pedido y fecha de entrega: estos son elementos importantes para prever factores como el stock de productos y la fecha de llegada de la compra. También, sirve como documentación de control interno.

Detalles de los productos: abarca elementos como el código y descripción del producto, cantidad, precio unitario, descuentos y monto total.

Costo de delivery e impuestos: son costos importantes a considerar en el formato de orden de compra. En cuanto al impuesto, normalmente se le conoce como IVA o IGV. El porcentaje puede variar de acuerdo a cada país.

Condiciones de compra: se debe colocar las condiciones del acuerdo comercial de ambas partes. Esto puede incluir la forma de pago, requerimientos de la factura, garantías de los productos, entre otros.

Además, te comentamos que podrás encontrar todos estos elementos en nuestro formato de orden de compra. ¡Descárgalo gratis!

¿Qué encontrarás en nuestro formato de orden de compra?

Para que tengas todos estos elementos más claros, hemos elaborado un ejemplo de orden de compra que te servirá como guía para emprender tu propio formato de orden de compra. Te dejamos un vistazo del ejemplo que podrás descargar gratis:

Asimismo, también encontrarás una plantilla gratuita de Excel que contiene fórmulas que te facilitarán el proceso de cálculo. Además, algunas celdas del recurso tienen instrucciones puntuales que debes seguir. ¡No dudes en descargarla!

Si llegaste hasta este punto, asumimos que el emprendimiento es un tema que te llama la atención tanto como a nosotros. Por ello, queremos recomendarte nuestros cursos de emprendimiento, estamos seguros que te encantarán y potenciarán tus habilidades dentro de tu empresa 🔝.

¡Mucha suerte!